【正文】 “預(yù)防為主、防治結(jié)合”的方針，做到防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫、防陽光直射的“八防”設(shè)施，以維護(hù)檔案的完整與安全。八、對(duì)所藏檔案要認(rèn)真登記，對(duì)接收、移交、保管、利用等情況進(jìn)行準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)，建立全宗卷。外單位來本行查閱檔案，須持有關(guān)證明和需查閱內(nèi)容，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，填寫借閱登記，方可查閱。綜合管理部2011年5月21日第四篇：浙江省財(cái)政廳機(jī)關(guān)檔案暫行管理辦法浙江省財(cái)政廳機(jī)關(guān)檔案暫行管理辦法第一章 總 則第一條 為了加強(qiáng)廳機(jī)關(guān)檔案工作，使財(cái)政檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，充分發(fā)揮檔案在財(cái)政工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》及《機(jī)關(guān)檔案工作條例》，結(jié)合我廳工作實(shí)際，制定本辦法。第四條 除人事檔案按有關(guān)規(guī)定由專門部門另行保管外，本機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成的全部檔案由廳檔案室集中統(tǒng)一管理。（四）在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的原則下，負(fù)責(zé)對(duì)所屬單位和本系統(tǒng)的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。第二章 文件材料的接收、整理、歸檔第七條 廳機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)建立、健全歸檔制度，各處室局領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員應(yīng)重視和支持文書立卷歸檔工作，將該工作列入處室局及有關(guān)人員的職責(zé)范圍。第九條 立卷歸檔的案卷應(yīng)依照文件材料自然形成規(guī)律，保持文件之間的聯(lián)系，以問題為主，結(jié)合其他特征，考慮文件材料的數(shù)量多少和保管期限的不同組合立卷。（二）檔案文件應(yīng)按其形成分別立卷。（四）立卷文件要按其聯(lián)系、重要程度、問題或時(shí)間順序進(jìn)行排列：批復(fù)、批示在前，請(qǐng)示、報(bào)告在后；正件在前，附件在后；批轉(zhuǎn)文件在前，被批轉(zhuǎn)文件在后；法規(guī)性文件和其他重要文件定稿在前，歷次稿在后；紀(jì)檢案件文件，結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。案卷題名簡(jiǎn)明扼要，反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，保管期限劃分準(zhǔn)確。（八）聲像檔案應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容。第三章 案卷的保管和統(tǒng)計(jì) 第十三條 本廳在工作活動(dòng)中形成的各種檔案為一個(gè)全宗，案卷應(yīng)按年代——機(jī)構(gòu)分類進(jìn)行整理、保管。第十六條 案卷存放要平展，排列松緊要適當(dāng)。第十八條 檔案工作人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，離職前須將本人保管的檔案數(shù)量和狀況交待清楚。第二十二條 廳檔案室應(yīng)根據(jù)工作需要，編制必要的目錄、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯集和各種參考資料，提供利用，為機(jī)關(guān)工作服務(wù)。第二十六條 本廳所屬單位如有撤銷（含臨時(shí)性的工作機(jī)構(gòu)）、增設(shè)或其他變動(dòng)，其檔案材料屬于歸本廳檔案的，原建制部門應(yīng)負(fù)責(zé)將其齊全完整地立卷歸檔。第二十九條 照片檔案的管理，按照《照片檔案管理規(guī)范》辦理。文件材料的歸檔與不歸檔范圍凡論述、反映本機(jī)關(guān)歷史面貌和主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，具有查考和利用價(jià)值的文件材料（包括明傳電報(bào)、內(nèi)部材料、信息、刊物等的底稿和印本）均應(yīng)立卷歸檔。上級(jí)機(jī)關(guān)召開的與本廳工作有關(guān)的重要會(huì)議文件。本廳頒發(fā)的以及與有關(guān)單位聯(lián)合頒發(fā)的各種財(cái)政、國有資本金基礎(chǔ)管理、財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)管理法規(guī)性文件和規(guī)章制度性文件。1各業(yè)務(wù)處室周轉(zhuǎn)金和專項(xiàng)資金的分配使用、清理回收情況，會(huì)計(jì)帳冊(cè)、報(bào)表，全省及省級(jí)行政事業(yè)單位決算、基本建設(shè)決算等重要資料。1本廳印發(fā)的《浙江財(cái)政信息》、《浙江省財(cái)政收支情況》及其他公開發(fā)行或內(nèi)部發(fā)行的刊物等的原稿和印刷件。本廳機(jī)關(guān)黨委和紀(jì)檢、監(jiān)察、保衛(wèi)部門關(guān)于發(fā)展組織、處理違紀(jì)案件、機(jī)關(guān)安全保衛(wèi)等方面的重要文件。2各類交辦件及人大建議、政協(xié)提案辦理意見的印件和底稿。外單位征求意見的未定稿，一般性文件的修改稿。一般來信來訪材料，無特殊保存價(jià)值的信封。不歸檔文件由各單位暫存，定期銷毀。凡是反映本機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)劃為長(zhǎng)期保管。會(huì)計(jì)檔案的保管期限從會(huì)計(jì)終了后的第一天算起，分為永久、定期兩類。借閱機(jī)要檔案（指中央和省委發(fā)的文件）限于機(jī)要秘書借閱；其他干部因工作需要借閱，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，并限在檔案室閱讀。借閱人對(duì)檔案案卷應(yīng)妥善保管，遵守保密規(guī)定，防止遺失、泄密和污損，也不得將卷宗拆散、轉(zhuǎn)借、涂改、勾畫和抽換。檔案保密制度嚴(yán)格按照本廳保密委員會(huì)確定的保密范圍的密級(jí)劃分，做好立卷、歸檔、保管、利用過程中的保密工作。調(diào)閱的檔案，須做好保密工作，不得擅自擴(kuò)大閱讀范圍，防止泄密。第三節(jié) 文件材料的形成和歸檔第三條 檔案按照記述內(nèi)容的不同劃分為圖紙類、合同類、實(shí)物類、文書類和說明書合格證類；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數(shù)據(jù)計(jì)算、統(tǒng)計(jì)表格檔案等；按照載體形態(tài)可分為紙質(zhì)、電子、聲像、實(shí)物檔案等。設(shè)備儀器類檔案，在開箱或安裝調(diào)試后由購置部門向公司檔案室歸檔。第五條 歸檔要求（一）歸檔的文件、資料必須完整。第四節(jié) 檔案的利用第六條 檔案管理員編制檔案檢索工具，根據(jù)各類檔案的特點(diǎn)建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，并進(jìn)行計(jì)算機(jī)記錄工作，為利用計(jì)算機(jī)檢索創(chuàng)造條件。第十條 對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案須永久保存。等級(jí)的劃分：一級(jí)為絕密文件；二級(jí)為秘密文件；三級(jí)為機(jī)密文件；四級(jí)為普通文件（一）本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料，公司的工藝流程資料和相關(guān)圖紙及公司設(shè)備圖紙屬非常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級(jí)劃分為一級(jí)。此類型文書屬秘密文件，其等級(jí)劃分為二級(jí)。屬于機(jī)密文件，其等級(jí)劃分為三級(jí)。第十六條 嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，不任意擴(kuò)大借閱范圍，對(duì)需要出據(jù)檔案證明的，要認(rèn)真核對(duì)摘抄內(nèi)容。第十九條 公司檔案由專人負(fù)責(zé)管理，非管理人員不得進(jìn)入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫。查閱重要檔案資料，需經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。第二十五條 檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時(shí)，需填寫《檔/ 5會(huì)簽日期：2016812第 0 次修改案借閱申請(qǐng)表》，寫明用意，經(jīng)借閱人部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后方可外借。如發(fā)生上述情況要追究借閱人的責(zé)任。第八節(jié) 檔案室管理規(guī)定第三十條 檔案室實(shí)行專人管理，非管理人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。第三十二條 要認(rèn)真落實(shí)防火、防盜、防塵、防潮、防強(qiáng)光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。離開檔案室時(shí)，要注意關(guān)閉電源、關(guān)鎖門窗。第九節(jié) 檔案銷毀規(guī)定第三十八條 需要銷毀檔案資料時(shí)，必須先通過檔案價(jià)值鑒定，無保存價(jià)值和保管期滿不須繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)予以銷毀。第四十二條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行，解釋權(quán)歸公司行政部。第四十條 嚴(yán)禁將銷毀檔案轉(zhuǎn)做其它用途。第三十六條 案卷歸還后，及時(shí)放回原處。第三十三條 檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火，禁止存放與檔案無關(guān)的其它物品。做到存放有序，查找有據(jù)。第二十九條 借出的資料使用完畢，要及時(shí)歸還檔案室，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)檢查，保證資料齊全、完整，并在《檔案借閱申請(qǐng)表》上填寫歸還時(shí)間并由借閱人簽字確認(rèn)，驗(yàn)收無誤，及時(shí)入庫。第二十六條 借出檔案應(yīng)在到期前歸還，如需延長(zhǎng)借閱期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)，到期未還者，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還，未辦理續(xù)借手續(xù)而愈期不歸還者，要予以通報(bào)批評(píng)或追究其相關(guān)責(zé)任。如外單位、個(gè)人查閱檔案，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理登記手續(xù)后，方可在檔案管理人員的監(jiān)控范圍內(nèi)查閱。第七節(jié) 檔案查閱、借閱規(guī)定第二十一條 借閱檔案要認(rèn)真執(zhí)行檔案管理辦法和保密制度的規(guī)定，確保公司機(jī)密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負(fù)責(zé)。不得將檔案帶出辦公區(qū)，以防失密或丟失。第十四條 嚴(yán)格遵守本規(guī)定，做到不該知道的事絕不問，不該說的機(jī)密堅(jiān)決不說，不該看、記的材料不看、不記。屬公司內(nèi)部重要文件，為機(jī)密文件，其等級(jí)劃分為三級(jí)。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其等級(jí)劃分為一級(jí)。第十二條 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長(zhǎng)。第五節(jié) 檔案保管期限的劃分及鑒定第九條 檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。（三）電子檔案實(shí)行雙軌制，紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，維護(hù)檔案的完整與安全。（四）凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對(duì)應(yīng)的材料一同歸檔。各部門、辦事機(jī)構(gòu)和區(qū)域零星文書檔案采取各部門平時(shí)累積、每半年一次按照各類檔案的管理細(xì)則進(jìn)行整理并移交檔案室。第二節(jié) 管理體制和職責(zé)第二條 公司設(shè)置檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對(duì)穩(wěn)定，調(diào)動(dòng)工作時(shí)，須對(duì)檔案裝具、設(shè)備和檔案庫藏進(jìn)行清點(diǎn)并制作移交清冊(cè)，并注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間等信息。借閱的檔案，一般不得拿出廳機(jī)關(guān)，重要的和機(jī)密文件，一律在檔案室查閱。如需延期使用，必須到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)。如需復(fù)印，須經(jīng)主管處室同意。檔案借閱利用制度本廳庫藏檔案和移交省檔案館的檔案，原則上可向全省財(cái)政系統(tǒng)和上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)開放利用。對(duì)于較難確定保管期限的檔案，一般遵從“靠上不靠下”原則。長(zhǎng)期保存年限為1650年，短期為115年。已被季度、