【正文】 (5)安排好會議的文化生活。 會議的后勤保障工作 (1)做好食宿管理工作。 (3)加強重要涉密會議管理。 (3)根據(jù)實際需要，確定會議印發(fā)的文件及其數(shù)量，文件要標明密級，統(tǒng)一編號，按照規(guī)定的范圍印發(fā)。 （ 3）要求 簡練、快捷、準確。 （ 3）選擇宣傳內(nèi)容應堅持對象、效 果、 時效、費用的原則。 （ 3）注重對會議信息加工提煉，方便各方利用。 2）與會者指出錯誤，主席或秘書可改。 （ 3）、會議記錄的重點 ? 會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動； ? 會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解； ? 權(quán)威人士或代表人物的言論； ? 會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論； ? 會議已議決的或議而未決的事項； ? 對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。議定事項。 （ 2）簿式簽到。 （ 3）與會人員返回時，車、船和飛機票的預訂及購買 。 問題討論 1．會議議程與日程的區(qū)別。 （ 2）．檢查的內(nèi)容 。豎排法。 禮堂型、眾星拱月型。 橢圓形、回字形、 T 字形、 “ 馬蹄 ” 型、長方形。 喜慶。 1制定會議預算方案 文件資料費 、 郵電通訊費、會議設備和用品費、 會議場所租用費 、 會議辦公費 、宣傳交際費 、 食宿費、 交通費、其他費用。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。 會議通知的種類有書信式和柬帖式。 有關(guān)銷售問題的發(fā)言。 安排會議議程與日程 會議議程是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。 確定與會人員名單 出席會議和列席會議的有關(guān)人員。 確定會議時間、會期 會議的最佳時間，要考慮主要領(lǐng)導是否能出席，確定會期的長短應與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。 確定會議規(guī)模與規(guī)格 確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內(nèi)容或主題。 會務工作流程圖（會前） 確定會議主題與議題 確定會議名稱 確定會議時間與會期 明確會議所需設備和工具 選擇會議地點 安排會議議程和日程 制發(fā)會議通知 確定會議規(guī)模與規(guī) 格 布置會場 準備會議文件材料 安排食住行 制定會議經(jīng)費預算方案 制作會議證件 會場檢查 明確會議組織機構(gòu) 確定與會者名單 會務工作流程圖（會中） 做好會議記錄 組織簽到 做好會議值班保衛(wèi)工作 報到及接待工作 做好后勤保障工作 編寫會議簡報或快報 做好會議保密工作 會議信息工作 會務工作流程圖（會后） 撰寫會議紀要 催辦與反饋工 作 安排與會人員離會 會議總 結(jié) 會議文書的立卷歸 檔 會議的宣傳報道 會務工作的具體內(nèi)容 指導會務工作的原則 準備充分； ２、組織嚴密； ３、服務周到； ４、確保安全。 (11)會議的結(jié)束收尾工作。 會議成本意識 會議成本 = 2ABT 式中 A — 與會者平均工資的 3倍（以小時計） 。 按出席對象分： 聯(lián)席會、內(nèi)部會、代表會、群眾會 . 按召開方式分： 電話會、電視會、廣播會、網(wǎng)絡會。 ４、財務要素： 會議經(jīng)費、會議設備、會議服務設施。 ? 這個案例告訴秘書在會議準備時應注意什么問題呢？ 會議的涵義 會議是有組織、有目的地召集人們商議事情、溝通信息、表達意愿的行為過程。幾位領(lǐng)導同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知 ? 一氣之下，都回家去了。 教學難點 ? 會議方案的制作； ? 會場的布臵； ? 案例分析； ? 技能訓練。 教學重點與難點 教學 重點 ? 會議籌備工作； ? 會議方案的制作； ? 會見與會談的操作程序與方法； ? 案例分析。一看會場布臵不像是開表彰會的樣子，經(jīng)詢問禮堂負責人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機關(guān)的總結(jié)表彰會改換地點了。盡管領(lǐng)導登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。 ３、程序要素： 會議準備、會議開始、會議進行、會議結(jié)束、會議決定的貫徹落實。 按時間分： 定期和非定期。 會議申批的原則 精簡從嚴原則、 “ 一枝筆 ” 原則。 會議秘書工作的基本任務 組織的工作 (1)協(xié)助領(lǐng)導確定會議議題； (2)根據(jù)議題安排議程、日程； (3)發(fā)會議通知，負責會議報到； (4)對與會人員進行編組； (5)布臵會場，安排座次； (6)印發(fā)會議證件 (出席證、列席證、工作證等 )； (7)負責會議簽到； (8)會中組織和協(xié)調(diào)； (9)會場其他組織和管理； (10)會外的聯(lián)絡和協(xié)調(diào) (負責與會議有關(guān)的邀請、報道、乘車、參觀、文體娛樂活動等方面的 聯(lián)系和組織 )。 4．安全保衛(wèi)工作