【正文】 清潔、小量維修工作等。寫字樓的管理不僅是使其大廈硬件保值、增值，更重要的是創(chuàng)造大廈的知名品牌，提高所管物業(yè)的無形資產(chǎn)，努力提高服務(wù)質(zhì)量創(chuàng)造良好服務(wù)氛圍，這也是物業(yè)管理公司的重要責(zé)任。停車場(chǎng)經(jīng)營(yíng)管理策略在可能情況下應(yīng)按照自給自足核定收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)整個(gè)物業(yè)出租及出售營(yíng)運(yùn)，都有著正面積極作用。 財(cái)務(wù)管理在開展實(shí)質(zhì)管理工作前，管理公司必須提交管理財(cái)務(wù)預(yù)算案給發(fā)展商審批，以便確定大廈營(yíng)運(yùn)的管理費(fèi)用以及在大廈交付使用者時(shí)，確定應(yīng)收取的管理費(fèi)用。該工作主要針對(duì)大廈設(shè)計(jì)在落成后對(duì)管理操作實(shí)則進(jìn)行產(chǎn)生積極作用及可行性。3. 制定公約條款及管理守則條款● 就公約條款部分，本公司將根據(jù)發(fā)展商提供的公約樣本，并通過發(fā)展商指定法律代表與本公司協(xié)調(diào)，制定符合“西外辦公樓”的特定公約內(nèi)容及細(xì)則；● 物業(yè)管理守則將作為公約條款的一部分，本公司依據(jù)專業(yè)管理規(guī)范配合特定環(huán)境，制定一套符合“西外辦公樓”所設(shè)定的管理規(guī)章；● 除附設(shè)于公約條款的管理守則外，本公司將會(huì)制定“西外辦公樓”用戶手冊(cè)等，使客戶搬進(jìn)大廈前對(duì)管理運(yùn)作有充分了解，以配合管理公司的服務(wù)。物業(yè)管理員工培訓(xùn)，本公司設(shè)有健全的訓(xùn)練項(xiàng)目，建議北京“西外辦公樓”管理員工的課程包括下列各項(xiàng)： 物業(yè)管理的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn) 寫字樓驗(yàn)收程序中應(yīng)注意事項(xiàng) 機(jī)電設(shè)備的認(rèn)識(shí)及驗(yàn)收 二次裝修審圖重點(diǎn)及日常維修保養(yǎng)概述 保險(xiǎn)事宜 客信與對(duì)客公函的妥善處理 禮貌禮儀 電話的有效應(yīng)用 消防知識(shí) 寫字樓緊急事件處理程序 處理客戶投訴技巧 寫字樓非營(yíng)業(yè)時(shí)間的服務(wù)與安全上述培訓(xùn)計(jì)劃，本公司建議是西外辦公樓營(yíng)運(yùn)前為進(jìn)駐物業(yè)的管理員工提供訓(xùn)練課程，以使各職務(wù)人員能于正式投入管理工作前，對(duì)專業(yè)管理模式及工作程序有系統(tǒng)及深入的認(rèn)識(shí)及訓(xùn)練機(jī)會(huì)。精確的事前財(cái)務(wù)預(yù)算及分析能保障物業(yè)投資者權(quán)益，相對(duì)而言，亦能確保及增加，制定出一套完整而合理的預(yù)算案，并預(yù)留基金作長(zhǎng)期性保養(yǎng)及更新計(jì)劃，以確保該項(xiàng)物業(yè)投資能達(dá)到最佳回報(bào)。7. 停車場(chǎng)管理建議停車場(chǎng)的管理應(yīng)注意以下幾個(gè)問題：1）劃定停車位2）專人管理3）建立停車場(chǎng)收費(fèi)制度4）重視停車場(chǎng)的安全管理8. 裝修工程及物料運(yùn)送控制的程序?yàn)榇_保用戶的裝修工程及材料運(yùn)送能配合大廈整體營(yíng)運(yùn)情況，要求各用戶指定的裝修承包商于施工前提供有關(guān)資料及費(fèi)用，以免妨礙物業(yè)的正常操作，確保業(yè)主及用戶權(quán)益。 從上可見，前期的管理籌備工作上實(shí)不容忽視，因在物業(yè)設(shè)計(jì)上的建議、管理維修公約上的意見及員工培訓(xùn)或政府聯(lián)系等均深深影響日后的管理工作。2） 聘請(qǐng)保安公司保安員，外包產(chǎn)生的管理問題。 清潔服務(wù)1） 本公司將擬定物業(yè)清潔服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，如建材的類別、位置、清潔次數(shù)及所需員工。2） 編制短期及長(zhǎng)期修繕計(jì)劃，建立機(jī)電維護(hù)的基準(zhǔn)及品質(zhì)定位，并備有各承包商處理定期及大型的維修保養(yǎng)計(jì)劃。2） 處理支出帳目所有物業(yè)內(nèi)管理運(yùn)作的帳目將由總經(jīng)理審核后交由服務(wù)公司作最后核準(zhǔn)，一切支出項(xiàng)目將依據(jù)先前通過物業(yè)管理預(yù)算案內(nèi)所制定的預(yù)估費(fèi)用做依據(jù)。另于有必要時(shí)舉行特別會(huì)議，商討其他有關(guān)管理問題； 本公司將每月提交詳盡的管理報(bào)告與發(fā)展商審核，內(nèi)容將包括物業(yè)人力資源狀況、用戶投訴、物業(yè)維修事項(xiàng)及管理費(fèi)收支表等。我們建議物業(yè)管理的前期工作應(yīng)該盡快開始在這期間，物業(yè)管理顧問的主要工作是：● 協(xié)助組建物業(yè)管理公司，成立具有獨(dú)立法人地位的經(jīng)濟(jì)實(shí)體?！?設(shè)定物業(yè)管理的法律規(guī)范，與發(fā)展商和律師共同草擬租賃合同、入戶守則、裝修規(guī)定及其他物業(yè)管理有關(guān)的法律文件，務(wù)求做好所移交的一切安排?！?編定崗位責(zé)任獎(jiǎng)懲制度及規(guī)章制度?！?根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)制訂人事制度，員工守則及勞動(dòng)合同?！?于交付使用前一個(gè)月，為各級(jí)員工安排短期上崗培訓(xùn)，使他們能充分認(rèn)識(shí)本身的工作職責(zé)及工作程序，同時(shí)灌輸其良好的服務(wù)意識(shí)及正確的物業(yè)管理概念和知識(shí)。這些工作包括：● 協(xié)助成立與業(yè)主和租戶聯(lián)絡(luò)并建立公關(guān)機(jī)制，接受業(yè)主和租戶對(duì)物業(yè)管理要求，不斷改善服務(wù)和擴(kuò)展服務(wù)的項(xiàng)目與范圍。 協(xié)助制定竣工驗(yàn)收安排及保養(yǎng)期內(nèi)之補(bǔ)修程序。 協(xié)助制定公眾投標(biāo)、驗(yàn)收及付款程序。 防止霸占公共地方，維持通道暢通及公眾安全。 安排專業(yè)滅蟲公司定期為公共地方進(jìn)行滅蟲工作?！?保險(xiǎn)：辦理物業(yè)和附屬設(shè)備的財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)，防避因自然或人為災(zāi)害帶來的巨大的財(cái)產(chǎn)損失： 協(xié)助檢定投保手續(xù)?！?按現(xiàn)行法規(guī)，制訂處理欠繳管理費(fèi)及其他費(fèi)用的程序，以確保穩(wěn)定的管理收入?！?建立財(cái)務(wù)及住戶資料庫，以提供標(biāo)準(zhǔn)資料及財(cái)政狀況預(yù)測(cè)，作為未來發(fā)展及投資的根據(jù)。 由于社會(huì)物質(zhì)和精神文明的進(jìn)步，物業(yè)管理公司將要面對(duì)租戶對(duì)管理服務(wù)需要高效率和不斷改進(jìn)的要求。二、重要承諾：（一） 在實(shí)際入駐達(dá)到85%以上后的一年內(nèi)達(dá)到市以上優(yōu)秀物業(yè)管理辦公樓標(biāo)準(zhǔn)；（二） 在2002年底前通過ISO9002國(guó)際質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證。我們完全可以遵照客戶要求，協(xié)商各種服務(wù)合約，包括但不限于以下幾種方式： 接受委托為單一或數(shù)個(gè)物業(yè)發(fā)展項(xiàng)目的物業(yè)管理公司，負(fù)責(zé)一切管理事務(wù)。 共同制定物業(yè)管理員工招募及培訓(xùn)計(jì)劃，提供教材、師資及資質(zhì)評(píng)估服務(wù)。為完全配合貴公司的構(gòu)想及物業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，本公司建議雙方合作方式如下： 雙方簽署物業(yè)管理顧問及服務(wù)合同，由2000年10月1日起，為期三年，由貴公司委托本公司為“西外寫字樓”的物業(yè)管理顧問，期滿自動(dòng)續(xù)約，直至其中一方提前六個(gè)月向?qū)Ψ桨l(fā)出書面通知到期終止合同?！?公司派出一名管理人員出任大廈總經(jīng)理，負(fù)責(zé)大廈的總體管理工作，其他人員由房屋服務(wù)公司人員出任。我們傾向于此種管理方式。另外，指定派駐物業(yè)全職實(shí)地工作的物業(yè)管理人員的工資補(bǔ)貼、因公務(wù)支出的餐費(fèi)、交通費(fèi)、電訊及其他合理開銷將以實(shí)報(bào)實(shí)銷方式或根據(jù)雙方協(xié)議限額，由貴公司自管理費(fèi)中支出。除日常的來往文件外，本公司亦會(huì)以書面向貴公司提交工作匯報(bào)。 Q照明=500012365=（萬度） Q照明=（萬度）=2） 大廈立體照明功率為15KW，每天平均開啟4小時(shí)，每年365天。電梯：154頂層60901230060116640小 計(jì)：116640合 計(jì)：四、物業(yè)管理開辦費(fèi)預(yù)算 （一）設(shè)備工具購置：1．工程工具購置費(fèi)：36762元（見表4）2． 保安設(shè)備購置費(fèi)：10132元（見表5）3． 辦公物品購置費(fèi)：310260元（含物業(yè)用車一輛）（見表6）4． 清潔工具購置費(fèi)：41310元（見表7） （二）人員費(fèi)用：（2個(gè)月）1．工資費(fèi)用：106160元（人均1295元，2個(gè)月平均每月按41人計(jì)算。如出租率按90%，全年預(yù)計(jì)租金總收入為20,675,052元人民幣左右，扣除物業(yè)管理費(fèi)5,039,976元人民幣，按目前房?jī)r(jià)計(jì)算，業(yè)主可在56年左右的時(shí)間內(nèi)收回投資，取得良好的資金回報(bào)。）3． 餐費(fèi)：19680元（每人每天每餐8元）4． 通訊費(fèi)：5000元（執(zhí)總的手機(jī)、BP服務(wù)費(fèi)） （三）開辦酬金：40000元（20000元/月） （四）CI設(shè)計(jì)：1．表格印刷：10000元（工程運(yùn)行記錄、巡檢記錄、維修單、各部門計(jì)劃、總結(jié)、員工管理、培訓(xùn)、財(cái)務(wù)管理等）。供暖費(fèi)共計(jì)：24元/平方米17126平方米=。我們希望有機(jī)會(huì)與貴公司共同協(xié)商一個(gè)平等互利的合約方式，發(fā)揮雙方各自優(yōu)勢(shì)，為貴公司提供稱心滿意優(yōu)質(zhì)的物業(yè)顧問服務(wù)，令貴公司在房地產(chǎn)開發(fā)及物業(yè)管理行業(yè)里再創(chuàng)高峰。此項(xiàng)費(fèi)用不包括用于物業(yè)管理費(fèi)實(shí)報(bào)實(shí)銷的我公司派往項(xiàng)目擔(dān)任實(shí)職的顧問人員的薪金及一切管理開支。但增加考核和激勵(lì)措施，有了競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。部門經(jīng)理由公司委派，各部門主管由外交人員房屋服務(wù)公司委派，由部門經(jīng)理幫帶各主管或根據(jù)考核直接聘用服務(wù)公司員工為部門經(jīng)理。 交付使用及物業(yè)使用期實(shí)際管理顧問服務(wù)：由首期樓宇進(jìn)入交付使用期的前三個(gè)月開始，直至合同期滿，本公司協(xié)助貴公司進(jìn)行物業(yè)的全面管理工作。 與房地產(chǎn)開發(fā)公司合作成立聯(lián)營(yíng)機(jī)構(gòu)，提供物業(yè)管理及投資管理服務(wù)。 接受委托為物業(yè)的銷售代理，負(fù)責(zé)國(guó)內(nèi)及國(guó)外的市場(chǎng)推廣計(jì)劃。我們清楚地知道每家房地產(chǎn)開發(fā)公司都有它本身的目標(biāo)和抱負(fù)，而且對(duì)自己公司的策略、發(fā)展需要和營(yíng)運(yùn)上的資源分配比任何外面的人都最了解。為應(yīng)付這些多元化和長(zhǎng)遠(yuǎn)的任務(wù)，貴公司可以籍著物業(yè)提供的物業(yè)管理服務(wù)，不斷維持高效率和高水平的物業(yè)管理服務(wù)，同時(shí)亦為貴公司帶來超卓的聲譽(yù)和長(zhǎng)遠(yuǎn)的經(jīng)濟(jì)效益?！?協(xié)助為管理資金并開設(shè)獨(dú)立銀行帳戶，負(fù)責(zé)管理資金?！?協(xié)助設(shè)定帳戶管理結(jié)算方式及報(bào)表格式，編制財(cái)務(wù)使用管理文件?！?建立物業(yè)檔案，維護(hù)物業(yè)的完整和統(tǒng)一管理。 審查大廈內(nèi)外的招牌和指示牌的質(zhì)量、形狀及位置，并且定期檢查，作必要的更新或改善。 確保大廈內(nèi)外環(huán)境整潔、優(yōu)美和舒適，制止亂丟、亂放、亂堆、亂倒，保持衛(wèi)生和環(huán)境美化。 協(xié)助聘用及訓(xùn)練保安人員，熟悉大廈保安監(jiān)察系統(tǒng)。 根據(jù)大廈的設(shè)備裝置，協(xié)助選聘專業(yè)公司及承包商，進(jìn)行定期保養(yǎng)維修?！?執(zhí)行物業(yè)管理公約、租約、業(yè)主守則及其他規(guī)定，防止違建和違約行為。● 于物業(yè)交付使用后，安排重溫培訓(xùn)班，務(wù)求員工服務(wù)素質(zhì)，能達(dá)到既定之標(biāo)準(zhǔn)。四、員工培訓(xùn)● 在物業(yè)交付使用前，協(xié)助物業(yè)管理公司聘用高級(jí)行政人員，物業(yè)經(jīng)理及維修保養(yǎng)經(jīng)理，配合市房地產(chǎn)管理部門進(jìn)行培訓(xùn)，取得相應(yīng)的上崗證書，并盡快參與制訂物業(yè)管理規(guī)章制度?！?協(xié)助制訂各級(jí)管理員工崗位責(zé)任及工作程序。二、物業(yè)管理計(jì)劃 一但我們被聘用后，配合物業(yè)本身的特點(diǎn)、當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)、市場(chǎng)情況、社會(huì)因素和發(fā)展商的目標(biāo)和承諾，我公司將：● 制定一套詳細(xì)的物業(yè)管理計(jì)劃，內(nèi)容包括物業(yè)管理公司的服務(wù)范圍、營(yíng)業(yè)方針、思想導(dǎo)向、勞動(dòng)工資計(jì)劃、財(cái)務(wù)管理、行政制度、大廈管理、工程維修管理、衛(wèi)生管理、綠化管理、治安管理、車輛管理、財(cái)產(chǎn)管理、考核制度、物業(yè)檔案、電腦系統(tǒng)與及其他特約服務(wù)等。按照企業(yè)化、專業(yè)化、社會(huì)化和制度化的要求，以統(tǒng)一管理、綜合服務(wù)、自我運(yùn)轉(zhuǎn)、自我發(fā)展、自我完善的目標(biāo)及日后接管物業(yè)作出一切籌備工作，設(shè)立臨時(shí)辦公室及購買辦公設(shè)備等。為配合西外寫字樓的交付使用及以后能使物業(yè)管理服務(wù)保持在較高的水平，我們建議由物業(yè)管理有限公司為西外寫字樓提供物業(yè)管理顧問服務(wù)，以使物業(yè)能夠順利交用，同時(shí)建立完善的管理制度。 處理投訴 駐物業(yè)管理處將記錄所有客戶的建議或投訴，并以最短時(shí)間內(nèi)處理； 本公司物業(yè)管理部主管級(jí)人員將定期友善拜訪各用戶，做適當(dāng)溝通； 所有用戶的建議及投訴記錄將提供與發(fā)展商查核及檢討。 財(cái)務(wù)管理1） 物業(yè)管理預(yù)算 管理預(yù)算案主要針對(duì)物業(yè)日常運(yùn)作支出做出評(píng)估并制定。3） 本司將擬定客戶室內(nèi)的清潔服務(wù)細(xì)則及收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，以滿足客戶的特殊服務(wù)。4） 為確保大廈的保安服務(wù)能達(dá)至預(yù)定的效果，本公司將定期與大廈發(fā)展商代表舉行會(huì)議，檢討物業(yè)保安問題。該項(xiàng)服務(wù)將于大廈正式營(yíng)運(yùn)前提供資料與業(yè)主參考。如單位內(nèi)樓板禁止切割或挖掘，用戶單位設(shè)施的更改，易燃物體的管理及處置等，物業(yè)管理中心將有特定的規(guī)定監(jiān)管，以確保安全。預(yù)算案內(nèi)每一內(nèi)容及項(xiàng)目均針對(duì)物業(yè)所制定的設(shè)施專業(yè)管理服務(wù)為目的。起動(dòng)預(yù)算將以實(shí)際需要而訂立費(fèi)用的安排，并以經(jīng)濟(jì)及有效使用為大前題，避免浪費(fèi)資源，我公司對(duì)大廈的起動(dòng)資金，進(jìn)行了初步預(yù)算，具體內(nèi)容詳見第八章。培訓(xùn)計(jì)劃將為理論與實(shí)務(wù)并行，并配合適當(dāng)?shù)难萘?xí)，使其能熟悉及實(shí)際體會(huì)突發(fā)事故的應(yīng)變措施及程序。2. 提供大廈設(shè)施專業(yè)意見就發(fā)展商已決定或需要提供意見的各項(xiàng)設(shè)施作出對(duì)將來管理運(yùn)作的意見，主要針對(duì)從使用者角度去選擇各類設(shè)施，配備及安排等，并提供是否適合日后使用者要求的意見。本公司一般建議的運(yùn)作方式，為先做前期預(yù)算案，由發(fā)展商審批并撥款作為前期開辦費(fèi)，基金以實(shí)報(bào)實(shí)銷形式定期向發(fā)展商匯報(bào)，以確保合理的財(cái)務(wù)運(yùn)作。在交付使用之日起，物業(yè)管理公司必須按照與發(fā)展商確定的程序，把有關(guān)樓宇交付客戶使用，并協(xié)助使用者解決所遇到的問題，提供完善的售后服務(wù)，以確保發(fā)展商的信譽(yù)。此外，停車場(chǎng)必須設(shè)有閉路電視