歸檔文件整理規(guī)則（20xx）(文件)
【正文】 準(zhǔn)于2020年 5月，又獲國際標(biāo)準(zhǔn)化組織 ISO批準(zhǔn)，成為一項國際標(biāo)準(zhǔn)。 ?未實行文檔一體化的單位，可在電子文件整理歸檔時，由有關(guān)檔案整理人員手工完成不符合歸檔格式要求電子文件的格式轉(zhuǎn)換工作。 ?電子文件一旦正式形成，業(yè)務(wù)系統(tǒng)即應(yīng)實時完整捕獲電子文件自身及其元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)管理進入捕獲階段。 元數(shù)據(jù)的收集范圍： ?按照 《 文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案（ DA/T 462020） 》 和 《 基于 XML的電子文件封裝規(guī)范 》 （ DA/T 482020）兩個標(biāo)準(zhǔn)收集文書類歸檔電子文件的元數(shù)據(jù) 歸檔數(shù)據(jù)包組織 ?兩種方式： ?文件包形式的數(shù)據(jù)包 ?封裝包形式的數(shù)據(jù)包 歸檔數(shù)據(jù)包組織（文件包形式） 歸檔數(shù)據(jù)包組織 ?說明文件命名為“說明文件 .TXT” ，一個歸檔數(shù)據(jù)包只有一個說明文件，存放本數(shù)據(jù)包有關(guān)信息，包括數(shù)據(jù)包參數(shù)（如數(shù)據(jù)包容量、數(shù)據(jù)包基本內(nèi)容等）、數(shù)據(jù)包編號、數(shù)據(jù)包歸檔單位、數(shù)據(jù)包檢查單位、讀取本數(shù)據(jù)包內(nèi)電子文件和元數(shù)據(jù)所需要的軟硬件環(huán)境及其他各種有助于說明本數(shù)據(jù)包的信息。電子文件文件夾一般按年度 類別 文件的層次設(shè)置最底一層文件夾。 ?（ 2）電子文件封裝包與計算機軟硬件無關(guān)。 業(yè)務(wù)指導(dǎo)中的重點問題： ?一、歸檔材料 真實、規(guī)范、齊全、完整 ?二、信息化方向明確，電子檔案收集齊全整理規(guī)范 歸檔材料收集齊全問題： 真實、規(guī)范、齊全、完整 ?一、什么是檔案？ ?二、集中統(tǒng)一管理 ? 明確環(huán)節(jié)與責(zé)任 ? 科學(xué)完備的 歸檔制度 ? 培訓(xùn) ? 獎懲機制 ?三、門類 ? 載體 ?四、保管期限：職能標(biāo)準(zhǔn)、來源標(biāo)準(zhǔn)、形式特征標(biāo)準(zhǔn)、文件聯(lián)系等來判斷 文書類歸檔文件的概念 ?有文號的 ?會議產(chǎn)生的 ?計劃、規(guī)劃、總結(jié) ?統(tǒng)計材料 ?調(diào)研與分析材料 ?人員方面： 干部職工調(diào)入、調(diào)出工資，行政、黨團、工會組織關(guān)系介紹信 及存根；干部職工、黨（團）員名冊 ?本單位編制的簡報、大事記、年鑒、業(yè)務(wù)手冊和宣傳畫冊等 ?人民來信及摘要單、領(lǐng)導(dǎo)批示 ? 合同、協(xié)議或協(xié)定 ?單位制訂的工作條例、章程、制度等文件材料以及反映本單位、本行業(yè)的剪報； ?1財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊； ?1廳局級以上領(lǐng)導(dǎo)干部與公務(wù)活動有關(guān)的書信、日志； 信息化的要求： ?實施移交進館，不管是在線還是離線方式 。 封裝包 ?一件電子文件封裝一個封裝包，里面有正本、文件處理單、定稿和此件電子文件的元數(shù)據(jù) ?但是在平時的管理使用過程中，封裝包的方式不便于使用。 電子文件內(nèi)容的數(shù)據(jù)組織 第三層級：年度 第四層級：保管期限 第五層級：機構(gòu)（問題） 第六層級：件號 第七層級：“件號”文件夾內(nèi)存儲的就是該件電子文件包含的全部計算機文件 封裝包形式的數(shù)據(jù)包 ?依據(jù) 《 基于 XML的電子文件封裝規(guī)范 》 （ DA/T 482020）標(biāo)準(zhǔn)對數(shù)據(jù)進行封裝，依據(jù)該標(biāo)準(zhǔn)生成的電子文件封裝包格式與計算機軟硬件無關(guān)，是電子文件交換、長期保存和利用的有效形式。 ?其他文件夾命名為“其他”，存放各種其他存入載體的文件，主要包括：所采用的元數(shù)據(jù)規(guī)范、數(shù)據(jù)封裝規(guī)范、分類編號規(guī)則、文件命名規(guī)則、 XML模式及電子文件歸檔交接信息（包含交接、遷移、轉(zhuǎn)換、保存等元數(shù)據(jù)和 《 電子檔案移交與接收登記表 》 的掃描件或電子簽名件）等等，這些文件應(yīng)采用文本、 XML和其他符合長期保存要求的文件格式。 元數(shù)據(jù)的收集 ?要求：各單位應(yīng)盡量做好業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的溝通與銜接，明確電子文件元數(shù)據(jù)歸檔范圍，明確標(biāo)注元數(shù)據(jù)項目是必填項還是選填項，標(biāo)注元數(shù)據(jù)項目的填寫內(nèi)容和要求等，便于業(yè)務(wù)系統(tǒng)開展電子文件元數(shù)據(jù)的形成和捕獲。 ?系統(tǒng)中的電子文件元數(shù)據(jù)分為形成、捕獲兩個階段。 ?《 規(guī)范 》 要求：以通用格式形成、收集并歸檔電子文件，或在歸檔前將電子文件轉(zhuǎn)換為通用格式。 ? ? PDF/A（ PDF/Archive）格式是 PDF格式的子集。 OFD文件基于 XML標(biāo)準(zhǔn)，易于實現(xiàn)、支持與流式兼容的底紋模型、標(biāo)注采用非接觸式，容易提取和訪問等優(yōu)點。 ? (X)文件 ? DOC文件是現(xiàn)階段較為流行的文件格式，但其兼容性也較低。適時進行格式轉(zhuǎn)換、歸檔符合格式要求的電子文件，對于保證電子文件的長期可讀、可解析、可理解具有重要意義。年度 保管期限 機構(gòu)（問題）代碼 件號 子件號 ?子件號是件內(nèi)文件的排序號，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識 ?例如： ?文件名可為： ?A100WS 即對件內(nèi)文件組件進行命名。 檔號應(yīng)能唯一標(biāo)識全宗內(nèi)任一門類的任一件電子文件。 分類： ?在國家標(biāo)準(zhǔn) 《 電子文件管
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