【正文】 2005年7月，寧波奉化防汛防旱指揮辦公室（以下簡(jiǎn)稱三防辦）“傳真辦公系統(tǒng)”的信息化改造項(xiàng)目繼寧波市政府、寧波水利局之后也已經(jīng)順利完成，核心的拓敏傳真服務(wù)器系統(tǒng)目前已經(jīng)投放使用。而在信息化社會(huì)的今天，作為機(jī)械化時(shí)代驕子的傳真機(jī)已經(jīng)不再能夠滿足人們對(duì)傳真工作更加豐富和多樣化的要求（如傳真機(jī)就不具有傳真群發(fā)的功能）。三防辦的傳真工作主要有兩個(gè)方面，一，主要負(fù)責(zé)接收寧波市水利局或其他上級(jí)部門下發(fā)的各種災(zāi)情預(yù)報(bào)、預(yù)警信息；二，主要負(fù)責(zé)將各種災(zāi)情預(yù)報(bào)、預(yù)警信息經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)簽字后及時(shí)發(fā)送市委市府、成員單位（交通局、公安局、供電局、電信局、農(nóng)林局、海洋漁業(yè)局、規(guī)劃局、發(fā)展計(jì)劃局、經(jīng)貿(mào)局、民政局、財(cái)政局、機(jī)關(guān)事務(wù)局、氣象局、衛(wèi)生局、城管局、電視臺(tái)等政府主要單位）、各鎮(zhèn)街道、下屬單位（用水辦、機(jī)電排灌站、水建公司、溪口水利站等單位）及水庫(kù)，以達(dá)到各種職能部門防汛防旱防臺(tái)的協(xié)同工作。實(shí)踐證明，拓敏傳真服務(wù)器項(xiàng)目的實(shí)施，對(duì)于抗洪防旱御臺(tái)風(fēng)的天災(zāi)應(yīng)對(duì)主管部門是有著切實(shí)的意義的。2004年至2005年間，福田實(shí)施了傳真信息化變革，從此以“拓敏傳真系統(tǒng)”取代了傳統(tǒng)傳真機(jī)的傳真工作方式和傳真管理方式，企業(yè)信息化和綜合競(jìng)爭(zhēng)力再次加強(qiáng)。北汽福田的“傳真信息化”清晰明確的分作前后相繼的三個(gè)步驟完成，首先是北汽福田集團(tuán)總部傳真的“拓敏化”，接著是北汽福田銷售公司傳真的“拓敏化”，最近福田懷柔汽車廠的傳真“拓敏化”也最終如期的完成了。而只有實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的信息化，才能解決這些難題，于是就有了OA項(xiàng)目、郵件系統(tǒng)項(xiàng)目等等眾多企業(yè)信息化項(xiàng)目的在福田不斷上馬。然而傳統(tǒng)傳真機(jī)的環(huán)境下，每份傳真都要人工接收、打印分發(fā)，再以紙張形式分類建檔，所以重要傳真資料往往面對(duì)巨大的遺失風(fēng)險(xiǎn)。不算服役總部的18臺(tái)傳真機(jī)的購(gòu)置費(fèi)用，就只是一年下來(lái)消耗的紙墨耗材費(fèi)用，要是能省下來(lái)就足可以讓福田去干些更有價(jià)值的事情了。傳真機(jī)維修需要售后服務(wù)專人到場(chǎng)進(jìn)行，耗時(shí)費(fèi)力。這些傳真機(jī)分布在不同辦公區(qū)不同辦公樓里的不同辦公室內(nèi)，傳真線路異常分散，一旦發(fā)生線路故障就很難檢修。③ 滿足需求、解決問(wèn)題的拓敏方案——完美實(shí)用● 拓敏傳真統(tǒng)系功能應(yīng)用a) 語(yǔ)音提示：系統(tǒng)自動(dòng)播放語(yǔ)音提示，引導(dǎo)傳真成功收發(fā)。e) I P傳真：通過(guò)IP網(wǎng)絡(luò)或IP電話來(lái)發(fā)送國(guó)內(nèi)國(guó)際傳真。i) 傳真群發(fā)：一次操作將相同內(nèi)容的傳真發(fā)給多個(gè)不同的號(hào)碼。m) 拓敏IP—link: 傳真在企業(yè)不同地區(qū)的機(jī)構(gòu)間Inter網(wǎng)收發(fā)，免除電話費(fèi)用。維修問(wèn)題：拓敏技術(shù)部遠(yuǎn)程即時(shí)維護(hù)，擺脫傳真機(jī)故障維修困擾，保證系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。目前在福田服役的這套系統(tǒng)正穩(wěn)定運(yùn)行，迅速地回收投入資本、并且極大的提高了北汽福田整體系的工作效率。 三：北汽福田評(píng)拓敏 沒(méi)用前覺(jué)得這套系統(tǒng)不好評(píng)估，對(duì)于具體能帶來(lái)什么樣的經(jīng)濟(jì)效益心里沒(méi)底，嘗試性的開(kāi)始了解這套系統(tǒng)后，發(fā)現(xiàn)了她的好處，慢慢的就把這個(gè)項(xiàng)目實(shí)施起來(lái)了。我們做過(guò)大大小小無(wú)數(shù)的項(xiàng)目，從供貨商的角度上說(shuō)，當(dāng)然是參差不齊，我想這跟他門的管理思路有關(guān)，跟管理人也有關(guān)系。目前，系統(tǒng)本身從使用情況來(lái)看是沒(méi)有大的問(wèn)題的，零星的小問(wèn)題通過(guò)及時(shí)的溝通也給拓敏及時(shí)的解決掉了。北汽福田綜合管理部 網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用科——葉濤（科長(zhǎng)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人）2005年7月TraFax中國(guó)萬(wàn)網(wǎng)的傳真樞紐背景 中國(guó)萬(wàn)網(wǎng)是我國(guó)最大的域名注冊(cè)和網(wǎng)站托管服務(wù)提供商，也是最早在國(guó)內(nèi)提供域名注冊(cè)服務(wù)、并率先在中國(guó)引入了虛擬主機(jī)的概念和應(yīng)用的公司。作為中國(guó)最大的域名和網(wǎng)站托管服務(wù)提供商，公司每天需要處理巨大數(shù)量的業(yè)務(wù)，包括：域名服務(wù)，郵箱服務(wù)，虛擬主機(jī)等等。為了達(dá)到這個(gè)目的公司配置了TraFax Server傳真服務(wù)器，自動(dòng)處理每天數(shù)以千計(jì)的各種傳真：匯款單據(jù)，合同，協(xié)議，申請(qǐng)表，技術(shù)請(qǐng)求等等。挑戰(zhàn)在使用TraFax Server傳真服務(wù)器之前，公司使用基于紙的獨(dú)立傳真機(jī)傳送文件。每天上千個(gè)文件等待著處理，這可能包括：業(yè)務(wù)申請(qǐng)，合同協(xié)議批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)匯款等等。這將會(huì)在整個(gè)公司范圍內(nèi)優(yōu)化工作流，提高業(yè)務(wù)運(yùn)作效率。現(xiàn)在，對(duì)于不同的服務(wù)請(qǐng)求公司提供了相應(yīng)的傳真模板，用戶下載模板文件后按照要求填寫并發(fā)送傳真。TraFax Server高效傳真解決方案的使用大幅提高了公司的運(yùn)作效率。飛力集團(tuán)對(duì)外（控股）投資了昆山飛力集裝箱運(yùn)輸有限公司、昆山飛力倉(cāng)儲(chǔ)服務(wù)有限公司及昆山華東公共型保稅倉(cāng)庫(kù)服務(wù)有限公司等公司。這些信息可以通過(guò)郵寄、傳真、Email來(lái)傳遞，傳真因?yàn)樗膶?shí)時(shí)性和法律認(rèn)可性而成為商務(wù)通信的首選工具。公司的各個(gè)部門強(qiáng)烈要求增加傳真機(jī)。 3． 電子文檔必須先打印出來(lái)然后發(fā)送傳真，如果對(duì)方占線只好等一段時(shí)間后再發(fā)送。6． 管理成本過(guò)高。公司不得不派專人負(fù)責(zé)定時(shí)檢修。系統(tǒng)推動(dòng)了企業(yè)的信息化進(jìn)程，提升了企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。它能處理大量迸發(fā)的傳真任務(wù)，同時(shí)它能實(shí)現(xiàn)EmailtoFax轉(zhuǎn)發(fā)功能。同樣，所有的傳真被接收到傳真服務(wù)器上，然后，通過(guò)自動(dòng)分發(fā)的方式被客戶端接收。2．系統(tǒng)配置針對(duì)飛力傳真量大，系統(tǒng)可靠性要求高，傳真服務(wù)器選用了研華工控計(jì)算機(jī)，NMS AGE1數(shù)字接口傳真板卡作為強(qiáng)大的硬件支持；WIN2000Server操作系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，強(qiáng)壯可靠，傳真服務(wù)器軟件TraFax Server advanced 功能強(qiáng)大，滿足企業(yè)級(jí)的通信需求。Email to Fax Gateway將傳真服務(wù)器與Internet郵件服務(wù)器相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)傳真/Email的轉(zhuǎn)發(fā)。 在自己的電腦上直接發(fā)送傳真文檔，并可設(shè)置定時(shí)發(fā)送，可選擇通信費(fèi)用優(yōu)惠的時(shí)間段發(fā)送傳真。系統(tǒng)支持IP傳真，節(jié)省傳真通信費(fèi)用。傳真瀏覽器為用戶提供了一個(gè)查看和編輯傳真文件的工具。服務(wù)器端管理功能強(qiáng)大，包括：系統(tǒng)設(shè)置、用戶管理、系統(tǒng)監(jiān)控、傳真日志、傳真計(jì)費(fèi)等等。系統(tǒng)提供了常用地址簿數(shù)據(jù)庫(kù)的導(dǎo)入/導(dǎo)出功能。這些設(shè)計(jì)讓用戶很容易上手使用。當(dāng)對(duì)方是人工接聽(tīng)時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)播放語(yǔ)音請(qǐng)求接收傳真，提高了傳真的成功率。只有信箱主人才能收到這份傳真，增強(qiáng)了傳真的保密性。系統(tǒng)提供了30個(gè)傳真通道可同時(shí)收發(fā)傳真。傳真服務(wù)器負(fù)責(zé)傳真收發(fā)、信息保存、分類管理及任務(wù)調(diào)度等事務(wù)；傳真信使負(fù)責(zé)向客戶端發(fā)送實(shí)時(shí)信息，隨時(shí)向用戶報(bào)告收發(fā)傳真的情況。傳真板卡直接與電話(傳真)線相連。而客戶端軟件使您可以直接在自己的終端上發(fā)送傳真，就象發(fā)送Email或文件打印一樣簡(jiǎn)單。飛力在2002年，經(jīng)過(guò)多家考察，最終選擇了同業(yè)界領(lǐng)先的傳真軟件供應(yīng)商拓敏公司合作。7． 維護(hù)耗時(shí)耗力。4． 量的傳真文件給存檔和查找?guī)?lái)了許多不便。如果業(yè)務(wù)員因事外出不能及時(shí)處理，就會(huì)造成傳真丟失的現(xiàn)象。隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷增加和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，飛力國(guó)際在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中暴露出如下的問(wèn)題：1． 公司原來(lái)已經(jīng)有十八臺(tái)傳真機(jī)，但是由于傳真數(shù)量大，導(dǎo)致線路和傳真機(jī)總是處于繁忙狀態(tài)。這就對(duì)管理提出了更高的要求，信息要更加及時(shí)和準(zhǔn)確，管理控制更加到位，企業(yè)的全面信息化迫在眉睫。現(xiàn)在，被確認(rèn)的傳真文檔在幾分鐘內(nèi)就被轉(zhuǎn)發(fā)給相應(yīng)的部門人員的電腦桌面，從收到用戶提交的請(qǐng)求到用戶得到回復(fù)一般不超過(guò)一小時(shí)的時(shí)間。TraFax Server接收和發(fā)送的所有傳真文件自動(dòng)保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中，并且可以按多種方式進(jìn)行查詢，統(tǒng)計(jì)和管理。解決方案TraFax Server高效傳真解決方案能夠滿足公司的傳真需求。此外，對(duì)管理者來(lái)說(shuō)這種傳統(tǒng)的工作流的跟蹤和督促業(yè)務(wù)處理的管理都是非常困難的。用資料夾將這些紙上的文件管理起來(lái)，并將整個(gè)資料夾或部分資料轉(zhuǎn)交給涉及管理這些用戶的每個(gè)部門。今天，配置了TraFax Server 整合系統(tǒng)的傳真服務(wù)器，每日處理上千頁(yè)的傳真。效率可以通過(guò)處理時(shí)間的長(zhǎng)短，處理是否出錯(cuò)，通信費(fèi)用高低等因素來(lái)衡量。迄今通過(guò)中國(guó)萬(wàn)網(wǎng)注冊(cè)的國(guó)際、國(guó)內(nèi)域名已達(dá)三十多萬(wàn)個(gè)，國(guó)內(nèi)近四分之一的網(wǎng)絡(luò)站點(diǎn)都是在中國(guó)萬(wàn)網(wǎng)建立的。福田是要根據(jù)自己的項(xiàng)目自己要做評(píng)估的，不是說(shuō)誰(shuí)給福田做了項(xiàng)目就可以用福田去做公關(guān)的?？陀^的講，拓敏的工作和服務(wù)是做的非常不錯(cuò)的，系統(tǒng)優(yōu)化啊、出了問(wèn)題遠(yuǎn)程的解決啊，一直都在跟進(jìn)，拓敏的售后一直是沒(méi)有脫節(jié)的。從功能上講，通過(guò)不斷的升級(jí)和功能擴(kuò)充，這套系統(tǒng)基本已經(jīng)成熟了。 “拓敏IP—link”，是指在福田集團(tuán)總部、福田營(yíng)銷公司和福田懷柔汽車廠各自內(nèi)網(wǎng)的服務(wù)器中分別安裝載有“IP—link”功能的“拓敏傳真系統(tǒng)”后，總部、營(yíng)銷公司和懷柔車廠間的傳真收發(fā)不再走電話線，而是完全通過(guò)Inter網(wǎng)實(shí)現(xiàn)，這一方面使傳真的電話費(fèi)用降為“零”，另一方面也提高了福田對(duì)整個(gè)事業(yè)群的整體把控能力。 存發(fā)統(tǒng)計(jì)：實(shí)現(xiàn)傳真“拓敏”化后，北汽福田的傳真實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)自動(dòng)定向分發(fā)，每個(gè)人都有自己的傳真信箱，每份傳真直接進(jìn)入目的地傳真信箱，更直接、更準(zhǔn)確、更高效、更保密；系統(tǒng)自動(dòng)保存?zhèn)浞菟瞻l(fā)過(guò)的傳真，按照福田的要求分類形成傳真電子文檔，隨時(shí)隨地調(diào)取查閱；按福田的要求形成各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，精確統(tǒng)計(jì)包括收發(fā)量、目的地、傳真費(fèi)用等在內(nèi)的各項(xiàng)指標(biāo)。管理問(wèn)題：系統(tǒng)自動(dòng)分類存檔已收發(fā)傳真，按要求生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，“IP—link”實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息資源的整合和共享，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)傳真工作的信息化管理。k) Win發(fā)送：從office等辦公軟件環(huán)境中直接發(fā)送所編輯的文檔。g) 傳真信箱：傳真自動(dòng)分發(fā)到員工的傳真信箱和Email信箱。c) 系統(tǒng)報(bào)表：系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)并按福田公司需求生成報(bào)表，自動(dòng)控制和管理?！?存發(fā)統(tǒng)計(jì)：傳統(tǒng)傳真機(jī)環(huán)境下，福田的管理在三個(gè)方面呈現(xiàn)出分散難管的狀態(tài)?？傊瑐髡嫦嚓P(guān)的維修難題嚴(yán)重影響著福田員工開(kāi)展工作、影響工作熱情、這種騷擾必須排除?！?維修問(wèn)題：在北汽福田的集團(tuán)總部、營(yíng)銷公司和懷柔車廠都存在著傳真相關(guān)的維修難題?！?費(fèi)用問(wèn)題：【集團(tuán)總部】福田總部每天的傳真接收量尤其巨大，達(dá)到700次每天，再加上發(fā)送的傳真，福田總部的傳真工作壓力可想而知?！緺I(yíng)銷公司】對(duì)于實(shí)力強(qiáng)大的福田營(yíng)銷公司來(lái)說(shuō)，傳真固然消耗了很多資金，但是傳真機(jī)環(huán)境下最痛心疾首的的難題并非來(lái)源于此，而是在于傳真的傳統(tǒng)管理方式嚴(yán)重的阻礙了公司業(yè)務(wù)的開(kāi)展。二：經(jīng)典解決方案① 傳真“拓敏化”的需求點(diǎn)——福田焦點(diǎn)關(guān)注● 管理問(wèn)題：【集團(tuán)總部】對(duì)于機(jī)構(gòu)龐大的福田來(lái)說(shuō)，提升企業(yè)的管理能力和管理水平是增強(qiáng)福田市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵所在。目前，從集團(tuán)總部到下屬主要機(jī)構(gòu)（北汽福田銷售公司、北汽福田懷柔汽車廠），北汽福田基本上完成了“拓敏傳真”系統(tǒng)在企業(yè)主體上的全面布局。北汽福田汽車股份有限公司傳真系統(tǒng)應(yīng)用經(jīng)典案例一：北汽福田簡(jiǎn)介 北汽福田汽車股份有限公司（簡(jiǎn)稱福田公司）成立于1996年8月28日，是一家跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨所有制、多產(chǎn)業(yè)經(jīng)營(yíng)并快速走向國(guó)際化的上市公司，是全國(guó)520家重點(diǎn)企業(yè)之一和北京市優(yōu)中選優(yōu)、重點(diǎn)扶持的企業(yè)，是北京市汽車工業(yè)三大板塊之一，先后榮獲全國(guó)五一勞動(dòng)獎(jiǎng)狀、全國(guó)機(jī)械行業(yè)企業(yè)形象十佳、全國(guó)抓質(zhì)量、講信譽(yù)名優(yōu)企業(yè)、首都精神文明建設(shè)標(biāo)兵單位等榮譽(yù)稱號(hào)。這樣的人員及時(shí)間投入在發(fā)生洪水、臺(tái)風(fēng)、干旱等災(zāi)情時(shí)是極其浪費(fèi)的，而且很可能會(huì)因?yàn)樾畔鬟f不及時(shí)的原因造成更大的損失。正是在這樣的信息化大背景下，為了能更加有效的保障人民群眾的生命財(cái)產(chǎn)安全，寧波奉化三防辦除舊布新，全面改造原有傳真系統(tǒng)。浙江寧波奉化市地處長(zhǎng)江三角洲南翼的東海之濱，海域面積96平方公里，由于地理位置特殊，所以物產(chǎn)豐富外，洪水、干旱，尤其是熱帶風(fēng)暴（臺(tái)風(fēng)）也是幾乎每年都要光顧這座美麗的城市。保險(xiǎn)民生銀行交通銀行光大銀行嘉實(shí)基金華泰保險(xiǎn)江泰保險(xiǎn)經(jīng)紀(jì)有限公司TraFax Server典型用戶名單貿(mào)易進(jìn)出口中國(guó)教育圖書(shū)進(jìn)出口公司上海標(biāo)準(zhǔn)件進(jìn)出口有限公司上海道普化學(xué)國(guó)際貿(mào)易有限公司賽科石油化工有限公司上海易貿(mào)咨詢漢斯如需咨詢產(chǎn)品性能，配置，報(bào)價(jià)或設(shè)計(jì)方案請(qǐng)與如下電話聯(lián)系或者發(fā)Email到sales?？梢园磿r(shí)間，傳真負(fù)荷自動(dòng)調(diào)整各端口的傳真任務(wù)。 收傳真：每小時(shí)最多接收60份傳真，因此每天工作時(shí)間7小時(shí)可接收420份傳真，如果需要接收1000份傳真。需要配置多少個(gè)傳真端口？因?yàn)閭髡嬲季€意味著失去商機(jī)，許多商家選擇多線的傳真服務(wù)器軟件。選擇Fax/Modem還是智能傳真卡？專業(yè)傳真卡是指卡上自帶處理器的傳真卡，傳真數(shù)據(jù)的壓縮、 文件轉(zhuǎn)換和傳真協(xié)議的執(zhí)行都由卡上的微處理器完成。模塊特點(diǎn)：使用該模塊可以方便的得到所需資料，操作過(guò)程簡(jiǎn)單快捷無(wú)需人工干預(yù)，提供的服務(wù)完全不受地域和時(shí)間的限制，為您的出行提供信息保證，節(jié)省了時(shí)間和金錢備注：傳真群發(fā)客戶端編號(hào)106500405模塊名稱（中文）傳真群發(fā)客戶端模塊名稱（英文）Trafax Boardcast Client說(shuō)明：通過(guò)傳真群發(fā)客戶端，一次操作即可將相同內(nèi)容的傳真文件發(fā)給多個(gè)傳真號(hào)碼或多個(gè)傳真接收人模塊特點(diǎn)： 非常方便的將相同內(nèi)容的傳真文件發(fā)送給多個(gè)傳真號(hào)碼； 可以將excel表中聯(lián)系人數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入； 在發(fā)送傳真時(shí)也可以通過(guò)指定多個(gè)或一組聯(lián)系人作為傳真接收人； 發(fā)送過(guò)程中可及時(shí)的看到發(fā)送進(jìn)度； 發(fā)送完成后可以看到發(fā)送成功率；備注：審批模塊編號(hào)106500406模塊名稱（中文）審批模塊模塊名稱（英文）Trafax Approval Module說(shuō)明：該模塊主要解決了用戶傳真要經(jīng)過(guò)多步審批后才能發(fā)送出去的需求模塊特點(diǎn)：通過(guò)該模塊可以使本來(lái)極廢人工、時(shí)間的審簽、送批工作實(shí)現(xiàn)了電子化，節(jié)約了時(shí)間、提高了效率。自動(dòng)錯(cuò)誤識(shí)別和重發(fā)技術(shù)使得傳真服務(wù)器A能自動(dòng)將該傳真任務(wù)傳遞到另一個(gè)連通的傳真服務(wù)器C或者直接撥號(hào)發(fā)送，這樣就能保證傳真任務(wù)的及時(shí)發(fā)送。（2）該模塊通過(guò)設(shè)置多條連接規(guī)則（LinkRule），能實(shí)現(xiàn)以下強(qiáng)大的功能:1． 最低成本路由（