企業(yè)(公司)辦公室管理常識(shí)(文件)
【正文】 談話時(shí)，直接就某一問題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等，這種直接受意，易于判斷和領(lǐng)會(huì)。 思考：辦公室人員應(yīng)怎樣運(yùn)用受意方法？ P35⒋ 傳達(dá)方法o 傳達(dá)： 是指文員將上司或上級(jí)機(jī)關(guān)的文件精神、指示、情況等傳遞給下級(jí)機(jī)關(guān)或員工、群眾。重大、緊急的事，可以越級(jí)請(qǐng)示，甚至先處理再報(bào)告。擋駕的目的是保護(hù)上司，使之有時(shí)間、精力、有效地進(jìn)行工作，但要注意方式方法，以不損害人際關(guān)系和公務(wù)活動(dòng)為原則。（這又涉及到交際與禮儀）真題鏈接 o 單項(xiàng)選擇題： 文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的？（ ）o A. 傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自己的意見o B．必要時(shí)可形成文字材料，照本宣科o C．不可在普通電話、普通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示o D．重要的指示，應(yīng)該要求被傳達(dá)者復(fù)述一遍，以免漏聽或漏記o 判斷題：文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí)，因?yàn)楫?dāng)這個(gè)信差很困難，所以要拖到最后一刻行動(dòng)。（ ）真題鏈接 o 案例分析題： 文員小曹向分管營(yíng)銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請(qǐng)示了業(yè)務(wù)處理的意見后，又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請(qǐng)示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致，小曹無(wú)所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。 思考題o 文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ o 什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)怎樣運(yùn)用受意方法？o 文員進(jìn)言是指什么 ?進(jìn)言具有什么作用？方法和要求是什么？ 謝謝大家！謝謝大家！。 請(qǐng)你分析小曹這樣做對(duì)不對(duì)？錯(cuò)在哪里？面對(duì)這種情況小曹應(yīng)該怎么辦？真題鏈接 參考答案o Ao o o o （ 1）小曹犯了多頭請(qǐng)示的錯(cuò)誤。（ ）善于合作指每一個(gè)文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎，對(duì)同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。分工方法與合作方法o 既要 “集中領(lǐng)導(dǎo)，分工負(fù)責(zé) ”，又要善于合作，密切配合。對(duì)新情況、新問題，無(wú)章可循時(shí)，上司又沒有明確的指示，文員可參照有關(guān)政策，作出合乎情理的處理。o 另一種的非正式傳達(dá)： 有意識(shí)的吹風(fēng)o 傳達(dá)原意o 傳達(dá)原件o 注意傳達(dá)技巧o 注意保密o 重要指示重點(diǎn)對(duì)待注意！進(jìn)言方法進(jìn)言的意義和作用：⑴ 參謀作用⑵ 補(bǔ)缺作用⑶ 增進(jìn)關(guān)系作用進(jìn)言的方法和要求： ⑴ 適事 ⑵ 適時(shí) ⑶ 適地 ⑷ 適度進(jìn)言是一把雙刃劍，要把握進(jìn)言的分寸，學(xué)會(huì)進(jìn)言的藝術(shù)！進(jìn)言 :是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見、建議、批評(píng) 或規(guī)勸。文員要善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，按上司意圖辦事。從時(shí)間上、規(guī)律上進(jìn)行?！?上司不一定答復(fù)或批示? 報(bào)告內(nèi)容 a 定期工作情況報(bào)告 b 重大問題報(bào)告 c 合理化建議 d 應(yīng)要求報(bào)告? 報(bào)告方式? 報(bào)告應(yīng)注意的問題：要簡(jiǎn)明扼要條理清楚計(jì)劃方法和總結(jié)方法o 計(jì)劃方法： （ 1）要有科學(xué)的、明確的工作計(jì)劃：工作目標(biāo)、內(nèi)容步驟、方法、標(biāo)準(zhǔn)、完成的時(shí)間。 第二、按照 “優(yōu)先順序 ”處理工作第一： ……第二： ……第三： …… 先計(jì)劃，再執(zhí)行！u 如何決定工作的優(yōu)先順序呢？—— 文員面對(duì)多項(xiàng)工作時(shí)，正確決定工作的優(yōu)先順序是十分重要的，既能提高工作效率，也有利于文員的時(shí)間管理 .第一階段：第一階段： 以工作的重以工作的重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分解工作要程度為標(biāo)準(zhǔn)分解工作 .第二階段： 以工作的緊要程度為標(biāo)準(zhǔn) 分解工作分解工作 .第三階段 :同時(shí)考慮上司和本身實(shí)際情況 ,對(duì)于現(xiàn)在該做的重要且緊急的工作決定優(yōu)先順序 . 請(qǐng) 示 A、是否應(yīng)該做的事？B、是否做或不做都無(wú)所謂的事？C、是否不可以做的事？應(yīng)該做的事，集中精力做。 相關(guān)
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