【正文】 第二章 文件材料的收集管理 第一條 堅持部門收集、管理文件材料制度。 第四條 聲像檔案管理： 永泰房地產(chǎn)（北京）公司 人力資源部 .檔案管理制度 第 14 頁，共 7 頁 ? 聲像檔案一般由錄單帶、錄像帶、攝像帶、影片 (母片 )、照片 (含底片 )、各種光電介質(zhì)等及文字說明兩部分組成 ； ? 聲像檔案是本公司檔案的組成部分， 由 綜合管理部集中統(tǒng)一管理 ； ? 聲像檔案種類： ? 反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料； ? 各級領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動的聲像資料； ? 本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料 ； ? 涉及本公司權(quán)益的聲像資料 ； ? 其它單位形成的與 本公司有關(guān)的重要聲像資料 ； ? 其它具有保存價值的聲像資料。 ? 須銷毀的文件須經(jīng)綜合管理部 部長 批準(zhǔn)， 并 派專人監(jiān)銷。 ? 歸檔文件的保存期限 ： 文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下 列規(guī)定辦理： ? 永久保存： ； ； ； 會及股東會紀(jì)錄； ； ； 證 及其他 債權(quán)憑證； ； 。 ? 人事檔案由人力資源部整理立卷，定期歸檔。 2． 存放永久和長期檔案的專柜，由行政部指定專人管理。 8． 銷毀過期檔案，應(yīng)由部門經(jīng)理審批后方可銷毀。 4． 調(diào)用的檔案，一般不得帶離公司，公司檔案被借出辦公室時，借用人須在檔案登記本上登記，借閱檔案三日內(nèi)歸還，如需繼續(xù)借閱，必須在登記本上簽字后，方可繼續(xù)借閱。 （ 4） 有密切關(guān)聯(lián)的文件不可分散。 （ 4） 專 (兼 )職檔案員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記薄上注明。對處理完畢或批存的文件材料，由專 (兼 )職檔案員集中統(tǒng)一保管。公司行政部負責(zé)公司的立卷歸檔工作，各部門、各員工均要嚴格執(zhí)行立卷歸檔制度，應(yīng)歸檔的文件材料要妥善保存、及時歸檔編號、任何人不得以任何理由拒絕歸檔。 第四十三條 對檔案庫房、裝具和檔案進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，作出記錄，查明原因，保持檔案處于良好狀態(tài)。 第八章 檔案安全保密 第三十九條 檔案人員要樹立保密觀念，嚴守黨和國家的機密。 第七章 檔案利用 第三十六條 各部門借閱本部門的檔案，須經(jīng)本部門負責(zé)人同意，并履行借閱手續(xù)，借閱其它部門的檔案，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，辦理登記手續(xù)后方予借閱。嚴禁將應(yīng)銷毀的檔案材料作其他用途或當(dāng)廢紙出賣。 第二十九條 檔案庫房是保存機密的重地，除檔案工作人員之外，其他人員未經(jīng)許可不準(zhǔn)進入庫房 。 第二十七條 庫房檔案裝具要分別有序地編號和存放。對永久和長期保存的檔案，如有破損或字跡模糊，應(yīng)及時進行修補或復(fù)制。主要是對不符合要求的案卷和收進的零散文件進行加工整理，并按全宗分類，做好插卷、排列和編制案卷目錄。 3. 科研檔案：在每個項目完成或停止后歸檔。禁止用鉛筆、圓珠筆。修改內(nèi)容較少時，可直接在圖面 “ 涂改 ” ，刮改時應(yīng)在修改處標(biāo)注 “ 修改 ” 標(biāo)記，修改內(nèi)容較多時，應(yīng)另出新圖。 第十三條 各級人員因公外出、出國考察、參加各種會議所收到的或簽訂的有價值的文件材料，要按歸檔范圍的規(guī)定及時向檔案部門移交。 3. 保管、保養(yǎng)好庫房內(nèi)的工具、設(shè)備，定期進行保養(yǎng)。 4. 存放照片、磁帶要用特制的密封盒，膠片頁夾和影集按編號順序存放。 第七條 檔案保管制度 （一） 檔案保管 1. 接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續(xù)。 （三） 鑒定和銷毀 1．會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類，定期保管期分為 3 年、 5 年、 10 年、15 年、 25 年 5 類。制定管理制度，對違反制度的有權(quán)進行監(jiān)督糾正，情節(jié)嚴重的向領(lǐng)導(dǎo)提出處理 意見。 （二） 管理和利用 1．企業(yè)要建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等各項制度。 有必要延長保管期限的其他會計材料。 3．對以下會計專業(yè)材料另行組卷 土地征用及重大固定資產(chǎn)的買賣單據(jù)。 （三） 人事檔案為秘密文件，一般不允許借閱。 3．應(yīng)銷毀的文書檔案，由檔案管理員填寫銷毀文件登記表，召集有關(guān)人員進行鑒永泰房地產(chǎn)（北京）公司 人力資源部 .檔案管理制度 第 5 頁，共 7 頁 定和核對，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可銷毀。 4．以參考為目的從各方面搜集來的文字材料。 文書檔案專柜，設(shè)在干燥通風(fēng)，不易漏水的地方，注意受潮變質(zhì)， 防止蟲蛀。 第四條 文書檔案管理制度 （一） 文書檔案形成 文書檔案的形成是本公司發(fā)展過程中逐步積累的資料，經(jīng)辦人員經(jīng)過收集、記錄，定期整理、歸類，保持文書檔案的完整性。 （五） 財務(wù)檔案中的機密事項。具體內(nèi)容如下： （一） 不作公開的廠務(wù)會議、黨委會議的記錄以及有關(guān)工作記事。廠內(nèi)借閱要經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)和部門負責(zé)人同意批示，密級文件不準(zhǔn)抄錄、復(fù)印、轉(zhuǎn)載。 （二） 不該說的機密絕對不說，不該知道的機密絕對不問，不該看的機密絕對不看，絕對不利用機密謀取私利。 （三） 檔案利用者，歸還檔案時，工作人員必須當(dāng)面查清、注銷，如有損壞和丟失應(yīng)及時追查，并報領(lǐng)導(dǎo)，追究處理。 （十二） 照片檔案歸檔要求：照片、底片、說明三部分組成；錄像、磁盤要求附編號、內(nèi)容、攝制者時間。 （八） 歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。 （八） 案卷裝訂：裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應(yīng)按裱 糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷。 （六） 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。 永泰房地產(chǎn)（北京）公司 人力資源部 .檔案管理制度 第 2 頁，共 7 頁 （四） 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號。員工在工作過程中產(chǎn)生的需補充至員工檔案的文件，應(yīng)在文件正式完成后的 7 個工作日內(nèi)存入檔案。 第四條 職責(zé)分工： 人力資源部負責(zé)員工檔案的管理工作，指定專人（兼職）負責(zé)員工檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計和借閱工作。永泰房地產(chǎn)（北京）公司 人力資源部 .檔案管理制度 第 1 頁，共 7： 為加強公司 員工 檔案的科學(xué)管理，逐步實現(xiàn) 員工 檔案管理科學(xué)化、統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化，特制定本辦法 。 第三條 歸檔范圍： 凡員工的簡歷、由公司保管的證書、各類證書復(fù)印件、 應(yīng)聘申請 表、面試評價單、 入職體檢單、背景調(diào)查文件、 擔(dān)保書、 入職通知單、 員工異動表、薪資 調(diào)整表 、 公司獎勵證明、 員工調(diào)查表、轉(zhuǎn)正審批表 及轉(zhuǎn)正材料 、 勞動合同、 離職通知單 等只涉及員工本人的資料均應(yīng)歸入員工檔案。 第二章 員工檔案的 建立 第六條 歸檔時間： 員工應(yīng)聘申請表審批結(jié)束后， 7 個工作日內(nèi)應(yīng)當(dāng)建立員工檔案。 （三） 員工檔案每名員工分設(shè)一卷，每個部門（或項目部） 分設(shè) 一檔 。卷內(nèi)目錄放在卷首。 （七） 案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。 （二） （三） （四） （五） （六） （七） 案卷各部分的排列格式：案卷封面 (含卷內(nèi)文件目錄 )一文件一封底 (含備考表 )，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案 柜內(nèi)保存。 永泰房地產(chǎn)（北京）公司 人力資源部 .檔案管理制度 第 3 頁，共 7 頁 （十一） 企業(yè)各類文件材料歸檔一式一份，比較重要和利用頻繁的文件材料要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。凡抄錄復(fù)制檔案的單位和個人都必須嚴格履行審批手續(xù)，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可復(fù)制抄錄。 第二條 檔案保密制度 （一） 檔案管理員對企業(yè)檔案的保密負有主要責(zé)任，檔案管理員必須有高度的責(zé)任感，反對麻痹思想，嚴防事故的發(fā)生。