《檔案著錄與數(shù)字化》ppt課件-全文預(yù)覽
【正文】 改委全宗號為fgw ? 全宗號輸錯的修改方法，是在簡化方法狀態(tài)下，點擊批量修改－歸檔文件，在著錄項目中找到全宗號，將“查找內(nèi)容”定義為錯誤的全宗號，將“替換為”定義為正確的全宗號即可 簡化方法整理 ? 七、歸檔年度 ? 以檔案為準，檔案歸在哪一年歸檔年度就是那一年 簡化方法的整理 ? 實體分類號 ? 按業(yè)務(wù)科室修改確定的分類方案進行著錄 簡化方法整理 ? 八、保管期限 ? 按檔案劃分的保管期限進行著錄 簡化方法整理 ? 總結(jié) ? 重點難點：文件編號、題名、密級、責(zé)任者、文件形成時間 簡化方法整理項目之間內(nèi)在聯(lián)系 ? 文件形成時間、文件編號、歸檔年度的聯(lián)系 ? 一般來說，哪一年的文件，它的文件編號、文件形成時間、歸檔年度應(yīng)該屬于同一年度，不能說，我的一份文件文件編號是鄂檔 [2022]4號，我的文件形成時間卻是 2022年的，文件要歸到 2022年度。對于無法考證的用 0補齊 簡化方法整理 ? 頁數(shù) ? 以實際頁數(shù)多少著錄。 簡化方法整理 ? 三、題名 ? 題名著錄中要特別注意的地方： ? 我們一直強調(diào)在省、市、縣前面應(yīng)加上具體是哪個省、哪個市、哪個縣，忽略了在省直部門、市直部門、縣直部門前加上具體的省、市、縣，報表中的物資局、勞動局等等比比皆是、改不勝改。比如：1986年 4月 28日湖北省勞動人事廳、湖北省衛(wèi)生廳聯(lián)合下發(fā)了鄂勞人險 [1986]73號文件 《 關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)勞人險 [1986]5號文件的通知 》 應(yīng)該著錄為 《 關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)勞人險 [1986]5號文件的通知 》 [《 關(guān)于鄉(xiāng)村醫(yī)生工齡計算問題的復(fù)函 》 ]。它包括以下 4種情況： ? ①文件題名只有“通知”、“函”、“會議通知”、“電報”、“合同”等文種信息的，原題名照錄，并根據(jù)其內(nèi)容另擬題名附后，加“ [ ]”號。這樣認識是錯誤的。 1涉及公民隱私的對社會開放會損害公民聲譽和權(quán)益的檔案。涉及準確記載風(fēng)俗民情，對社會開放后可能資敵軍事、經(jīng)濟戰(zhàn)略，或民族形象的檔案 簡化方法整理 ? 涉及我國科學(xué)技術(shù)的關(guān)鍵技術(shù)、技術(shù)訣竅、傳統(tǒng)工藝、配方、重要資源的，對社會開放后會削弱我國經(jīng)濟、科技實力或使國民經(jīng)濟遭受損失的檔案。 涉及各級黨政政府領(lǐng)導(dǎo)人及社會各界著名愛國進步人士的政治歷史評價及工作與生活中不宜公開的，對社會開放有損個人形象、人格尊嚴和聲譽的檔案 簡化方法整理 ? 涉及人事管理工作中對干部進行考察、獎懲、任免、職稱評定等醞釀、討論、決策過程中形成的檔案（單獨歸檔保存的干部任免通知檔案，可以開放）。 ? 對于聯(lián)合發(fā)文的文件編號，如果有本機關(guān)（及其直屬上級機關(guān)）文件編號的，只著錄本機關(guān)文件編號；沒有本機關(guān)的文件編號的，著錄主辦機關(guān)的文件編號，如果要著錄全部文件編號的話，文件編號之間要用“；”分開。檔案著錄與數(shù)字化 （以簡化方法為例） 襄樊市檔案局 劉志強 一、檔案著錄 （一）簡化方法整理 前言 ? 檔案著錄檔號格式設(shè)置是前提和基礎(chǔ)，檔號格式正確了，著錄才有實際意義，檔號格式設(shè)置不對，一切都無從談起 ? 這篇講義以湖北省檔案局鄂檔規(guī) [2022]6號文件省檔案局關(guān)于印發(fā) 《 湖北省機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范 》 的通知、鄂檔辦 [2022]27號 《湖北省檔案局關(guān)于建立檔案年報工作制度的通知》 、 《 湖北省文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄細則 》 、 中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準 DA／ T 31—2022紙 質(zhì) 檔 案 數(shù) 字 化 技 術(shù) 規(guī) 范 》 結(jié)合上報省局目錄數(shù)據(jù)要求編篡而成，不足之處，敬請大家批評指正 檔案著錄 ? 檔案著錄是檔案工作現(xiàn)代化的重點，也是難點。 簡化方法整理 ? 著錄格式 ? 全宗號 門類及年度號 類別及保管期限號 件號， 1W2022辦公室 y1 講解：檔號格式實現(xiàn)的方法 ? 著錄項目 ? 文件編號、密級、題名、責(zé)任者、文件形成時間、頁數(shù)、全宗號、歸檔年度、件號、實體分類號、保管期限 簡化方法整理 簡化方法整理 ? 一、 【 文件編號 】 ? 文件編號是文件制發(fā)過程中由制發(fā)機關(guān)、團體或個人賦予文件的順序號、文件編號包括發(fā)文字號、科研試驗報告流水號、標(biāo)準規(guī)范類文件的統(tǒng)編號、圖號等 ? 文件編號一般只有一個，照原文著錄即可。這類期刊雜志編號中間一般省略了年代，著錄的時候要加上，順序號一律用阿拉伯?dāng)?shù)字，比如：襄組通報、市政府專題會議紀要、政府情況通報、襄陽市“萬名干部進萬村入萬戶”工作簡報 [2022]第18期 ? 文件編號中間的年代一律是四位數(shù)，比如199 2022 簡化方法整理 ? 文件編號常見錯誤 ? 1．文號順序號不是阿拉伯小寫 3等等寫成了大字 ? 2．文件編號中間的小括號、中括號混用現(xiàn)象比較突出 ? 文件編號之間沒有用分號分開 ? 文件編號中間忘了年度，比如：情況反映第一期，應(yīng)寫成：情況反映 [1998]第 1期 簡化方法整理 ? 文件編號常見錯誤 只有機關(guān)代字或只有文號的順序號 文件編號與文件編號之間沒有用分號分 開，用的是逗號、頓號 簡化方法整理 ? 說明 文件編號、題名、責(zé)任者之間究竟用什么標(biāo)點符號，很多人弄不明白，在這里說明一點：分號用在文件編號和責(zé)任者之間，頓號用在責(zé)任者中間 簡化方法整理 ? 二、 【 密級 】 ? 卷內(nèi)文件的密級應(yīng)按局（館）解密劃控小組界定的范圍 [即：絕密、機密、秘密、控制 ]進行著錄，沒有標(biāo)注密級、控制的按公開著錄 卷內(nèi)文件的密級 簡化方法整理 ? 需要說明的是控制的使用，有些文件雖然沒有標(biāo)明密級，但不能作為公開進行標(biāo)記，它包括以下幾個方面內(nèi)容： 涉及黨和國家重大問題、重大政治事件尚未作出結(jié)論、不宜公開的，對社會開放會影響黨內(nèi)團結(jié)、黨和國家機關(guān)工作正常開展的檔案。 涉及國內(nèi)行政區(qū)域之間的邊界問題，對社會開放后可能激發(fā)邊界糾紛、影響社會穩(wěn)定和人民團結(jié)的檔案。 1涉及司法、監(jiān)察紀檢及組織人事工作中對有關(guān)人員違 紀違法的調(diào)查與具體審理情況的，對社會開放會造成不良政治
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