【正文】 、財務(wù)專用章、收發(fā)章、辦事章、校對章、封條章等）3值班工作、突發(fā)事件處理（1）處理突發(fā)事件的基本過程：有思想和心理準備、做好通訊準備、問清詳細情況、采取應急措施、及時向領(lǐng)導、上司和上級匯報、指示；根據(jù)領(lǐng)導指示及時處理（2）值班制度：交接班制度，請假制度，安全、保密制度4提供信息應注意（1）適事：指提供信息應有針對性、適用性（2）適時：領(lǐng)導、上司要解決或處理的問題往往有時間性，秘書提供信息也應把握適當?shù)臅r機和時間（3）適度①一方面指信息要全面，不能片面，既要提供正面信息，也要提供反面信息；既要提供上面的信息，也要提供下面的信息；既要提供本單位的信息，也要提供外單位、外省市甚至國外的信息，以供領(lǐng)導和上司全面考察，取得正確結(jié)論 ②另一方面指信息要適量，過分少了，不能解決問題；過多了，會使上司領(lǐng)導二是本人簽到。（7）會場布置方式①相對式：主席臺與代表席采取上下面對面方式，突出主席臺的位置。方法：摘要記錄、詳細記錄（9）會議紀要與會議記錄的區(qū)別： 會議紀要是一種法定的公務(wù)文書，其撰寫與制作屬于應用寫作和公文處理的范疇，必須遵循應用寫作的一般規(guī)律，嚴格按照公文制發(fā)處理程序辦事會議記錄則只是辦公部門的一項業(yè)務(wù)工作，屬于管理服務(wù)的范疇，它只需忠實地記載會議實況，保證記錄的原始性、完整性和準確性，（10）會務(wù)要點①由于第一個特點，秘書對工作會議可以從容地、有計劃地安排。幕學核心：刑錢之學本質(zhì)：佐治之術(shù)秘書人的標志性工作：文書工作，檔案管理秘書學的發(fā)展狀況主要特征建立了秘書學科，但未發(fā)展為常規(guī)學科 關(guān)注基礎(chǔ)理論，但沒有獲得實質(zhì)性突破成立研究組織，但影響不夠廣泛，活動不夠正常創(chuàng)立了秘書學學科體系，提出秘書學分支學科，但學科體系還有待進一步完善，分支學科優(yōu)待進一步規(guī)范有了自己的專業(yè)期刊，但期刊檔次不高秘書工作是秘書學研究對象秘書學的研究就是要通過對秘書工作的誠如研究，發(fā)現(xiàn)隱藏的本質(zhì)規(guī)律，為人們從事秘書工作提供科學的理論指導。國際職業(yè)秘書協(xié)會所下的定義：具有熟練的辦公室工作能力，不需要上級敦促即能能主動負責，積極進取、干練果斷，能在授權(quán)范圍內(nèi)作正確決定的經(jīng)理助手秘書的定義：狹義：掌握文書并直接輔助領(lǐng)導者全面處理事物的專門人員 廣義：在領(lǐng)導身邊或中樞機構(gòu)工作并以辦文、辦會和承辦領(lǐng)導交辦指示為主要輔助任務(wù)秘書的職業(yè)定義：從事辦公室程序工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事物，為決策及實施提供和服務(wù)的人員秘書的分類二分法：公務(wù)秘書和私人秘書 公務(wù)秘書：在國家機關(guān)、國有或集體企事業(yè)單位以及官辦社團中擔任秘書工作的公職人員。秘書的基本職業(yè)道德規(guī)范是：忠誠領(lǐng)導 秘書的職業(yè)道德 忠誠守信 甘居幕后 潔廉自律 謙和謹慎一位稱職的秘書：須具有基本的配角意識和具有和有條件的主角意識，其關(guān)鍵是自己的價值取向秘書的知識結(jié)構(gòu)（一）基礎(chǔ)知識 科學文化基礎(chǔ)知識 哲學和政治經(jīng)濟基礎(chǔ)知識（二）專業(yè)知識 秘書專業(yè)知識 2 行業(yè)業(yè)務(wù)知識（三）相關(guān)知識 法律類知識 2 管理類知識 3 心理學知識秘書能力結(jié)構(gòu)（一）基本能力觀察力思維力記憶力注意力想象力記憶力:記憶力是知識、保持、在認識和重現(xiàn)客觀事物所反映的內(nèi)容和經(jīng)驗能力。如果沒有良好的記憶能力，就會產(chǎn)生信息溝通障礙，也可能錯失良機（二）職業(yè)能力秘書的職業(yè)能力是指從事秘書工作所具備的職業(yè)能力，它是秘書能力結(jié)構(gòu)中的核心部分。秘書工作需要和不同的人打交道。秘書工作內(nèi)容比較廣泛，不同時期不同性質(zhì)的組織，秘書工作的側(cè)重點不同。”可見文書處理是秘書工作的基本內(nèi)容是具有法規(guī)性依據(jù)的，且文書處理的概念中包含文件的整理和歸檔工作 會務(wù)工作會務(wù)工作就是各種會議的籌備、組織和服務(wù)工作。會議的籌備、組織和服務(wù)工作通常由格書人員和秘書部門承擔，大型會議或者涉及多個單位的會議則通常成立專門的會議機構(gòu)，秘書人員也會參與其中、因此，我們認為秘書承擔會務(wù)工作體現(xiàn)了其輔助管理的基本職能。再次，秘書工作的輔助具有非獨立性。秘書工作的特征一 被動性與主動性的對立統(tǒng)一 二 事務(wù)性與思想性的對立統(tǒng)一 三 常規(guī)性與隨機性的對立統(tǒng)一 四 保密性與隨機性的對立統(tǒng)一 五 綜合性與專業(yè)性的對立統(tǒng)一 常規(guī)性與隨機性的對立統(tǒng)一：體現(xiàn)了秘書工作方式和節(jié)奏方面的基本特征。第六章 秘書工作的基本規(guī)律和發(fā)展趨勢規(guī)律是在物之間內(nèi)在的本質(zhì)聯(lián)系秘書工作作為一種客觀存在的社會現(xiàn)象，工作在運行中有著本質(zhì)的、固有的聯(lián)系。各種教材對秘書職能的認定各不相同。輔助決策的職能基礎(chǔ) 秘書輔助決策的職能是領(lǐng)導工作的需要 2 秘書綜合性地位能為領(lǐng)導提供有效的依據(jù) 3 秘書的中樞性特征能為輔助決策提供便利條件 輔助決策的過程和內(nèi)容決策準備階段的秘書工作：確定目標、擬定法案指導領(lǐng)導決策前的整個過程 決策確定階段的秘書工作：協(xié)助領(lǐng)導對決策方案進行判斷和選擇，做出決策的過程決策實施階段的秘書工作：協(xié)調(diào)者 秘書輔助決策的特點： 輔助的全過程性 輔助的經(jīng)常性 輔助的協(xié)調(diào)性 參謀咨詢特點：從屬性 隨機性 權(quán)變形 秘書參謀咨詢職能的體現(xiàn) 1 輔助決策中參謀咨詢 2 信息工作中的參謀咨詢 3 文書工作中參謀咨詢 4 協(xié)調(diào)和查辦中參謀咨詢 5 事務(wù)性工作中參謀咨詢秘書發(fā)揮參謀咨詢職能中的注意問題（一）強化參謀意識，主動參謀咨詢。（二）擺正位置，謀而不斷。“謀而不斷”是秘書參謀活動的根本準則。要注意應用語言的藝術(shù)，巧用比喻、典故讓領(lǐng)導心情舒暢地接受建議和意見。秘書的工作方法應該遵循規(guī)范性、適應性、靈活性的原則。因此，秘書必須根據(jù)具體情況，權(quán)衡利弊，采取必要的擋駕的方法。對于產(chǎn)品推銷人員，秘書人員應根據(jù)本單位的具體情況，或直接謝絕，或引導他們?nèi)ハ嚓P(guān)的部門。（三）來電過濾（四）領(lǐng)導公關(guān)事務(wù)活動的過濾二 參謀進諫的方法 坦誠直言法 2 暗示法暗示是指秘書不直白地表達自己的觀點，而是用含蓄、間接的語言影響領(lǐng)導的心 理，使其對影書的本意能夠心領(lǐng)神會。（三）因勢利導法（四）引經(jīng)據(jù)典法三 請示報告的方法 合理選擇請示報告的內(nèi)容 2 靈活把握輕視和報告的時機 3 找準報告的對象四 溝通協(xié)調(diào)的方法 文件協(xié)調(diào)法 2 回憶協(xié)調(diào)法 3 信息協(xié)調(diào)法 4 時間管理法時間表控制法 ABC工作法 合理使用零碎時間法 統(tǒng)計時間法 ABC工作法：是指按工作輕重緩會排序，把要做的工作分為四類，既緊迫又重要且不需要花費太多時間的事情、緊迫但不重要的事情，緊迫但不重要的事情、既不重要又不緊迫的事情，秘書工作任務(wù)繁重，如果完全被動地按事情發(fā)生或者任務(wù)下達的時間先后次序，可能會顧此失位，而運用AIC工作法，能夠抓住工作的關(guān)鍵，保證重點工作能及時完成，秘書事務(wù)性工作處理藝術(shù) 1 建立臺帳法：使工作從雜亂無序中走向規(guī)范有序 追根溯源法：主要是用于領(lǐng)導交辦的各類特殊事項處理 3 觸類旁通法：舉一反三，為領(lǐng)導提供受高層次的服務(wù)。A、領(lǐng)導 B、決策 C、參謀 D、執(zhí)行一、單項選擇秘書素養(yǎng)是指（）A、素質(zhì)修養(yǎng) B、職業(yè)技能 C、禮貌待人秘書是一種（）A、工作 B、職業(yè) C、技能綜合處理法：將事務(wù)性工作按照輕重規(guī)急的原則進行排到，優(yōu)免處理重要的急事。也有時會遇到不能直言的特定場合。、人才流動、產(chǎn)品開發(fā)等類的來訪者，在引見給領(lǐng)導之前，事先都必須征得領(lǐng)導同意。對于無約來訪且急找額導者 秘書不能不假思索地直接引見，而應模清情況，做到該見則引見，不該見則不引見，進行合理擋駕。秘書的工作法指的是秘書履行職能，完成工作任務(wù)的途徑、程序和手段，秘書工作的方法是與秘書的目標、任務(wù)和職能緊密聯(lián)系在一起的。綜合性 疏導性 隨機性 溝通協(xié)調(diào)的技巧 善于運用感情調(diào)控 2 把握好語言技巧 3 善于抓住時機處理事務(wù)特征：廣泛性 隨機性 圍核性秘書處理事務(wù)的類型 日常程序性事務(wù) 2 隨機偶發(fā)生性事務(wù) 3 領(lǐng)導交辦性事務(wù) 4 部門不管事務(wù)第八章 秘書工作方法秘書的工作方法，指的是表書履行職能，完成工作任務(wù)的途徑、程序和手段。參謀咨詢的方法和藝術(shù)常常能決定參謀咨詢成敗。秘書部門的參謀作用是為領(lǐng)導決策服務(wù)的“出謀獻策”式的參謀作用，而不是指秘書人員單純地為領(lǐng)導“出謀劃策”。對秘書而言，謙虛謹慎是工作本色，但并不是事事謹小慎微，處處墨守成規(guī)。四大職能各有側(cè)重，但是相互聯(lián)系、相互滲透，共同構(gòu)成秘書職能的基本內(nèi)涵。目前，秘書工作正向職業(yè)化、現(xiàn)代化、智能化、規(guī)范化、國際化的趨勢發(fā)展。較典型的如文書處理活動，文書的收發(fā)、審核、登記、傳閱、擬辦、復核等各個環(huán)節(jié)的工作大多屬于常規(guī)性的秘書工作，因此我們認為秘書工作有常規(guī)性的特征。它的使命要求它始終從屬于、服務(wù)于統(tǒng)治著和領(lǐng)導者。其次，秘書工作的輸助具有直接性。會議具備了決策、溝通、協(xié)調(diào)、傳播多種功能，是目前行政管理中最主要也是最基本的手段之一，是領(lǐng)導活動基本的方式。銜接有序的工作。因此，學會處理人際關(guān)系，提高社交能力，是秘書人員必備的能力要求（三）操作能力 現(xiàn)代化辦公設(shè)備的操作能力 2 書法和快速記錄技術(shù) 3 計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù) 4 文案處理技能秘書的個性心理秘書的性格：穩(wěn)健、樂觀、內(nèi)斂、豁達、幽默 秘書常見的心理障礙：壓抑 依賴厭倦秘書心理障礙的調(diào)適 正確認識秘書職業(yè)，培養(yǎng)職業(yè)興趣 提高自我心理調(diào)節(jié)能力，完善自己的心理品質(zhì)。需要完成辦文、辦會、辦事的基本工作內(nèi)容。秘書部門是信息的樞紐站、集散地。私人秘書：就是私人企業(yè)、外資企業(yè)、民辦社團以及其他雇主那里承擔秘書工作的雇傭人員橫向分類___根據(jù)秘書工作內(nèi)容或者從事行業(yè)為標準的分類 秘書工作的業(yè)務(wù)分工（行政秘書）秘書工作的行業(yè)特征（商務(wù)秘書）縱向分類：按照秘書業(yè)務(wù)水平為標準的分類秘書角色定義：是一種具體的角色，是由秘書在社會中的活動內(nèi)容方式?jīng)Q定的，要白兔社會的依附性，應該更加重視自己的后成地位（復雜性、多樣性、開放性）社會公眾對秘書角色的認知偏差秘書是花瓶秘書是“二首長”秘書是領(lǐng)導的家奴 秘書角色的定位（領(lǐng)導的助手）秘書在組織中所承擔的角色，集中體現(xiàn)在輔助領(lǐng)導的活動中以及秘書與領(lǐng)導的關(guān)系中助手是秘書職業(yè)產(chǎn)生的根本原因 助手是配角的具體內(nèi)涵助手與參謀之間并不存在對立關(guān)系助手角色的重要性1，是參謀不是二首長 2，是事物處理者不是家奴3，是“公關(guān)”者不是“交際花”“花瓶” 4，是文書處理者不是“作家”“秀才”秘書角色的把握？具備明確的秘書意識協(xié)調(diào)好秘書角色沖突或者角色矛盾 根據(jù)角色規(guī)范合理調(diào)適角色，避免角色失當（角色越位、角色失責）第三章秘書機構(gòu)秘書機構(gòu)是各黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體等組織的有效組成部分 是各級各類領(lǐng)導機關(guān)綜合性辦事機構(gòu)和參贊性機構(gòu) 是為行政組織。秘書學的研究方法（一）理論聯(lián)系實際 1，理論來源實際 2，理論應用于實際3，理論與實際之間需要構(gòu)筑順暢的通道（二）重視經(jīng)驗性研究秘書學創(chuàng)立緣于對秘書工作的經(jīng)驗總結(jié)，沒有對現(xiàn)代秘書工作的經(jīng)驗性研究，便沒有秘書學額經(jīng)驗性研究的成果充分體現(xiàn)了秘書學的應用性，密切了于實踐的關(guān)系，增強了學科對現(xiàn)實工作的指導性秘書學的經(jīng)驗性研究滲透性著理論的成分，經(jīng)驗性研究的成果既為秘書學理論提供了素材，又在很大程度上證明了秘書學里理論的價值。經(jīng)過30年的發(fā)展，秘書學明確了自身的學科性質(zhì)和研究對象，初步形成了學科體系，具備了比較明確的研究領(lǐng)域，但學科地位還待進一步提高。③半圍式：介于相對式與全圍式之間，設(shè)有主席臺，突出主席臺的地位④分散式：將會場分為若干個中心，提供多個交流的機會，氣氛較為輕松和諧。適合大中型會議 四是電子簽到。在這方面，秘書也應該是領(lǐng)導的直接助手。（一）日程安排的原則和要求（1）服從于組織的總目標和整體目標（2）區(qū)分輕重緩急（3）隨時補充、調(diào)整（4）提示、督促（5）酌留彈性、勞逸結(jié)合（二）訂約事宜：指秘書為上司接受邀請出訪或同意客人來訪所做的預先約定，屬于預先安排的一部分，但也有一些特殊性。一般分為高規(guī)格、對等和低規(guī)格接待 ②人員方面安排：主陪人員、主要工作人員和事項。有經(jīng)驗并富有創(chuàng)造精神的秘書人員應培養(yǎng)和鍛煉自己的預測能力，這有助于進行主動服務(wù)和預防工作差錯，也有助于秘書人員獲得晉升為管理者、決策者的機會1秘書的思想作風（思想修養(yǎng)和工作作風）全心全意為人民服務(wù)，對黨和人民負責，密切聯(lián)系群眾，謙虛謹慎，實事求是，踏實細致、一絲不茍，敏捷干練、講究實效，富于創(chuàng)造、勇于開拓 秘書的職業(yè)道德（1）忠于職守，自覺履行各項職責 各行各業(yè)的工作人員，都要忠于職守，熱愛本職（2）服從領(lǐng)導，當好參謀 跟從領(lǐng)導，（3）兢兢業(yè)業(yè)，甘當無名英雄 兢兢業(yè)業(yè)，甘當無名英雄，就是要求秘書人員埋頭苦干，任勞任怨（4）謙虛謹慎，辦事公道，熱情服務(wù) 謙虛謹慎，（5）遵紀守法，廉潔奉公，不假借領(lǐng)導名義以權(quán)謀私遵紀守法、廉潔奉公（6）恪守信用，嚴守機密 秘書人員恪守信用（7）實事求是，勇于創(chuàng)新 實事求是（8）刻苦學習，努力提高思想、科學文化素質(zhì)（9）鉆研業(yè)務(wù)，掌握秘書工作各項技能2秘書的性格 開朗、敏捷、穩(wěn)健、堅毅、幽默、自制2秘書的心理素質(zhì)（1）意志的調(diào)節(jié)和控制—堅毅（2）性格的調(diào)節(jié)和控制—隨和 A、豁達開朗 B、意志堅強 C、敏捷應變 D、幽默風趣 E、友愛合作（3）興趣的調(diào)節(jié)和控制—應變（4）情感的調(diào)節(jié)和控制—平衡（二）心理調(diào)適的有效方法（1）博覽群書，開闊胸襟（2）培養(yǎng)廣泛興趣，豐富業(yè)余生活（3）善于反省，自我調(diào)適（4）傾訴、宣泄、調(diào)節(jié)情緒2秘書與主管上司的關(guān)系（一）秘書與上司關(guān)系的特征（1）工作上的主從性（2）知識、能力、體力、思維補充性（3）人際關(guān)系的首屬性（4）人格上的平等性（二）秘書與上司關(guān)系的處理原則（1）主動配合、適應（2）服從，但不盲從（3）委婉提醒，適時規(guī)勸（4）維護上司間的團結(jié)2秘書處理與一般同事關(guān)系的原則和要求真誠地關(guān)心別人、同等友好、維護團結(jié)2秘書與其他業(yè)緣關(guān)系：（1）處理原則和要求：廣結(jié)良緣，區(qū)分主次，一視同仁、以禮相待，發(fā)揮微笑的魅力，記住別人的姓名（2）發(fā)揮微笑的魅力：對于初次交往的人來說，秘書的真誠微笑能給對方以美好的印象，繼而輔之以文雅得體的舉止言談。辦文辦事辦會，通訊聯(lián)絡(luò)接待