03檔案整理技能訓(xùn)練_自我管理與提升_求職職場(chǎng)_實(shí)用文檔(文件)
【正文】 設(shè)置主要是出于館室銜接的需要。 檔號(hào)項(xiàng)目設(shè)置及填寫 檔號(hào)項(xiàng)目分為 { 必備項(xiàng) 選擇項(xiàng) ? 全 宗 號(hào) :檔案館給立檔單位的代號(hào) 如： J026 、 J124 ? 年 度 :指歸檔文件形成年度，用 4位數(shù)表示 ? 保管期限 :分為永久、長(zhǎng)期、短期三種 也可用 Y 、 C 、 D 表示 ? 件 號(hào) :室編件號(hào)由檔室填寫，館編件號(hào)由 檔案館編寫 必備項(xiàng) 選擇項(xiàng) 機(jī) 構(gòu) 或 問 題 在一個(gè)立檔單位機(jī)構(gòu)或問題二者選擇其一，即選擇機(jī)構(gòu)，就必須放棄問題，選擇問題就必須放棄機(jī)構(gòu) 。也可自擬標(biāo)題，外加“〔〕”號(hào)。 ? 備注：注釋文件需說(shuō)明的情況。 ? 目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。 檔 案 盒 封 面 安徽省檔案局 全 宗 號(hào) J012 年 度 2 0 0 4 保管期限 永久 機(jī)構(gòu) （ 問題 ） 行政類 室 起 1— 20 止 件 號(hào) 館 盒 號(hào) 單位： mm 檔案盒背 脊的項(xiàng)目 備考表 盒內(nèi)文件情況說(shuō)明 整理人： 檢查人 ： 年 月 日 按“卷”整理檔案 ? 按作者立卷 ? 按時(shí)間立卷 ? 按問題立卷 ? 按地區(qū)立卷 ? 按文件名稱立卷 ? 按收發(fā)文機(jī)關(guān)立卷 傳統(tǒng)立卷工作內(nèi)容 ? 組成案卷單位 ? 擬寫案卷標(biāo)題 作者 — 問題（事由） — 文種（名稱） ? 卷內(nèi)文件的排列與編號(hào) ? 填寫卷內(nèi)文件目錄與備考表 ? 案卷封面編目與案卷裝訂 (或 “ 裝盒 ” ） 檔案整理工作的組織 一、檔案整理工作諸環(huán)節(jié)及其相互關(guān)系 二、現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案整理工作的組織 三、積存檔案和零散文件整理工作的組織 四、 檔號(hào) 及其使用規(guī)則 檔號(hào) ? 檔案館 (室 )在整理和管理檔案的過(guò)程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。 類別號(hào)： 館 (室 )藏檔案類別的代碼。 檔號(hào)的結(jié)構(gòu) ? 全宗號(hào) —— 案卷目錄號(hào) —— 案卷號(hào) —— 件、頁(yè) (張 )號(hào)。 有全宗號(hào)的可照實(shí)填寫 ， 如 “ 38”寫成 “ 0308” ；沒有全宗號(hào)的暫空不填 。包括室編件號(hào)和館編件號(hào) 。 （ 5） 機(jī)構(gòu)或問題欄：若統(tǒng)一采用 “ 年度 保管期限 ” 分類方法 ， 此欄不必填寫 。 第三章 案例思考 1 丟失的批復(fù) ? 解：上述文件失蹤，問題出在移交環(huán)節(jié)。 做好檔案的整理工作是對(duì)檔案今后更方便的查找和利用，檔案整理是以“件”為單位，把雜亂無(wú)章的檔案重新整理，對(duì)來(lái)路不明的檔案要嚴(yán)格把關(guān)，以免造成今后不必要的麻煩。造成真正要用到文件時(shí)卻找不到了。 若這份文件有頁(yè)碼的則不必重新編頁(yè)
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