【正文】 ）兩類。對(duì)計(jì)劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程；及時(shí)整理日程表，以免安排沖突；216。周一日程、出差前后一個(gè)工作日不要安排過(guò)多的事務(wù)；216。不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定，在總經(jīng)理的同意下針對(duì)其工作習(xí)慣和時(shí)間對(duì)各種預(yù)約酌情處理；216。也可按照總經(jīng)理習(xí)慣，自行制作日程表；二、出差日程安排 做為秘書，安排總經(jīng)理出差是經(jīng)常的一項(xiàng)工作，同時(shí)也是需要更加細(xì)致的一項(xiàng)工作。確認(rèn)總經(jīng)理出差陪同人216。完善細(xì)致周到的日程表（時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)方參會(huì)人、議程等）（見范例）。擬寫授權(quán)書并于總經(jīng)理出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件（財(cái)務(wù)部等）。根據(jù)總經(jīng)理日程安排，隨時(shí)通報(bào)公司及GM關(guān)心的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況；216。及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展；216。各種差旅費(fèi)用報(bào)銷；216。機(jī)票購(gòu)買時(shí)注意避免經(jīng)停中轉(zhuǎn)，選擇好的航空公司和服務(wù)，長(zhǎng)途飛行選擇好的機(jī)型；216。確認(rèn)對(duì)方還是我方提供翻譯服務(wù)；216。到達(dá)后，辦理賓館入住手續(xù)，了解總經(jīng)理房間號(hào)碼及電話，并將秘書房號(hào)電話及時(shí)告知總經(jīng)理；216。及時(shí)提醒并事先落實(shí)各項(xiàng)安排；216。出差返回后將總經(jīng)理與客戶溝通的事項(xiàng)逐條落實(shí)、跟蹤，并及時(shí)辦理費(fèi)用報(bào)銷、資料整理。組織會(huì)議和處理與會(huì)議有關(guān)的事務(wù)幾乎成為秘書的經(jīng)常工作，其重要性不言而喻。（一） 內(nèi)部會(huì)議安排l 總經(jīng)理主持的會(huì)議結(jié)束修改下發(fā)整理會(huì)議記錄/紀(jì)要會(huì)中服務(wù)會(huì)前準(zhǔn)備（儀器調(diào)試）反饋接收下發(fā)修改安排會(huì)議室、落實(shí)參會(huì)人員擬訂會(huì)議通知（注意文件格式）確定會(huì)議目的、參會(huì)人員、時(shí)間、議程開始 審批 審批 N NY Y53 / 53注意事項(xiàng)：216。會(huì)中協(xié)助放映PPT，并時(shí)刻關(guān)注會(huì)場(chǎng)內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變；216。但應(yīng)從較專業(yè)的角度協(xié)助安排。15:0515:10 AMD Introduction (Mr. Perry Chan) 216。采訪準(zhǔn)備（采訪前一周）l 落實(shí)品推采訪陪同人和記者的聯(lián)系方式，出現(xiàn)意外情況時(shí)可進(jìn)行聯(lián)系；l 配合品推幫助總經(jīng)理整理采訪問(wèn)題的答案，呈送總經(jīng)理審閱并適時(shí)修改；對(duì)于常見問(wèn)題的回答應(yīng)該有所備份并及時(shí)更新；l 了解記者需求并進(jìn)行準(zhǔn)備：對(duì)于需要攝像或拍照的采訪對(duì)光線和電源會(huì)有要求，在預(yù)定采訪場(chǎng)地時(shí)應(yīng)該注意；有些記者會(huì)要求得到公司、部門簡(jiǎn)介或總經(jīng)理的簡(jiǎn)歷和照片，可事先為記者提供；對(duì)公司簡(jiǎn)介、部門介紹、總經(jīng)理簡(jiǎn)歷和照片應(yīng)分別準(zhǔn)備電子版和打印版；采訪準(zhǔn)備（采訪前一天）l 幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備好采訪提綱和問(wèn)題答案；l 對(duì)于需要攝像或拍照的采訪注意提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型；l 如果是電話采訪要向行政后勤部通訊處事先借好電話會(huì)議設(shè)備；如果采訪在公司外進(jìn)行要事先定車； 如果采訪在公司內(nèi)進(jìn)行要事先預(yù)定會(huì)議室，并根據(jù)采訪需要注意采光電源；采訪當(dāng)天l 采訪前20分鐘必須與品推陪同人聯(lián)系，落實(shí)采訪時(shí)間；l 如果是電話采訪需要檢查會(huì)議設(shè)備；到采訪時(shí)間后接入記者打來(lái)的電話或幫助總經(jīng)理?yè)芡ㄓ浾唠娫?；l 如果采訪在公司外應(yīng)該及時(shí)提醒總經(jīng)理出發(fā)；l 如果采訪在公司內(nèi)應(yīng)該檢查采訪場(chǎng)地； 如果采訪在公司內(nèi)，記者到后應(yīng)由秘書先行接待，了解場(chǎng)地是否合適，對(duì)方是否需要其它背景資料； 安排停當(dāng)后請(qǐng)總經(jīng)理出面接受采訪；送記者離開，并了解播出或見報(bào)時(shí)間；采訪結(jié)束l 與記者溝通，及時(shí)了解播出或見報(bào)的確切時(shí)間；l 通知總經(jīng)理收看，或收集采訪報(bào)紙呈送總經(jīng)理；必要時(shí)可通知公司全體或部門員工收看。（二）參與支持的大型活動(dòng)： 部門時(shí)序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見總經(jīng)理審閱Y活動(dòng)后活動(dòng)當(dāng)天活動(dòng)前三星期接受活動(dòng)邀請(qǐng)根據(jù)總經(jīng)理授意跟進(jìn)工作結(jié)束根據(jù)錄音整理講話稿整理業(yè)務(wù)資料和名片配合演示PPT，做好錄音帶好活動(dòng)議程、名片等資料參加分工演練N修改協(xié)助總經(jīng)理準(zhǔn)備發(fā)言稿、PPT、主持詞等安排日程N(yùn)Y了解活動(dòng)議程開始參與支持的大型活動(dòng)流程說(shuō)明： 接受活動(dòng)邀請(qǐng)l 得到活動(dòng)議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理的意見；l 如果總經(jīng)理同意參加活動(dòng)，安排好日程； 活動(dòng)前三星期l 參加分工會(huì)，明確總經(jīng)理和自己的職責(zé)，了解其他人職責(zé)，將總經(jīng)理日程細(xì)化落實(shí)； 如果講話稿、PPT是由秘書準(zhǔn)備的，要給自己留出修改時(shí)間；l 幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)總經(jīng)理審閱后修改定稿；定稿的PPT和發(fā)言稿要交給會(huì)議組織者；l 參加彩排；對(duì)重大活動(dòng)中需要配合演示的PPT一定要反復(fù)演練； 活動(dòng)當(dāng)天l 參加外部活動(dòng)時(shí)，秘書應(yīng)著端莊大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡；l 帶好如下物品：拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機(jī)、磁帶、麥克風(fēng)、紙巾、潤(rùn)喉片等；l 活動(dòng)中配合演示PPT，做好錄音；l 活動(dòng)中配合接待公司或外部領(lǐng)導(dǎo)，活動(dòng)期間要保持在總經(jīng)理的視線之內(nèi)，在關(guān)注自己總經(jīng)理需求的同時(shí)也關(guān)注其他總經(jīng)理的需求；l 在突發(fā)緊急情況下不要慌亂，首先要關(guān)注自己總經(jīng)理的需求或部署，可能情況下主動(dòng)分擔(dān)會(huì)務(wù)人員的工作； 活動(dòng)后l 整理業(yè)務(wù)資料和名片；l 根據(jù)錄音整理講話稿；l 總經(jīng)理在活動(dòng)中往往會(huì)遇到很多人，引發(fā)很多工作管理上的想法，需要秘書參會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)。同時(shí)一定要向?qū)Ψ奖ＷC可以寫信或發(fā)給總經(jīng)理，而且總經(jīng)理一定會(huì)看。二、外部溝通 外部溝通會(huì)大量使用電話、電子設(shè)備、書信等媒介，因此要特別注重在這些方面的商務(wù)禮儀。（二）禮尚往來(lái)：l 答謝（節(jié)日禮品、賀卡等）在重要的節(jié)日（如圣誕節(jié)、新年、春節(jié)、或重要合作廠商的公司紀(jì)念日等）秘書應(yīng)在征求總經(jīng)理意見之后，以禮品或賀信及時(shí)致意，維護(hù)與合作廠商的友好關(guān)系。一個(gè)好的秘書既是領(lǐng)導(dǎo)的助手又是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，秘書在日常工作中既要輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，同時(shí)還要輔助領(lǐng)導(dǎo)樹立良好的公眾形象。其次是超前搞好調(diào)研，多提供決策預(yù)案。第二， 要站在領(lǐng)導(dǎo)工作的角度思考問(wèn)題，才有一定的高度、廣度和深度。（2） 經(jīng)常了解全局情況，取得按時(shí)保質(zhì)完成各類任務(wù)的主動(dòng)權(quán)。 秘書和秘書部門是為總經(jīng)理服務(wù)的，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)外形象的好壞在很大程度上反映了秘書和秘書部門的服務(wù)水準(zhǔn)。 2．協(xié)助總經(jīng)理樹立行為合作形象。4． 協(xié)助總經(jīng)理樹立行為感化形象。四、 秘書禮儀素質(zhì)的培養(yǎng) 秘書要充分發(fā)揮禮儀的作用，達(dá)到工作自如的效果，除了把握好基本的禮儀原則外，還應(yīng)從以下幾方面加強(qiáng)對(duì)自身素質(zhì)的培養(yǎng)。在處事中，不能感情用事，要以是非標(biāo)準(zhǔn)而不能以職務(wù)的高低論曲直，提批評(píng)、建議要出于“公心”，幫助他人要出于“誠(chéng)心”。秘書一定要擺正自己的位置，在與不同身份的人交往處事中，要正確履行自己的職責(zé)，而不能超越權(quán)限，既要積極地配合工作，又不能干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)的決策和下屬或其它部門的工作。謙虛而恭敬的態(tài)度往往是一個(gè)人的神態(tài)、語(yǔ)言、動(dòng)作和行為的綜合表現(xiàn)。特別在與人交談時(shí)，眼神要能顯示你在傾聽對(duì)方的談話，因?yàn)槊總€(gè)人都喜歡用語(yǔ)言表達(dá)自己，喜歡別人聽自己講話，如果你用眼神告訴對(duì)方“你是一個(gè)值得我傾聽的人”無(wú)形中會(huì)提高對(duì)方的自尊心和信心，使對(duì)方感到你能理解他、尊重他，才能贏得對(duì)方的信任，從而產(chǎn)生愿意同你交往。秘書經(jīng)常與總經(jīng)理出現(xiàn)于各種場(chǎng)合，更應(yīng)注意禮節(jié)。一般人對(duì)于自己的姓名特別在意，如果記得對(duì)方的姓名，會(huì)使對(duì)方對(duì)你產(chǎn)生莫大的好感。 衣著儀表是個(gè)性的表征，反映一個(gè)人的文化修養(yǎng)和格調(diào)，顯示自己的職業(yè)和職位。在擬制中，要針對(duì)一件事寫一件事，不能把規(guī)定以外的東西寫進(jìn)去。l 時(shí)限性強(qiáng)——文字工作是解決隨時(shí)發(fā)生的問(wèn)題或?qū)⒁霈F(xiàn)的問(wèn)題。 秘書文字支持的種類：l 傳真和郵件（詳細(xì)處理流程見前）l 業(yè)務(wù)類文檔（正式文件、報(bào)告、總結(jié)、PPT制作等）l 一般信件、感謝信、邀請(qǐng)函等 程序：準(zhǔn)備——撰擬——審核修改、發(fā)布l 準(zhǔn)備216。 確定主題。如向上級(jí)請(qǐng)示批示或批準(zhǔn)宜用“請(qǐng)示”而不用“報(bào)告”，因?yàn)椤皥?bào)告”不要求批復(fù)而只適用于向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息、提供參考。l 撰擬文稿216。開頭用以喚起收文者注意，引導(dǎo)閱讀，通常采用下述形式：（1） 簡(jiǎn)明交代擬文根據(jù)與目的（2） 概述有關(guān)情況，使收文人了解發(fā)文背景（3） 以簡(jiǎn)要文字提示全文主題，引起收文人注意（4） 闡明基本觀點(diǎn)，使收文人在開頭處即獲得明確認(rèn)識(shí)（5） 直接點(diǎn)明結(jié)論，以啟發(fā)收文人思考，增強(qiáng)文件的鮮明性（6） 表明批準(zhǔn)或轉(zhuǎn)發(fā)執(zhí)行的態(tài)度，多用于發(fā)布規(guī)章制度的通知（7） 表示祝賀、敬意、謝意等，多用于函與講話稿 216。 日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。216。 參考模板附件：l 傳真和郵件（詳細(xì)處理流程見前）l 業(yè)務(wù)類文檔（正式文件、報(bào)告、總結(jié)、PPT制作等） l 一般信件、感謝信、邀請(qǐng)函等 第五部分 會(huì)議支持1. 例會(huì)、業(yè)務(wù)會(huì)議l 根據(jù)議題充分了解情況、搜集整理資料，明確要解決的問(wèn)題，及時(shí)將信息提供給總經(jīng)理l 確定需參加的人員、時(shí)間、地點(diǎn)。附件：《會(huì)務(wù)手冊(cè)》 。以供總經(jīng)理和參會(huì)人員參考）l 根據(jù)紀(jì)要在限定的任務(wù)時(shí)間內(nèi)進(jìn)行跟蹤推進(jìn)，及時(shí)向總經(jīng)理通報(bào)進(jìn)展，并將推進(jìn)結(jié)果或進(jìn)展在下一次例會(huì)開始向參會(huì)人員進(jìn)行通報(bào)。l 審核修改、發(fā)布文檔擬好后，應(yīng)認(rèn)真、嚴(yán)肅地反復(fù)進(jìn)行審核與修正。216。 書寫文稿，文檔中的人名、地名、時(shí)間、引文必須準(zhǔn)確、具體。216。 調(diào)查研究收集材料。216。秘書應(yīng)事先了解行文目的、收文對(duì)象、主要內(nèi)容，在與總經(jīng)理相互溝通中，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，并據(jù)此進(jìn)行寫作。l 有固定的格式——格式為內(nèi)容服務(wù)，要有相對(duì)的穩(wěn)定性。l 具體真實(shí)——具體是指收文人看了文檔后知道該怎樣去做，真實(shí)是指實(shí)事求是。第四部分 文字支持秘書不僅要領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的指示， 而且要能貫徹領(lǐng)導(dǎo)的指示。切忌直白對(duì)方“記不起了”或“我忘記了”等讓對(duì)方難堪。讓對(duì)方盡快了解自己，言談中注意語(yǔ)言的文雅與委婉，說(shuō)話方式輕松自如，語(yǔ)速不急不徐，落落大方。 舉止。表情中最主要的因素是眼神和微笑。不過(guò)高估計(jì)自己，不過(guò)低估計(jì)別人， 善于發(fā)現(xiàn)自己的缺點(diǎn)并改正，善于發(fā)現(xiàn)別人的優(yōu)點(diǎn)欣賞和學(xué)習(xí)。要忠誠(chéng)老實(shí)，辦事恪守原則，忠于承諾，能辦的事要千方百計(jì)辦，不能辦的事要向?qū)Ψ秸f(shuō)明情由以得到他人的諒解。 公正客觀。（2） 對(duì)外交往要真誠(chéng)情切，秘書要很好地領(lǐng)會(huì)和把握總經(jīng)理的處事原則，并在對(duì)外交往中很好地運(yùn)用，必要時(shí)提醒總經(jīng)理率先垂范，以身作則。