【正文】 工作順利，按時(shí)，安全的進(jìn)行。來(lái)賓接待人備注日期姓名性別職務(wù)工作單位聯(lián)系方式姓名性別（3）建立來(lái)訪者名片索引。（6）設(shè)置企業(yè)職員外出留言板，請(qǐng)有關(guān)人員外出時(shí)作個(gè)留言，這樣可以幫助 你掌握有關(guān)人員的行蹤和有關(guān)情況，便于提供給來(lái)訪者定奪，也省去你無(wú)謂地尋找提高工作效率。”請(qǐng)問(wèn)我能幫助你嗎？這樣可以立刻產(chǎn)生信賴感。（12）如果來(lái)訪者事先有約，你應(yīng)立即和被訪者通電話請(qǐng)其做準(zhǔn)備?！叭绻麃?lái)訪者真是無(wú)理取鬧，你應(yīng)隨機(jī)應(yīng)變處理，必要時(shí)由保安，警察處理。2）外事接待 在對(duì)完交流中，禮尚往來(lái)，秘書(shū)經(jīng)常需要在公司單位里接待來(lái)訪 的外賓，外商。如按接待計(jì)劃和內(nèi)容和時(shí)間順序列出活動(dòng)日程表，外賓，外傷本人及所屬國(guó)家或地區(qū)的政治經(jīng)濟(jì)，習(xí)俗，和成員的簡(jiǎn)況。（2）午宴 ：十二時(shí)至下午二時(shí)舉行。（5） 酒會(huì)：西物四時(shí)至八時(shí)舉行，備有各種酒類和小食品，請(qǐng)貼上應(yīng)注名幾時(shí)至幾時(shí)，酒會(huì)有稱雞尾酒會(huì)，其中特點(diǎn)是不設(shè)座椅，活動(dòng)范圍大，主客可隨意走動(dòng)，也可隨時(shí)到場(chǎng)或腿場(chǎng)，不受拘束。中國(guó)則是親朋好友間夜晚吃飯，隨意點(diǎn)心，不拘形式。彩旦之選定應(yīng)注意賓客之宗教習(xí)俗，如佛教街用素齋，伊斯蘭教不吃豬肉，天主教星期五不吃肉類等。請(qǐng)貼上應(yīng)寫(xiě)明邀請(qǐng)人姓名，被邀請(qǐng)人姓名，宴請(qǐng)的方式，時(shí)間地點(diǎn)，著裝要求等 請(qǐng)貼一般要求提前一至二周發(fā)出需要安排座次的宴請(qǐng)還要求被邀請(qǐng)人答復(fù)能否出席，對(duì)此可在請(qǐng)貼上注明，也可在請(qǐng)貼發(fā)出后，用電話詢問(wèn)能否出席。4）宴請(qǐng)程序迎接，小憩，開(kāi)宴，致辭，宴會(huì)，宴畢，休息，最后告辭如何迎送外賓（1）在外賓抵達(dá)時(shí)安排相應(yīng)的身份的人員前往機(jī)場(chǎng)，車站和碼頭迎送。主任應(yīng)提前到達(dá)。如果主人在會(huì)客廳門口迎候，應(yīng)由工作人員代表，將各人引入會(huì)客廳。（6）會(huì)見(jiàn)結(jié)束，主人應(yīng)送至車前或門口握別，目送客人離去再退回。（8）會(huì)見(jiàn)時(shí)招待用的飲料。如何排列禮賓次序（1）按身份與職務(wù)高低排列。（3）按通知代表團(tuán)組成的日期先后排列，或代表團(tuán)抵達(dá)活動(dòng)地點(diǎn)的時(shí)間先后排列，或按其決定應(yīng)邀，派遣代表團(tuán)參加后的答復(fù)時(shí)間先后排列。年齡大者排在前面。1談判中服務(wù)秘書(shū)（尤其指涉外秘書(shū)）在談判中主要從事如下服務(wù)工作：（1）口語(yǔ)翻譯。古秘書(shū)記錄時(shí)必須全面、準(zhǔn)確，必要時(shí)可和談判班子核對(duì)，有時(shí)還需談判雙方認(rèn)同、簽字。協(xié)議打印完畢，秘書(shū)應(yīng)細(xì)心校對(duì)，務(wù)必準(zhǔn)確。（4）協(xié)助作好執(zhí)行協(xié)議的準(zhǔn)備事宜。 （2）拆封，要當(dāng)日來(lái)信當(dāng)日拆，加蓋日戳并編上信號(hào)。（4）登記，每一封來(lái)信都要認(rèn)真登記。流水號(hào)也應(yīng)登記入薄。（6）答復(fù)，要按黨的政策和國(guó)家的法律明確答復(fù)。 接待來(lái)訪 （1）安排接待來(lái)訪人員。對(duì)來(lái)訪提出的問(wèn)題，不能不信，不能偏信，不能不熱情，也不能無(wú)原則的同情；不能不答，不能摸棱兩可，含糊其詞，使來(lái)訪者捉摸不定。（1）立案查辦的范圍。（3）結(jié)案。來(lái)信來(lái)訪屬本部門處理的，必須迅速處理，對(duì)此應(yīng)按”分級(jí)負(fù)責(zé)，歸口辦理“的原則，盡快轉(zhuǎn)給各單位各系統(tǒng)處理，對(duì)控告信件，非經(jīng)一定的組織批準(zhǔn)，不得轉(zhuǎn)至被告的機(jī)關(guān)或本人，應(yīng)轉(zhuǎn)至被控告者的上級(jí)機(jī)關(guān)的主要負(fù)責(zé)人處理。及時(shí)辦理，力求把信訪事項(xiàng)解決在當(dāng)?shù)鼗蛘呋鶎?。有疑?wèn)的地方，也要詢問(wèn)清楚。（2）在問(wèn)明對(duì)方是什么單位及姓名后，就應(yīng)該作好記錄的準(zhǔn)備。 電話記錄表來(lái)電話機(jī)關(guān)： 發(fā)話人： 時(shí)間： 年 月 日 時(shí) 分內(nèi)容摘要領(lǐng)導(dǎo)批示及處理情況 接聽(tīng)電話信息統(tǒng)計(jì)一覽表 來(lái)電人信息目標(biāo)人姓名 客戶來(lái)電信息采集其他說(shuō)明 來(lái)電時(shí)間來(lái)電人姓名性別工作單位職務(wù)是否回電 是否會(huì)面標(biāo)記號(hào)碼回電時(shí)間時(shí)間地點(diǎn)文件 （二）接打電話應(yīng)注意的事項(xiàng)了解通訊設(shè)備熟悉通話知識(shí)。 無(wú)論是打出還是接入，重要通話內(nèi)容都要隨聽(tīng)隨記，然后重復(fù)一遍。 精力集中。四、信件收發(fā)工作 處理信件是秘書(shū)的日常工作 之一，了解信件處理的大致步驟和要求可以使這項(xiàng)工作做得更為有效。拆封秘書(shū)拆信時(shí)要求將信封底邊在桌上敲幾下，使封內(nèi)信箋下落，然后沿信封上端邊緣剪開(kāi)，而不要隨手就撕。信封不能丟掉，因有的粗心的來(lái)信者會(huì)忘記把地址寫(xiě)在信紙上；也有的連信封上只印單位名稱而不印地址，秘書(shū)只能從郵戳上才能查到來(lái)信的省名和地名。分送秘書(shū)將已分揀的信件，分送給有關(guān)部門和有關(guān)人員。秘書(shū)還應(yīng)該提供給首長(zhǎng)復(fù)信是需要的參考資料。登記的項(xiàng)目有：收信日期和時(shí)間，發(fā)信日期和時(shí)間，發(fā)信日期，發(fā)信人姓名，單位和地址，內(nèi)容摘要，信處的處理忍耐，處理方式和日期。復(fù)信的文句應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，注意禮貌；不必添枝加葉，也不能虛言搪塞。（2） 簽名或用印是否正確，清晰。首先是必須一律橫寫(xiě)；其次是街名，地名，郵政編碼，國(guó)名；而發(fā)信人的姓名，單位地址，國(guó)名則寫(xiě)在左上方。但無(wú)論用哪種折疊法，都必須注意折疊后的信箋應(yīng)比信封上下或左右兩邊各小1公分，以免收信人拆封時(shí)將信箋剪破。發(fā)出的重要信件同樣要作詳細(xì)的登記留存，或抄寫(xiě)留檔；如果寄出的是影印件，則原件應(yīng)歸檔備查。信件處理時(shí)應(yīng)注意的問(wèn)題（1）步分揀（2）時(shí)拆封（3）詳細(xì)閱讀（4）如實(shí)登記（5）認(rèn)真處理（6）負(fù)責(zé)復(fù)信（7）隨時(shí)整理（8）注意保存五 印信工作印信管理，是辦公室日常工作之一，它主要包括管理印章和擬寫(xiě)各種信函。2．應(yīng)審閱，了解用印內(nèi)容，不能不看內(nèi)容就盲目蓋章。登記表用印日期用印單位用印事由批準(zhǔn)人印數(shù)經(jīng)手人監(jiān)印人材料保存?zhèn)渥ⅰ臼褂糜≌碌牡怯洷怼?． 章。如果在日期上文有發(fā)文機(jī)關(guān)落款，按目前通常做法，印章應(yīng)該在發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期上面。把用印留存的材料進(jìn)行編號(hào)整理，歸卷各檔。凡不具備批準(zhǔn)手續(xù)的，一律不能用印，用印須有登記存底，并由專人負(fù)責(zé)，不能隨意委托他人代為蓋章，也不給空白信件蓋章。常開(kāi)具的信函有：介紹信、證明信。信的寫(xiě)作 介紹信包括以下內(nèi)容：（1）上款 指對(duì)單位的名稱或?qū)Ψ截?fù)責(zé)同志的稱呼。當(dāng)事項(xiàng)涉及到一定保密范圍時(shí)，還須注明聯(lián)系人的政治面貌、職務(wù)、級(jí)別等。 此致敬禮！ **實(shí)用技術(shù)研究所 （蓋公章）2003年*月*日【注意事項(xiàng)】（一） 注意事項(xiàng)1．使用介紹信者的合法身份與事由要嚴(yán)格審核。4． 介紹信要有編號(hào)和騎縫章、存根和發(fā)出的信一致。為及時(shí)退還的，秘書(shū)要去退回，收回后，將它貼在原存根處，并寫(xiě)明情況，以免丟失。是一種事務(wù)性工作。包括幾個(gè)方面的內(nèi)容：接受上下左右通過(guò)電話、傳真等手段傳遞各種信息；二是對(duì)所收到的信息進(jìn)行加工，對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)下達(dá)的指示要準(zhǔn)確及時(shí)地報(bào)告有關(guān)部門。輔助領(lǐng)導(dǎo)處置各種突發(fā)事件。要做到信息靈敏反應(yīng)快速，各種系統(tǒng)必須有一個(gè)完整的信息網(wǎng)絡(luò)。對(duì)下級(jí)各部門進(jìn)行信息采集傳遞的目標(biāo)；公布信息報(bào)送、采集情況等。假日和非工作時(shí)間做好或協(xié)助做好安全保衛(wèi)、保密、緊急文電處理。三人輪班，每晝夜3班倒，每班8小時(shí)，保證辦公室1人值班，使工作時(shí)間大體相等。（2） 三人倒班，一人帶班。這樣，星期二到星期五白天3人，星期六、日、一、白天兩人，夜間一人值班，這種方法適宜白天事務(wù)多，夜間和節(jié)假日事情較少的機(jī)關(guān)單位。秘書(shū)在授權(quán)閱看有關(guān)信函，可用紅筆劃出重要內(nèi)容、段句，或在旁邊注明自己的意見(jiàn)，以提醒收件人引起重視，重要來(lái)函應(yīng)放在普通來(lái)函上面，以便發(fā)函者先行處理。秘書(shū)把文件、圖表、數(shù)據(jù)、資料等信息有序存儲(chǔ)，并進(jìn)行嚴(yán)格的登記，科學(xué)的編碼。如無(wú)法馬上得到上司提示，你可以酌情先做適當(dāng)處理。值班記錄 值班應(yīng)當(dāng)做好記錄，以作為向領(lǐng)導(dǎo)同志匯報(bào)情況的依據(jù)，處理問(wèn)題的依據(jù)，同時(shí)以備查考。 接納分發(fā)文電郵件和書(shū)報(bào)雜志。 有要緊事同處長(zhǎng)聯(lián)系，電話號(hào)（2）接待記錄及電話記錄它記錄一個(gè)單位對(duì)來(lái)訪問(wèn)題的處理過(guò)程，涉及到內(nèi)外、上下關(guān)系，因此接待記錄在一定的時(shí)間內(nèi)存檔。如發(fā)生大事，有什么新問(wèn)題，還有什么需要繼續(xù)辦理的事情，發(fā)現(xiàn)什么重要缺點(diǎn)等擔(dān)任交接工作的負(fù)責(zé)人立刻儀在交接時(shí)間明確扼要地傳達(dá)上級(jí)指示，分配任務(wù)，通知有關(guān)事項(xiàng)，以達(dá)到互通訊息，有益值班工作的目的。值班工作任務(wù)是發(fā)生繁重的。二是要在實(shí)踐上下功夫。因?yàn)闆](méi)件小事面常常涉及大事，所謂”牽一發(fā)，而動(dòng)全身“，故說(shuō)大的“動(dòng)全身”重要，就不能不承認(rèn)小的“牽一發(fā)”也重要。講責(zé)任最忌一個(gè)“推”字。講紀(jì)律的要求很多，首先要落實(shí)到厲行各項(xiàng)決定上。值班室要有高的水平，因人而宜，主觀隨意是不行的，還需要完備的規(guī)范做保證。（六）講協(xié)作，相互支持配合。值班工作的事情多，占用時(shí)間長(zhǎng)，工作是“全天侯的”，需要早上班，遲下班，晚上還要植夜班，有時(shí)吃住都在 班上，還回有“日績(jī)有余，歲績(jī)不足”的感覺(jué)。態(tài)度好，既工作有些不足，疏漏，也容易被人理解寬容。值班工作環(huán)境作為機(jī)關(guān)窗口，是機(jī)關(guān)管理水平的一個(gè)標(biāo)志是精神面貌的一種展現(xiàn)，也是文明程度的一個(gè)象征，應(yīng)該講求整潔，保持自己工作環(huán)境的良好狀態(tài)，從而推動(dòng)影響其他部門單位搞好環(huán)境建設(shè)。應(yīng)更加注意培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)，營(yíng)造創(chuàng)新氛圍，在工作中更多地用創(chuàng)新的精神要求，用創(chuàng)新目標(biāo)鼓勵(lì)，用創(chuàng)新方法考核人，使工作水平，在創(chuàng)新中得到新的提高。（3） 復(fù)制：凡重要文件未制文單位批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制，翻印。（7） 保管：文件應(yīng)集中保管，特別是機(jī)要文件要專柜，專室管理。（10） 銷毀：凡屬于銷毀的文件，應(yīng)先登記造冊(cè)，經(jīng)縣團(tuán)以上單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方能銷毀、運(yùn)送。對(duì)會(huì)場(chǎng)的擴(kuò)音、錄音設(shè)備進(jìn)行保密檢查。、（3）會(huì)后：認(rèn)真清理會(huì)場(chǎng)，防止遺失文件。（b）印刷。（2） 傳遞階段的保密：根據(jù)緊急情況確定通信渠道和方法；絕密文件的傳遞要按照機(jī)要交通的制度和手續(xù)辦理。秘密文件在傳閱和承辦過(guò)程中，要堅(jiān)持傳閱、借閱制度；絕密文件要由專門人員負(fù)責(zé)送閱、閱辦和保管。定期 清退文件，做到日理月清。銷毀文件必須登記造冊(cè)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)者批準(zhǔn)，并派專人監(jiān)銷。（2）要在24小時(shí)之內(nèi)報(bào)告上級(jí)保密委員會(huì)。在掌握材料，全面分析的基礎(chǔ)上，再重要突破對(duì)象。例如：基層黨組織的某些日常黨務(wù)工作，各單位一般干部，職工的任用和調(diào)動(dòng)情況，一般機(jī)關(guān)的行政管理，不應(yīng)列入國(guó)家秘密的范圍。內(nèi)部刊物和書(shū)籍，只是由于特定的原因，要控制發(fā)行和閱讀范圍，其內(nèi)容不允許涉及國(guó)家機(jī)密，因而不必劃分。二者是不同的兩個(gè)概念。（7） 把管理工作與國(guó)家秘密 區(qū)分開(kāi)來(lái)。八、機(jī)關(guān)事務(wù)管理工作（一）、環(huán)境管理 工作要點(diǎn)1）機(jī)關(guān)環(huán)境（1）空氣環(huán)境空氣環(huán)境是指空氣的溫度、濕度、流通和清潔四個(gè)因素、空氣環(huán)境管理是指通過(guò)空氣調(diào)節(jié)使空氣適合人體的要求、使人保持清醒的頭腦，振作精神，提高工作效率。此外、隨著物質(zhì)文明建設(shè)的進(jìn)程，還應(yīng)作到不在是內(nèi)吸煙，以凈化空氣。（3）光線環(huán)境辦公室的餓光線是保證公務(wù)員的閱讀、撰寫(xiě)和文件處理等工作的必要條件。為此，才觀的窗戶要高大，宜多角度的接納光線，玻璃要經(jīng)常保持明凈。（5）音樂(lè)環(huán)境在緊張而嚴(yán)肅的工作閑暇之余，播放一些輕柔悅耳的音樂(lè)營(yíng)造一個(gè)良好的音樂(lè)環(huán)境，既顯大方，有能緩解緊張的情緒。（2） 從環(huán)境上保障機(jī)關(guān)干部職工的身心健康和工作效率（3） 抓好環(huán)境管理，要有一個(gè)總體規(guī)劃，規(guī)劃要因地制宜，不能盲目模仿（4） 必須建立與健全管理制度（二）、財(cái)務(wù)管理 工作狀態(tài)機(jī)關(guān)事物管理部門要遵照財(cái)務(wù)部門的要求，對(duì)物資設(shè)備的購(gòu)置、驗(yàn)收、使用、保養(yǎng)、調(diào)配、修理的全構(gòu)成，建立一整套財(cái)務(wù)制度手續(xù)。 （2）嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)制度，做好各類會(huì)計(jì)核算工作。（5）按照規(guī)定妥善保管好帳簿、報(bào)表、會(huì)計(jì)平整等單干材料（6）組織所屬財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員，才家會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，以不斷提高財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的水平和質(zhì)量 注意事項(xiàng)：（1）財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一管理經(jīng)費(fèi)，同意使用機(jī)關(guān)帳戶，下屬單位不準(zhǔn)私設(shè)“小錢柜”，實(shí)行按計(jì)劃結(jié)算，經(jīng)費(fèi)節(jié)余留用超不補(bǔ)支。根據(jù)有利于工作、有利于管理、有利于調(diào)動(dòng)職工積極性的原則，制定切合實(shí)際的物資財(cái)產(chǎn)分類管理規(guī)則，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，講求經(jīng)濟(jì)效益。 立足當(dāng)“耳目”提供全方位信息服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)決策，必須站在全局的高度，緊貼領(lǐng)導(dǎo)的思路。首先，要借助信息網(wǎng)絡(luò)的靈活性，注意“聆聽(tīng)”，挖掘相關(guān)信息的苗頭，盡早的給領(lǐng)導(dǎo)提供一些“上層”信息，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)決策的超前性?！跋旅妗钡男畔⑼鶎?duì)穩(wěn)定一方大局舉足輕重，這就需要秘書(shū)人員要善于關(guān)注熱點(diǎn)，及時(shí)反映意見(jiàn)、建議和呼聲；敢于剖析難點(diǎn)，及時(shí)反映經(jīng)濟(jì)和社會(huì)生活中深層次的矛盾和問(wèn)題，勤于捕捉亮，注意總結(jié)來(lái)自各方面的新鮮經(jīng)驗(yàn)和做法。這就需要秘書(shū)人員主動(dòng)收集與領(lǐng)導(dǎo)決策相關(guān)的信息，供領(lǐng)導(dǎo)篩選、優(yōu)化、組合，使領(lǐng)導(dǎo)決策過(guò)程更加科學(xué)化、合理化、嚴(yán)密化。全面地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行科學(xué)決策，系統(tǒng)地跟蹤決策目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的全過(guò)程。秘書(shū)既要為決策的形成提供各方面的服務(wù)，又要具體地參與決策實(shí)施工作，在實(shí)施中為領(lǐng)導(dǎo)指揮、協(xié)調(diào)和控制實(shí)施全過(guò)程確保決策目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。秘書(shū)在此體現(xiàn)出與領(lǐng)導(dǎo)人的高度一致性。秘書(shū)自始至終參與決策，與決策成敗有著不可分割的相關(guān)性，使其必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，全力以赴的投入決策的全過(guò)程。秘書(shū)自始至終參與決策，與決策成敗有著不可分割的相關(guān)性，使其必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，全力以赴的投入決策的全過(guò)程。對(duì)組織管理而言，預(yù)測(cè)越準(zhǔn)確，決策的科學(xué)化水平越高；對(duì)秘書(shū)來(lái)說(shuō)，預(yù)測(cè)性參謀咨詢?cè)接行В瑢?duì)其領(lǐng)導(dǎo)人的幫助就越大。3） 進(jìn)諫性參謀咨詢指秘書(shū)就組織管理中存在的某些問(wèn)題，向領(lǐng)導(dǎo)人提出規(guī)勸或建議，或者提出問(wèn)題，引起領(lǐng)導(dǎo)人重視后，再提供咨詢。（2） 論辯探討式。（3） 漫談