《中國外輪代理公司文件控制程序》(文件)
【正文】 關(guān)部門應(yīng)留存文件批準(zhǔn)記錄。 文件的修訂由原發(fā)布部門進(jìn)行。 所有約束性文件（除明確具體項(xiàng)目或具體計(jì)劃的文件）應(yīng)列入各使用部門的受控文件清單內(nèi)。 內(nèi)部受控表格 a）各外代內(nèi)部受控表格屬內(nèi)部受控文件的一部分，其控制方法同內(nèi)控文件。修訂后的表格開始使用前應(yīng)將舊表格進(jìn)行銷毀或作廢處理，以免誤用。 對委托方指示以及與委托方的合同、協(xié)議，如是長期的，各部門負(fù)責(zé)人應(yīng) 中國外輪代理公司共用程序 文件控制程序 文件編號： P/QP02 版本號： 1999 修訂號： 1 頁碼 3/4 發(fā)布日期： 09/20/20xx 將其列入外來引用文件受控清單內(nèi)，并傳達(dá) /發(fā)放給有關(guān)人員，發(fā)放記錄可記載在文件上或受控清單 備注欄內(nèi)。部門負(fù)責(zé)人保存修改依據(jù)，也可將此文件作為該文件的附件。 法律法規(guī)要求的識別和控制 外代各級領(lǐng)導(dǎo)、總公司各業(yè)務(wù)管理部門應(yīng)通過各種方式收集國家和政府對本行業(yè)的法律法規(guī)，并及時(shí)傳達(dá) /發(fā)放給有關(guān)人員?？偣景l(fā)放新版文件時(shí)，將提出 作廢文件的處理辦法。 文件受控清單 各外代 /部門應(yīng)制訂自己的文件受控清單、內(nèi)部表格受控清單，該清單內(nèi)容至少包括部門名稱、文件名稱、文件編號、來源、版本狀態(tài)、生效日期及備注欄。 當(dāng)部門撤消后，原部門文件的更改記錄及清單交質(zhì)管部門存檔，質(zhì)管部門可根據(jù)公司檔案規(guī)定歸檔。如 PHO/SD/WP，可代表總公司船務(wù)部工作程序；又如 PRZ/SD01，可代表日照外代船務(wù)部編號為 01 的文件。對原有的舊表格、小表格或電腦程序中的表格，可不在表格上加編號，但受控表格樣本應(yīng)加注編號。 （ PHO/10F/02） 文件的評審與更新 各外代應(yīng)利用內(nèi)部審核、管理評審和其他機(jī)會（如工作流程的改進(jìn)）對現(xiàn)行文件的充分性和適宜性等進(jìn)行評審（包括內(nèi)部受控文件和外部引用文件），對不適用的文件應(yīng)及時(shí)修訂。 。文件的修訂應(yīng)再次批準(zhǔn)。 文 件 受 控 清 單（ □內(nèi)部文件□引用文件 ）
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