【正文】 ，她就大聲問：“什么事，老總？” “請(qǐng)把上午重要來電講一下，鄒小姐?！? “什么事？” “讓您回電話，兩點(diǎn)以前，別忘了。忘了聯(lián)絡(luò)了。鄒小姐很委屈而且莫名其妙：“我怎么了？” 100 上司的事情多而雜，秘書的很大職責(zé)就是采取各種形式把這些多而雜的問題和事情安排好，每天、每月甚至每季度、每年都應(yīng)該有計(jì)劃安排表，還應(yīng)該有日志、臺(tái)歷、備忘錄、計(jì)算機(jī)化臺(tái)式日志等辦公室輔助手段，這樣才能把事情安排得有條不紊，上司才能把更多的精力投入到如何做事情上，而不是為今天先做什么、后做什么、做哪些事情而煩惱分神。 應(yīng)用現(xiàn)代系統(tǒng)論、控制論的方法定量使用時(shí)間，以提高工作時(shí)間的有效性。分析時(shí)給自己提三個(gè)問題：一是能不能取消這個(gè)工作？二是能不能與其他工作合并？三是能不能用其他簡(jiǎn)便的東西代替？經(jīng)過三個(gè)能不能處理后，工作被分成 A、 B、 C三類 107 ABC時(shí)間分類法的特點(diǎn) 分 類 比 例 特 征 管理要點(diǎn) 時(shí)間 分配 A 類 20%~30%1~3件 最重要；最迫切；有后果 重點(diǎn)管理 必須做好 現(xiàn)在必須做好 親自去做好 60%~ 80% B 類 30%~40%5件以內(nèi) 重要；一般迫切；無大的后果 一般管理，可以自己做，也可以授權(quán)別人去做 40%~ 20% C 類 40%~50% 無關(guān)緊要；不迫切；影響小或無影響 不管理，可以忘掉 0 108 根據(jù)需求確定編制時(shí)間的周期 收集并列出該階段所有工作、活動(dòng)或任務(wù) 1 2 發(fā)現(xiàn)活動(dòng)有矛盾，主動(dòng)與負(fù)責(zé)人協(xié)商，及時(shí)調(diào)整 3 4 按照時(shí)間順序?qū)⑷蝿?wù)排列清晰 （二）時(shí)間表的編制方法 5 6 繪制表格，標(biāo)明日期、時(shí)間和適合的行、列 用簡(jiǎn)明扼要的文字將信息填入表格，包括內(nèi)容、地點(diǎn) 109 天地公司銷售部經(jīng)理第三季度會(huì)議較多。要是你是帕森的秘書，你該怎么辦？ 112 時(shí)間表分類 1）年計(jì)劃表 2）月計(jì)劃表 3）周計(jì)劃表 4）日程表 （四）時(shí)間表的分類 113 見教材后的技能訓(xùn)練： “ 公司印信管理規(guī)定”后的思考問題 ■ 實(shí)訓(xùn) 114 演講完畢，謝謝觀看！ 。根據(jù)以上信息，銷售部經(jīng)理秘書楊紅協(xié)助經(jīng)理制定了一份時(shí)間表 案例 參考案例 110 順序的先后與時(shí)間先后 合理安排日程，時(shí)間上留有余地 1 2 進(jìn)行預(yù)約的方法 3 4 內(nèi)外兼顧 （三）日程安排須知 5 7 提高效率 適當(dāng)保密 6 事先同意 111 案例討論 總經(jīng)理帕森下午 2:00要和業(yè)務(wù)部共同討論如何開展某商品在郊區(qū)的銷售工作，這項(xiàng)銷售工作的成敗和公司是否能達(dá)到今年年度的銷售預(yù)算有很大的關(guān)系；接著，下午4:00又要和一位商戶商洽一筆重要的交易，他希望花一個(gè)小時(shí)的時(shí)間和這個(gè)客戶商討， 5:00結(jié)束。運(yùn)用這一規(guī)律，把 80%的時(shí)間，用在 20%的工作上，往往能用一二分的努力，獲得八九分的成果。 簡(jiǎn)析 第六節(jié) 時(shí)間管理 101 一、秘書如何管理時(shí)間 （ 一）時(shí)間管理的概念 相關(guān)知識(shí) 是指在同樣時(shí)間耗費(fèi)的情況下，為提高時(shí)間的利用率和有效性而進(jìn)行的一系列控制。鄒小姐一溜小跑，迅速去打那個(gè)險(xiǎn)些誤了的電話。”鄒小姐看看記錄。還讓您問張副經(jīng)理好。作為總經(jīng)理秘書，請(qǐng)你根據(jù)這次會(huì)議的主旨、規(guī)模和會(huì)期等因素，擬寫 會(huì)議通知 。 決定：準(zhǔn)予 討論事項(xiàng)： 為增進(jìn)本公司員工福利，特?cái)M訂本會(huì)新年度工作計(jì)劃草案（見附件二），提請(qǐng)討論案。 會(huì)議的概念 79 采取會(huì)議形式是將特定情況或內(nèi)容向有關(guān)人員了解或告知的最快捷或最簡(jiǎn)便的方式 事情較為緊急，采取分頭協(xié)商已行不通或來不及 一項(xiàng)決定或一項(xiàng)管理辦法的實(shí)施，非經(jīng)會(huì)議的形式不能產(chǎn)生法定效力時(shí) 產(chǎn)生足以使目前的工作陷入停滯或有可能產(chǎn)生突破進(jìn)展時(shí) 對(duì)需要解決的問題，本管理層的任何人都無權(quán)或難以決定時(shí) 當(dāng)出現(xiàn)下列情況時(shí)才需開會(huì)： 80 會(huì)議的人員 6要素 一、會(huì)議概要 會(huì)議的要素 會(huì)議的主題 會(huì)議的組織者 會(huì)議的名稱 會(huì)議的時(shí)間 會(huì)議的地點(diǎn) 81 一、會(huì)議概要 會(huì)議的 種類 （ 1）按會(huì)議的 內(nèi)容 劃分 a 綜合性會(huì)議 b 專題性會(huì)議 （ 2）按會(huì)議 目的 劃分 a 辦公會(huì)議 b 表彰會(huì)議 c 研討會(huì)議 d 交流會(huì)議等 （ 3）按會(huì)議的 規(guī)模 劃分 a 大型會(huì)議 b 中型會(huì)議 c 小型會(huì)議 （ 4）按會(huì)議 范圍 劃分 a 內(nèi)部會(huì)議 b 外部會(huì)議 （ 5）按會(huì)議的召開 時(shí)間 劃分 a 定期會(huì)議 b 不定期會(huì)議 c 緊急會(huì)議 d 臨時(shí)會(huì)議 82 商議事情、了解情況 1 會(huì)議的功能 一、會(huì)議概要 布置工作、做出安排 2 實(shí)施管理、輔助決策 3 ?加強(qiáng)溝通、促進(jìn)協(xié)調(diào) 4 ?強(qiáng)化監(jiān)督、實(shí)施檢查 5 83 強(qiáng)調(diào)務(wù)實(shí)、注重成效 1 會(huì)議管理的原則 一、會(huì)議概要 多方籌措、精心準(zhǔn)備 2 改進(jìn)會(huì)風(fēng)、改革作風(fēng) 3 84 第五節(jié) 會(huì)議管理 ?二、會(huì)議管理的控制 ? 會(huì)議的 數(shù)量 控制 ? 會(huì)議的 質(zhì)量 控制 85 三、會(huì)議組織 會(huì)前準(zhǔn)備 安排議題 制定會(huì)議預(yù)案 擬定與會(huì)人員名單 撰寫會(huì)議文件 制發(fā)會(huì)議通知 落實(shí)后勤保障 會(huì)場(chǎng)布置 制發(fā)證件 接待安排 進(jìn)行會(huì)議會(huì)前檢查 86 會(huì)前準(zhǔn)備 ? 會(huì)議預(yù)案： ? 會(huì)議召開的原因 ? 會(huì)議名稱 ? 會(huì)議時(shí)間和會(huì)期 ? 會(huì)議規(guī)模以及參會(huì)人員 ? 會(huì)議組織領(lǐng)導(dǎo) ? 會(huì)議議程 ? 經(jīng)費(fèi)預(yù)算及來源 ? 會(huì)議后勤服務(wù) ? 會(huì)議保密工作 87 會(huì)前準(zhǔn)備 ? 會(huì)議文件： ? 會(huì)議主旨文件 ? 會(huì)議的主題報(bào)告、講話； ? 需要審議通過的決議、決定、方案、章程； ? 領(lǐng)導(dǎo)人開幕詞、閉幕詞 ? 會(huì)議的其他文件 ? 會(huì)議交流的材料； ? 重要的發(fā)言稿； ? 會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等 88 會(huì)議通知的內(nèi)容 會(huì)前準(zhǔn)備 會(huì)議名稱 參會(huì)人員 召開會(huì)議的單位 聯(lián)系人 時(shí)間 地點(diǎn) 內(nèi)容 89 通知的結(jié)構(gòu) ? 一、標(biāo)題： 一是發(fā)文單位加事由加文種；二是事由加文種；三是只寫文種 ? 二、受文單位 ： 寫在正文前一行，頂格 ? 三、正文 ： 一般寫緣由、事項(xiàng)、結(jié)尾 ? （一）緣由 ： 發(fā)通知的原因、依據(jù)、目的 ? （二）事項(xiàng) ： 通知的主要內(nèi)容 ? （三）結(jié)尾 ： 常用“特此通知”、“望認(rèn)真執(zhí)行”，可以省略 ? （四）落款 ： 一般情況下，通知的落款只寫發(fā)文日期再加蓋公章即可。接受名片時(shí)，應(yīng)恭敬的雙手接過，看過后鄭重地放到口袋、夾子或其他穩(wěn)妥的地方。在婦女之間則把未婚的介紹給已婚的?！奔炔皇ФY，又保持了自尊。 賓主的身份大體相當(dāng) 68 握手禮：男女握手，女士主動(dòng)伸手，男士積極響應(yīng)； 主賓握手，主人主動(dòng)伸手，客人