【正文】 型 行政類 直接上級 行政 內(nèi)勤主管 定編人數(shù) 1 工資職級范圍 工作描述 為配合行政內(nèi)勤主管工作，保證公司通訊暢通，在行政內(nèi)勤主管的指導(dǎo)下，按照公司有關(guān)制度規(guī)定，協(xié)助行政部工作。 物品的采購 ； ； ， 嚴格控制預(yù)算費用 ； 。 第 8 頁 共 58 頁 四、 行政外勤主管 崗位 說明書 崗位名稱 行政外勤 主管 所屬部門 行政企劃部 工作類型 行政 類 直接上級 行政 經(jīng)理 定編人數(shù) 1 工資職級范圍 工作描述 保 證公司業(yè)務(wù)正常用車，保證公司安全運營，在行政經(jīng)理的指導(dǎo)下，按照公司有關(guān)制度規(guī)定，監(jiān)督、指導(dǎo)司機工作。 車輛調(diào)度管理 ，協(xié)調(diào)各部門的車輛使用，確保及時、有效 ； 好公司行政車輛的日常維護、保養(yǎng)及司機的日常管理工作，組織建立公司車輛和司機檔案 ； 、詢價及車輛上戶手續(xù)工作 ； 、車輛保險理賠、年檢及相關(guān)稅費的審核管理工作 ； ，不出現(xiàn)斷檔、超支情 況 ； 、使用情況 進 行檢查、評比 ； 、及時 修訂 車輛相關(guān)的管理制度 。 其他事務(wù) ； 。 任職資格 高中以上學(xué)歷 ， 5年以上同崗位工作經(jīng)驗； 熟悉北京市交通 ；熟悉車輛結(jié)構(gòu)，對車輛的保險、維修、保養(yǎng)等方面熟識； 為人誠實可靠、品行端正； 無重大交通交通事故記錄和多次違章歷史記錄； 男性，年齡在 30— 40歲之間。 2. 其他各部門應(yīng)嚴格按此規(guī)范執(zhí)行，對規(guī)范中沒有明確的部分，有 提醒 義務(wù)。 2. 儀表形象與著裝要求 （ 1） 原則：端莊、整潔、大方 。 （ 4） 上班著裝應(yīng)大方、得體、干凈、平整，如有工服應(yīng)著工服。 3. 辦公秩序 （ 1） 公司周一至周五為上班時間 ， 時間為早 9： 00 至 17： 00， 所有員工應(yīng)嚴格遵守公司 作息時間，不遲到、不早退、不曠工。 （ 5） 上班時間內(nèi)不得做與工作無關(guān) 的事項，如：玩電腦游戲、上網(wǎng)聊天、聽音樂、吃零食、嚼口香糖、當(dāng)眾化妝、嬉戲閑談、扎堆聊天、偷懶瞌睡、酗酒賭博等。 4. 日常行為、談話禮儀 （ 1） 辦公區(qū)域內(nèi)員工相遇要互相微笑，點頭示意或輕致問候，溫和有禮，創(chuàng)造和諧的人際氣氛。 （ 5） 辦公區(qū)域內(nèi)遇領(lǐng)導(dǎo)陪同客人進入辦公區(qū)域參觀時，所到之處員工應(yīng)馬上放下手中工作，立即起立表示尊重和歡迎 ， 領(lǐng)導(dǎo)和客人經(jīng)過時應(yīng)微笑地說：“您好！” （ 6） 面對客人、領(lǐng)導(dǎo)、同事時應(yīng)保持微笑，面色溫和，表情謙虛 ， 握手時應(yīng)取下手套，松 緊適度 ， 交談時應(yīng)看著對方眼睛，適當(dāng) 做 出回應(yīng)，不東張西望、不心不在焉。 （ 10） 養(yǎng)成使用禮貌用語的習(xí)慣。 12 （ 4） 接到來電方態(tài)度惡劣的電話時，態(tài)度應(yīng)和藹，耐心解釋 ， 無法解決時，可先將問題記錄下來再尋求解決方法 ， 任何情況下，嚴禁在通話中與對方發(fā)生爭執(zhí)和互罵。 2. 適用范圍： 公司所有部門及分支機構(gòu)的全體 員工。 （ 2） 公司尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策。 （ 6） 公司員工人事檔案、工資性及勞務(wù)性收入、資料。 （ 2） 秘密：一旦泄密會使公司利益遭受較大的損害。 （ 3） 除以上資料外的各類資料為一般級。 2. 不該問的事，不要問；不該看的文件，不要看 。 6. 不得在 個人通信中涉及集團秘密 。 10. 客人問及公司秘密，應(yīng)予以婉拒、避談。 （ 2） 對 保密材料須專門登記入冊， 定期清查，防止丟失和錯漏 。出國工作攜帶保密材料的，除經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準外，還須經(jīng)政府有關(guān)部門審批。不在無保密措施的電話、傳真機上傳遞保密材料 。 （ 10） 公司工作人員發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時，應(yīng)當(dāng)立即采取補救措施并及時報告行政部，行政部接到報告，應(yīng)立即處理。 （ 2） 故意或過失泄露公司秘密，造成嚴重后果或重大經(jīng)濟損失的。 16 第 六 節(jié) 公司會議制度 一、 總則 1. 為了規(guī)范公司會議管理，提高會議管理工作效率，杜絕會議管理中的不合理行為，特制定本制度。 3． 系統(tǒng)和部門工作會：各系統(tǒng)和部門召開的工作會，由各系統(tǒng)、部門領(lǐng)導(dǎo)決定召開并負責(zé)組織。 6． 工作例會時間應(yīng)報集團備案。 3． 要把會議事項的進行順序與時間的分配預(yù)先告知與會人員。 7． 公司會議主要由辦公例會、日常工作會議組成。 3． 會議紀要和決議形成后，由與會的公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員簽字確認。 18 會 議 流 程 圖各 部 門 負 責(zé) 人行 政 部 門主 持 人開 始根 據(jù) 工 作 情 況發(fā) 出 通 知協(xié) 助 會 議 設(shè) 備調(diào) 試有 需 要 時準 備 資 料按 時 參 加指 定 人 員整 理 會 議 紀 要簽 發(fā)各 部 門 傳 閱 ， 抄報 上 一 級 單 位 或下 發(fā) 下 一 級 單 位總 裁 辦 歸 檔 ， 按時 上 交結(jié) 束根 據(jù) 會 議 內(nèi) 容開 展 工 作 19 日期： Date: 發(fā)至： Sent to: 項目： Project: 主題： Subject 出席人員： Attendee: 地點： Address: 序 Preface 會議摘錄 Abstract 發(fā)言人 Spokesman 20 第七 節(jié) 公文管理制度 一、 總則 為提高本公司的工作效率，切實減少公司文件在流通過程中的各種 拖延 ，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，特制定本制度。 4． 布告、公告、通告：對公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項，用“布告”；向國內(nèi)外宣布重大事件，用“公告”；在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵 守或周知的事件，用“通告”。 8． 決定、決議：對某些問題或者重大行動做出安排，用“決定”；經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。 2． 秘密： 指不宜向無關(guān)人員透露內(nèi)容的文件 。 6． 一般：指應(yīng)當(dāng)在三個工作日內(nèi)處理完畢的文件。 （ 2） 文件題目： 關(guān)于 ????的 ** 黑體、小三號字 （ 3） （ **的含義為：文件內(nèi)容的性質(zhì)，如請示、說明、匯報等） （ 4）文件正文使用宋體、小四號 字 ，行距為 ，頁邊距上下為 、左右為 ，頁碼居中 。 3． 簽發(fā)人：發(fā)文及會議紀要一律由集團總裁 或 相關(guān)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)親手簽名，各部門上報文件一律由發(fā)起部門的負責(zé)人親手簽名。 7． 頁數(shù)：使用頁腳中 “第 N 頁，共 N 頁 ”形式，居中 。 2． 單面印刷可在上端裝訂，雙面 印刷在左面裝訂。如果是總裁或總經(jīng)理委托事項可由指名責(zé)任者署名 七 、 文件制作注意事項 ： 1． 文件必須簡明扼要，一事一議，語言措辭力求準確規(guī)范 。 5． 不輕易越級行文 。 3． 發(fā)文部門擬稿后，交行政管理部門核稿，凡以集團或公司名義發(fā)出的公文、函件及用 集團或公司印章的，行政管理部門對內(nèi)容和文字有權(quán)審核，并負有把關(guān)責(zé)任； 對涂改不清、文字錯漏嚴重、 23 內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回重新擬稿。公司正式文件須經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)，遇緊急事項，總裁、總經(jīng)理均可由行政管理部門請示用印后補辦審批手續(xù)。 8． 印 發(fā) ： 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)后的文稿由行政部統(tǒng)一打印， 依據(jù)《發(fā)文審批單》上印制文件份數(shù)，如頁數(shù)較多時，也可使用電子版文件，但需在發(fā)文編號本上注明接收人及傳輸方式 。 3． 指名或親啟文件、密級文件原則上由責(zé)任者或當(dāng)事者自行處理，其他人不得擅自啟封，如果某主管在職務(wù)上有權(quán)替代來件所指名者，不受本條規(guī)定的約束 。 7． 由行 政主管負責(zé)對公文進行審閱、回答、批辦以及其他必須處理，或者由其指定下屬對文件進行具體處理，并將意見填寫在《收文處理單》上 。 10． 行政秘書對文件負有催辦、檢查、督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理，不得將文件壓放、分散。 由行政主管指派專人負責(zé)駕駛、維修、檢驗、清潔等工作。 4． 每輛車設(shè)置車輛使用記錄表，由行政部于每次加油及維修保養(yǎng)時記錄，以了解車輛受控狀況。 （ 2） 車損事故處理結(jié)案后，需填報損修情況和處理結(jié)果。 （ 2） 要根據(jù)不同運行條件，不同磨 損情況，從實際出發(fā)，及時、高效地保養(yǎng)各部件。以保證車輛的完好率，進而提高車輛的使用率。 經(jīng)一級保養(yǎng)后，汽車應(yīng)達到車容整潔，裝備齊全、連接牢固，三濾暢通，不漏油、不漏水、不漏氣、不漏電，油嘴齊全，潤滑良好。 四、 車輛的維修 1． 有計劃、及時地修復(fù)車輛，是保證車輛完好率的重要措施，其目的就是及時消除故障，修復(fù)損傷，恢復(fù)車輛的使用性能，保證車輛正常安全地運行。 （ 2） 總成大修 ： 總成經(jīng)過一定使用里程后，其基礎(chǔ)件和主要零件會破裂、磨損、變形，需要拆散進行徹底修理，以恢復(fù)其技術(shù)性能。零件修理應(yīng)考慮到可靠性和經(jīng)濟性的原則。 （ 4） 進口車輛，車型特殊，同型車數(shù)量很少，經(jīng)長期使用后，主要零件嚴 重損壞， 4S 無配件，無法更換。 2． 車輛安全負責(zé)人員要定期對司機進行事故預(yù)防教育，運用正反兩方面的事例，反復(fù)講明事故的危害性和事故預(yù)防的重要性。堅持每月一小結(jié)，每月一大結(jié)，年終全面總結(jié)。 4． 保險費：公司全額負擔(dān)。 ： 8． 車輛繳納各項費用及辦理各項手續(xù)應(yīng)明確責(zé)任人： （ 1） 專車：由專車司機或配發(fā)車輛部門人員負責(zé)各項手續(xù)的辦理。 ? 借款手續(xù)批準后，行政主管安排司機在規(guī)定期限內(nèi)完成年檢 。 （ 3） 保險費： ? 車輛保險由集團車管統(tǒng)一審批并投保，統(tǒng)一 確定 保險公司。 八 、 維修 流程 1．審批： 車輛須進行保養(yǎng)或維修時，司機至行政主管處索取 《車輛保養(yǎng)維修審批單》 ， 由司機填寫修理項目、修理原因、預(yù)計金額等相關(guān)內(nèi)容，行政主管對 《車輛保養(yǎng)維修審批單》 進行年度流水編 32 號，并按車輛管理規(guī)定要求進行公里數(shù)等相關(guān)內(nèi)容的審核，符合維修要求的，行政主管報行政部負責(zé)人審 核 后（特殊情況需上報本公司負責(zé)人批準），方可進行維修，保養(yǎng)公里數(shù)計算一律以上一次單據(jù)做為依據(jù)，沒有的一律不予批準維修。行政主管將發(fā)票復(fù)印件、維修廠業(yè)務(wù)結(jié)算清單（應(yīng)與《車輛保養(yǎng)維修審批單》內(nèi)容相符）、 《車輛保養(yǎng)維修審批單》 等相關(guān)單據(jù)進行存檔管理。 1． 車輛使用范圍 （ 1） 公司員工外出參加重要會議、聯(lián)系重要客戶時的接送 。 （ 5） 其他緊急和特殊用車。 （ 3） 靈活機動，就是對 于制度沒有明確規(guī)定而確實有需要的、緊急的用車情況，要從實際出發(fā) 。 （ 3） 車輛主管根據(jù)掌握的用車時間、等車地點、乘車人姓名、乘車人數(shù)、行車路線等情況，做出計劃安排，并將執(zhí)行任務(wù)的司機姓名、車號、出車地點等口頭通知本人或張貼在公布欄內(nèi)。 （ 5） 如因特殊情況來不及事前填寫派車單的用車，需經(jīng)行政部同意并給駕駛員口頭通知，事后及時補辦派車手續(xù)。 （ 3） 使用人在駕駛車輛前應(yīng)對車輛做基本檢查 (如檢查水箱、油量、機油、剎車油、電瓶、 輪胎、外觀等 )。 （ 3） 使用人應(yīng)愛護車輛，保證機件、外觀良好，使用后并應(yīng)將車輛清洗干凈。 34 2. 司機公差異地途中加油，可以報銷加油費，但必須在費用報銷單上詳細注明出差事由及出差地址，報行政部 備查。 4． 專車或公務(wù)車司機以人員未經(jīng)批準，擅自駕駛公司車 輛辦事，對該車司機和用車者一律處以 200 無罰款 。 維修（更換）零部件名稱 費用金額 小 計 車隊負責(zé)人意見 年 月 日 行政主管意見 年 月 日 總經(jīng)理批示 年 月 日 38 第 九 節(jié) 司機管理制度 一、 總則 1. 在車輛主管的領(lǐng)導(dǎo)下認真做好對公司領(lǐng)導(dǎo)和各業(yè)務(wù)部門的駕駛服務(wù)工作。有工服時必須著工服，無工服時著長褲、襯衫或有領(lǐng)有袖的 T恤衫，嚴禁著短褲、涼鞋、圓領(lǐng) T恤。并應(yīng)遵守本公司其他相關(guān)的規(guī)章制度 。 8. 嚴格遵守考勤制度，無故缺勤者按曠工處理，不聽從安排，耽誤公事者，若情節(jié)嚴重給予開除處理。 11. 司機應(yīng)認真記錄每次的出車情況，并填寫《派車單》內(nèi)的有關(guān)內(nèi)容。本公司員工在車內(nèi)吸煙時，應(yīng)有禮貌地制止；公司外的客人在車內(nèi)吸煙時，可婉轉(zhuǎn)告知本公司陪同人，但不能直接制止 。因上述原因?qū)е碌能囕v附件的失竊均由司機負責(zé)，如車輛失竊，司機須負一定的賠償責(zé)任。 三 、 服務(wù)態(tài)度 1. 司機應(yīng)熱情 接待，小心駕駛，遵守交通規(guī)則，確保交通安全。 四、 出車前 工作 要堅持“三檢四勤”制度，