【正文】 在工作籃單擊新建按鈕在彈出窗口輸入信息的標(biāo)題和內(nèi)容網(wǎng)站： 新增信息在工作籃單擊新建按鈕在彈出窗口輸入信息的標(biāo)題和內(nèi)容網(wǎng)站： 轉(zhuǎn)為待辦事項轉(zhuǎn)為待辦事項選擇信息，然后單擊鼠標(biāo)右鍵轉(zhuǎn)為 待辦事項在彈出的待辦事項窗口中書寫內(nèi)容，如圖：轉(zhuǎn)為工作日志、任務(wù)、日程類似。 待辦事項待辦事項待辦事項是指還沒有安排人做，但是必須做的事情。然后打開工作日志頁面，則可以看到剛轉(zhuǎn)的工作日志：網(wǎng)站： 下面是新建了一條待辦事項的效果圖：下面演示把代辦事項轉(zhuǎn)為工作日志：在表格點右鍵選擇“轉(zhuǎn)為工作日志”菜單，出現(xiàn)下面界面。狀態(tài)分為：各種不同狀態(tài)的日志會自動用不同顏色字體顯示。工作任務(wù)工作任務(wù)是記錄自己處理的事情，分為6種狀態(tài)，可以在表格種直接書寫就可新增，非常方便。 日程日程成功助手擁有最完美的日程安排，能滿足各種日程安排需要。日程效果圖更多信息請到網(wǎng)站查看演示文檔。他被國際演講協(xié)會評為全球五大演說家之一，每小時演講費高達4萬美元。哈維在本書出版過程中剛剛發(fā)行的《被解雇是最好的事》像前3本書一樣大受歡迎。他也是美國最受歡迎、最詼諧幽默的商業(yè)演講家之一，已經(jīng)被國際演講協(xié) 會（Toastmasters International）評為世界5大演講家之一。成功助手是依據(jù)哈維網(wǎng)站： 人脈分類打開人脈窗口，在人脈樹單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇然后輸入人脈分類名稱。資料管理依據(jù)最新的資料管理理論，對資料進行分類，效果如下圖：網(wǎng)站： 新增資料下面演示如何新增一個資料：點在后面新增下級資料，則可以新增資料，對每個資料可以選擇圖標(biāo)，如下圖：資料管理也支持工作日志的在文本編輯中插入Office文檔，插入圖片。讓你在忙于工作的同時，更能提醒你注意身體。網(wǎng)站： 艾倫（David Allen）開創(chuàng)的一套完整個人時間管理系統(tǒng)。艾倫簡介：戴維在《盡管去做——無壓工作的藝術(shù)》一書中，戴維而當(dāng)你總是有些事縈繞在心頭，懸而未決的時候，你要么就是會不時地想起它而影響現(xiàn)在的工作，要么就是會忘記了去做。收集的關(guān)鍵在于把一切趕出你的大腦，記錄下所有的工作；處理：將未盡事宜放入工作籃之后，就需要定期或不定期地進行整理，清空工作籃。GTD對下一步行動的處理與一般的todo list最大的不同在于，它作了進一步的細化，比如按照地點（電腦旁、辦公室、電話旁、加利、超市）分別記錄只有在這些地方才可以執(zhí)行的行動，而當(dāng)你到這 些地點后也就能夠一目了然地知道應(yīng)該做那些工作；回顧：回顧也是GTD中的一個重要步驟，一般需要每周進行回顧與檢查，通過回顧及檢查你的所有清單并進行更新，可以確保GTD系統(tǒng)的運作，而且在回顧的同時可能還需要進行未來一周的計劃工作；執(zhí)行：現(xiàn)在你可以按照每份清單開始行動了，在具體行動中可能會需要根據(jù)所處的環(huán)境，時間的多少，精力情況以及重要性來選擇清單以及清單上的事項來行動。戴維艾倫的一位客戶曾經(jīng)生動形象地描述了我所作出的承諾：“當(dāng)我習(xí)以為常地采納著本書中的各項原則時，它拯救了我的生命；當(dāng)我一絲不茍地運用它們時，它改變了我的一生。GTD模式簡潔明了，通俗易懂，操作簡單，而且效果顯著。現(xiàn)在，在這個基礎(chǔ)上還要添加一個變化無窮的工作定義的問題。這必然導(dǎo)致各種現(xiàn)存的結(jié)構(gòu)、模式、角色和責(zé)任的重組整頓。簡單地說，他們不會長期從事任何一個職業(yè)?！＠锟艘谕谶@個波濤洶涌的時代獲得輕松和良好的自我控制，人們需要全新的思維方式和工作模式。吉本（EdwardGibbon）傳統(tǒng)的時間管理法和個人管理法在過去的時代大顯身手。（20世紀80年代，許多專業(yè)人士把袖珍日程表視為工作條理化的主要手段。如果你擁有作出選擇的自由，你也需要考慮到那些需要優(yōu)先解決的事情。幾乎沒有人能夠（或者甚至應(yīng)該）把所有的事務(wù)一一按照“3”的順序排出先后，也沒有人敢在接到老板的電話或指令后，不立即撤消自己事先確定的工作日程。我經(jīng)?？吹剑鲇谙旅嫒齻€原因，這些努力往往都付諸東流了：在處理每天、每小時的事務(wù)時，有很多干擾因素分散了我們的注意力，以致我們無法集中足夠的精力關(guān)注更重要的問題。對于那些自己原已應(yīng)接不暇，又不得不應(yīng)付的工作我們已經(jīng)作出了強烈的消極反應(yīng)。當(dāng)然，集中精力對付主要的成果和價值觀是至關(guān)重要的。長期以來，在“知識工作”的新文化中存在著一種缺陷：缺少一套連貫一致的系統(tǒng)和工具，它們能夠在實實在在的工作中發(fā)揮出卓越的功效。結(jié)果顯示白領(lǐng)所面臨的各方面的壓力和危機不容小覷。艾倫認為這些壓力主要來源：問題：新的要求，匱乏的資源這些日子以來，幾乎我遇到的每個人都感嘆自己要處理的事情過于繁多，而且總是缺乏足夠的時間來一一搞定。她忘我地工作著，為的是保住自己在周末能享受到正常的社交生活。僅僅在20世紀的后50年中，在這個工業(yè)化的世界里，工作的性質(zhì)已經(jīng)由流水線裝配、制造，以及搬運一類的活動轉(zhuǎn)變?yōu)楸说貌祭镞B特（Ashley Brilliant）以前，工作是一件不言而喻的事情。我所認識的大多數(shù)人，他們手頭上都至少堆積著半打子的事情要處理。另一個問題是，工作缺乏明確的邊界導(dǎo)致每一個人的工作量加大。即使那些并沒有明顯體驗到壓力的人，如果他們學(xué)會了如何更加有效地對生活中“懸而未決的問題”加以控制，毫無疑問，在放松自我、集中精力、提高效率方面也會呈現(xiàn)出明顯的改觀。它們可能是大到像“根除世界上的饑餓問題”這樣的重大事務(wù)，也可能是“雇傭一個新助手”之類的一般性事件，或“更換電子削筆刀”一類的瑣碎小事。任何沒有找到應(yīng)有的位置和恰當(dāng)?shù)拇嬖诜绞降氖挛?，都會盤踞在我們的腦海中，成為懸而未決的問題。 這 就是為什么你忘不掉這些事情的原因了。如果你沒有作好這些準備，那么，你的大腦就一分鐘也不會停止運轉(zhuǎn)。 你能夠在需要時進入自己的高效狀態(tài)嗎讓我們反省一下，如果你在任何程度上、任何時間內(nèi)都能夠隨心所欲地控制自己的一切事物，情況會是怎么樣呢？如果你能夠100%地把精力投入到工作中而不受任何外界的干擾，情形又會是怎么樣呢？這是有可能實現(xiàn)的。在這種工作狀態(tài)下，你頭腦清醒，積極的事物層出不窮，每個人都可能獲得這種狀態(tài)。蘭伯特（CraigLambert）曾在《碧波上的心境》（MindOverWater，霍頓我們蕩起雙腿，促使秋千在空中劃過的弧度越飛越高，但是，這主要是地球引力的功勞。而過于用力又會阻礙船速。蕩秋千就是這樣一種到達了的境界。如果你的大腦中空空如也，總是處于一切就緒的狀態(tài)，它就會向一切事情敞開大門。但是如果肌肉緊張，動作就會慢下來。不能處理好自己的電子郵件、員工、項目、未讀。掃除雜念和靈活柔韌是關(guān)鍵之所在。這就是為什么瘦小柔弱的人，也能夠?qū)W會用雙手劈開木板和磚塊了。想像把一粒石子投入沉寂無聲的池塘中，池塘中的水會有何種反應(yīng)呢？答案是：依照所投入物體的質(zhì)量和力度作出相應(yīng)的反應(yīng)，然后又歸于平靜。形形色色一心往上爬的人拼命地想擠進貴族階層，然而，他們挖空心思卻只能夠證明自己并不身屬此類。船推動著你前行，是船身渴望著快速地向前，在它的航線上，在它的自然狀態(tài)中，速度在吟唱著。使我們回想起，在后院蕩秋千時的那種愜意和歡娛—一種簡單的循環(huán)往復(fù)的運動，完全憑借著來自秋千自身的沖力。對于那些高效率的專業(yè)人士來說，如果他們希望保持工作中的平衡和積極穩(wěn)定的成果，那么，這種狀態(tài)必將成為一種不可或缺的條件。它使你在這個錯綜復(fù)雜的世界里，能夠體驗到武術(shù)家們所說的“心靜如水”（mind like water）的境界，優(yōu)秀的運動員則稱之為“區(qū)域”（zone）。你可以騙過所有的人，但是你卻無法愚弄自己的大腦。這看起來似乎極為簡單，但在實際操作中，大多數(shù)人都難以始終如一地堅持下去。想想看，有多少微乎其微的事情你必須去改變和完成。而每一項協(xié)議，無論大小，都時時刻刻地被你自身中的無意識緊密地追隨著。這次會議有多大的潛力可以挖掘？這個培訓(xùn)計劃是否有效？或者主管人員的解聘賠償結(jié)構(gòu)是否合理？你正在起草的文章是否能夠鼓舞人心？即將召開的員工會議能否令人為之振奮不已？公司的重組計劃是否行之有效？還有一個問題：要想更加出色地完成這些任務(wù)，你能夠搜尋到多少相關(guān)的資料呢？回答是：通過因特網(wǎng)，你可以輕而易舉地獲取數(shù)目無窮無盡的信息，至少存在著這樣的潛力。你知道哪些工作必須完成，哪些工作已經(jīng)大功告成，哪些問題還懸而未決，一切都明明白白。我試圖一次處理一天的事情，但是有時，幾天的問題一起洪水猛獸般地向我襲來。這似乎是眼高手低造成的，而且絕大多數(shù)人都對怎樣改善這種局面感到茫然。他承擔(dān)著公司的管理工作，但他擔(dān)心沉重的工作負荷將會影響到他的家庭生活；另一位中層的人力資源經(jīng)理打算在一年的時間內(nèi)，把公司在該地區(qū)辦事處的人員從1100人擴增到2000人。%認為工作、生活和情感的壓力已經(jīng)嚴重超過了自己的承受范圍；更為嚴重的是，%的被調(diào)查者表示根本就沒有自己的一套行之有效的緩解心理壓力，管理情緒的方法。它必須能夠管理多個層面；必須能夠堅持不懈地對每天衍生的眾多新生事物保持控制；必須比原來節(jié)省更多的時間和精力；必須化繁為簡。恰恰相反，只是牌局中的賭注提高了，但還必須一如既往地玩下去。關(guān)注價值觀并不會使你的生活變得簡單。結(jié)果導(dǎo)致了更加嚴重的干擾作用，進一步強化了壓力。認清主要的目標(biāo)和價值觀，為我們的工作賦予了先后次序、意義和方向。而且，已為人們所證實的是，每天的工作清單和那些重要事件的順序代號，遠遠不足以應(yīng)付一個普通專業(yè)人士所遭遇到的數(shù)目巨大、紛繁復(fù)雜的日常事務(wù)。）有了自由支配的時間，選擇做什么事的要求也接踵而來。這包括對行動對象和時機的判斷?？耧L(fēng)和巨浪永遠站在最精明強干的航海家一邊。然而，我們自身還沒有具備相應(yīng)的能力來承擔(dān)和調(diào)整來自于我們內(nèi)心和外界環(huán)境的一切。我們不得不調(diào)整我們自己，而每一次徹底的調(diào)整本身就將使自尊心面臨一次危機：我們經(jīng)受著考驗，我們不得不證明自己。他們變換職業(yè)就如同他們的父母換工作崗位一樣頻繁，甚至連40多歲和50多歲的人也信奉不斷發(fā)展的信條。由于工作職責(zé)很可能既無明確的限制，又無特定的形式，因此，如果你有機會在相當(dāng)長的一段時間里從事某一特定的工作，也許你才有可能弄明白你到底需要做什么？做多少？做到什么程度？才可以使自己的頭腦保持清醒。GTD為你提供一些方法，幫助你充分地利用這些基礎(chǔ)技能，將它們推向高效的新境界?！蔽覀兘ㄗh你最好在生活中親身體驗GTD的簡單性和高效性。這就是他提取經(jīng)驗和總結(jié)實例的背景情況。艾倫在過去的20多年中，作為一名“管理學(xué)顧問”獨立地工作著，并與別人進行了小范圍的合作。對參考資料的組織主要就是一個文檔管理系統(tǒng)，而對下一步行動的組織則一般可分為：待辦事項、工作任務(wù)、委托任務(wù)、日程。GTD的基本方法：GTD的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動五個步驟。和其它空洞的時間管理不一樣的地方是：GTD是一種切實可行的方法論，我們所需要做的，是如何將這種方法論和自己的環(huán)境、性格結(jié)合起來，提煉出一種屬于自己的GTD方法。艾倫有限公司的總裁。讓你完全有可能做到，既高效地處理工作上的事務(wù)，又能品味生活的快樂滋味。網(wǎng)站： 讓你在忙于工作的同時，更能提醒你注意身體。網(wǎng)站： 刪除資料選擇資料，然后點刪除資料。網(wǎng)站： 知識管理管理好資料就等于管理好財富。用好人脈管理，將對你的人生成長產(chǎn)生巨大推動作用。2004年4月，他獲得了聲名赫赫的霍雷肖麥凱的書已經(jīng) 在世界各地銷售了上千萬冊，被翻譯成了35種語言，在80個國家出版發(fā)行。他的前兩本書《與鯊共泳》和《當(dāng)心裸男》（Beware the Naked Man Who Offers You His Shirt）都是《紐約時報》暢銷榜的頭名，而且至今仍被《紐約時報》列在歷史15佳啟迪性商業(yè)著作中?！都~約時報》最近評出15本最佳自我成長書籍，其中，麥凱的作品便占了兩本，即《攻心為上》和《口渴之前先挖井》。 MK66人脈管理哈維網(wǎng)站： 委托任務(wù)委托任務(wù)委托任務(wù)是指分配給別人做，需要你來驗證的事務(wù)，其它屬性和工作日志類似，效果如下圖網(wǎng)站： 狀態(tài)分為：各種不同狀態(tài)的日志會自動用不同顏色字體顯示。 工作任務(wù)工作任務(wù)工作任務(wù)是記錄自己處理的事情，分為6種狀態(tài)，可以在表格種直接書寫就可新增，非常方便。待辦事項和工作日志一樣完美支持Office。待辦事項可以轉(zhuǎn)為：工作日志、任務(wù)、日程。網(wǎng)站： GTD管理GTD的核心理論是把一個人所要要完成的任務(wù)和事件全部從大腦中移出來，記錄下來。在GTD中，這個收集，定義，分析是提高效率的兩個最重要的步驟。在GTD中，這個收集，定義，分析是提高效率的兩個最重要的步驟。事實上，你并不需要掌握新的技能，你早已經(jīng)知道如何做記錄，明確預(yù)期效果，決定下一步行動方案，把事物歸納分類，及時地回顧檢查，以及憑借直覺作出選擇判斷。這是一種疫苗，可以預(yù)防日常生活中的‘救火現(xiàn)象’（在某個工作日中，出現(xiàn)的所謂的緊急事件和危機）；同時也是一種解毒劑，能有效舒緩人們施加在自己身上不平衡的壓力。艾倫（和他的同事們）已經(jīng)指導(dǎo)了一千多人，訓(xùn)練了幾十萬名專業(yè)人士，舉辦了幾百次公開研討會。戴維將這些未盡事宜按是否可以付諸行動進行區(qū)分整理，對于不能付諸行動的 內(nèi)容，可以進一步分為參考資料、日后可能需要處理以及垃圾幾類，而對可行動的內(nèi)容再考慮是否可在兩分鐘內(nèi)完成，如果可以則立即行動完成它，如果不行對下一步行動進行組織；組織：個人感覺組織是GTD中的最核心的步驟，組織主要分成對參考資料的組織與對下一步行動的組織。而GTD通過將所有的這些事都羅列出來再進行分類，確定下一步的處理方法，將所有這些懸而未決之事都納入我們可控制的一個管理體系中。艾倫將和你分享在全美巡回講座以及頂級企業(yè)培訓(xùn)（包括微軟公司、洛克希德公司和美國司法部等）中已得到驗證的成功策略。艾倫是戴維GTD是一套讓你變得輕松自如，事半功倍的方法。網(wǎng)站： 新建項目在操作臺選擇[項目管理]，如下圖：打開項目管理頁，在項目樹單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇新增輸入名稱，然后按回車鍵保存，單擊，來修改項目屬性，如圖：網(wǎng)站：