【正文】 模板見附件:文檔模板第七章 信息檔案資料管理制度檔案資料是全面反映公司經(jīng)營(yíng)管理各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄，是實(shí)現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。4）技術(shù)管理制度市場(chǎng)信息、情報(bào)方面的文檔資料資料 1）市場(chǎng)資訊信息資料； 2）競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的信息資料；3）市場(chǎng)調(diào)查信息資料； 4）市場(chǎng)推廣策劃方面文案資料； 5）設(shè)計(jì)類素材、參考書籍資料； 6）廣告資料；7）其他具有利用和保存價(jià)值的信息資料。二、劃分標(biāo)準(zhǔn)：絕密檔案資料包括：公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及重大合同、產(chǎn)品設(shè)計(jì)技術(shù)資料、重要物資采購(gòu)信息資料。第四節(jié) 保管部門及保管責(zé)任一、財(cái)務(wù)專項(xiàng)機(jī)要檔案資料由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)按會(huì)計(jì)制度規(guī)定整理裝訂存檔保管。第五節(jié) 檔案資料移交一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交行政管理部。五、其余檔案資料每年移交一次，時(shí)間為每年的１月。二、十五年保存：會(huì)計(jì)憑證；其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。第七節(jié) 檔案資料調(diào)閱一、因工作需要調(diào)閱檔案資料時(shí)，按以下辦理手續(xù)：調(diào)閱部門內(nèi)文檔：一般資料，由資料保管人決定；部門內(nèi)機(jī)要資料有部門經(jīng)理批準(zhǔn)；機(jī)密級(jí)以上資料由總經(jīng)理批準(zhǔn)調(diào)閱部門間文檔資料：普通文檔填寫登記表部門經(jīng)理批準(zhǔn)調(diào)閱；機(jī)要資料填寫《檔案資料調(diào)閱申請(qǐng)表》，并經(jīng)行政管理部核準(zhǔn)后方可調(diào)閱；絕密級(jí)以上資料經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)。四、檔案資料借閱時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)8個(gè)工作時(shí)。三、部門內(nèi)部檔案資料由部門經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；機(jī)要檔案資料由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；其余檔案資料由行政管理部經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。檔案資料銷毀申請(qǐng)表及銷毀登記表見附件: 《檔案資料銷毀申請(qǐng)表》、《檔案資料銷毀登記表》第九節(jié) 文檔資料分類、定級(jí)、保管、移交、調(diào)閱等諸事項(xiàng)的標(biāo)準(zhǔn)見文檔管理目錄及授權(quán)標(biāo)準(zhǔn)第八章 印信管理規(guī)定根據(jù)公司不同業(yè)務(wù)的工作需要，公司印章有不同的使用范圍。部門章：刻有公司部門名稱的印章。不署名的蓋公司印章。完成特殊事項(xiàng)：如驗(yàn)收入庫(kù)、圖書登記、公文郵件收發(fā)等蓋該項(xiàng)功能完成章。公司印章由行政管理部主管為監(jiān)印人員。第三節(jié) 印信制作與管理一、印章刻制按公司業(yè)務(wù)需要由部門提出申請(qǐng)，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政管理部統(tǒng)一辦理。三、各部門在使用印章時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守印章授權(quán)使用范圍、期限等規(guī)定。印章外借期間的使用由部門負(fù)責(zé)人全權(quán)負(fù)責(zé)。二、證照是指由上級(jí)主管部門頒發(fā)的各類證書、批文等。五、證照借用程序：借用人申請(qǐng)→部門負(fù)責(zé)人復(fù)核→行政管理部核準(zhǔn)→辦理借用手續(xù)→歸還借用完畢后，應(yīng)在時(shí)限內(nèi)歸還證照保管人。第十章 證明函管理制度一、證明函的范圍包括：介紹信、法定代表人證明書、授權(quán)委托書、其他證明等。五、嚴(yán)禁開出空白證明函或外借證明函。密級(jí)變更及解密：1）因工作需要或環(huán)境變化，需要變更密級(jí)的，由原產(chǎn)生秘密件部門或行政主管提出申請(qǐng)，交公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)變更，或由公司領(lǐng)導(dǎo)直接變更。2）部門對(duì)自己部門的保密材料（包括物資）須專人專門登記入冊(cè)，定期清查，防止丟失和錯(cuò)漏。5)保密材料（包括物資）嚴(yán)格按指定份數(shù)打印，不得擅自多印多留。保密紀(jì)律1）不該說(shuō)的話，不要說(shuō)； 2）不該問(wèn)的事，不要問(wèn)； 3）不該看的文件，不要看；4）不該記（攝、錄）的事，不要記（攝、錄）5）不得擅自攜帶密件外出； 6）不得在公共場(chǎng)合談?wù)摴久孛埽?7）不得在私人通信中涉及公司秘密； 8）不在不利于保密的地方放置密件； 9）不的隨便丟棄密件，銷毀密件要徹底；10）不得利用公司電話、明碼電報(bào)、以及郵局辦理秘密事項(xiàng)； 11）發(fā)現(xiàn)泄密及時(shí)報(bào)告，采取補(bǔ)救措施，避免或減輕損害； 12）當(dāng)客人問(wèn)及公司秘密，應(yīng)予以婉拒、避談。2)報(bào)銷憑證必須字跡清晰,各項(xiàng)目填寫完整。二、簽字職責(zé)報(bào)銷人簽字：確認(rèn)費(fèi)用支出明細(xì)財(cái)務(wù)：檢查表單粘貼是否合理、合法、數(shù)據(jù)是否正確、粘貼是否規(guī)范 直接主管：檢查特殊支出情況三、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)出差住宿標(biāo)準(zhǔn)副總： 300元以內(nèi) 部門經(jīng)理級(jí)： 200元以內(nèi) 主管 150元以內(nèi)一般人員： 100元以內(nèi) 北京上海廣州的員工住宿可根據(jù)當(dāng)?shù)匚飪r(jià)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。4）入住賓館市話費(fèi)、上網(wǎng)費(fèi)需另外計(jì)費(fèi)的，則按實(shí)際支出進(jìn)行報(bào)銷，長(zhǎng)途電話不給予報(bào)銷?；疖囓嚦淘?小時(shí)內(nèi)，提供普通座位票，夜間乘車（19：00以后）超出5小時(shí)，購(gòu)買硬臥票，若因特殊情況不購(gòu)買硬臥票，則按臥鋪票的70%價(jià)格扣除硬座價(jià)格為不買臥鋪補(bǔ)貼。4）出差外地市內(nèi)交通員工根據(jù)當(dāng)?shù)靥峁┑慕煌üぞ哌M(jìn)行報(bào)銷，報(bào)銷額度不得超出100元/天的標(biāo)準(zhǔn)（每張票據(jù)后應(yīng)附乘座辦事的目的說(shuō)明）。招待費(fèi)涉及公司業(yè)務(wù)招待費(fèi)用，按以下標(biāo)準(zhǔn)實(shí)行：業(yè)務(wù)招待費(fèi)實(shí)行事先審批制，包括書面報(bào)批、口頭報(bào)批兩種形式；1）員工涉及業(yè)務(wù)招待費(fèi)用，需向上級(jí)報(bào)批；單次費(fèi)用在50元/人均 單次200元以下的，部門經(jīng)理直接審批即可；超出50元/人單次200元以上，需再向上級(jí)請(qǐng)示后執(zhí)行；2）一般業(yè)務(wù)往來(lái)之客戶均應(yīng)在公司用工作餐；較重要的客戶招待費(fèi)用可適當(dāng)放寬，但員工請(qǐng)客必須得到部門經(jīng)理批準(zhǔn),部門經(jīng)理請(qǐng)客必須得到總經(jīng)理/副總的批準(zhǔn)。如遇臨時(shí)決定之應(yīng)酬，均應(yīng)事先口頭向上級(jí)請(qǐng)示, 事后報(bào)銷時(shí)寫明時(shí)間、地點(diǎn)、客戶名稱、人次等相關(guān)事項(xiàng)。3）部門主管暫時(shí)不確定的部門發(fā)生問(wèn)題，則由辦公室處理。每次培訓(xùn)學(xué)習(xí)成績(jī)突出。二、處罰條例 1）處罰的分類 過(guò)失等級(jí)及處理方式: ①輕微行為過(guò)失：直接經(jīng)理向員工提出口頭/書面警告，旨在給當(dāng)事人提供一個(gè)立即改正錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)，如有經(jīng)濟(jì)損失需賠償。如有經(jīng)濟(jì)損失需賠償。財(cái)產(chǎn)損失過(guò)失視情節(jié)輕重實(shí)際損失的10%——100%的范圍（可與其他經(jīng)濟(jì)措施并行處理）；減薪處分一律在本人工資總額的10%范圍以上實(shí)行，實(shí)行時(shí)間視具體情況而定。2）出勤方面的輕微過(guò)失，如： 偶爾遲到早退月2次以上； 偶爾代人打卡或托人打卡；偶爾未經(jīng)主管同意便休假，但事后有恰當(dāng)或可證明理由的。2）出勤方面的行為過(guò)失，如: 出勤方面屢犯(兩次以上，含兩次)輕微行為過(guò)失。違反計(jì)算機(jī)使用紀(jì)律的行為并造成嚴(yán)重?fù)p害；其它方面的行為過(guò)失等(上述描述中未包括但可參照其他過(guò)失判斷)； 書面警告見附件:書面警告浙江思拓信息工程有限公司2008年1月。2）履行職責(zé)方面的重大行為過(guò)失，如: 嚴(yán)重玩忽職守造成重大浪費(fèi)和損害, 金額達(dá)到人民幣2000元以上的； 在公司表格和其他文件上填寫錯(cuò)誤或虛構(gòu)的材料并對(duì)公司產(chǎn)生不利影響者； 未履行工作職責(zé)而使工作延誤造成較大影響；因職責(zé)疏忽遭外部客戶投訴未能立即解決問(wèn)題造成較大影響；； 遭內(nèi)部客戶投訴并證明是履行職責(zé)有過(guò)失并造成較大影響； 拒絕服從直接經(jīng)理或管理層經(jīng)理的工作指令并造成較大影響；在本人/同事發(fā)生事故，執(zhí)行工作嚴(yán)重出錯(cuò)，或出現(xiàn)較大損害，浪費(fèi)或其他事情時(shí)沒有立即通知直接經(jīng)理或其他主管經(jīng)理；未按照制度規(guī)定或指示就工作所需的任何材料，信息等及時(shí)地溝通/向主管匯報(bào)，并對(duì)工作產(chǎn)生影響或造成損失；未按照制度規(guī)定或指示開展工作，對(duì)最終完成工作產(chǎn)生較大影響； 因個(gè)人能力有一定的問(wèn)題并證明履行職責(zé)有嚴(yán)重過(guò)失并造成較大影響。行為過(guò)失：1）履行職責(zé)方面的行為過(guò)失，如：過(guò)失造成公司財(cái)產(chǎn)不必要浪費(fèi)或損害,金額超過(guò)人民幣200元的；未履行工作職責(zé)而使工作延誤造成影響； 拒絕與其他員工協(xié)作； 因職責(zé)疏忽遭外部客戶投訴；遭內(nèi)部客戶投訴并證明是履行職責(zé)有過(guò)失并造成影響； 拒絕服從直接經(jīng)理或管理層經(jīng)理的工作指令；在本人/同事發(fā)生輕微事故，執(zhí)行工作出錯(cuò)，或出現(xiàn)輕微損害，浪費(fèi)或其他事情時(shí)沒有立即通知直接經(jīng)理或其他主管經(jīng)理；未按照制度規(guī)定或指示就工作所需的任何材料，信息等及時(shí)地溝通/向主管匯報(bào)，并對(duì)工作產(chǎn)生影響或造成損失；未按照制度規(guī)定或指示開展工作，當(dāng)即采取措施補(bǔ)救但造成損失并對(duì)別人順利完成工作產(chǎn)生影響。懲罰解除勞動(dòng)合同為無(wú)預(yù)告期，即不須支付提前解雇的補(bǔ)償金。在采取違紀(jì)處分前應(yīng)確認(rèn)事實(shí)并準(zhǔn)許員工就有關(guān)事件進(jìn)行解釋。如有經(jīng)濟(jì)損失需賠償。在企業(yè)管理方面有創(chuàng)新理念，并取得成績(jī)。事事以集體利益為重。如特殊情況當(dāng)月不能報(bào)銷的，經(jīng)財(cái)務(wù)批準(zhǔn)推遲到下月。3）注意事項(xiàng)業(yè)務(wù)招待費(fèi)用申請(qǐng)/報(bào)銷應(yīng)寫明時(shí)間、地點(diǎn)、客戶名稱、人次等相關(guān)事項(xiàng)。交通規(guī)定處理出差事先均應(yīng)獲得上級(jí)主管的批準(zhǔn),填寫出差申請(qǐng),寫明預(yù)算費(fèi)用； 批準(zhǔn)書交財(cái)務(wù)審核費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)后方可預(yù)先借支或辦理報(bào)銷 5）本地市內(nèi)交通費(fèi)員工因特殊情況外出辦事根據(jù)需要乘坐出租車，在費(fèi)用報(bào)銷時(shí)需特別說(shuō)明,特殊理由如下：① 攜帶較重或較大體積的物品；② 交通不便，沒有公交車可以到達(dá)，或需要轉(zhuǎn)車兩次以上； ③ 時(shí)間特別緊急，乘坐公交車確定無(wú)法完成任務(wù)； ④ 身體狀況不好，又確實(shí)需要外出辦事。3）一般人員出差，若工作確需坐飛機(jī)，由副總審批后執(zhí)行；其他部門由總經(jīng)理批準(zhǔn)。2）員工出差按30元/人，或按實(shí)際的餐飲支出進(jìn)行報(bào)銷，但報(bào)銷總額仍不得超出30元/人/天的標(biāo)準(zhǔn)。2）特殊出差任務(wù)，無(wú)法在事先進(jìn)行房間預(yù)訂的，則在指定的費(fèi)用控制范圍內(nèi)，自行由出差人入住，并開具實(shí)際票額（必須有單價(jià)、天數(shù)），進(jìn)行報(bào)銷。4)各授權(quán)簽署人簽署完整。違反保密紀(jì)律而泄密不論是否立即產(chǎn)生損害均按照獎(jiǎng)懲條例記過(guò)處理第十二章 財(cái)務(wù)報(bào)銷管理規(guī)定一、報(bào)銷基本規(guī)定報(bào)銷時(shí)間公司規(guī)定每周四為審核、批準(zhǔn)日，每周五為出納報(bào)銷日；逾期推遲到下周。6)外出攜帶保密材料（包括物資），要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。利用公司內(nèi)網(wǎng)傳輸文件應(yīng)嚴(yán)格注意密級(jí)的控制。3）保密期滿，除要求繼續(xù)保密事項(xiàng)外，自行解密。如發(fā)生遺失或被盜，應(yīng)立即向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并迅速采取相應(yīng)措施，避免造成損失；如證明函未使用，應(yīng)立即退還行政管理部。三、使用證明函必須經(jīng)部門經(jīng)理核準(zhǔn)后方可。七、如需使用原件，則須總經(jīng)理核準(zhǔn)。三、證照的使用包括借用、復(fù)印等。七、印信遺失時(shí)除立即向上級(jí)報(bào)備外，并應(yīng)依法公告作廢。五、公司印章原則不允許攜帶外出，如確系特殊需要須經(jīng)部門經(jīng)理提出書面借用申請(qǐng)，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后方可借走，借用時(shí)須填寫《印章管理登記表》，在登記簿上簽字。二、總經(jīng)理通過(guò)授權(quán)賦予一些部門對(duì)其部門（專業(yè)）印章的保管權(quán)和使用權(quán)。功能章由功能執(zhí)行人為監(jiān)印人員二、印信蓋用需用印時(shí)，經(jīng)辦人應(yīng)先填寫“用印申請(qǐng)表”，經(jīng)審核職能主管核準(zhǔn)后，連同經(jīng)審核的文件文稿等交監(jiān)印人用印。第二節(jié) 印信的監(jiān)印及蓋用一、印章監(jiān)印總經(jīng)理名章印鑒由總經(jīng)理核定本公司的監(jiān)印人員。以部門名義于授權(quán)范圍內(nèi)對(duì)廠商、客戶及內(nèi)部規(guī)章典范的核決行文由經(jīng)理署名者，蓋部門章、經(jīng)理職銜簽字章。其他功能章：刻有特殊事項(xiàng)完成的印章二、印信的使用規(guī)定對(duì)公司經(jīng)營(yíng)權(quán)有重大關(guān)連、涉及政策性問(wèn)題或以公司名義對(duì)政府行政、稅務(wù)、金融等機(jī)構(gòu)以公司名義的行文，蓋總經(jīng)理職銜簽字章、公司印章。第一節(jié) 印信的種類和使用規(guī)定一、印信分類印鑒：公司向主管機(jī)關(guān)登記的公司印章或指定業(yè)務(wù)專用的公司印章。五、檔案資料銷毀每年進(jìn)行一次，即每年的１月。檔案資料調(diào)閱申請(qǐng)表見附件:檔案資料調(diào)閱申請(qǐng)表第八節(jié) 檔案資料銷毀一、超過(guò)保存期，且無(wú)保存價(jià)值的檔案資料應(yīng)銷毀。文檔使用分為：調(diào)閱：閱讀、查看 復(fù)制：復(fù)印、電子文檔拷貝 外借：原件借出辦事二、調(diào)檔人必須是《檔案資料調(diào)閱申請(qǐng)表》里注明的查閱人。四、一年保存：部門工作計(jì)劃及工作總結(jié)；完結(jié)后的部門請(qǐng)求報(bào)告；完結(jié)后無(wú)長(zhǎng)期保存必要文書。七、《檔案資料移交清單》一式三份，移交雙方各一份，行政管理部留存一份。三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交行政管理部。三、股東會(huì)合同資料由行政管理部按本制度規(guī)定整理裝訂存檔保管。二、文擋裝訂以左方裝訂為原則，右上角標(biāo)明檔案資料編碼；文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。4)客戶資料二、檔案資料形式與載體決定、條例、規(guī)章制度、重要通知等法規(guī)性文件；會(huì)議文件、重要記錄、工作計(jì)劃、工作規(guī)劃、各種方案；簽定的各類合同、設(shè)計(jì)方案、標(biāo)書；訂閱的報(bào)刊、雜志、圖書、光盤；拍攝和錄音檔案資料資料：原版底片、文字說(shuō)明、唱片、錄音帶、錄像帶；管理過(guò)程中使用的各種表單、報(bào)告、記錄；政府及各相關(guān)部門提供的政策文件；產(chǎn)品研制的技術(shù)資料、圖紙、方案、說(shuō)明、報(bào)告。第一節(jié) 檔案資料范圍一、公司檔案資料資料分類公司行政法律文檔資料：1）公司設(shè)立、變更的申請(qǐng)、審批、以及終止、解散后清算等方面的文件材料； 2）公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)理會(huì)形成的文件材料； 3）各種行政組織方面的文件材料； 4）各種合同、制度、證件公司財(cái)務(wù)文檔資料1）財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)管理方面的政策文件資