【正文】 文內(nèi)使用簡稱時，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，再注明簡稱。216。比如寫一個準(zhǔn)備開展一項活動的通知，就要圍繞為什么要開展這一活動和怎樣開展等來寫；從收文范圍來看，需明確收文對象，對需要了解而不需要直接處理事情的人可采用抄送形式；對于保密文件，一定要有明顯的保密標(biāo)識符。同樣微笑能使生疏變?yōu)橛H密，真誠的微笑能造成互相信任和親切友好的氣氛。（一） 培養(yǎng)良好的道德修養(yǎng) 禮儀是道德的一種外在表現(xiàn)形式，良好的道德會令人自然展示優(yōu)雅得體的舉止儀態(tài)，表現(xiàn)謙虛恭敬的態(tài)度。 參與要有度，參謀要有方（1） 參與決策調(diào)研，注重“多謀”，切忌“擅斷”。l 在業(yè)務(wù)合作中，適時提醒總經(jīng)理并為其安排與廠商的定期溝通活動或輕松的就餐，與廠商建立經(jīng)常性的溝通。注意事項：會前與GM及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人明確會議內(nèi)容、議程和參加人；216。每日及時核對本日及第二天的日程安排；216。出差資料整理（包括資料、名片、會談備忘），根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔；216。與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程安排（明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時間、接待人員等信息。明確事情的優(yōu)先級，在處理事務(wù)時注意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理；216。 必要文件進(jìn)行存檔。l 如不能把握總經(jīng)理是否要和對方通話的情況下，不能隨便回答總經(jīng)理“在”或“不在”，可說“請您稍等一下，我去看看**總經(jīng)理是否在？”，然后請示總經(jīng)理是否轉(zhuǎn)接。 Contribution)G 認(rèn)同與分享 (Sharing)G 雙贏與相互依存(Winwin amp。秘書的輔助和參謀作用在該職業(yè)特征中最具代表性，他們是領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂，是領(lǐng)導(dǎo)與公司上下保持溝通的橋梁 ，為此，他們必須全心全意并準(zhǔn)確無誤地提供支持與服務(wù)，從而體現(xiàn)出其自身價值。手冊編寫工作是由企劃部秘書處完成的，在此其間我們得到了來自部門同仁及上下各部門的相關(guān)人員的大力支持，在此，我們深表謝意，關(guān)于本手冊所收集的內(nèi)容，由于水平有限，不妥之處請及時向我們提出，我們熱忱盼望著您的意見。l 通話結(jié)束后，確認(rèn)對方已放下話筒，然后放電話。 B、由秘書本人回復(fù) 如發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認(rèn)對方是否收到，需要設(shè)置回執(zhí)，如對方未能及時查看，需電話說明。（一）總體原則：216。（一）國內(nèi)出差J 出差前： 216。216。（三）陪同出差 陪同總經(jīng)理出差無疑對秘書的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介紹的注意事項外，在出差過程中，要求秘書注意以下事項：216。保證會議順利的舉行，需要多方面的準(zhǔn)備工作。15:3015:45 Legend update (Mr. ――) 216。l 尊重合作伙伴和供應(yīng)商，要注意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù)，以做到準(zhǔn)確理解對方的意圖、幫助進(jìn)行有效的溝通與傳達(dá)。 參與實踐，協(xié)助總經(jīng)理推進(jìn)工作。（2） 對外交往要真誠情切，秘書要很好地領(lǐng)會和把握總經(jīng)理的處事原則，并在對外交往中很好地運(yùn)用，必要時提醒總經(jīng)理率先垂范，以身作則。表情中最主要的因素是眼神和微笑。第四部分 文字支持秘書不僅要領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的指示， 而且要能貫徹領(lǐng)導(dǎo)的指示。216。216。 參考模板附件：l 傳真和郵件（詳細(xì)處理流程見前）l 業(yè)務(wù)類文檔（正式文件、報告、總結(jié)、PPT制作等） l 一般信件、感謝信、邀請函等 第五部分 會議支持1. 例會、業(yè)務(wù)會議l 根據(jù)議題充分了解情況、搜集整理資料，明確要解決的問題，及時將信息提供給總經(jīng)理l 確定需參加的人員、時間、地點(diǎn)。l 撰擬文稿216。l 時限性強(qiáng)——文字工作是解決隨時發(fā)生的問題或?qū)⒁霈F(xiàn)的問題。秘書經(jīng)常與總經(jīng)理出現(xiàn)于各種場合，更應(yīng)注意禮節(jié)。在處事中，不能感情用事，要以是非標(biāo)準(zhǔn)而不能以職務(wù)的高低論曲直，提批評、建議要出于“公心”，幫助他人要出于“誠心”。 秘書和秘書部門是為總經(jīng)理服務(wù)的，領(lǐng)導(dǎo)對外形象的好壞在很大程度上反映了秘書和秘書部門的服務(wù)水準(zhǔn)。一個好的秘書既是領(lǐng)導(dǎo)的助手又是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，秘書在日常工作中既要輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策，同時還要輔助領(lǐng)導(dǎo)樹立良好的公眾形象。（二）參與支持的大型活動： 部門時序總經(jīng)理秘書總經(jīng)理征求總經(jīng)理意見總經(jīng)理審閱Y活動后活動當(dāng)天活動前三星期接受活動邀請根據(jù)總經(jīng)理授意跟進(jìn)工作結(jié)束根據(jù)錄音整理講話稿整理業(yè)務(wù)資料和名片配合演示PPT，做好錄音帶好活動議程、名片等資料參加分工演練N修改協(xié)助總經(jīng)理準(zhǔn)備發(fā)言稿、PPT、主持詞等安排日程N(yùn)Y了解活動議程開始參與支持的大型活動流程說明： 接受活動邀請l 得到活動議程，判斷重要程度，征詢總經(jīng)理的意見；l 如果總經(jīng)理同意參加活動，安排好日程； 活動前三星期l 參加分工會，明確總經(jīng)理和自己的職責(zé)，了解其他人職責(zé)，將總經(jīng)理日程細(xì)化落實； 如果講話稿、PPT是由秘書準(zhǔn)備的，要給自己留出修改時間；l 幫助總經(jīng)理準(zhǔn)備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)總經(jīng)理審閱后修改定稿；定稿的PPT和發(fā)言稿要交給會議組織者；l 參加彩排；對重大活動中需要配合演示的PPT一定要反復(fù)演練； 活動當(dāng)天l 參加外部活動時，秘書應(yīng)著端莊大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時間要佩帶胸卡；l 帶好如下物品：拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機(jī)、磁帶、麥克風(fēng)、紙巾、潤喉片等；l 活動中配合演示PPT，做好錄音；l 活動中配合接待公司或外部領(lǐng)導(dǎo)，活動期間要保持在總經(jīng)理的視線之內(nèi)，在關(guān)注自己總經(jīng)理需求的同時也關(guān)注其他總經(jīng)理的需求；l 在突發(fā)緊急情況下不要慌亂，首先要關(guān)注自己總經(jīng)理的需求或部署，可能情況下主動分擔(dān)會務(wù)人員的工作； 活動后l 整理業(yè)務(wù)資料和名片；l 根據(jù)錄音整理講話稿；l 總經(jīng)理在活動中往往會遇到很多人，引發(fā)很多工作管理上的想法，需要秘書參會后跟進(jìn)落實。會中協(xié)助放映PPT，并時刻關(guān)注會場內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變；216。及時提醒并事先落實各項安排；216。各種差旅費(fèi)用報銷；216。完善細(xì)致周到的日程表（時間、地點(diǎn)、對方參會人、議程等）（見范例）。周一日程、出差前后一個工作日不要安排過多的事務(wù)；216?！叭粘贪才拧笔侵笗r間排定的領(lǐng)導(dǎo)工作計劃，是領(lǐng)導(dǎo)工作量、工作效率、工作成果的一種反映，是時間管理藝術(shù)的集中體現(xiàn)。l 在對方不肯告知身份及事由的情況下，經(jīng)反復(fù)詢問后未果，可委婉結(jié)束通話。l 查閱對方電話號碼，確認(rèn)無誤，開始撥打。在聯(lián)想，秘書及行政助理、部門文員是一只龐大的隊伍，在聯(lián)想的大環(huán)境下，大家各就各位地支撐著許多日常繁雜事項的處理。我們相信，在我們自己的不懈努力和對秘書工作的熱愛之下。普通員工問清事由，如需要，轉(zhuǎn)告總經(jīng)理；其他可視情況處理外部重要且緊密問清概要，向總經(jīng)理說明后，然后轉(zhuǎn)入記錄留言如事務(wù)緊急，記錄上級電話，速聯(lián)系總經(jīng)理回電。 將收件箱中的郵件過濾，刪除不必要的郵件，然后分如下：1） 需要總經(jīng)理本人審閱的，存入相應(yīng)文件夾，部分根據(jù)總經(jīng)理授意回復(fù)郵件，或督促、協(xié)助總經(jīng)理在規(guī)定時間內(nèi)處理相關(guān)事宜。此外，勤于思考，多做總結(jié)對于秘書日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的經(jīng)驗、教訓(xùn)、小技巧等做一備忘錄，時常翻看，補(bǔ)己之短，揚(yáng)己所長這不僅提高了自己的工作水準(zhǔn)，同時也對領(lǐng)導(dǎo)的工作效率起到了間接地促進(jìn)作用。可使用NOTES日歷功能，填入相關(guān)安排，打印即可；216。216。準(zhǔn)備當(dāng)?shù)氐牡貓D及國家風(fēng)情資料；216。 特此通知 附件三：國內(nèi)出差日程范例劉軍總經(jīng)理出差深圳日程安排（4月2527日）時間日程地點(diǎn)備注 4月25日17：25北京—深圳CA1305機(jī)場接機(jī)人： 1360――― 入住新世紀(jì)酒店該車在深圳期間隨行21：30夜宵自行安排4月26日11：30嘉利會面及午餐新世紀(jì)酒店上海餐廳寧波廳嘉利參加人：何焯輝、譚永雄、 鄧秉覺聯(lián)想：、議題：嘉利最新情況通報對方聯(lián)系人：鄧秉覺 1390299751413：20出發(fā)前往EMC office、陪同前往 14：00EMC會面深圳沙頭角保稅區(qū)2123棟北座聯(lián)想?yún)⒓尤耍骸? 、EMC參加人： 總經(jīng)理 余昭信 副總經(jīng)理 陸楊 業(yè)管處經(jīng)理 張界楊 技術(shù)處協(xié)理 郭宗欽 研發(fā)部經(jīng)理 張濱 會面安排：14:00~ 15:00 雙方公司介紹交流15:00~16:00 參觀工廠16:00~17:00 產(chǎn)品研討（顯示器/電腦相關(guān)產(chǎn)品）及未來業(yè)務(wù)合作磋商 17：20返回新世紀(jì)，梁青陪同18：00晚餐新世紀(jì)酒店餐廳美國國家半導(dǎo)體：李彬及隨行人員聯(lián)想：、4月27日14：00東莞金和涂料有限公司會面深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)（地圖附后）金和參加人：總經(jīng)理 董合枝 生產(chǎn)經(jīng)理 董博霖嘉利廠參加人：采購部主管 黃寶球 工程總監(jiān) 鄧秉覺 聯(lián)想?yún)⒓尤耍?、議程安排：14：0014：05雙方介紹14：0514：25金和介紹（工廠歷史、油漆種類、生產(chǎn)工藝及相關(guān)噴漆關(guān)鍵技術(shù)、發(fā)展趨勢等）14：2514：55雙方討論14：5515：25參觀金和新廠15：35瑞和塑膠五金電子廠深圳長安鎮(zhèn)沙頭南區(qū)15：3515：40聯(lián)想與瑞和人員互相介紹15：4016：10參觀瑞和工廠16：1016：25機(jī)動16：25前往機(jī)場，車程約30分鐘17：40 CA1303 深圳—北京安排接機(jī)隨行及重要聯(lián)系電話： 附件四：國外出差日程安排表執(zhí)行副總經(jīng)理訪問漢城行程表（99年7月14日至17日）訪問時間主要活動地點(diǎn)備注 7月14日 17：50——20：40 21：00——21：3