【正文】 文件、視頻、電話等方式傳達(dá)部署的事宜不組織召開會議； ? 參會范圍相近的會議 應(yīng)合并或者套開 ； ? 能夠在成都召開的會議原則上 不得在外埠召開 ； ? 在成都召開的會議原則上應(yīng)安排在股份公司 自有會議場所 。 治理會議 1 總部會議 2 股份公司會議 3 會議的分類 由股份公司總部組織召開的 ， 面向全股份公司的綜合類或?qū)I(yè)業(yè)務(wù)類管理會議 。 由分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭組織 ， 由辦公室配合業(yè)務(wù)部門承辦 ， 必要時可由二級單位承辦 。股份公司年度內(nèi)組織召開的會議一般都應(yīng)為計(jì)劃內(nèi)會議。 如因特殊情況或緊急事項(xiàng)需臨時召開會議，在啟動會議申請流程時應(yīng)重點(diǎn)說明會議召開的主要原因，并提交相關(guān)文件材料，經(jīng)辦公室審核后，報(bào)請分管領(lǐng)導(dǎo)審核后經(jīng)股份公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可組織實(shí)施。 計(jì)劃內(nèi)會議 非計(jì)劃內(nèi)會議 辦公室 審核要素 會議的申請與審批 綜合全面會議 業(yè)務(wù)系統(tǒng)會議 專業(yè)專題會議 會議的組織 辦公室負(fù)責(zé)組織。股份公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、總部有關(guān)部門負(fù)責(zé)人、二級單位有關(guān)負(fù)責(zé)人參加會議。 會議住房安排、會議交通安排、會議用餐安排、會議室分配、會議室布置、會議代表簽到及入住、會議材料發(fā)放、會議設(shè)備調(diào)試、會議現(xiàn)場服務(wù)、會議現(xiàn)場技術(shù)支持保障等。通知包括會議時間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參會人員、聯(lián)系人、其他要求等。 注意的要點(diǎn) 4 3 會場選擇 在符合規(guī)模要求的情況下，應(yīng)優(yōu)先考慮股份公司總部內(nèi)部會議室。會議承辦部門應(yīng)落實(shí)好會場主席臺、背景、會標(biāo)、桌卡、音響、演示、宣傳、錄音、錄像、綠化、應(yīng)急相關(guān)工作。辦公室會同承辦部門對會議決議事項(xiàng)進(jìn)行督辦，各分管領(lǐng) 導(dǎo)應(yīng)擔(dān)當(dāng)相關(guān)會議的督辦落實(shí)責(zé)任。 ?參會人員應(yīng)按會議要求著裝，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至?xí)h模式，自覺遵守會議秩序。各類會議原則上不得進(jìn)行臨時動議，由會議主持人負(fù)責(zé)主導(dǎo)會議議程。 一般 規(guī) 定 工作 內(nèi) 容 總部會議組織 ?企劃部和辦公室負(fù)責(zé)組織制定各項(xiàng)會議的議事規(guī)則或管理辦法，辦公室組織總部會議的召開，并協(xié)助組織專門工作機(jī)構(gòu)會議。 第一 PPT模板網(wǎng)， PPT素材下載 黨委會議是中共中建西部建設(shè)黨委的基本工作決策形式。 董常會一般每兩月組織一次，原則上安排在雙月中旬召開。 總辦班子會一般組織流程： 總經(jīng)理或委托公司黨委書記召集和主持 提前 7天確定會議議題 提前 5天收集會議議題匯總 提前 3天發(fā)出會議通知，并落實(shí)參會人員 提前 2天將會議資料送達(dá)參會人員 總經(jīng)理主持會議召開 記錄會議情況 形成會議紀(jì)要并發(fā)布 會議決議事項(xiàng)督辦 會議資料歸檔 組織工作流程中建西部建設(shè)總經(jīng)理辦公會 第一 PPT模板網(wǎng)， PPT素材下載 總辦擴(kuò)大會一般組織流程： 由總經(jīng)理召集和主持，也可委托公司黨委書記、紀(jì)委書記、副總經(jīng)理或財(cái)務(wù)總監(jiān)召集和主持 （原則上每兩周一次，于月初和月中的周一下午召開） 提前 5天發(fā)出會議通知，落實(shí)參會人員 提前 2天收集會議資料并匯總 提前 1天完成視頻聯(lián)調(diào) 總經(jīng)理主持會議召開 記錄會議情況 形成會議紀(jì)要并發(fā)布 會議決議事項(xiàng)督辦 會議資料歸檔 組織工作流程中建西部建設(shè)總經(jīng)理辦公會 第一 PPT模板網(wǎng)， PPT素材下載 總辦部門例會一般組織流程： 總辦部門例會由總經(jīng)理召集和主持，也可委托公司黨委書記、紀(jì)委書記、副總經(jīng)理或財(cái)務(wù)總 監(jiān)召集和主持（原則上每月的第一個周一召開） 提前 5天發(fā)出會議通知，落實(shí)參會人員 提前 2天收集會議資料并匯總 辦公室撰寫上月責(zé)任事項(xiàng)工作督辦情況通報(bào) 總經(jīng)理主持會議召開 記錄會議情況 形成會議紀(jì)要和本月責(zé)任事項(xiàng)并發(fā)布 會議決議事項(xiàng)過程督辦 會議資料歸檔 組織工作流程中建西部建設(shè)總經(jīng)理辦公會 參會人員排名順序的一般原則 先上后下 先內(nèi)后外 先中間后兩邊 先左后右 基本原 則 ：首先按 職務(wù)排序，同一 職級 按 單 位排序。 課 堂室 會場的一般布置形式 課堂式與劇院式相似，不同的是課堂式的座位前方會擺放桌子以方便參會人員書寫。在培訓(xùn)性會議中，每個圓桌只會安排 6 人左右就座，這樣有利于同桌人的互動和交流。 回型布置 會場的一般布置形式 回形也稱為中空形，會議桌擺成一個封閉的“口”字形狀，椅子放置在“口”的外圍。 領(lǐng)導(dǎo)為 單數(shù) 時，主要領(lǐng)導(dǎo)居中， 2 號領(lǐng)導(dǎo)在 1 號領(lǐng)導(dǎo)左手位置， 3 號領(lǐng)導(dǎo)在 l 號領(lǐng)導(dǎo)右手位置；領(lǐng)導(dǎo)為 偶數(shù) 時， 2 號領(lǐng)導(dǎo)同時居中， 2 號領(lǐng)導(dǎo)依然在 1 號領(lǐng)導(dǎo)左手位置， 3 號領(lǐng)導(dǎo)依然在 l 號領(lǐng)導(dǎo)右手位置。 乘車座次安排 大型客車座次安排 以司機(jī)座后第一排即前排為上座 , 后排重要性依次減弱，同一排中重要性由右側(cè)向左側(cè)遞減。 團(tuán)拜會等應(yīng)熱烈喜慶 ,渲染氣氛。 燈光及話筒音響 會議需有足夠的采光或照明，并可根據(jù)使用需求調(diào)節(jié) ( 如使用投影時需調(diào)暗 )。 ?辦公室 是高層對接的牽頭組織部門。如遇特殊情況，由辦公室牽頭組織實(shí)施。 管理原則 平等對口，分工負(fù)責(zé)，分級接待，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，熱情周到，勤儉節(jié)約，安全保密，統(tǒng)籌管理 辦公室是公務(wù)接待的歸口管理部門，負(fù)責(zé)審批接待申請、審定接待方案、協(xié)調(diào)股份公司領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人出席、審核新聞發(fā)布內(nèi)容等工作。 各部門為公務(wù)接待的需求發(fā)起部門，負(fù)責(zé)提出接待申請、擬定接待方案、落實(shí)活動相關(guān)信息、提供背景材料、陪同并指引客人、擬寫新聞搞件等工作。包括：中建股份部門領(lǐng)導(dǎo)和其他監(jiān)管機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研、檢查；戰(zhàn)略合作伙伴單位除主要領(lǐng)導(dǎo)外其他人員及金融機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人商務(wù)拜訪及談判；各區(qū)域地廳級領(lǐng)導(dǎo)來訪；重要客戶主要負(fù)責(zé)人來訪。 1 2 3 4 公務(wù)接待的申請與審批 由各部門專人（一般為部門文件管理員）發(fā)起申請。 公務(wù)接待需要預(yù)定總部會議室、接待室等場所，按《中建西部建設(shè)股份有限公司總部會議室使用辦法》執(zhí)行。 ?接待發(fā)生的費(fèi)用根據(jù)審批情況報(bào)銷，未經(jīng)批準(zhǔn)的接待費(fèi)用不得報(bào)銷。 ?方案制定。 接待流程 接待 實(shí) 施 ?來賓確定。 ?方案執(zhí)行。 接待準(zhǔn) 備 ?任務(wù)接收。注重禮節(jié)和細(xì)節(jié)，充分考慮來賓的級別、年齡、性別、生活習(xí)慣，安排好來賓的吃住行，竭力營造融洽、溫馨、熱情、隆重而不事鋪張的氛圍，嚴(yán)格執(zhí)行中央、中建總公司八項(xiàng)規(guī)定要求。 審批流程：需求發(fā)起部門提出接待申請 填寫接待申請單 部門負(fù)責(zé)人審核 辦公室業(yè)務(wù)人員審核 辦公室主任審批 分管領(lǐng)導(dǎo)審批 主要領(lǐng)導(dǎo)審批 確認(rèn)接待方案 填寫接待方案提交單 組織接待實(shí)施。 三級接待一般由各部門統(tǒng)籌組織，主要為中建股份及政府部門工作人員、戰(zhàn)略合作伙伴單位業(yè)務(wù)人員、重要客戶單位業(yè)務(wù)人員來訪等。一級接待一般由一到兩位股份公司主要領(lǐng)導(dǎo)出席，分管業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)相關(guān)職能部門或二級單位主要負(fù)責(zé)人陪同出席。包括：安防保障、場地布置、宴請安排、車輛落實(shí)、物業(yè)聯(lián)系等工作。相關(guān)簽報(bào)一般包含：活動背景、時間、地點(diǎn)、對方領(lǐng)導(dǎo)出席情況、活動流程、費(fèi)用情況及相關(guān)協(xié)議（如有）等。 公關(guān)活動 高層對接 ?重要儀式指 戰(zhàn)略合作協(xié)議簽訂儀式、開（竣）工典禮、企業(yè)或機(jī)構(gòu)開立（紀(jì)念）慶典、揭牌儀式等 。 視頻設(shè)備 應(yīng)確保視頻系統(tǒng)設(shè)備正常，顯示設(shè)備應(yīng)確保主席臺人員和臺下參會人員均可清晰看見。 物料制作 會議文件資料：會議所需的其它文件資料由歸口部門提供，但封裝的設(shè)計(jì)風(fēng)格與制作應(yīng)與其他會議資料保持一致。 宴請座次安排 西餐桌 宴請座次安排 桌次安排 行進(jìn)中的位次排列 商務(wù)人員陪同客人行進(jìn)時 , 位次順序是 : 前者尊于后者 , 內(nèi) 側(cè) 尊 于 外 側(cè) , 中 央 尊 于 兩 側(cè)。由主人或熟識的朋友親自駕駛汽車時 , 副駕駛位置為上座。一般用于座談會、研討會。相對于同一面積的會議室，這種形式的擺式所能容納的人數(shù)最少。 宴 會 式 會場的一般布置形式 宴會式是由大網(wǎng)桌組成，每個圓桌可坐 5 ～ 12 人。 單 位排序： 總 部 職 能部門 、二 級單 位 會議組織和會務(wù)服務(wù)的一般知識 劇 院式 會場的一般布置形式 劇院式的擺放方式與電影院基本相同，正前方是主席臺，面向主席臺的是一排排的聽眾席，觀眾席座位前一般不設(shè)桌子。 一般組織流程： 董事長或其他內(nèi)部董事提出組織召開會議 提前 10天發(fā)出會議通知 收集會議議題 確認(rèn)落實(shí)參會人員 提前 7天確認(rèn)會議議題，并匯總會議材料 提前 3 天發(fā)出會議材料 組織會議召開，由董事長主持 記錄會議情況 形成會議紀(jì)要并發(fā)布 會議決議事項(xiàng)督辦 會議資料歸檔 組織工作流程中建西部建設(shè)董事長常務(wù)會議 第一 PPT模板網(wǎng)， PPT素材下載 總辦會是中建西部建設(shè)經(jīng)理層履職的主要形式，根據(jù)所議事項(xiàng)及參會人員范圍，可分為總辦班子會、 總辦擴(kuò)大會和總辦部門例會三個層次。 會議責(zé)任部門：辦公室 一般組織流程： 黨委書記或黨委副書記提出組織召開會議 會議前 7個工作日發(fā)出會議通知 收集會議議題 確認(rèn)落實(shí)參會人員 確認(rèn)會議議題，并匯總會議材料 發(fā)出會議材料，或會前溝通 組織會議召開（黨委書記組織） 記錄會議情況 形成會議紀(jì)要并發(fā)布 會議決議事項(xiàng)督辦 會議資料歸檔 組織工作流程中共中建西部建設(shè)黨委會議 第一 PPT模板網(wǎng)， PPT素材下載 董常會是中建西部建設(shè)股份有限股份公司日常管理的最高決策會議。 ?專門工作機(jī)構(gòu)會議一般由擔(dān)任工作機(jī)構(gòu)辦公室的職能部門負(fù)責(zé)會議組織和會議服務(wù)工作。 ?參會人員應(yīng)注意保守會議秘密，妥善保管會議文件和資料。 ?嚴(yán)格控制會議時間，各單位匯報(bào)時間原則上不得超過 15分鐘，典型經(jīng)驗(yàn)交流發(fā)言時間原則上不得超過 10分鐘。 ?參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，按時出席會議，不得無故遲到、早退或長時間離開會場。會議結(jié)束后，承辦部門應(yīng)及時收集整理會議文件、錄音、錄像等各類資料，按規(guī)定存檔。統(tǒng)一由辦公室根據(jù)會議規(guī)模、檔次、時間等要求，在確保會議預(yù)算不超標(biāo)的前提下，就近租賃會議室。會議材料準(zhǔn)備工作由會議承辦部門牽頭負(fù)責(zé)，相關(guān)部門和二級單位配合，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)審批定稿。 注意的要點(diǎn) 2 1 會議通知 發(fā)布會議通知采用書面形式，按照會議類別由承辦部門負(fù)責(zé)起 草。公司分管領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、二級單位分管業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人參加會議。會議可以邀請上級有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出席。對于會議計(jì)劃內(nèi)擬在外埠召開的會議，會議方案須經(jīng)股份公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核、主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可組織實(shí)施。辦公室負(fù)責(zé)股份公司年度會議計(jì)劃的組織編制、會議申請的審核、會議計(jì)劃的執(zhí)行和監(jiān)督。由分管領(lǐng)導(dǎo)召集，業(yè)務(wù)部門發(fā)起并承辦。 由主要領(lǐng)導(dǎo)發(fā)起 ， 辦公室承辦 。 一般包括：黨委會議 、 董事長常務(wù)會議 、 總經(jīng)理辦公會議 、 專門工作機(jī)構(gòu)會議 、 領(lǐng)導(dǎo)班子務(wù)虛會議 、中心組學(xué)習(xí)會議 、 領(lǐng)導(dǎo)班子民主生活會 。 ? 部署具體業(yè)務(wù)工作。 ? 宣貫股份公司戰(zhàn)略和經(jīng)營理念，促進(jìn)上下目標(biāo)協(xié)調(diào)一致。因此公文格式要規(guī)范，標(biāo)識要準(zhǔn)確。 附件不全、未標(biāo)注附件或應(yīng)附而未附附件。 ?結(jié)束用語不同。 ?篇幅不同。