《物業(yè)管理檔案的建立與管理》物業(yè)管理經(jīng)典培訓教程(40頁)-物業(yè)管理-全文預(yù)覽
【正文】 照 1:500房地產(chǎn)分幅平面圖，根據(jù)管理需要繪制的各類房屋平面圖 檔 —— 指在管理活動過程中形成的各種文字資料，由于其數(shù)量大、種類多，因此 成為物業(yè)檔案的主要成分 卡 —— 指根據(jù)管理工作需要而制作的目錄卡、保養(yǎng)卡等，特點： 內(nèi)容濃縮、檢索方便 冊 —— 指為了提高管理效率而建立的房屋建筑設(shè)備手冊、房屋使用手冊、業(yè)主手冊等 表 —— 指根據(jù)管理工作需要而設(shè)立的各類表格 建立標準化的圖、檔、卡、冊、表 Page 26 進行科學的合理的分類存檔 分類存檔 —— 按照檔案資料本身內(nèi)在的規(guī)律進行科學的劃分 一個有序的資料庫是一個完整的 樹形圖 歸檔要及時，分類要合理 檔案的分類方法有很多： 年度分類法、組織機構(gòu)分類法、問題分類法、作者分類法、地區(qū)分類法、文件名稱分類法 等；一般采用兩種以上的分類方法結(jié)合使用 三、物業(yè)檔案的管理 Page 28 什么是物業(yè)檔案的管理？ 答： 指物業(yè)公司在物業(yè)管理管理活動中，對物業(yè)的原始記錄進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用，為物業(yè)管理提供客觀依據(jù)和參考資料 Page 29 檔案管理的注意事項 ? 強調(diào)原始記錄的重要性 ? 數(shù)據(jù)準確、資料詳實 ? 不錯不漏、帳實相符 ? 妥善保管、查閱方便 ? 保證檔案資料的完整、準確、新鮮、安全 Page 30 檔案的建立的四個環(huán)節(jié) 物業(yè)檔案建立 Page 31 收集 收集 —— 是將分散在單位各內(nèi)部工作機構(gòu)的有保存價值的文件資料向單位檔案室或負責管理檔案的人員移交、集中的工作 收集的關(guān)鍵是 盡可能完整 Page 32 完整的檔案收集體現(xiàn)在三個方面 從規(guī)劃設(shè)計到工程竣工 從地下到樓頂 從主體到配套的技術(shù)資料 Page 33 整理 整理的重點是 去偽存真 留下物業(yè)管理有用的資料
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