【正文】 用普通郵政寄送，應通過機要傳遞系或派人專程遞傳。七、保密工作（一） 工作狀態(tài)文件保密文件保密是秘書工作的重點，從文件的產(chǎn)生到文件的銷毀，整個行文過程保密的程序具體如下：（1） 擬稿：重要文件在醞釀、擬稿、核稿討論過程中，要注意保密，不要外傳。講創(chuàng)新，開拓事業(yè)境界。態(tài)度不好，工作費勁再大，也難得到滿意。沒有一點默默奉獻，不計得失的精神是不行的，應大力提倡“愛崗敬業(yè)”精神。值班人員要與方方面面的人大交道，只有講協(xié)作，相互支持配合，才能把工作做好。講規(guī)范，需要對工作職責，崗位職責及工作次則等進行科學的界定，周密的安排。值班應模范遵守紀律，認真執(zhí)行上級指示。推委是一種不理智不明智的做法，也是一種素質(zhì)不高的表現(xiàn)。一個電話，一份傳真，一個通知，都要認真對付，馬虎大意不得。要注意工作的積累，重視具體特寫，提高辦事，辦文能力。一是書本上下功夫。節(jié)假日管理（1） 節(jié)假日前，秘書應提醒領導節(jié)假日休息時間，經(jīng)領導確定后，發(fā)布節(jié)假日通知，并口頭告知各部門提前做好準備工作。電話記錄來電機關：——— 發(fā)話人——時間 年 月 日 時 分內(nèi)容摘要：領導批示及處理情況：接待記錄表來訪人姓名單位時間接待人接待內(nèi)容處理意見處理結(jié)果交接班工作有以下兩種形式（1）個人交接班。 出來臨時發(fā)生的事情。值班記錄一般包括兩種形式：值班日志、接待記錄（1） 值班日志值班日志年 月 日 星期 值班人事項備注它以一天為單位或已一個班為單位，記錄值班室一天或一斑中遇到的情況和經(jīng)歷的主要工作。并將此記錄在值班日記上。有序地排序。秘書每天應盡快把那些書信函分類整理，根據(jù)信函的重要程序安排呈送的順序，讓忙碌的上司處理信函。（3） 四人順輪，即四位值班員挨個向下順序，每天8小時或12小時輪流值班，節(jié)假日不另安排，平時不值班這可以上班時做些彌補性、后續(xù)性工作。 一般兼管單位事務性工作。替班的同志主要是替3位值班員公休。印信管理工作。承擔領導同志臨時交辦的各項任務。而總值班室則應承擔保證這一系統(tǒng)在任何情況下正常運作，充分發(fā)揮系統(tǒng)整做功能的任務。值班室是本部門各種信息的傳遞中心，應通過定期對所掌握的大量動態(tài)信息的綜合分析，向領導提出綜合性預測性報告，供領導在決策中參考。對下級機關和平行其他部門報送的各類信息視不同情況和輕重緩急或暫時放在一邊待綜合整理后分別上報。秘書值班工作的任務根據(jù)不同類型的值班各有側(cè)重。5． 秘書在接待外單位介紹來人時，應認真查隊來人姓名，商業(yè)事項和介紹信所開列的是否相符。（二） 秘書使用介紹信須知1．負責管理介紹信的秘書，應嚴格執(zhí)行使用介紹信借批手續(xù)，否則出現(xiàn)問題無處查找，嚴禁發(fā)出空白介紹信。用信人的姓名、身份、人數(shù)、事由要一一寫清楚，防止冒用和偽詐。（3）落款 寫開具介紹信的單位名稱和開具介紹信的日期，并加蓋公章。上款要單獨起一行，頂格要書寫，稱呼后加冒號。常擬寫的信函有：慰問信、邀請函、聘書等。使用帶存根的公函或介紹信，證明信等要蓋兩處章，一處蓋在公函連接線上，一處蓋在機關落款處。對其中具有查考價值的要在年終整理立卷時歸檔保存。若沒有機關落款，只要在印蓋下壓年月日即可。對公文，函件經(jīng)過上述審查，登記后，即可按要求加蓋印章。同時，還要檢查保留材料是否安全。（一） 工作狀態(tài)管理印章要有制度，對什么情況下用公章，什么情況下用專用章，什么情況下用負責人印章都要有明確規(guī)定，并且責成專人管理和使用，未經(jīng)上級批準，任何人不得管理和使用印章。收發(fā)重要信件登記情況統(tǒng)計一覽表收信信息發(fā)信人信息內(nèi)容摘要信處信息收信日期收信人姓名或單位發(fā)信日期發(fā)信人姓名單位地址處理人處理方式處理結(jié)果處理日日期信件處理的工作要點信件處理是秘書工作內(nèi)容的重要工作之一，信函分類是必不可少，這樣有便于信件處理，在分類時可采取如下方法：（1）先考慮的信函（用金色標記）（2）行性的備忘錄（用綠色標記）（3）殊信函（用粉紅色標記）（4）機密信函（用藍色標記）（5）私人信函（用黃色標記）上述分類也可用符號或英文字母代替。如有小張附件，應包折在信箋內(nèi)，便于收信人發(fā)現(xiàn)。如需注明漢字，則寫于左下方。（3） 信封上的郵件標記（:如“機密”，“親啟”，“急件”，“航空”，“掛號”等是否正確無誤。信件的書信或打印要格式正確整潔無誤。復信秘書按照首長的批示寫回信，或是受權(quán)按照常規(guī)自行復信。包括已歸擋的來往信件。重要的電報和信件應放在其他信件的上面，以便收信人先行閱辦。秘書還應該在信件上注明收到的日期。否則信封內(nèi)的信箋和其他附件很有可能被撕破或剪斷。（一） 信件處理的工作狀態(tài)分揀秘書部門每天會收到收發(fā)人員送來的大量郵件。當?shù)谝魂団忢懼缶蛻R上接電話，打電話時要查準號碼，無論是發(fā)話還是接聽都要集中注意力，否則說錯或聽錯或遺忘都會給工作帶來損失。讓對方確認以免錯漏。 現(xiàn)代的通訊設備種類繁多，用途不一，各類機關的配置也不一樣。（3）要仔細傾聽對方的講話。如果是請示，匯報問題，就開門見山的說出請示，匯報什么事情，抓住中心有條有理。三、接打電話（一）工作狀態(tài)打電話（1）打電話前，要明確打給何單位何部門、何人，對電話內(nèi)容要有腹稿。分級負責，歸口辦理。信訪部門一般應當每日將人民來信來訪分類統(tǒng)計分析一次，每季要進行綜合研究，向有關領導報告一次，每半年或一年做一次全面的總結(jié)，肯定成績，找出工作中存在的問題。結(jié)案報告要有負責同志審定把關，經(jīng)定案機關批準后，認真組織處理落實。包括上級機關或本級領導批示交辦的問題；揭發(fā)檢舉國家干部違法亂紀，情節(jié)比較嚴重的問題；；；對所受處分或政治結(jié)論提出申訴并有正當理由的問題；按政策應與解決，但涉及幾個單位互相推委需要協(xié)調(diào)解決的問題；涉外的統(tǒng)戰(zhàn)人物來信來訪的問題等等。要交代準備處理的方法和程序。來訪人員來到人民來訪接待室，先要填寫“來訪登記表”，接待人員在弄清所反映的問題性質(zhì)和主要內(nèi)容后，按下列原則安排接待：凡屬有關業(yè)務部門的接待人員接談；凡屬綜合性的問題，不是哪個業(yè)務部門所能解決的，則由信訪部門的接待人員接談；凡集中在特定時期內(nèi)的專門業(yè)務問題（）則由各專門的業(yè)務部門指派專人定期接待（或設臨時接待站）；凡屬集體來訪，一般由有關業(yè)務部門指派專人接待，有的要有負責同志親自接見。對于轉(zhuǎn)出去的信件，要告訴他這封信的下落，請他到有關方面去聯(lián)系。單位（部門）信訪登記單（聯(lián)單式）收到日期 ： 年 月 日 字號姓名電話或地址何處轉(zhuǎn)來內(nèi)容摘要附件備注經(jīng)辦運轉(zhuǎn)情況復信情況結(jié)果注：第一聯(lián)：按編號裝訂辦總登記簿單位（部門）信訪登記單（聯(lián)單式）收到日期 ： 年 月 日 字號姓名電話地址何處轉(zhuǎn)來內(nèi)容摘要附件備注批示與擬辦處理結(jié)果歸卷日期案卷編號注：第二聯(lián)：附于信訪材料前隨文運轉(zhuǎn) 單位（部門）信訪登記單（聯(lián)單式）收到日期 ： 年 月 日 字號姓名電話地址何處轉(zhuǎn)來內(nèi)容摘要附件批示與擬辦處理結(jié)果歸卷日期案卷編號備注注：第三聯(lián)：做分戶催辦人民來信登記卡來信人姓名單位及職務聯(lián)系地址受信者收信日期性質(zhì)內(nèi)容摘要領導批示處理結(jié)果承辦人單位（部門）信訪回復（催辦）單 xx信復字（）第 號xx：來信收悉，信中關于xxxx的問題 一．已轉(zhuǎn)請xx部門處理 二．已轉(zhuǎn)至xx單位參考 三．正在處理之中，請尚批等候 此復 xx辦公室（簽章） 年 月 日 單位（部門）信訪轉(zhuǎn)辦單 信字（20xx）第 號xx： 現(xiàn)轉(zhuǎn)去xx等人來信（訪）xx件，請酌情處理，并希望 一．直接答復信訪人 二．簡要回報 三．留做參考 xx 辦公室簽章 年 月 日（5）報轉(zhuǎn)，”報“指報領導閱批，要求報的準，按原則規(guī)定，該報的不漏報，不該報的不濫報。信內(nèi)所夾帶的所有物品等等。 （3）閱信，要集中精力，詳細閱讀，要看清來信反映的主要問題和性質(zhì)。（5）安排送別對方事宜。1談后的服務秘書在談判結(jié)束后，還得從事如下工作：（1）整理會場，恢復原貌。（3）協(xié)助起草協(xié)議書。秘書須準確、迅速翻譯，不得擅自增刪談話內(nèi)容或摻雜個人意見，對主談人以外其他成員的言語，除主談人指定發(fā)言者除外，秘書應征的主談人同意后再翻譯。如何準備談判秘書在涉外談判中，雖非談判成員，但起協(xié)助作用，須作好準備工作，包括：（1）收集和提供準確、信息和文獻資料，如談判對手的法人身份、資本、信用、經(jīng)營能力、方式、意圖、可能作出的讓步、雙方各自的優(yōu)勢、國際市場的有關信息、文獻資料等等，以供談判成員研究、使用。把關系最密切的國家（團體或個人）排在最前列。這是禮賓次序的主要排列原則。我國一般只備茶水。（7）領導人之間的會見，會談，除陪見人和必要的譯員、記錄員外，其他工作人員安排就緒后均應退出。（5）需合影的話，應安排在賓主握手之后，待合影后再入座。（3）會見、會談場所要安排足夠的座位，如雙方人數(shù)較多、廳室面積大、主談人聲音低，還要安裝擴音器。（2）掌握抵達及離開的時間（3）介紹，寒暄（4）迎送身份的來客事先來機場（車站，碼頭），安排貴賓休息室，可安排飲料等，拱以休息享用（5）獻花（6）陪車（7）由專人協(xié)助辦理出境手續(xù)及機票（車船票）和行李提取，托運等（8）客人抵達住處后，一般不立即安排活動，應稍做休息，至少要有更衣的時間如何安排會見與會談程序（1）來賓提出會見要求后，將要求會見人的姓名、職務及會見的目的向會見人做報告，及時將會見的時間、地點、主方出席人、具體安排及有關注意事項通知對方。正式宴會一般在請貼后請貼信封上（一般在下腳）注明席次號。另外，西方習俗甜點應在最后，上水果之前可確定座位卡，席次：正式宴會應備有座位卡，卡中間有虛線可折疊，卡折內(nèi)后的里外倆面均應書寫姓名，這樣便于該要客找尋自己的座位，能使賓客之間可以彼此知道對方姓名。2）宴請準備（1）確定宴請時間地點：宴請應選擇對主客方都合適的時間；宴請地點要按宴請性質(zhì)，規(guī)模大小，宴請形式，企業(yè)要求和實際可能而定。（6） 野餐：備酒菜或燒烤食品，在野外舉行，適宜體現(xiàn)娛樂旅游度假。（3） 會：通常在四時以后進行，以茶和咖啡為主，另有果汁，點心等，適宜慶祝生日，節(jié)日等，由于規(guī)模不太大，多數(shù)由女主持人操辦。接待計劃上司審定后，即要按計劃內(nèi)容事項安排落實。接待之前一定要制定計劃。（15）如果同時有多位來訪者到達，你應根據(jù)來訪者身份地位及重要性立刻作出判斷，安排先后順序，送上茶水，從右后面遞上去。通知完畢，得到認可，你再引領來訪者至被訪者外或者請來訪者稍坐片刻，待被訪者親自來接。（9）對來訪者給予名片。（7）起安全審查作用。每當來訪者給你一張他的名片時，用名片掃描儀掃描，存儲在電腦里，如果上可欲找來訪者或其企業(yè)聯(lián)系時，你便可順利地檢索提供浴池。來賓接待1）內(nèi)賓接待（1）準備一份原始登記表。如果，內(nèi)部接待人員負責組織外賓生活等日常生活，外部接待人員負責安排房間，購機（車，船）票，聯(lián)系參觀訪問，宴請，車輛調(diào)度等。（3）接待人員分工。各所配車輛應嚴格檢查，對末接待外賓的司機還應進行適當?shù)呐嘤?。在日程表上要附注接待負責人及其所在單位的地址和電話。宴請?guī)格，標準要按有關規(guī)定制定執(zhí)行，接待單位不能隨意確定日程表。通常還包括：團長姓名，職務，人數(shù)，抵離時間。報價時，企業(yè)生產(chǎn)單位和經(jīng)銷單位要特別注意，不能各行其是，以免出現(xiàn)差錯。這樣的客戶一般參觀了解方向的業(yè)務。來訪人員多時，還要組織接待班子，主要因外事，翻譯，警衛(wèi)和醫(yī)務人員組成。 一般訪問活動。如果是專訪，就要按外貿(mào)部門要求做好外賓接待抵達的一切準備工作。各項準備工作一般都要有專人負責。經(jīng)貿(mào)之后談活動，主要是指對經(jīng)貿(mào)部門介紹的外國客戶。如果是出口項目，應準備好產(chǎn)品，并同外經(jīng)貿(mào)部門談如何報價。接待計劃的格式和內(nèi)容如下：（1）主送單位：上級有關部門（2）內(nèi)容：包括外賓來訪目的，接待規(guī)則及各項主要活動的安排。（4）待計劃指定后，應按接待計劃到有關部門請示宴請審批干讀。其內(nèi)容包括：抵達時間，航班車次，參觀訪問地點，單位宴請，會晤，會見的時間及地點，以及離開時間，航班，車次等。要根據(jù)安排車輛，一般要配備轎車；如果人員較多則應當換乘 適合規(guī)模的綠旅行車即要避免人員過擠，也要防止車輛過多。此外，必要時還應當考慮好時間，供應接待人員，負責人和譯員住宿用。如果人員較多，應有只體內(nèi)，外接待人員。如果是本單位邀請的，應將外賓的情況隨時知與本次接待活動有關單位，以便接待