x陽(yáng)光投資集團(tuán)有限公司文件與檔案管理制度(文件)
【正文】 1) 文件抬頭：中國(guó)陽(yáng)光投資 集團(tuán)有限 公司文件，紅字 。 5) 單位印章：紅色公司章 。 2) 反映情況要客觀，實(shí)事求是。 2) 各部門發(fā)文前，首先由部門經(jīng)理及主管 總裁 審核，后交由需會(huì)簽的部門，由會(huì)簽部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后，交 總裁 審批。若屬緊急事務(wù)，需立刻知悉各公司是否收到文件， 秘書(shū) 需在傳真中注明，各公司收到傳真后，應(yīng)立刻以傳真形式簽收，并由 秘書(shū) 在發(fā)文單中注明。 2) 加蓋公司章的發(fā)文：應(yīng)送呈 總裁 判行。 第十四條 收文：公司收文由前臺(tái)負(fù)責(zé)，發(fā)往公司的各類文件均由前臺(tái)進(jìn)行登記，公司人員若代為公司傳送文件，也應(yīng)首先將文件交與前臺(tái)，由前臺(tái)登記。 秘書(shū) 須將文件內(nèi)容、收到時(shí)間、去向予以登記，如需存檔， 秘書(shū) 要立刻辦理文件存檔手續(xù)。專業(yè)性的報(bào) 紙期刊，由前臺(tái)每月 25 日整理一次，統(tǒng)一交 秘書(shū) 存檔。 2) 為利文書(shū)處理并達(dá) 到 分層負(fù)責(zé)目的，經(jīng)辦人應(yīng)就內(nèi)容要點(diǎn)簽擬意見(jiàn)或選稿隨來(lái)文呈部門經(jīng)理核閱批辦，各主管人員應(yīng)對(duì)文案注明意見(jiàn)，避免只簽名而無(wú)意見(jiàn)。 ? 一般文件由部門經(jīng)理指定處理期限，一般以文到三日內(nèi)處理完畢為原則。 6 4） 簽呈及傳閱文件：時(shí)接時(shí)清，接到文件后立刻簽呈或簽閱，最遲不得超過(guò)一日。文件處理完成后，原稿由總裁辦公室歸檔，經(jīng)辦部門視實(shí)際需要留存復(fù)印件。 3) 與本案無(wú)關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。 4) 1 年保存：無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。 調(diào)卷單 則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。 5) 檔案的借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限，如有特殊情形欲延長(zhǎng)調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。 9) 公司 總裁 助理以上人員調(diào)卷，由 秘書(shū) 負(fù)責(zé)填寫 “ 調(diào)卷單 ” 。 第二十三條 聲像檔案是本公司檔案的組成部分， 由 總裁辦公室集中統(tǒng)一管理。 6) 其它具有保存價(jià)值的聲像資料。 第二十六條 本規(guī)定自發(fā)布之日起生效，修訂權(quán)、廢 止權(quán)在總裁辦公會(huì)議，由總裁辦公室負(fù)責(zé)解釋與實(shí)施。 公司總裁辦公室秘書(shū) 8 負(fù)責(zé)采用錄入、掃描的形式完成電子文檔的制作。 4) 涉及本公司權(quán)益的聲像資料。 10) 公司重要檔案須經(jīng) 總裁 批準(zhǔn)后方可調(diào)卷。 7) 調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)重新填寫 “ 調(diào)卷單 ” 不得私自授受。 4) 檔案歸還時(shí)，經(jīng) 秘書(shū) 核查無(wú) 誤 并于 調(diào)卷單 填注歸還日期及簽字確認(rèn)后，檔案即行
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