《20xx年文件資料管理制度》(文件)
【正文】 為辦理． ，應(yīng)由承辦部門(mén)文管助理統(tǒng)一登記、編號(hào)，並視文件之等級(jí)加蓋公章及經(jīng)權(quán)限主管核準(zhǔn)後發(fā)放，並將存檔文件、余件歸檔進(jìn)行妥善保管． 、資料都應(yīng)由各相關(guān)權(quán)責(zé)部門(mén)文管助理集中保管．各業(yè)務(wù)職能部門(mén)承辦的文件、資料，承辦完畢後必須交回，不得長(zhǎng)期保存於個(gè)人處． (二 ).科學(xué)管理原則． 4 長(zhǎng)誠(chéng)浪板 (昆山 )有限公司 公司各類(lèi)文件資料均應(yīng)按《檔案資料保管年限一覽表》 (附 件二 )之規(guī)定年限進(jìn)行保存，以便為歸檔立卷創(chuàng)造條件． (三 ).嚴(yán)格保密原則． 凡公司員工因職務(wù)及工作之關(guān)係，於文件資料之制訂、審核、分發(fā)、傳閱、歸檔及銷(xiāo)毀等作業(yè)流程中涉及公司之機(jī)密均應(yīng)負(fù)有保密責(zé)任． (參考文件 :《人事行政管理規(guī)章》關(guān)於員工對(duì)於本身職務(wù)所涉及之公司機(jī)密應(yīng)負(fù)有保密責(zé)任之相關(guān)規(guī)定 ) 貳 、 文件 /資料作業(yè)管理辦法 一 、 分類(lèi)： (一 )公司檔案資料分：証件、文件、合同、技術(shù)資料、人事資料及其它文檔資料等六類(lèi)，以便分別進(jìn)行管理： ：如公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照 、 稅務(wù)登記證 、 IC 卡 …… ，証件類(lèi)均由總經(jīng)理室列管之 。 (2).質(zhì)量體系範(fàn)圍內(nèi)之文件 /資料 ： ?編號(hào)之第三位代碼 代表該文件 /資料之質(zhì)量文件級(jí)別，共分以 4 種 : “ 1”為第一階質(zhì)量文件代碼，即指品質(zhì)手冊(cè) ； “ 2”為第二階質(zhì)量文件代碼，指各類(lèi)程序文件； 管 規(guī) 流水編號(hào) 權(quán)責(zé)部門(mén)代碼 管理辦法類(lèi)文件代碼 0 0 1 管 規(guī) 試實(shí)行階段中的規(guī)章制度類(lèi)文件流水編號(hào) (第一份 ) 試實(shí)行階段之代碼 規(guī)章制度類(lèi)文件代碼 試 0 1 權(quán)責(zé)部門(mén)代碼 8 長(zhǎng)誠(chéng)浪板 (昆山 )有限公司 “ 3”為第三階質(zhì)量文件代碼，指各類(lèi)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)書(shū)、管理辦法； “ 4”為第四階質(zhì)量文件代碼，指各類(lèi)質(zhì)量記錄表單； ? 文件編號(hào)第四位 ~第六位為當(dāng)前文件在 ISO9002 質(zhì)量體系中所對(duì)應(yīng)的要素編號(hào)，從 401~420 .(參考文件 :附件質(zhì)量體系要素一覽表 ) ? 文件編號(hào)中最後兩位 (第七、八位 )代碼為所對(duì)應(yīng)的要素下表單或文件之流水編號(hào)． 註 :質(zhì)量體系中之文件 /資料編號(hào)之第三碼及第六碼後應(yīng)加“－”號(hào)分隔 。 三、 文件編號(hào)的管理 ： 、表單編號(hào)由各部門(mén)文管人員依照本辦法進(jìn)行統(tǒng)一編制； ；每有新文件產(chǎn)生時(shí)，應(yīng)即時(shí)登錄其流水號(hào)碼以備查找； 之文件檔案編號(hào)，各部門(mén)文管助理應(yīng)每月進(jìn)行一次核對(duì)；發(fā)現(xiàn)異常情況後，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更正並交管理部備案． ，不論原為二碼（二位數(shù)最大值為 99）或三碼 (最大值為999)，如額滿後即自動(dòng)上升一碼． (含表單 )如有更新版本時(shí)，新版本之文件（或表單）應(yīng)註明 為第二本文件所對(duì)應(yīng)的質(zhì)量體系要素為 要素下第一份程序書(shū) 品 4 1 0 質(zhì) 2 權(quán)責(zé)部門(mén) (品保課 )之代碼 質(zhì)量文件代碼 二階程序文件代碼 0 1 9 長(zhǎng)誠(chéng)浪板 (昆山 )有限公司 版或第版 。 五 、 文件格式制作規(guī)定： (一 )文字 文件制作格式規(guī)定 ： 文件制作格式一律套用同類(lèi)文件之固定範(fàn)本形式，文字內(nèi)容原則上均採(cǎi)用從左至右橫向書(shū)寫(xiě)之方式制作； (必須以直式書(shū)寫(xiě)之特殊文件格式須呈管理部核準(zhǔn)後始得進(jìn)行制作 )文件格式之．具體制作要求如下： 1. 頁(yè)首 ： (一律為藍(lán)色 )及“長(zhǎng)誠(chéng)浪板（昆山）有限公司”之藍(lán)色字樣． ，字體為 22 號(hào)、新細(xì)明體加粗，長(zhǎng)誠(chéng)標(biāo)誌應(yīng)為字的兩倍大小． 2. 標(biāo)題 ： ．字體為 18 號(hào)、新細(xì)明體加粗． （含質(zhì)量體系手冊(cè)）須於標(biāo)題下方附表格 (如下 )，並須對(duì)相應(yīng)內(nèi)容予以標(biāo)示． 文件類(lèi)別 一般文件 密級(jí) 機(jī)密 極機(jī)密 版本： 擬 稿 文件編號(hào) 發(fā)行日期 共 頁(yè) 核 準(zhǔn) ：內(nèi)容排序及文字大小一律按下列標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制作 : ? 壹 : 號(hào)新細(xì)明體 ? 一 : 號(hào)新細(xì)明體 ? (一 ): 號(hào)新細(xì)明體 ? 1: 號(hào)新細(xì)明體 ? (1): 號(hào)新細(xì)明體 ? ?: 號(hào)新細(xì)明體 ? a: 號(hào)新細(xì)明體 ：凡二頁(yè)以上文件，均應(yīng)於頁(yè)尾中央處標(biāo)註頁(yè)碼，各類(lèi)文件 /資料頁(yè)碼之標(biāo)示方法及注意事項(xiàng)如下 : ?各類(lèi)表單之頁(yè)碼 :一律以“共 ?頁(yè) 第 ?頁(yè)” (頁(yè)碼之總數(shù)不應(yīng)包含表單使用說(shuō)明之頁(yè)數(shù) )之方式標(biāo)註 。 (四 )文件的刪除 (廢止 )： ，由原擬訂部門(mén)提出《文件制訂 、 修訂 、 廢止申請(qǐng)單》，說(shuō)明原因並經(jīng)核準(zhǔn)後由資訊部將其從電腦檔案中刪除；或由資訊部提出擬廢除之文件清單，經(jīng)原制訂部門(mén)確認(rèn)後刪除之? ，資訊部應(yīng)統(tǒng)一另存於服務(wù)器中 「舊版文件」及「廢止文件」之檔案夾中，待安全 保存期限過(guò)後，始得自電腦中予以刪除之 ． 六、信息載體必須安全存放、保管，防止丟失或失效，任何人不得將信息載體帶出電腦室． 七、公司網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)系統(tǒng)由資訊部電腦網(wǎng)絡(luò)工程師負(fù)責(zé)開(kāi)發(fā)．對(duì)於所開(kāi)發(fā)之各類(lèi)資訊管理系統(tǒng)，須列印出其全部程式設(shè)計(jì)語(yǔ)言，經(jīng)檢測(cè)無(wú)誤後，由資訊部主管以機(jī)密檔案方式歸檔列管 八、程式的修改： 程式修改須由主導(dǎo)部門(mén)提出修改申請(qǐng)單，具體說(shuō)明修改原因及要求，經(jīng)權(quán)限主管核準(zhǔn)後始得進(jìn)行；同時(shí)應(yīng)標(biāo)示出修改范圍，註明修改日期．資訊部應(yīng)對(duì)修改後之運(yùn)行狀況進(jìn)行跟蹤，並力求完善程式設(shè)計(jì)直至完全符合使
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