【正文】 化為每周或每日之工作事 編排每周或每日的行事次序并執(zhí)行之 定期檢討 173 第六講 緩解工作壓力 174 課程程序 ?了解壓力 ?戰(zhàn)勝壓力 ?放松自我 175 自我測(cè)試㈠： 1． 一旦工作發(fā)生差錯(cuò) ， 立刻責(zé)備自己 。一些電話 一些信件 、 報(bào)告 關(guān)系的建立 準(zhǔn)備事項(xiàng) 危機(jī) ? 錯(cuò)誤 2： 公共通道有些狹窄，但好在不會(huì)影響他人 150 效率專家挑錯(cuò)辦公室 ? （圖 2） 60分 ? 錯(cuò)誤 1 公共通道和私人空間交叉 ? 錯(cuò)誤 2 接待空間在辦公室盡頭 ? 錯(cuò)誤 3 秘書與主管座位離開太遠(yuǎn) ? 錯(cuò)誤 4 電腦顯示器朝向不對(duì)，造成反光 ? 錯(cuò)誤 5 辦公室沒有隔板，聲音干擾嚴(yán)重 ? 錯(cuò)誤 6 適合安放辦公桌的窗口位置被文件柜占據(jù) 151 效率專家挑錯(cuò)辦公室 ? （圖 3） 70分 ? 錯(cuò)誤 1 公共通道過長(zhǎng) ? 錯(cuò)誤 2 主管個(gè)人空間失去接待功能 152 效率專家挑錯(cuò)辦公室 ? （圖 4）滿分 ? 優(yōu)點(diǎn) 1 充分利用有陽光的窗口位置 ? 優(yōu)點(diǎn) 2 私人空間和公共空間交叉減少 ? 優(yōu)點(diǎn) 3 利用隔板阻斷過多噪音 ? 優(yōu)點(diǎn) 4 主管與秘書溝通方便 ? 優(yōu)點(diǎn) 5 減少訪客對(duì)其他人的干擾 153 辦公室排毒 DIY ? 自我檢測(cè)問題： 1. 我的辦公桌為什么要放在這個(gè)位置？ 2. 我的工作空間和公共通道是否過近？ 3. 我每天來往于辦公桌與文件柜的頻率有多高？ 4. 我遭受的最主要的辦公干擾來自哪里？ ? 提出辦公室改善建議。 ? 反應(yīng) ? 確認(rèn) ? 總結(jié) 132 技巧三－－恰當(dāng)?shù)奶釂? 問題的種類 １）開放式 ２）封閉式 ３）探索式 ４）反射式 133 技巧四－－給予有建設(shè)性的回應(yīng) ? 回應(yīng)必須對(duì)事，并與行為有關(guān) ? 以改善而不是以批評(píng)為目標(biāo) ? 把重點(diǎn)放在對(duì)方可以改善的行為上 ? 尋求對(duì)方的意見而不是強(qiáng)加自己的意見 134 案例分析 ? 三國(guó)演義 第七十二回 “ 曹操怒斬楊修 ” 片段 ? 根據(jù)此案例討論 “ 作為行政文秘應(yīng)該如何傳達(dá)上司的指令 ” 135 行政文秘如何與上司溝通 ?行政文秘與上司溝通的注意事項(xiàng) ?行政文秘向上司匯報(bào)工作的技巧 ?行政文秘與上司爭(zhēng)論問題的技巧 ?行政文秘批評(píng)上司的技巧 136 行政文秘與上司溝通的注意事項(xiàng) ?把握時(shí)機(jī)和場(chǎng)合 ? 注意領(lǐng)導(dǎo)的眼和手 137 向上司匯報(bào)工作的技巧 ? 理清思路 ? 突出重點(diǎn) ? 刪繁就簡(jiǎn) ? 恭請(qǐng)上司點(diǎn)評(píng) 138 與上司爭(zhēng)論問題的技巧 ? 問題是重要的 ? 爭(zhēng)論一定要有所準(zhǔn)備 ? 爭(zhēng)論要有個(gè)和氣的開頭 ? 爭(zhēng)論中一定堅(jiān)持從問題出發(fā)，而不是對(duì)人 ? 不要時(shí)間過長(zhǎng) ? 要客氣地結(jié)尾 ? 對(duì)同一個(gè)問題，不要爭(zhēng)論多次 139 批評(píng)領(lǐng)導(dǎo)的技巧 ? 批評(píng)盡可能私下進(jìn)行 ? 以親切的話語作為批評(píng)的開場(chǎng)白 ? 批評(píng)行動(dòng)，而不是對(duì)人 ? 提供答案 ? 一個(gè)過錯(cuò)一次批評(píng) ? 在友好的方式中結(jié)束 140 第五講 時(shí)間管理 141 課程程序 1． 分析時(shí)間 2． 診斷工作環(huán)境 ， 提高工作效率 3． 立即改變 4. 跨越時(shí)間管理陷阱 142 一 . 分析時(shí)間 ? 每天留出時(shí)間進(jìn)行回顧，調(diào)整優(yōu)先次序，舍棄無效的工作 ? 分解困難的任務(wù)，逐個(gè)擊破 ? 在上班的路上大致計(jì)劃一下當(dāng)天的工作 ? 將工作日以 30分鐘進(jìn)行分割 ? 及時(shí)更新工作日志 —記憶往往是不可靠的。 122 （四）環(huán)境因素 在溝通過程中，選擇了不適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)、時(shí)間等，直接影響訊息傳送。 ?抽查不符，無效。 100 二、 陪同上司商談禮儀 ?細(xì)心聆聽 ?適時(shí)圓場(chǎng) 101 提問？ ?剛才情景一和情景二當(dāng)中，B分別有哪些不同的表現(xiàn)？ ?A的感受有什么不同？ 102 1. 細(xì)心聆聽 聆聽者六要素 （ SOFTEN） ? S—— 微笑 （ Smile） ? O—— 準(zhǔn)備注意聆聽的姿勢(shì) （ Open Posture） ? F—— 身體前傾 （ Forward Lean） ? T—— 音調(diào) （ Tone） ? E—— 目光交流 （ Eye Communication） ? N—— 點(diǎn)頭 （ Nod） 103 GEC Program 104 GEC Program 105 2. 適時(shí)圓場(chǎng) 在領(lǐng)導(dǎo)和客戶商談時(shí)，應(yīng)該注意領(lǐng)導(dǎo)的談判技巧和應(yīng)對(duì)方式，并且要充分掌握氣氛。 95 ⑵ 下車禮儀 Ⅴ ? 起身后等直立身體以后轉(zhuǎn)身關(guān)車門，關(guān)門時(shí)不要東張西望，而是面向車門，好象關(guān)注的樣子。 91 ⑵ 下車禮儀 Ⅰ 身體保持端座狀態(tài)，側(cè)頭，伸出靠近車門的手打開車門，然后略斜身體把車門推開。 ） 87 ⑴ 上車姿勢(shì) Ⅰ 開門后手自然下垂 ， 可半蹲捋裙擺順勢(shì)坐下 。 83 2. 乘車禮儀 （ 2） ? 抵達(dá)目的地后，你應(yīng)首先下車，下車后，繞過去為上司或顧客打開車門。 ? 如果你走路時(shí)同時(shí)提著物品 ， 應(yīng)留神別讓自己提的物品阻攔或碰撞了別人 。 70 （三）灑脫的走姿 ? 走姿的基本要領(lǐng) 行走時(shí)雙肩平穩(wěn)，下頜微收，面帶微笑，手臂放松，前后自然擺動(dòng)，上體微前傾，腳尖略抬，腳跟先著地，步幅適當(dāng)。 2）與人交談，身子應(yīng)適當(dāng)前傾。 ? 不宜過細(xì)，長(zhǎng)度以 130150厘米為宜。 3）華麗或性感的服裝不適合辦公室的文秘。 27 能代替上司處理日常事務(wù) 。 22 小測(cè)試：你適合做文秘嗎？（表四） 序號(hào) 檢測(cè)內(nèi)容 良 一般 差 22 能以最佳的方式管理文件 （ 歸檔 、 保存 、 查找 ） 23 有一定數(shù)學(xué)頭腦 。 18 積極主動(dòng)而非被動(dòng)工作 。 及時(shí)將企業(yè)內(nèi)外部信息傳遞給經(jīng)理。 9 10 經(jīng)理外出時(shí)能主動(dòng)主持辦公室工作 。 5 能嚴(yán)守秘密謹(jǐn)慎處理保密文件 。 行政文秘人員的主要工作（表二） 19 小測(cè)試：你適合做行政文秘嗎？（表一） 序號(hào) 檢測(cè)內(nèi)容 良 一般 差 1 良好的文字處理能力 ， 字體優(yōu)美 ， 書寫工整 。 行政事務(wù)工作 包括財(cái)務(wù)管理 、 生活管理 、 環(huán)境管理 、 車輛管理及接待工作 。 18 工 作 具 體 內(nèi) 容 檔案工作 單位的重要文書 ， 處理完畢后都要立卷歸檔 。 文書工作 文書是單位行使職權(quán) 、 進(jìn)行指揮管理 、 聯(lián)系洽商工作的重要工具 ，也是秘書重要的經(jīng)常性工作 ， 包括收文的處理和發(fā)文的撰擬 。 8 主要指使用電話 、 電傳和傳真設(shè)備 。 4 在文稿正式付印之前對(duì)文稿做的各種整理和加工 。1 第一講 你適合做行政文秘嗎 2 課程安排 ? 什么樣的人員適合做行政文秘人員 ? 行政文秘人員需要具備什么樣的能力 ? 行政文秘人員需要掌握的專業(yè)技能 ? 行政文秘人員的主要工作 3 所謂 “ 行政文秘人員 ” ?包括機(jī)關(guān)、企業(yè)、團(tuán)體等內(nèi)部負(fù)責(zé)管理、服務(wù)工作的行政人員、文秘人員等 4 游戲：心目中的你 ?請(qǐng)?jiān)u出我們班里你認(rèn)為最適合做行政文秘人員的同學(xué) ?至少列出五條原因 5 什么樣的人適合做行政文秘人員 ?個(gè)人條件 ?個(gè)性要求 ?品質(zhì)要求 6 （一）個(gè)人條件 ?學(xué)歷 ?性別