會議接待及注意事項(文件)
【正文】 參會人員名單參會人員登記表辦公用品，如鉛筆、紙張會議日程關(guān)于會議地點、衛(wèi)生間設(shè)施、停車、用餐地址等信息會議相關(guān)印刷品會議評估反饋表其他會議信息為每個參會人員準備的資料要集中放入一個資料袋中，方便參會人員領(lǐng)取。第五篇：會議接待會議接待一次會議的成功開始最關(guān)鍵的就在會議接待的環(huán)節(jié)。邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。在會議舉辦前制定會議工作人員服務(wù)標準條例及會議接待手冊。會議酒店現(xiàn)場會議秘書分發(fā)會議資料來客接待。1確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。1代辦會議代表返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù)。2歡送代表工作。每一種接待方案一定要寫清楚具體的對象。接待方針應(yīng)當根據(jù)會議 目標和會議領(lǐng)導機構(gòu)對接待工作的要求以及參加對象的具體情況確定。包括接站、食宿安排、歡迎儀式、宴請、看望、翻譯服務(wù)、文藝招待、參觀游覽、聯(lián)歡娛樂、票務(wù)、返離送別等方面。寫明各項接待工作的責任部門及人員的具體職責。對外公布的接待方案一般不 寫這一部分的內(nèi)容。4會議用車范圍豐田面包車、依維柯、金龍中巴大巴、瑞典沃爾沃、韓國現(xiàn)代 等進口豪華大巴及各種品牌的中高檔轎車任你們選擇。8會議娛樂及活動協(xié)助會議期間的各項娛樂活動回答客戶的咨詢并提供實惠選擇的建議9會議禮品向開會客戶調(diào)配優(yōu)秀國語導游或優(yōu)秀外語導游、翻譯等做好會議禮品 的解說與建議工作?！窀鶕?jù)會議規(guī)模確定接待規(guī)格。對于外地的會議參加者還 要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。它可以隨會議通知一起發(fā)放。會場太大人數(shù)太少空下的座位太多松松散散給與會者一種 不景氣的感覺會場太小人數(shù)過多擠在一起像鄉(xiāng)下人趕集不僅顯得小氣而且也根本無法把會開好。超過一天的會議應(yīng)盡量把地點定的離與會者住所較近一些免得與會者來回 奔波。第四要有停車場。會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。桌面上如需擺放茶杯、飲料應(yīng)擦洗干凈擺放美觀、統(tǒng)一。另外與會者能清楚地看到其他人的面容因而有利于互相交換意見。②口字型。這是采用得最多的一種形式它適用于以傳達情況、指示為目的的會議這 時與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。●準備會議資料。這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行的補救。一般的接待工 作分以下幾個崗位。向客人遞鋼筆時應(yīng)脫下筆套筆尖對自己發(fā)放資料應(yīng)禮貌地雙手遞上。會議接待人員應(yīng)有禮貌地將與會者引入會場就座。會議中的服務(wù)禮儀會議進行中的服務(wù)要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時。一般是 左手拿開背蓋右手吃水戶將熱開水準確倒入杯里不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。這就要求各個工作 人員“嚴陣以待”做好各項準備工作。為使會場上的活動有條不紊必要時應(yīng)將有關(guān)人員組織起來進行模擬訓練避免會場上出現(xiàn)混亂。會議進行之中就應(yīng)為會后服務(wù)做好準備。●組織活動會議結(jié)束后有時還會安排一些活動。②整理會議紀要。只有規(guī)范的儀表、舉止才能給現(xiàn)場會與會人員留下良好的印象。上崗期間員工必須佩帶工作證牌公司領(lǐng)導使用佩帶在左胸的證牌公司其他員工使用掛在胸前的證牌男職工胡須應(yīng)修剪整潔頭發(fā)長不覆額、側(cè)不掩耳、后不觸領(lǐng)。接待時注意力集中展現(xiàn)良好的精神狀態(tài)無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀。與領(lǐng)導、客人交談時要神態(tài)專注表情自然表達得體不得背手、袖手、抱手或抄手不要左右晃動和抓耳撓腮。行走步伐有力步幅適當節(jié)奏適宜。工作時間不能當眾化裝。所有員工統(tǒng)一外著公司西服套裝工作服男士內(nèi)穿藍色襯衣工作服女士內(nèi)穿白色襯衣工作服,服裝應(yīng)完好、無污漬扣子齊全不漏扣、錯扣。④主卷歸檔?！袼蛣e根據(jù)情況安排好與會者的交通工具使其愉快、及時地踏上歸程。另外會后的用車也應(yīng)在會議結(jié) 束前妥善安排。如果要通知主席臺上的領(lǐng)導最好用字條傳遞通知避免無關(guān)人員在臺上頻繁走動和耳語 分散與會者注意力。這是音響應(yīng)立即播放出國歌。如果操作不慎出了差錯應(yīng)不動聲色地盡快處理不能驚 動其他人不能慌慌張張來回奔跑將與會者的注意力引到自己身上否則這將是極大 的工作失誤。到誰是動作輕盈、快捷、規(guī)范。③接待。②引座。設(shè)一張簽字臺配上12名工作人員如果是要求接待檔次比較高可以派禮 儀小姐承擔?！裉崆斑M入接待崗位。會議前的接待禮儀。主席臺的座次按人員的職務(wù)、社會的地位排列。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議。座次安排應(yīng)注意來賓或上級領(lǐng)導與企業(yè)領(lǐng)導及陪同面 對面做來賓的最高領(lǐng)導應(yīng)坐在朝南或朝門的正中位置企業(yè)最高領(lǐng)導與上級領(lǐng)導相對而坐。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。門口張貼歡迎和慶祝標語。轎車、摩托車都要有停放處會才能開得成。會務(wù)人員一定要對會場的照明、通風、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴 音、錄音等進行檢查不能夠因為“上次會議是從這里開的沒出什么問題”就草率地認為 “這回也會同樣順利”?！钡诙暗攸c要合理。選擇會場
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