【正文】 ）兩類。對計劃內(nèi)事情預先寫入日程；及時整理日程表，以免安排沖突；216。周一日程、出差前后一個工作日不要安排過多的事務；216。不要代替領(lǐng)導做決定，在總經(jīng)理的同意下針對其工作習慣和時間對各種預約酌情處理；216。也可按照總經(jīng)理習慣，自行制作日程表；二、出差日程安排 做為秘書，安排總經(jīng)理出差是經(jīng)常的一項工作，同時也是需要更加細致的一項工作。確認總經(jīng)理出差陪同人216。完善細致周到的日程表（時間、地點、對方參會人、議程等）（見范例）。擬寫授權(quán)書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復印件（財務部等）。根據(jù)總經(jīng)理日程安排，隨時通報公司及GM關(guān)心的業(yè)務進展情況；216。及時向總經(jīng)理匯報出差期間公司內(nèi)部事務及業(yè)務進展；216。各種差旅費用報銷；216。機票購買時注意避免經(jīng)停中轉(zhuǎn)，選擇好的航空公司和服務，長途飛行選擇好的機型；216。確認對方還是我方提供翻譯服務；216。到達后，辦理賓館入住手續(xù)，了解總經(jīng)理房間號碼及電話，并將秘書房號電話及時告知總經(jīng)理；216。及時提醒并事先落實各項安排；216。出差返回后將總經(jīng)理與客戶溝通的事項逐條落實、跟蹤，并及時辦理費用報銷、資料整理。組織會議和處理與會議有關(guān)的事務幾乎成為秘書的經(jīng)常工作，其重要性不言而喻。（一） 內(nèi)部會議安排l 總經(jīng)理主持的會議結(jié)束修改下發(fā)整理會議記錄/紀要會中服務會前準備（儀器調(diào)試）反饋接收下發(fā)修改安排會議室、落實參會人員擬訂會議通知（注意文件格式）確定會議目的、參會人員、時間、議程開始 審批 審批 N NY Y53 / 53注意事項：216。會中協(xié)助放映PPT，并時刻關(guān)注會場內(nèi)情況，隨機應變；216。但應從較專業(yè)的角度協(xié)助安排。15:0515:10 AMD Introduction (Mr. Perry Chan) 216。采訪準備（采訪前一周）l 落實品推采訪陪同人和記者的聯(lián)系方式，出現(xiàn)意外情況時可進行聯(lián)系；l 配合品推幫助總經(jīng)理整理采訪問題的答案，呈送總經(jīng)理審閱并適時修改；對于常見問題的回答應該有所備份并及時更新；l 了解記者需求并進行準備：對于需要攝像或拍照的采訪對光線和電源會有要求，在預定采訪場地時應該注意；有些記者會要求得到公司、部門簡介或總經(jīng)理的簡歷和照片，可事先為記者提供；對公司簡介、部門介紹、總經(jīng)理簡歷和照片應分別準備電子版和打印版；采訪準備（采訪前一天）l 幫助總經(jīng)理準備好采訪提綱和問題答案；l 對于需要攝像或拍照的采訪注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型；l 如果是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會議設備；如果采訪在公司外進行要事先定車； 如果采訪在公司內(nèi)進行要事先預定會議室，并根據(jù)采訪需要注意采光電源；采訪當天l 采訪前20分鐘必須與品推陪同人聯(lián)系，落實采訪時間；l 如果是電話采訪需要檢查會議設備；到采訪時間后接入記者打來的電話或幫助總經(jīng)理撥通記者電話；l 如果采訪在公司外應該及時提醒總經(jīng)理出發(fā)；l 如果采訪在公司內(nèi)應該檢查采訪場地； 如果采訪在公司內(nèi)，記者到后應由秘書先行接待，了解場地是否合適，對方是否需要其它背景資料； 安排停當后請總經(jīng)理出面接受采訪；送記者離開，并了解播出或見報時間；采訪結(jié)束l 與記者溝通，及時了解播出或見報的確切時間；l 通知總經(jīng)理收看，或收集采訪報紙呈送總經(jīng)理；必要時可通知公司全體或部門員工收看。（二）參與支持的大型活動： 部門時序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見總經(jīng)理審閱Y活動后活動當天活動前三星期接受活動邀請根據(jù)總經(jīng)理授意跟進工作結(jié)束根據(jù)錄音整理講話稿整理業(yè)務資料和名片配合演示PPT，做好錄音帶好活動議程、名片等資料參加分工演練N修改協(xié)助總經(jīng)理準備發(fā)言稿、PPT、主持詞等安排日程NY了解活動議程開始參與支持的大型活動流程說明： 接受活動邀請l 得到活動議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理的意見；l 如果總經(jīng)理同意參加活動，安排好日程； 活動前三星期l 參加分工會，明確總經(jīng)理和自己的職責，了解其他人職責，將總經(jīng)理日程細化落實； 如果講話稿、PPT是由秘書準備的，要給自己留出修改時間；l 幫助總經(jīng)理準備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)總經(jīng)理審閱后修改定稿；定稿的PPT和發(fā)言稿要交給會議組織者；l 參加彩排；對重大活動中需要配合演示的PPT一定要反復演練； 活動當天l 參加外部活動時，秘書應著端莊大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時間要佩帶胸卡；l 帶好如下物品：拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機、磁帶、麥克風、紙巾、潤喉片等；l 活動中配合演示PPT，做好錄音；l 活動中配合接待公司或外部領(lǐng)導，活動期間要保持在總經(jīng)理的視線之內(nèi)，在關(guān)注自己總經(jīng)理需求的同時也關(guān)注其他總經(jīng)理的需求；l 在突發(fā)緊急情況下不要慌亂，首先要關(guān)注自己總經(jīng)理的需求或部署，可能情況下主動分擔會務人員的工作； 活動后l 整理業(yè)務資料和名片；l 根據(jù)錄音整理講話稿；l 總經(jīng)理在活動中往往會遇到很多人，引發(fā)很多工作管理上的想法，需要秘書參會后跟進落實。同時一定要向?qū)Ψ奖ＷC可以寫信或發(fā)給總經(jīng)理，而且總經(jīng)理一定會看。二、外部溝通 外部溝通會大量使用電話、電子設備、書信等媒介，因此要特別注重在這些方面的商務禮儀。（二）禮尚往來：l 答謝（節(jié)日禮品、賀卡等）在重要的節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作廠商的公司紀念日等）秘書應在征求總經(jīng)理意見之后，以禮品或賀信及時致意，維護與合作廠商的友好關(guān)系。一個好的秘書既是領(lǐng)導的助手又是領(lǐng)導的參謀，秘書在日常工作中既要輔助領(lǐng)導進行決策，同時還要輔助領(lǐng)導樹立良好的公眾形象。其次是超前搞好調(diào)研，多提供決策預案。第二， 要站在領(lǐng)導工作的角度思考問題，才有一定的高度、廣度和深度。（2） 經(jīng)常了解全局情況，取得按時保質(zhì)完成各類任務的主動權(quán)。 秘書和秘書部門是為總經(jīng)理服務的，領(lǐng)導對外形象的好壞在很大程度上反映了秘書和秘書部門的服務水準。 2．協(xié)助總經(jīng)理樹立行為合作形象。4． 協(xié)助總經(jīng)理樹立行為感化形象。四、 秘書禮儀素質(zhì)的培養(yǎng) 秘書要充分發(fā)揮禮儀的作用，達到工作自如的效果，除了把握好基本的禮儀原則外，還應從以下幾方面加強對自身素質(zhì)的培養(yǎng)。在處事中，不能感情用事，要以是非標準而不能以職務的高低論曲直，提批評、建議要出于“公心”，幫助他人要出于“誠心”。秘書一定要擺正自己的位置，在與不同身份的人交往處事中，要正確履行自己的職責，而不能超越權(quán)限，既要積極地配合工作，又不能干預領(lǐng)導的決策和下屬或其它部門的工作。謙虛而恭敬的態(tài)度往往是一個人的神態(tài)、語言、動作和行為的綜合表現(xiàn)。特別在與人交談時，眼神要能顯示你在傾聽對方的談話，因為每個人都喜歡用語言表達自己，喜歡別人聽自己講話，如果你用眼神告訴對方“你是一個值得我傾聽的人”無形中會提高對方的自尊心和信心，使對方感到你能理解他、尊重他，才能贏得對方的信任，從而產(chǎn)生愿意同你交往。秘書經(jīng)常與總經(jīng)理出現(xiàn)于各種場合，更應注意禮節(jié)。一般人對于自己的姓名特別在意，如果記得對方的姓名，會使對方對你產(chǎn)生莫大的好感。 衣著儀表是個性的表征，反映一個人的文化修養(yǎng)和格調(diào)，顯示自己的職業(yè)和職位。在擬制中，要針對一件事寫一件事，不能把規(guī)定以外的東西寫進去。l 時限性強——文字工作是解決隨時發(fā)生的問題或?qū)⒁霈F(xiàn)的問題。 秘書文字支持的種類：l 傳真和郵件（詳細處理流程見前）l 業(yè)務類文檔（正式文件、報告、總結(jié)、PPT制作等）l 一般信件、感謝信、邀請函等 程序：準備——撰擬——審核修改、發(fā)布l 準備216。 確定主題。如向上級請示批示或批準宜用“請示”而不用“報告”，因為“報告”不要求批復而只適用于向領(lǐng)導反饋信息、提供參考。l 撰擬文稿216。開頭用以喚起收文者注意，引導閱讀，通常采用下述形式：（1） 簡明交代擬文根據(jù)與目的（2） 概述有關(guān)情況，使收文人了解發(fā)文背景（3） 以簡要文字提示全文主題，引起收文人注意（4） 闡明基本觀點，使收文人在開頭處即獲得明確認識（5） 直接點明結(jié)論，以啟發(fā)收文人思考，增強文件的鮮明性（6） 表明批準或轉(zhuǎn)發(fā)執(zhí)行的態(tài)度，多用于發(fā)布規(guī)章制度的通知（7） 表示祝賀、敬意、謝意等，多用于函與講話稿 216。 日期應當寫具體的年、月、日。216。 參考模板附件：l 傳真和郵件（詳細處理流程見前）l 業(yè)務類文檔（正式文件、報告、總結(jié)、PPT制作等） l 一般信件、感謝信、邀請函等 第五部分 會議支持1. 例會、業(yè)務會議l 根據(jù)議題充分了解情況、搜集整理資料，明確要解決的問題，及時將信息提供給總經(jīng)理l 確定需參加的人員、時間、地點。附件：《會務手冊》 。以供總經(jīng)理和參會人員參考）l 根據(jù)紀要在限定的任務時間內(nèi)進行跟蹤推進，及時向總經(jīng)理通報進展，并將推進結(jié)果或進展在下一次例會開始向參會人員進行通報。l 審核修改、發(fā)布文檔擬好后，應認真、嚴肅地反復進行審核與修正。216。 書寫文稿，文檔中的人名、地名、時間、引文必須準確、具體。216。 調(diào)查研究收集材料。216。秘書應事先了解行文目的、收文對象、主要內(nèi)容，在與總經(jīng)理相互溝通中，準確領(lǐng)會領(lǐng)導意圖，并據(jù)此進行寫作。l 有固定的格式——格式為內(nèi)容服務，要有相對的穩(wěn)定性。l 具體真實——具體是指收文人看了文檔后知道該怎樣去做，真實是指實事求是。第四部分 文字支持秘書不僅要領(lǐng)會領(lǐng)導的指示， 而且要能貫徹領(lǐng)導的指示。切忌直白對方“記不起了”或“我忘記了”等讓對方難堪。讓對方盡快了解自己，言談中注意語言的文雅與委婉，說話方式輕松自如，語速不急不徐，落落大方。 舉止。表情中最主要的因素是眼神和微笑。不過高估計自己，不過低估計別人， 善于發(fā)現(xiàn)自己的缺點并改正，善于發(fā)現(xiàn)別人的優(yōu)點欣賞和學習。要忠誠老實，辦事恪守原則，忠于承諾，能辦的事要千方百計辦，不能辦的事要向?qū)Ψ秸f明情由以得到他人的諒解。 公正客觀。（2） 對外交往要真誠情切，秘書要很好地領(lǐng)會和把握總經(jīng)理的處事原則，并在對外交往中很好地運用，必要時提醒總經(jīng)理率先垂范，以身作則。