《檔案收集歸》ppt課件-全文預(yù)覽
【正文】 接影響到檢索工具的編制和檔案的開(kāi)發(fā)利用 ,對(duì)檔案著錄、標(biāo)引、檢索和日常管理有著重要的意義 .因此擬寫(xiě)案卷標(biāo)題一定要做到內(nèi)容概括準(zhǔn)確、文字簡(jiǎn)練、結(jié)構(gòu)完整、語(yǔ)句通順、標(biāo)點(diǎn)正確 ,達(dá)到內(nèi)容與形式的完美統(tǒng)一 .基本結(jié)構(gòu)： ? 作者（地區(qū)、通訊者）－（時(shí)間）－ （地區(qū)）問(wèn)題－名稱 案卷題名基本結(jié)構(gòu)的含義及要求 ? 作者 ―― 卷內(nèi)文件的制發(fā)機(jī)關(guān)（或個(gè)人）。 ? 案件材料，結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。 結(jié)合運(yùn)用“六個(gè)特征”組卷： ? 組合案卷一般應(yīng)以問(wèn)題為主，兼顧其它特征。 ? 名稱特征 ―― 指文種的名稱。 ? 問(wèn)題特征其實(shí)也就是公文內(nèi)容所反映的 主題 ， 包括事件 、 人物 、 事物 、 問(wèn)題等 。 ? (11)跨年度的來(lái)往文書(shū) ,以收文日期為準(zhǔn)歸入收文年度立卷?？蒲许?xiàng)目文件 ,應(yīng)歸入最后驗(yàn)收完畢的年度立卷。本年度作上一年度的總結(jié)、決算、報(bào)表等 ,應(yīng)放入上年度立卷。沒(méi)有復(fù)文的 ,應(yīng)放在請(qǐng)示年度立卷。 四、平時(shí)歸卷 ? 平時(shí)歸卷，是指現(xiàn)行組織的文書(shū)工作人員（或負(fù)責(zé)立卷人員）在本組織立卷計(jì)劃的指導(dǎo)下，將處理完畢的文件隨時(shí)或定期收集集中，進(jìn)行初步鑒定、分類，放入卷夾（盒、柜）進(jìn)行妥善保管的活動(dòng)。 ? 針對(duì)這些情況，就要求我們?cè)诒３治募v史聯(lián)系、反映機(jī)關(guān)活動(dòng)的同時(shí)，還要考慮到便于保管和利用。這不僅有利于今后的查考利用，也有利于再現(xiàn)機(jī)關(guān)活動(dòng)的歷史面貌。這種規(guī)律也就是文件之間的歷史聯(lián)系的具體表現(xiàn)，即通常所說(shuō)的文件的“來(lái)龍去脈”。 ? 如請(qǐng)示與批復(fù)，詢問(wèn)與答復(fù)信函，請(qǐng)示與意見(jiàn)等。 第二，要保持文件之間的歷史聯(lián)系。 這就要求公文立卷必須如實(shí)地保留機(jī)關(guān)單位歷史活動(dòng)的本來(lái)面貌 ， 為科學(xué) 、 民主決策奠定良好的基礎(chǔ) 。 ? 第三 ， 要按照機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的規(guī)律立卷 。 三、立卷工作的基本要求 ? 一個(gè)小機(jī)關(guān)一年可能形成和處理幾百份文件 ， 而一個(gè)中等機(jī)關(guān)或大機(jī)關(guān)一年則有可能形成和處理成千上萬(wàn)份文件 ， 要對(duì)這些雜亂無(wú)章的公文進(jìn)行立卷必然是一件極為繁瑣的工作 。便于保管與利用是文書(shū)立卷的最終目的 ,如果所立案卷只是將文件隨意裝訂成冊(cè) ,那么文書(shū)立卷也就失去了存在的意義。 ? 立卷時(shí)堅(jiān)持聯(lián)系原則 ,也就是尊重歷史事實(shí)形成的客觀性 ,維護(hù)文件之間的固有聯(lián)系 ,可以從以下方面去把握 : ? 按機(jī)關(guān)工作的管理周期 ,將一項(xiàng)工作或工程、一個(gè)問(wèn)題、一個(gè)人物、一個(gè)案件、一次會(huì)議等從開(kāi)始至結(jié)束形成的文件 ,完整而系統(tǒng)地組合成一卷或數(shù)卷 ,保持文件之間的整體性和聯(lián)系性 。 ? 任何社會(huì)組織要完成自身職能都離不開(kāi)文件 ,而文件的形成和運(yùn)動(dòng)不是任意的 ,它總是伴隨著各項(xiàng)管理活動(dòng)而產(chǎn)生和運(yùn)動(dòng) ,并且是一個(gè)逐漸地有機(jī)地“生長(zhǎng)”過(guò)程 ,前一份文件引導(dǎo)出下一份文件 ,下一份文件又能推衍出另一份文件。為此 ,必須將單份文件組合成有機(jī)的整體 ,反映出機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的面貌 ,才能達(dá)到目的。 二、現(xiàn)行組織單位檔案和撤銷組織單位檔案的接收 （一）現(xiàn)行組織單位檔案的接收 （二）撤銷組織單位檔案的接收 三、歷史檔案的接收與征集 （一）收集歷史檔案的特殊意義 （二）對(duì)保存在各部門(mén)的歷史檔案的接收 （三）保存在個(gè)人手中的失散歷史檔案的征集 （四）少數(shù)民族地區(qū)的歷史檔案的收集 （五）歷史檔案和新中國(guó)成立后非國(guó)有檔案收集工作的組織 公文立卷 ? 一、 公文立卷 ? 立卷：將歸檔文件按一定特征分門(mén)別類地組成檔案的基本保管單位 ——案卷。征集歷史檔案。 二、收集工作的要求 （一）豐富和優(yōu)化庫(kù)藏 （二）加強(qiáng)館（室）外調(diào)查和指導(dǎo) （三）推行入館檔案質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)化 （四）保持全宗和全宗群的不可分散性 檔案館對(duì)檔案的收集 一、檔案館檔案的來(lái)源和收集的范圍 （一）檔案館檔案的來(lái)源 1對(duì)各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案的集中和接收工作。 因此 ， 在實(shí)際工作中 ， 萬(wàn)萬(wàn)不可輕視 。 好的立卷歸檔工作對(duì)于保存有價(jià)值的文件 ， 以及積累檔案史料有著十分重要的意義 。 2 （二）檔案收集工作的意義 檔案收集工作是整個(gè)檔案工作中極為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，與檔案工作中其他各項(xiàng)工作比較起來(lái)，它處于一種特殊的地位，做好檔案收集工作對(duì)整個(gè)檔案工作都具有重要意義。接收撤銷組織單位的檔案 3 （二）檔案館檔案收集的范圍 根據(jù)分層負(fù)責(zé)地集中統(tǒng)一保管檔案的原則，以及 《 檔案館工作通則 》 、黨和國(guó)家有關(guān)的專門(mén)規(guī)定，各級(jí)各類檔案館收集檔案的范圍有所不同。 二、文書(shū)立卷的基本原則 ? 文書(shū)立卷的目的 ,是為了把機(jī)關(guān)在自身工作活動(dòng)中形成的信息記錄 (文件 )保存起來(lái) ,以便今后工作和歷史研究的查考利用。 ? 主要包括以下內(nèi)容 : ? ? ? 文件的形成有其自身的規(guī)律和特點(diǎn)。 ? 文書(shū)立卷時(shí) ,必須按照文件之間的固有聯(lián)系和規(guī)律及其自身的各種特點(diǎn) ,才能 維護(hù)機(jī)關(guān)活動(dòng)的真實(shí)的歷史面貌 ,才能為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作 提供充分而有力的依據(jù)和憑證 ,才能使所立的案卷構(gòu)成一個(gè)彼此聯(lián)系、相互照應(yīng)的有機(jī)整體 ,充分發(fā)揮文件系統(tǒng)的整體功能。 (二 ) 保管與利用原則 ? 保管與利用原則 : ? 一是指文件系統(tǒng)必須要 便于文件的安全保管 ,便于為現(xiàn)行機(jī)關(guān)以及今后的科學(xué)研究提供經(jīng)濟(jì)高效的 利用服務(wù) 。因此 ,文書(shū)立卷必須堅(jiān)持便于保管與利用的原則。 ? 第二 ， 要保持文件之間的歷史聯(lián)系 。 ? 公文立卷的目的 ， 是機(jī)關(guān)或單位為保存自己的工作活動(dòng)中形成的材料 ， 以便在今后工作中查考利用 ， 總結(jié)歷史經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn) 。 一定要從大局出發(fā) ，全面 、 科學(xué) 、 合理地對(duì)有關(guān)材料進(jìn)行系統(tǒng)化整理
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