【正文】 審會議 、 招標會 、 工程進度、質(zhì)量、安全會議、項目市場推廣、營銷會議、 其他專項協(xié)調(diào)會議等。 （ 3） 需要 集團領(lǐng)導 參加的，提議人應提前與 集團領(lǐng)導 、 本公司 總經(jīng)理協(xié)商并說明事由。 （ 4） 對于一般性 會議或者人數(shù)少于 5 人（含）的小型會議，可通過電話 方式通知，但必須得到被通知人的確認。 24 （ 4） 出席會議的人員均對會議所議事項有保密義務，不得擅自披露未決議或有爭議的事項。 督辦 （ 1） 會議的每一項 決議應包括決策意見， 工作計劃安排、目標、時間、評定標準 ， 責任人 和 督辦人。 范圍 適用于公司重要決策、會議決議、工作部署和行政指令的督辦管理。 工作程序 會議督辦 執(zhí)行《會議管理辦法》的有關(guān)規(guī)定。 督辦的方式 （ 1） 轉(zhuǎn)辦：對需要職能部門辦理 的事項，將領(lǐng)導批示、要求等填入《工作聯(lián)系單》，直接送交責任部門負責人，進行書面交接。 （ 4） 督辦與調(diào)研相結(jié)合：督辦事項下達后，督辦人要通過多種方式，跟蹤了解落實情況，及時溝通信息，適時催辦，并及時反饋進展情況，并應及時匯報。 26 （ 4） 督辦人員要認真審核承辦部門的辦結(jié)報告，不符合要求的，通知承辦單位進行補辦或重新辦理。 職責 行政人事部負責公司法律事務的管理。必要時，可請律師參與談判。必要時，請律師介入法律事務。 范圍 適用于公司合同制員工勞動合同的簽訂、解除（終止）、續(xù)簽等事項的管理。對于社會招聘的員工需確保與原單位解除勞動合同。 初次簽定或續(xù)簽勞動合同均統(tǒng)一在 行政人事部 辦理，并由 行政人事部 建立勞動合同管理臺帳。 合同到期不再續(xù)簽的人員，按終止勞動合同處理，由 行政人事部 在合同到期前一個 30 月書面通知員工本人并做好思想工作和離職等其他善后工作。為了滿足這一要求，初次簽定合同的起始時間和續(xù)簽合同的時間，應統(tǒng)一為每月的第一天，終止時間也統(tǒng)一到每月的最后一天。未盡相關(guān)事宜按國家《勞動法》相關(guān)規(guī)定處理。 行政人事部負責收集人員需求信 息，依據(jù)集團公司人力資源部的規(guī)定，辦理相關(guān)手續(xù)， 發(fā)布 招聘廣告以及 招聘面試等。 行政人事部根據(jù)崗位任職要求，會同用人部門 共同對應聘人員進行篩選、考核（總經(jīng)理將視情況決定是否親自參加），報經(jīng)總經(jīng)理批后辦理錄用手續(xù)。 行政人事部匯集、整理材料，會同用人部門按要求進行 篩選， 并組織筆試、面試。 崗前培訓 （ 1）講解公司的歷史、現(xiàn)狀、經(jīng)營范圍、企業(yè)文化等； 32 （ 2）講解公司的組織機構(gòu)設(shè)置，介紹各部門人員； （ 3）講解各項辦公流程，組織學習各項規(guī)章制度； （ 4）講解公司對員工道德、情操和禮儀的要求； （ 5）介紹工作環(huán)境和工作條件，輔導使用辦公設(shè)備； （ 6）解答疑問 1 新錄用人員培訓完畢，向工作部門報到，由部門經(jīng)理負責安排具體工作。 （ 2） 姓名變更。 1 新錄用人員的試用期是三個月 。 1試用期結(jié)束，由試用人員填寫“職員試用期考核表 ”。 1 轉(zhuǎn)正申請得到批準的員工 正式 辦理入職手續(xù)，與公司簽訂“勞動合同”。 行政 人事部 代表公司 處理 員工離職工作的相關(guān)事宜。公司辭退員工的必須出具“員工辭退通知書”，并進行談話。 事務移交： ① 原領(lǐng)的辦公設(shè)備、用品等交還 行政人事部 。 ⑤ 員工離職手續(xù)完備后，由 行政人事部通知財務部 結(jié)算相關(guān)工資與費用。 員工離職后， 行政人事部 應及時登記《人員調(diào)整登記表》。 行政人事部 負責根據(jù)《中華人民共和國勞動法》、《中華人民共和國勞動爭議處理條理》、《企業(yè)勞動爭議調(diào)解委員會組織及工作規(guī)則》規(guī)定，提出解決方案報總經(jīng)理。溝通結(jié)果在當日內(nèi)通告 行政人事部 ，必要時直接向總經(jīng)理匯報。 行政人事部 起草解決方案，報總經(jīng)理審批。 36 25 培訓管理 目的 創(chuàng)建學習型組織，提高全體員工的理論修養(yǎng)和綜合素質(zhì)，適應公司發(fā)展 。 行政人事部負責組織落實培訓工作，并在集團公司人力資源部備案。培訓按計劃、分批分。 （ 2）每次公開招聘結(jié)束、新員工報到后一周內(nèi)， 行政人事部 要組織一次對新進員工進行的崗前培訓。 職責 公司各部門、項目部提出培訓需求，按照計劃實施培訓。仲裁和訴訟程序依勞動仲裁部門和法院規(guī)定執(zhí)行。溝通結(jié)果在當日內(nèi)通告 行政人事部 ，必要時直接向總經(jīng)理匯報。 如果涉及仲裁或訴訟的，由 行政人事部 提出處理意見，總經(jīng)理審批《勞資糾紛處理方案》。 范圍 適用于公司與員工之間因勞動合同、勞動工資等事項發(fā)生的勞動糾紛的處理。 自動離職超過 15天（無特殊情況） 不到公司辦理離職手續(xù)的，視為自動放棄結(jié)算工資與費用的權(quán)利。 ③ 退還公司住房及房內(nèi)屬于公司的物品，辦理退房手續(xù)。 離職員工需填寫“員工離職手續(xù)完備表”，由相關(guān)部門經(jīng)理簽字后交 行政人事部 備案。 辭退： 員工有下列情形之一者，公司可予以辭退： ◎?qū)I(yè)不對口或?qū)I(yè)技能欠缺，不能勝任工作崗位的； ◎身體患有某種疾病不能適應工作或患有傳染病可能影響他人健康的； ◎施工管理一線主管以下 人員（含主管）年齡滿 55 周歲的； ◎工程項目縮減后多余人員或合同到期后沒有續(xù)簽的； ◎工作不認真表現(xiàn)不好或履行崗位職責沒有取得績效的； ◎缺乏職業(yè)道德或有損害公司利益行為的； ◎其他具有辭退情形的。 范圍 適用于對員工的辭退、辭職的管理。部門負責人根據(jù)試用人員各方面情況提出轉(zhuǎn)正 意見，交 行政人事部。 1試用人員在試用期間，因業(yè)務能力差或品行欠佳，公司可隨時停止試用。 （ 4） 本人或配偶分娩。 1新錄用人員在報到后需填寫“公司員工履歷表”，提交身份證、學歷證書 、 職稱證書、一寸照片六 張交 行政人事部 。 新錄用人員持“錄取通知” 在規(guī)定時間內(nèi) 向公司 行政人事部報到。 行政人事部 負責設(shè)計、制作、刊登廣告，收集應聘者材料。 總經(jīng)理負責招聘、錄用計劃的審批， 視具體情況參加部分高端人才的面試。 范圍 適用于 人才 招聘和錄用工作 。 1 公司辭退員工和員工在勞動合同期滿前 辭職，均應提前一個月時間向?qū)Ψ教岢鰰嬉庖姡?行政人事部 向總經(jīng)理上報提前解除勞動合同的名單時，應詳細說明提前解除勞動合同的原因。合同期滿終止勞動合同的人員由 行政人事部 及時備案。變更勞動合同，變更內(nèi)容經(jīng)總經(jīng)理同意后，雙方當事人應以書面形式對變更的事項加以說明并簽字確認生效。 公司編印的試用《 勞動合同》和《勞動合同》符合《勞動法》和勞動合同管理有關(guān)規(guī)定，合同一經(jīng)雙方簽字確認即具有法律效力。 工作程序 員工與公司建立勞動關(guān)系應當簽訂勞動合同。 公司范圍內(nèi)對外法律事務工作由 行政人事部 具體負責聯(lián)系、接待、調(diào)閱資料，解答個案及相關(guān)事宜，配合、協(xié)調(diào)訴訟全過程工作。 各部門 、項目部專人負責建 立健全業(yè)務檔案，保證 管理及法律事務 需要時，能夠 隨時查閱和調(diào)取檔案。 各部門 、項目部 向業(yè)務對象出具的重要法律文書，尤其是格式文書或統(tǒng)一文書，在出具前交由 行政人事部 會同法律顧問審閱定稿，并由公司存檔。 27 110 法律事務管理 目的 建立健全公司法律事務管理體系， 實現(xiàn)集中 、統(tǒng)籌、專人管理法律事務 。必要時，下達《督辦通 知單》 （ 2） 《督辦通知單》發(fā)出后，督辦人要采取多種形式及時檢查、了解貫徹落實情況，并督促承辦單位按規(guī)定匯報辦理結(jié)果。牽頭部門對協(xié)辦部門有統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的權(quán)利，協(xié)辦部門有義務配合和積極完成任務。接受指令的人應經(jīng)確認無誤后再執(zhí)行。 各部門、 項目部 負責人是本部門承辦事項的直接責任者，應認真完成安排的工作任務 和要求 。在工作辦理期間，應主動向督辦人匯報。 （ 2） 需要形成《會議紀要》的， 記錄 人應在會后一個工作日內(nèi)整 理出《會議紀要》，并交會議參加人員簽認。 （ 2） 公司級會議、專題會議或其他重要會議，參加者應在《會議簽到表》上簽字。 （ 2） 召集人一定要提前發(fā)放資料、議案，避免在會場才熟悉會議資料。 會議提議 與審批 （ 1）公司定期例會無須提議 和審批。 各部門、項目部負責主辦的專題會議、例會的組織安排。 （ 3） 工程 檔案的移交工作 應 嚴格按照 城建 檔案館的規(guī)定及 要求進行 。 不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標注證，不得轉(zhuǎn)借、涂改和私自復印。 檔案借閱 （ 1） 需要外借的檔案，借閱人應辦理借閱審批和登記手續(xù)。 ◎ 文字材料應按事項、專業(yè)順 序排列，既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。 （ 4）交接資料時必須當面清點，核對確認無誤后，由 經(jīng)手人和負責人簽字。 （ 5）影像檔案攝錄必須 記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。 ◎ 歸檔文件要按次序系統(tǒng)排列，編制案卷順序號，案卷目錄一式兩份。 ④ 凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在當月內(nèi)立卷歸檔。 立卷、歸檔 （ 1） 行政人事部及各職 能部門應定期或不定期的 進行檔案的收集。 行政人事部負責對公司本部人事檔案的直接管理 。 —— 簽呈文件 ，按分層負責的決議層次訂定時限。 —— 涉及其他部門 的， 由行政人事部通知配合部門，及時 處理 文書上的各項要求 。 —— 經(jīng)辦人辦理文件時，原則上應將擬辦或復文擬搞簽呈主管審批，并將處理經(jīng)過、結(jié)果或復文摘要進行記錄。 —— 普通：指非機密文書。 發(fā)文部門由 專人負責來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、檔案管理等事宜。 ◎ 差旅費 ：參照差 旅費 開支管理暫行規(guī)定。費用統(tǒng)一由定點單位向公司財務收取。 （ 2）對相對固定的行政辦公 費用，公司采用年度預算 的方式， 嚴格執(zhí)行相關(guān)管理辦法（如固定資產(chǎn)、車輛管理辦法等）， 厲行節(jié)約 ，嚴控不合理的費用發(fā)生。 工作 程序 費用控制原則 （ 1） 對相對固定的行政費用采用預算管理。 17 15 行政辦公費用管理 目的 加強對行政辦公費用發(fā)生的管理，合理控制行政辦公費用總量，提高費用配置的合理性。 信息系統(tǒng)建設(shè) （ 1）提出意向：需要新建或?qū)υ行畔⑾到y(tǒng)二次開發(fā)的部門提出需要，報 行政人事部受理 ，匯總后協(xié)調(diào)集團信息部進行辦理 。 （ 4）硬件設(shè)備維修： ①所有電腦、打印機、掃描儀、復印機、投影儀、照 /攝像器材等硬件設(shè)備都由 行政人事部 負責維修； ②硬件設(shè)備損壞或故障時，填寫“報修單”向 行政人事部 申請修理； ③ 行政人事部協(xié)助集團信息部 對故障進行判斷，硬件故障，送往廠家進行維修，在報修單上登記修理情況； ④計算機系統(tǒng)軟件類的故障由 行政人事部聯(lián)系集團信息部， 指定專 人負責檢查和維修，并確認故障性質(zhì)，分清責任，并在報修單上登記修理情況。 （ 3）電腦硬件設(shè)備的管理 ①由 行政人事部聯(lián)系集團信息部 對電腦硬件設(shè)備進行定期維護清理。 ◎其它經(jīng) 行政人事部 批準并備案的軟件。 工作程序 辦公業(yè)務網(wǎng)絡及設(shè)備使用 （ 1）辦公業(yè)務網(wǎng)由公司 行政人事部 統(tǒng)一管理；除辦公用機、業(yè)務用機外，其他部門和個人未經(jīng)批準嚴禁在辦公業(yè)務網(wǎng)上連接任何設(shè)備（包括網(wǎng)絡設(shè)備，路由設(shè)備，智能設(shè)備，服務器等）。 （ 2）固定資產(chǎn)處置收入由行政人事部統(tǒng)一收取，任何個人和 部門不得私自占有。若資產(chǎn)使用部門發(fā)生變更，應由行政人事部及時登記入冊，或改簽責任人。辦公用品由各部門派專人到行政人事部填寫 《辦公用品領(lǐng)用表》后 統(tǒng)一領(lǐng)取。 14 （ 2） 固定資產(chǎn) 原則上不得外借，特別情況下必須向行政人事部申請并填寫《固定資產(chǎn)借用表》，明確借用人。 ②采購人員必須嚴把進貨關(guān)、質(zhì)量關(guān)、價格關(guān)，不進“三無”產(chǎn)品，不進質(zhì)次產(chǎn)品，不進價高產(chǎn)品。 ②行政人事部根據(jù)現(xiàn)存物資情況，填寫“采購計劃清單”送 總經(jīng)理審批 后統(tǒng)一組織采購。 職責 行政人事部 負責固定資產(chǎn)及辦公用品的管理。委托他人而受委托人對委托事宜未盡職責者，給予警告。 （ 5）違反上述規(guī)定的處罰： ◎未按請假審批程序規(guī)定辦妥請假手續(xù)而擅自離開工作崗位，視為曠工處理。 （ 2）員工病假、事假、工傷假 的核準權(quán)限如下： ◎員工請假三天（含）以內(nèi)，由所在部門負責人核準；請假三天以上，由 部門負責人、 12 主管領(lǐng)導核準， 總經(jīng)理批準。醫(yī)療費用除工傷保險支付外，剩余部分由公司承擔。 ◎喪假期間扣發(fā)出勤獎，工資與其它福利待遇照常發(fā)放。 （ 7）喪假 ◎ 員工親屬（父母、岳父母、公婆、配偶、子女）死亡的，可享受 4 日喪假。違 反計劃 生育政策的，不享受公司全部待遇。 ◎員工父母、子女結(jié)婚，可享受 2日婚假；員工 與 配偶的兄弟、姐妹結(jié)婚，可享受 1日婚假。 ◎員工因病需休息時，需持有鄉(xiāng)鎮(zhèn)以上醫(yī)院的診斷說明書，辦理書面請假手續(xù)。 （ 3）事假 ◎為了不影響公司工作，員工有事應盡可能安排在公休假日辦理。 （ 2）對曠工者，公司按以下規(guī)定予以處罰： ◎ 曠工 按 200%扣發(fā)當日工資； ◎月內(nèi)曠工兩日 以上 的 ， 加 扣發(fā) 當月滿勤獎 ； ◎ 月內(nèi)曠工三 日 以上， 年內(nèi)累計曠工 15 日以上的， 解除勞動合同， 給