【正文】 任何造成你反應(yīng)過度或不足的事情都可能控制住你，事情往往如此。這并不是靠皮糙肉厚或者憑借蠻力，而是靈活地運用一種能夠附和著高速度而產(chǎn)生聚集沖力的能力。池水既不會反應(yīng)過激，也不會聽之任之。貴族們并不需要努力，他們早已經(jīng)到達了這種境界。我們的任務(wù)僅僅是與船身并肩作戰(zhàn)，拼命地揮槳加快速度，避免拖其后腿。秋千承載我們，我們絲毫不需要用力。世界級的劃船手克雷格事實上，你很有可能已經(jīng)體會到這種美妙的感覺了，你發(fā)揮能量的能力與你放松休息的能力直接成正比。它能夠明察秋毫：你是否已經(jīng)作出了必要的決定，是否已把預(yù)期的 結(jié)果和行動的提示信息寄存于一個安全可靠的地方，以便這些信息能夠在恰當(dāng)?shù)臅r候在你的意識中浮現(xiàn)出來。太多的事情縈繞在你心頭在通常情況下，你對一些事總是念念不忘，這是因為你希望它們當(dāng)前的狀況能有所改善，另外： * 你還沒有確切地認定它們的預(yù)期結(jié)果是什么； * 你還沒有決定你下一步的具體行動到底是什么； * 你還沒有把后果和即將采取行動的提示信息存入你所依賴的體系中去。比如，你需要以某種方式回復(fù)電子郵箱、語言信箱以及工作中的新信息；你知道有無數(shù)的工程項目將會被劃分到你的責(zé)任范圍內(nèi)；你還需要確定某些目標和方向，經(jīng)營自己的事業(yè)，在總體上平衡自己的生活。這些就是“未完成的事情”或者“懸而未決的問題”。 壓力的主要來源承擔(dān)的義務(wù)不明確從事20余載的培訓(xùn)工作，我發(fā)現(xiàn)了一個最為基本的常識，即由于人們對自己作出的承諾或者承擔(dān)的義務(wù)不明確，導(dǎo)致了他們承受著重重壓力的折磨。幾乎每一件事情都可能處理得更加完善，而且現(xiàn)在促成這一切成為現(xiàn)實的信息，已數(shù)不勝數(shù)、唾手可得?，F(xiàn)在，大多數(shù)人接手的大部分工作都不具備明確的邊界。—阿什利工作不再有清楚的界線我們感到身上的壓力與日俱增，一個主要的原因在于：工作的性質(zhì)發(fā)生了快速而巨大的變化，這種變化是我們自身的能力以及我們?yōu)榇怂邮艿拿糠倍嗟呐嘤?xùn)都追趕不上的。由于受到這一目標的驅(qū)使，她每天都要拼命地處理150多封電子郵件。戴維 工作壓力為什么會越來越高日前，國內(nèi)某著名門戶網(wǎng)站聯(lián)合多家權(quán)威咨詢機構(gòu)與媒體針對職業(yè)白領(lǐng)的生活質(zhì)量進行調(diào)查。例如，對一位人力資源部的經(jīng)理來說，僅僅決定提高工作生活的質(zhì)量來吸引并留住人才，這并不能使事情變得簡單化。它闡明意義，指導(dǎo)方向，而且?guī)砀鄰?fù)雜的情況。一旦闡明了更高一級的水準和價值觀，我們原有的標準尺度也隨之提升，這使我們認識到有更多的事物有待轉(zhuǎn)變。然而，在實踐中，運用價值觀思維方式這一良好的初衷卻經(jīng)常達不到預(yù)期的效果。越來越多的人每天要處理幾十封甚至幾百封電子郵件，他們不能忽略掉任何一個邀請、投訴或訂單?！?23”優(yōu)先順序代碼和每日開列的事務(wù)清單，就是人們在過去的實踐中逐漸發(fā)展起來的重要手段。而當(dāng)“時間”自身也轉(zhuǎn)化為一種工作因素時，個人日程表隨之成為一種關(guān)鍵性的工作管理工具?！獝鄣氯A舊的模式和習(xí)慣已顯得力不從心無論是我們所接受的標準教育，或是傳統(tǒng)的支配時間的方法，還是當(dāng)今那些充斥市場、隨手可得的管理輔助工具，如個人記事本、微軟的Outlook軟件或者個人掌上電腦（PDA），都無法全面地幫助我們應(yīng)付我們所面對的各種新要求，如果你已經(jīng)試過使用上述任何一種處理器或者工具，恐怕你已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，它們都無法滿足工作中各種不斷產(chǎn)生和轉(zhuǎn)移的復(fù)雜要求。這需要我們振奮起自信心去面對劇烈的變革，這樣內(nèi)心深處才不會感到瑟瑟發(fā)抖。他們希望更全面地融入主流社會中去，投身于“包羅萬象的發(fā)展大潮之中，無論是在專業(yè)方面、管理方面還是行政方面”。但是，很少有人能享受這個福分，主要有以下兩個原因：1. 我們所工作的機構(gòu)似乎處于一種永恒的變化之中，奮斗目標、產(chǎn)品、用戶、市場、技術(shù)，以及所有者都在不斷地更新變化。 為什么傳統(tǒng)的時間管理法已顯得力不從心工作在不斷地變化一般情況下，我們工作中所出現(xiàn)的參差不齊、變化萬千的枝節(jié)問題，對任何人來說都是一個不小的挑戰(zhàn)。事實將證明，其效果對你個人來說，不僅可能而且觸手可及。戴維他的工作主要是圍繞本書中介紹的方法，針對個人進行提升效率的培訓(xùn)，以及舉辦各種講座。待辦事項則是記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計劃、電子等等；工作任務(wù)則是具體的工作，現(xiàn)在可以做，而且你也是完成的最佳人選（對工作任務(wù)最好的處理是運用魅力無限的2分鐘原則）；委托任務(wù)主要是記錄那些你不是完成任務(wù)的最佳人選，需要委派他人去做的工作；日程則是特定時間需要完成的任務(wù)。收集：就是將你能夠想到的所有的未盡事宜統(tǒng)統(tǒng)羅列出來，放入工作籃中，這個工作籃既可以是用來放置各種實物的實際的文件夾或者籃子，也需要有用來記錄各種事項的紙張或軟件（在成功助手中是工作籃）。GTD的理念：GTD的核心理念在于只有將你心中所想的所有的事情都寫下來并且安排好下一步的計劃，你才能夠心無掛念，全力以赴地做好目前的工作，提高效率。作為一名行政管理培訓(xùn)專家和教育家，他擁有20多年豐富的管理經(jīng)驗，被譽為在提高工作效率方面最具建樹和影響力的思想家之一，并且一直擔(dān)任甲骨文公司、世界銀行、。戴維2. 無壓工作(GTD)GTD（無壓工作）：GTD是“Getting Things Done”的縮寫，是由效率管理專家戴維如圖：網(wǎng)站： 輔助工具 地圖地圖地圖可以顯示全國的交通地圖，支持放大、放小、拖動，是出差查看交通、地圖的鐵幫手，效果如下圖：把珠海放大到最大效果圖地圖最大可放大17倍。 健康管理健康管理你是否經(jīng)常由于工作在電腦前一坐就是幾小時，起來才發(fā)現(xiàn)全身酸疼，成功GTD時間管理可以自動檢測你使用了電腦多長時間，達到一定時限后會自通提醒用戶注意活動休息一下，這樣可以讓你有一個更健康的身體。日常工作資料管理是占用時間非常多的，成功助手設(shè)計了最強大的資料管理，而且我們還收集的大量對人生成長產(chǎn)生幫助的資料。阿爾杰（白手起家）獎（Horatio Alger Award）。 哈維是United Feature Syndicate公司的聯(lián)合專欄作家，全美各地有超過50家報紙刊登他的每周文章。 1997年的《口渴之前先挖井》(Dig Your Well Before You’re Thirsty)和1999年的《推銷信封》(Pushing the Envelope)都進入了《紐約時報》10大暢銷書之列。除了是一位出色的商業(yè)領(lǐng)袖之外，麥凱還是一名活躍的馬拉松運動員。麥凱，世界排名第一的人際關(guān)系大師，麥凱信封公司董事長，年營業(yè)額超過7000萬美元。日程成功助手擁有最完美的日程安排，能滿足各種日程安排需要。委托任務(wù)委托任務(wù)是指分配給別人做，需要你來驗證的事務(wù)，其它屬性和工作日志類似，效果如下圖網(wǎng)站： 未開始：表示未開始的日志，會自動累加，既如果昨天沒有做完（既狀態(tài)是未開始），則第二天自動顯示；進行中：表示以開始但是未完成的日志，會自動累加；暫停：表示已經(jīng)開始，但是還沒有完成，需要等待別的事情，會自動累加；等待別人：表示需要等待別人完成事情才可以繼續(xù)進行的事務(wù)，會自動累加；完成：表示已經(jīng)完成的事務(wù)，不自動累加；掛起：表示未完成，但是不再繼續(xù)的事務(wù)，不會自動累加。 網(wǎng)站： 日志還可以直接導(dǎo)出數(shù)據(jù)到Word，Excel中，方便用戶在出差和不方便使用電腦的時候查看工作日志。待辦事項可以轉(zhuǎn)為：工作日志、任務(wù)、日程。下面是新建了一條待辦事項的效果圖：下面演示把代辦事項轉(zhuǎn)為工作日志：在表格點右鍵選擇“轉(zhuǎn)為工作日志”菜單，出現(xiàn)下面界面。這樣，大腦便會不被多余的事情打攪而集中于現(xiàn)在所需完成的事情上面，你可以很清楚的掌握工作重點，根據(jù)所處的環(huán)境和時刻，采取最高效能的行動方案。在成功助手中，有一個工作籃供收集整理上述信息，在工作籃中先對這些信息進行排序、整理，然后再把這些信息轉(zhuǎn)為待辦事項、工作日志、任務(wù)、日程或者是刪掉。在成功助手中，有一個工作籃供收集整理上述信息，在工作籃中先對這些信息進行排序、整理，然后再把這些信息轉(zhuǎn)為待辦事項、工作日志、任務(wù)、日程或者是刪掉。GTD為你提供一些方法，幫助你充分地利用這些基礎(chǔ)技能，將它們推向高效的新境界。”我們建議你最好在生活中親身體驗GTD的簡單性和高效性。這就是他提取經(jīng)驗和總結(jié)實例的背景情況。艾倫在過去的20多年中，作為一名“管理學(xué)顧問”獨立地工作著，并與別人進行了小范圍的合作。對參考資料的組織主要就是一個文檔管理系統(tǒng)，而對下一步行動的組織則一般可分為：待辦事項、工作任務(wù)、委托任務(wù)、日程。GTD的基本方法：GTD的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動五個步驟。和其它空洞的時間管理不一樣的地方是：GTD是一種切實可行的方法論，我們所需要做的，是如何將這種方法論和自己的環(huán)境、性格結(jié)合起來，提煉出一種屬于自己的GTD方法。艾倫有限公司的總裁。讓你完全有可能做到，既高效地處理工作上的事務(wù)，又能品味生活的快樂滋味。如圖：修改完成之后，單擊來保存項目網(wǎng)站： 刪除項目單擊刪除當(dāng)前選擇的項目，需特別注意：在刪除項目的時候會刪除和項目關(guān)聯(lián)的工作日志、任務(wù)、日程、代辦事項，需特別謹慎。有的項目則使用群件來維護項目文件，并提供電子郵件等服務(wù)。如果沒有異議，則結(jié)束討論并開始實施決策?！　?理性對待討論中出現(xiàn)的異議?！　?開展頭腦風(fēng)暴，在規(guī)定時間內(nèi)盡可能多地產(chǎn)生決策想法。　　 針對決策標準（如：成本、時間、有效性、完整性、可行性），開展頭腦風(fēng)暴或討論。好的決策流程能為你的項目控制提供強有力的支持。即使項目領(lǐng)導(dǎo)掌握了控制權(quán)，完善的集體決策流程仍然裨益頗多，因為共同決策能獲得更多內(nèi)部支持，效果自然會更好。一旦問題責(zé)任人承諾了問題解決的時限，你可以任意公布問題解決過程中的變數(shù)。建立跟蹤流程，記錄當(dāng)前問題。市場調(diào)查、標桿分析、客戶訪談都是評估和記錄用戶需求并確定項目要求價值的好工具。項目必須遵守的書面步驟、報告、評估，對團隊成員是強有力的推動，讓大家步調(diào)一致。項目質(zhì)量的標準分兩類：行業(yè)內(nèi)實行的全球質(zhì)量標準，公司或項目獨有的質(zhì)量標準?！　?風(fēng)險管理要做到事半功倍，就要與項目規(guī)劃同時進行。如果變化提案過多地關(guān)注問題的解決，而不注重實際問題，打回去并要求關(guān)注具體的業(yè)務(wù)形勢。這提醒了項目人員，變化在被接受之前會進行細致地考察，并且提高了變化提案的門檻。運用項目管理流程也會鼓勵項目成員的合作，這也讓你的項目控制工作更加輕松。睿智的項目領(lǐng)導(dǎo)往往大范圍地鼓勵參與，并通過流程匯聚大家的力量。和所有你考慮到的供應(yīng)商討論這些要求，這樣你的項目期望才會在各方之間明晰。為了不誤項目工期，你要及時做到所有細節(jié)到位，所有合同及時簽訂。雖然不一定普遍適用，但你可以盡量不將項目工作外包，這是提高項目控制力的一個技巧。　　 項目定義的形式和名稱各式各樣，包括：項目章程、提案、項目數(shù)據(jù)表、工作報告書、項目細則。公司管理層設(shè)定的方法本身代表權(quán)威，也是你作為項目領(lǐng)導(dǎo)獲得項目控制權(quán)的一個途徑。產(chǎn)品開發(fā)項目的方法經(jīng)常涉及使用何種工具或系統(tǒng)，以及如何使用。因此即使在同一個項目中，周期也會有多種可能的變化。 　　 一、生命周期與方法論　　 項目的生命周期與方法論，是項目的紀律，為項目開展劃出了清晰的界限，以保證項目進程。項目相對于運作有較大的不確定性和風(fēng)險?？梢哉f，項目組織沒有嚴格的邊界，是臨時性的開放性的?！　?（5）組織 的臨時性和開放性(組織類型請參考評論中的項目管理的組織)　　 項目班子在項目的全過程中，其人數(shù)，成員，職責(zé)是在不斷變化的。　　 目標的確定性允許有一個變動的幅度，也就是可以修改?！　?（3）目標的確定性　　 項目必需有確定的目標：　　 （a）時間性目標，如在規(guī)定的時段內(nèi)或規(guī)定的時點之前完成。項目有明確的起點和終點，沒有可以完全照搬的先例，也不會有完全相同的復(fù)制?！　?（2）受制于有限的資源。項目參數(shù)包括項目范圍、質(zhì)量、成本、時間、資源?！　?不管你用何種方式存儲項目數(shù)據(jù)，要保證所有項目成員能隨時獲得所需信息。 　　 將決策寫入文件，并與團隊成員及項目相關(guān)方面溝通決策結(jié)果。有必要的話，可增加決策標準。多方發(fā)展整個項目組都能接受的想法。選擇那些與計劃目標關(guān)聯(lián)的、可執(zhí)行、可供項目各方參考供決策之用的標準。該流程應(yīng)該包括以下步驟：　　 清楚地陳述必須解決的問題。　　 項目工作中的決策絕非易事，項目組內(nèi)紛繁復(fù)雜的觀點讓決策更加困難。不管問題責(zé)任人是本項目成員，還是其他項目或部門的成員，誰都不樂意隨時將自己的大名置于人們質(zhì)疑的目光中。問題記錄信息包括：問題描述、問題特征或表現(xiàn)（用于溝通）、開始時間、責(zé)任人、目前狀態(tài)、預(yù)計結(jié)束時間?！　?八、問題管理　　 項目開展過程中問題的出現(xiàn)不可避免。標準比你的臨時要求更有效。　　 如果你的公司實行或接受了質(zhì)量標準，要注意該標準對你和你的團隊有何要求。進行項目工作分解安排時，注意對項目活動的不恰當(dāng)理解；分配項目任務(wù)和開展評估時，尋找風(fēng)險；烽火獵聘資深顧問認為資源匱乏或項目資源不足，或項目工作依賴于某一個人時，要知道風(fēng)險的存在?！　?最后，如果不接受某變化提案，一定要做到有理有據(jù)?！　?審查變化提案的時候，要注意該提案是否對變化有清晰到位的描述?！　?五、變化管理　　 技術(shù)性項目中問題最集中的方面就是缺少對具體變化的管理控制。當(dāng)大家看到自己的努力以及對項目的貢獻被肯定的時候，項目很快就從“他們的項目”變成“我們的項目”?！　?四、項目規(guī)劃、執(zhí)行、跟蹤　　 作為項目領(lǐng)導(dǎo)，通過制定有力的規(guī)劃、跟蹤、執(zhí)行流程，你可以建立項目控制的基礎(chǔ)。你打算外包哪部分項目交付成果，對這部分工作的細化就是你實施項目控制的著手點?！　?在考慮啟用合同商或外部顧問之前，對整體采購流程進行重檢。這些名稱的共同點在于，項目主管方和其他相關(guān)各方面從上而下地傳達了他們對項目的期待?？紤]項目方法某方面的作用時，始終要把握其對項目人員管理的效率，即在可能出現(xiàn)問題的地方爭取正面效應(yīng)。信息技術(shù)項目的方法包括版本控制標準、技術(shù)文檔管理、系統(tǒng)開發(fā)的各個方面。對工作細致度、文件管理、項目交付、項目溝通的要求體現(xiàn)在生命周期標準和考核的方方面面。生命周期主要是協(xié)調(diào)相關(guān)項目，而方法論為項目進程提供了持續(xù)穩(wěn)定的方式方法?！　?