歸檔文件整理規(guī)則20xx-展示頁
2024-10-29 16:26本頁面
【正文】 文件目錄 ?逐件編制目錄。 編頁碼： 紙質(zhì)歸檔文件一般以件為單位編制頁碼 ?只要有字或者其他標(biāo)識的就應(yīng)該編頁，分別 標(biāo)注在文件正面右上角，背面左上角 ?文件材料已印制成冊并編有頁碼的，或者擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變。歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)（問題）分類的，應(yīng)省略機(jī)構(gòu)（問題）代碼。 ? c）保管期限：保管期限分為永久、定期 30年、定期 10年，分別以代碼“ Y” 、“ D30” 、“ D10” 標(biāo)識。年度：歸檔文件檔案門類代碼由“文書” 2位漢語拼音首字母“ WS”標(biāo)識。 ? 檔號按照以下要求編制： ? a）全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，用 4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識，按照 DA/T 131994編制。如“ A100WS（全宗號 檔案門類代碼 ?同一事由的文件，按照文件的形成先后順序排列 ?會議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列 （四）編號： ?編制歸檔文件檔號 ?編頁碼 ?加蓋歸檔章 檔號的編制：依據(jù)分類方案和排列順序編寫檔號 ?檔號的結(jié)構(gòu)：全宗號 檔案門類代碼 ?文件沒有標(biāo)注日期 ? 此類情況常見于內(nèi)部文件（白頭文件），需要分析文件內(nèi)容、制成材料、格式、字體以及各種標(biāo)識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期，并據(jù)以按年度合理歸類。這樣的文件往往統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔，分類時也都?xì)w入辦結(jié)年度。分年度時，一般來說應(yīng)以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬年度。 ?不銹鋼訂書釘 ?漿糊 ?定期的文件：可以用普通的訂書釘裝訂。定期的最好不用 。 件的修整 與裝訂 ?修整： ?破損的需要修裱 ?字跡模糊或不耐久的要復(fù)制 ?去除對文件長期保存有損害的原裝訂物 ?規(guī)整頁面到 A4大小 裝訂： ?以件為單位進(jìn)行裝訂 ?裝訂要求： ?牢固、安全、 簡便（減少對文件材料本身的影響） ?可以按照保管期限確定裝訂方式，但相同保管期限的裝訂方式應(yīng)該一致 ?不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂， 不建議用縫紉機(jī)裝訂 。 件內(nèi)文件排序： ?發(fā)文：正本 +發(fā)文稿紙 +定稿 ?收文：文件處理單 +收文 歸檔文件排序時，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復(fù)制件在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，漢文文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。 ?行政審批、處罰等材料：機(jī)關(guān)行政管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料，以及行政處罰、處分、復(fù)議、國家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻奈募牧?，一次審批或處罰材料之間聯(lián)系緊密，如各自組件會影響檔案的檢索利用。 ?正文、附件為一件； ?文件正本與定稿（ 包括法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿 ）為一件； ?轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件； ?原件與復(fù)制件為一件； ?正本與翻譯本為一件； ?中文本與外文本為一件； ?報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）； ?簡報(bào)、周報(bào)等材料一期為一件； ?會議紀(jì)要、會議記錄一般一次會議為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件； ?來文與復(fù)文（請示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）一般獨(dú)立成件，也可為一件。 ?歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。 ?歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。 ?2020年 10月 25日發(fā)布， 2020年 6月1日起執(zhí)行。歸檔文件整理規(guī)則 （ 2020） 省檔案局館室業(yè)務(wù)處 與 2020版的不同： ?標(biāo)準(zhǔn)適用范圍由紙質(zhì)文件擴(kuò)展到紙質(zhì)和電子文件（ 立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料，包括 紙質(zhì)和電子文件材料） ?增加歸檔文件檔號編制 ?明確裝訂方法 ?統(tǒng)一為件號，去掉館編件號 ?調(diào)整歸檔章和編目項(xiàng)目 ?增加了頁碼的編制要求 ?適用于所有單位文書檔案整理，其他門類的檔案可以參照執(zhí)行。有特殊規(guī)定的除外。 整理原則： ?歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。 ?歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。 紙質(zhì)歸檔文件的整理流程 ： 組件 修整 裝訂 —分類 —排列 —編號 編頁 —編目 裝盒 排架 電子歸檔文件的整理環(huán)節(jié)： 組件 —分類 排列 —編號 —編目 —格式轉(zhuǎn)換 —元 數(shù)據(jù)收集 —?dú)w檔數(shù)據(jù)包組織 —存儲 （一）組件： ?明確件的構(gòu)成 ?件內(nèi)文件
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