信息發(fā)展部工作規(guī)范培訓(xùn)資料(文件)
【正文】 知客戶保證客戶定單及時準(zhǔn)確錄入創(chuàng)建交貨單正確，及時客戶團(tuán)體急件及時電話通知庫房確保交貨單及時正確傳到庫房二、推廣產(chǎn)品金額的匯總每月根據(jù)已開發(fā)票 的推廣類產(chǎn)品金額匯總并結(jié)轉(zhuǎn)給推廣部 金額正確SAP系統(tǒng)正確選擇推廣期間、特性指標(biāo)（總發(fā)票銷售）確保金額正確三、定期發(fā)貨統(tǒng)計各定單員定期提交所管轄區(qū)域內(nèi)的期貨執(zhí)行分析SAP系統(tǒng)注意指標(biāo)選擇正確確保信息使用者及時了解期貨執(zhí)行情況四、整理歸檔原始定單 按月歸檔 完整、易查找訂書機(jī)注意保存定單要易查找確保查找原始單時及時正確。3．北體銷售、北京分公司期貨合同系統(tǒng)維護(hù)嚴(yán)格按照一定的時間，將經(jīng)銷商在定貨會上定貨數(shù)量正確的導(dǎo)入SAP系統(tǒng)中，保證期貨的順利發(fā)貨1． 從合同數(shù)據(jù)庫所在服務(wù)器上備份合同數(shù)據(jù)2． 通過批處理程序，導(dǎo)入SAP系統(tǒng)按照經(jīng)銷商的訂購數(shù)量，按時導(dǎo)入SAP系統(tǒng)中，保證期貨的順利發(fā)貨SAP系統(tǒng)每次數(shù)據(jù)備份最更新的資料，保證數(shù)據(jù)的最新和最真在SAP系統(tǒng)中生成全體經(jīng)銷商的期貨合同新開客戶的合同臨時導(dǎo)入SAP系統(tǒng)，個別客戶經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的確認(rèn)后調(diào)整合同的數(shù)量4．按照工作程序管理組員的日常工作，傳達(dá)公司各項規(guī)章制度，政策文件，通知，并監(jiān)督指導(dǎo)組員準(zhǔn)確及時完成工作任務(wù)1． 日常管理工作，傳達(dá)公司各項文件通知2．監(jiān)督組員及時 完成發(fā)貨工作，當(dāng)組員在系統(tǒng)操作中遇到問題時，及時幫助解決A傳達(dá)并正確實施公司的各項政策決定，B協(xié)助組員完成訂單處理工作SAP系統(tǒng)OA系統(tǒng)已經(jīng)出現(xiàn)的差異或錯誤，要協(xié)助相關(guān)人員在SAP系統(tǒng)中進(jìn)行調(diào)整或補(bǔ)救A傳達(dá)并實施公司的各項政策決定，B協(xié)助組員完成訂單處理工作當(dāng)組員在系統(tǒng)操作中遇到問題時，及時幫助解決5．每月監(jiān)督并督促組員完成回款的錄入及與財務(wù)的核對工作（協(xié)辦）1． 監(jiān)督并督促組員與財務(wù)部進(jìn)行回款數(shù)目的核對2． 有差異的地方做正確的調(diào)整，訂單組記錄的回款數(shù)目與財務(wù)部的記錄保證一致并正確數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)當(dāng)訂單組的工作職能完全從銷售部中剝離出來——交接工作結(jié)束后，此項工作將劃歸 銷售部和財務(wù)部共同完成訂單組記錄的回款數(shù)目與財務(wù)部的記錄保證一致并正確雙方有差異的地方需要做正確的調(diào)整6．每月組織組員進(jìn)行發(fā)貨統(tǒng)計，推廣類產(chǎn)品的統(tǒng)計，與財務(wù)協(xié)調(diào)帳務(wù)處理1． 當(dāng)上月的發(fā)貨工作結(jié)束后，在本月的月初5天內(nèi)，組織組員在SAP系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)貨統(tǒng)計2．匯總出推廣類產(chǎn)品的發(fā)貨金額，再與財務(wù)協(xié)調(diào)進(jìn)行帳務(wù)處理將此比金額從銷售部的回款統(tǒng)計中轉(zhuǎn)出，轉(zhuǎn)入市場部回款SAP系統(tǒng)OA系統(tǒng)將此比金額從銷售部的回款統(tǒng)計中轉(zhuǎn)出，轉(zhuǎn)入市場部回款有借、貸項憑證處理的情況發(fā)生時，要將借、貸項憑證產(chǎn)生的金額相應(yīng)的在匯總統(tǒng)計工作中進(jìn)行調(diào)整7．監(jiān)督期貨執(zhí)行的有效期，審核逾期或提前執(zhí)行合同及免費訂單的審批手續(xù)是否全面1． 審核銷售人員、其他部門相關(guān)工作人員轉(zhuǎn)交給訂單員的手工訂單或客戶配貨傳真中有逾期或提前執(zhí)行合同2． 免費訂單，或特殊價格等情況的審批手續(xù)是否全面審核手工配貨單的審批手續(xù)是否齊全公司各種政策文件審批手續(xù)不齊全的手工配貨單不予錄入SAP系統(tǒng)審批手續(xù)補(bǔ)充齊全后，予以錄入SAP系統(tǒng)8．監(jiān)督、組織組員進(jìn)行訂單價格的內(nèi)部審核1． 將組員分組2． 要求同組的組員相互進(jìn)行訂單價格的內(nèi)部監(jiān)督審核訂單價格內(nèi)部監(jiān)督審核，避免由于錄入錯誤而產(chǎn)生的客戶投訴SAP系統(tǒng)錯誤的訂單價格及時進(jìn)行調(diào)整，可避免客戶投訴后的被動局面，也可避免訂單被開據(jù)發(fā)票后再進(jìn)行調(diào)帳處理的煩瑣工作確保訂單價格錄入的正確性在訂單未被開據(jù)發(fā)票前，可以及時將錯誤的價格調(diào)整正確。3． 如現(xiàn)有技術(shù)不能滿足用戶需求，向SAP公司顧問提出技術(shù)支持或指導(dǎo)后，再再測試系統(tǒng)中進(jìn)行調(diào)整，測試無誤后，再傳輸?shù)缴a(chǎn)系統(tǒng)。 OA系統(tǒng)組管理員判斷并排除故障。 監(jiān)控DOMINO 服務(wù)器的運(yùn)行情況，調(diào)整和優(yōu)化。 確保離線備份數(shù)據(jù)的安全性。 每月提交一次SAP生產(chǎn)、開發(fā)系統(tǒng)、NOTES系統(tǒng)的離線備份。 OA系統(tǒng)組管理員無法解決該故障時，應(yīng)申請外部技術(shù)支持。2）電腦及外部設(shè)備設(shè)備維護(hù) 申請人向部門電腦管理員申報電腦設(shè)備故障，并提供相應(yīng)現(xiàn)象描述。 購置設(shè)備后進(jìn)行檢驗、調(diào)試以及出現(xiàn)問題后協(xié)調(diào)處理。 確保離線備份數(shù)據(jù)的安全性。崗位名稱：信息發(fā)展部經(jīng)理崗位所在流程：任務(wù)項目工作步驟任務(wù)結(jié)果任務(wù)完成標(biāo)準(zhǔn)專用工具使用注意事項意外處理1）規(guī)劃公司的信息體系并組織實施；A 信息系統(tǒng)功能初步設(shè)定B 內(nèi)部需求調(diào)查及討論C 軟件供功能調(diào)研D 形成整體規(guī)劃E 規(guī)劃調(diào)整與優(yōu)化F 組織實施G 實施進(jìn)度控制及質(zhì)量控制H 階段成果及匯報I 實施計劃調(diào)整與優(yōu)化形成系統(tǒng)框架、系統(tǒng)藍(lán)圖；系統(tǒng)規(guī)劃、系統(tǒng)實施明確的系統(tǒng)功能圖明確的規(guī)劃可操作的的實施計劃筆記本電腦與業(yè)務(wù)關(guān)系密切、易用、可升級、前瞻性、可調(diào)節(jié)、信息處理綜合能力實施進(jìn)度控制計劃調(diào)整及時溝通應(yīng)急解決方案2）組織制定公司數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)及信息保密制度；A 數(shù)據(jù)報表收集B 數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)討論C 數(shù)據(jù)層次劃分D 數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)制定E 信息保密制度調(diào)研F 信息保密制度的制定與討論G 保密制度的形成H保密制度的實施I 保密制度檢驗及維護(hù)形成‘公司數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)’；完成公司數(shù)據(jù)保密制度數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該得到各個使用部門的討論并認(rèn)可；保密制度能夠得以在公司推行保密制度的可操作性標(biāo)準(zhǔn)貫徹的力度；制度執(zhí)行的質(zhì)量3）規(guī)劃公司數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)并組織實施；A 分析需求調(diào)研B 分析需求細(xì)分C 分析體系編碼D 分析軟件的開發(fā)
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