【正文】 ............................................................... 37 日結(jié) ..................................................................................................................................................... 38 門店顧客管理 ..................................................................................................................................... 38 門店藥品的分類管理 ......................................................................................................................... 38 拆零藥品銷售 ..................................................................................................................................... 38 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 3 飲片管理 ............................................................................................................................................. 38 門店促銷管理 ..................................................................................................................................... 39 醫(yī)保卡銷售管理 ................................................................................................................................. 39 飲片廠業(yè)務(wù)管理 ................................................................................................................................. 39 第六部分 數(shù)據(jù)方案 .............................................................................................................................. 42 編碼方案 ............................................................................................................................................. 42 靜態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備方案 ............................................................................................................................. 42 動態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備方案 ............................................................................................................................. 46 第七部分 數(shù)據(jù)復(fù)制方案 ....................................................................................................................... 48 第八部分 系統(tǒng)維護(hù)方案 ....................................................................................................................... 49 第九部分 統(tǒng)計分析 .............................................................................................................................. 53 實施方案確認(rèn) ......................................................................................................................................... 55 前 言 本實施方案是在調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司關(guān)于信息化 建設(shè)的具體要求，為實現(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo)而制定的信息系統(tǒng)的框架描述及對各種流程的描述。 本方案敘述的主線是業(yè)務(wù)流程，而不是部門，因為流程是跨部門的，如果以部門為主線必然造成流程的斷裂。 ：管理系統(tǒng)的重點是在于強(qiáng)調(diào)管理，此方案在編寫流程中重點強(qiáng)調(diào)了流轉(zhuǎn)過程中的控制，使得管理形成控制閉環(huán)，建立可導(dǎo)向的反饋機(jī)制。系統(tǒng)提供的細(xì)致的操作權(quán)限分配嚴(yán)密了企業(yè)管理的內(nèi)部控制，詳細(xì)的業(yè)務(wù)信息為管理層進(jìn)行深入分析服務(wù)，高效的網(wǎng)絡(luò)資源共享更加快了管理信息的處理、分析和反饋速度。 說明 :可以一人多崗。 負(fù)責(zé)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的新增、停用、變更等工作。 對進(jìn)貨情況、退貨 、換貨、銷售情況、庫存情況、付款情況、缺貨率等進(jìn)行查詢和分析。 對庫存情況、出入庫情況、批號效期情況和是否付款情況進(jìn)行報表查詢和統(tǒng)計分 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 8 析。 根據(jù)收款憑證，在系統(tǒng)中勾對銷售結(jié)算單生成銷售收款單，生成傳票，負(fù)責(zé)應(yīng)收帳的管理。 對首營商品和單位的資質(zhì)進(jìn)行核查并初審。 六、價格管理 對新品種進(jìn)行定價，包括 :批發(fā)價、零售價和例外價。 負(fù)責(zé)導(dǎo)購，對于柜組銷售模式的門店還需要填寫手工的銷售小票。 負(fù)責(zé)車間領(lǐng)料的入庫、車間物料消耗、以及產(chǎn)成品的出庫。 公司總部和飲片廠共用數(shù)據(jù)服務(wù)器。設(shè)置的原則是充分考慮到將來馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司可能的擴(kuò)展內(nèi)容。 業(yè)務(wù)帳數(shù)量 ＝ 當(dāng)前保管帳數(shù)量 ＋ 到貨未記保管帳數(shù)量 － 開票未記保管帳數(shù)量。 2，存貨帳設(shè)置 設(shè)置如下： 大藥房存貨帳 (核算級 ) 配送中心存貨帳 各門店存貨帳 飲片廠存貨帳 (核算級 ) 存貨的成本核算方法是月底加權(quán)平均。 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 15 第五部分 業(yè)務(wù)流程管理方案 首營品種管理 采購員在新品引進(jìn)之前，要盡可能詳細(xì)地了解該品種的情況，之后提出首營申請，交相關(guān)部門審批。 2．質(zhì)管人員：對經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的首營品種進(jìn)行相關(guān)的資質(zhì)檢查。批準(zhǔn)后，質(zhì)管部門對首營申請進(jìn)行資質(zhì)檢查，然后就可以跟該供相關(guān)部門對某個新品種提出首營申請 質(zhì)管部從質(zhì)管的角度對新品進(jìn)行資質(zhì)審查 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員維護(hù)商品的基礎(chǔ)信息 物價員從進(jìn)銷差價的角度對首營進(jìn)行審批、定出零售價 領(lǐng)導(dǎo)審批 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 16 應(yīng)商進(jìn)行正常的業(yè)務(wù)。 2．質(zhì)管人員：對經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的首營供應(yīng)商進(jìn)行相關(guān)的資質(zhì)檢查。當(dāng)審批通過之后，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理員用系統(tǒng)提供的“客戶管理”功能錄入新客戶的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。 進(jìn)貨合同管理 進(jìn)貨合同的管理包括 :合同的填制、審 批、生效幾個環(huán)節(jié)。 對于合格商品，則交給登錄員填寫進(jìn)貨單，不合格的作拒收，入代管庫。 保管員根據(jù)進(jìn)貨單記保管帳。 制單聯(lián)由登錄員留存； 倉庫聯(lián)隨貨傳給保管員，倉庫保管員進(jìn)行入庫記賬； 另外兩聯(lián) 分別傳給采購部和財務(wù)部，對方的隨貨同行聯(lián)傳給財務(wù)部； 財務(wù)部根據(jù)財務(wù)聯(lián)及對方的隨貨同行聯(lián)記商品帳和采購帳。 流程圖 流程圖說明 收到供應(yīng)商的稅票后，付款申請員將稅票和進(jìn)貨單相對應(yīng)，核對價格數(shù)量等信息，如果有異議則通知供貨商，如果沒有，則在系統(tǒng)中生成臨時的結(jié)算單并打印臨時的進(jìn)貨結(jié)算單和進(jìn)貨補(bǔ)差單，交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，把四張單據(jù) (進(jìn)貨單、稅票、進(jìn)貨補(bǔ)差單、進(jìn)貨結(jié)算單 )捏在一起傳給財務(wù)，財務(wù)部對臨時的結(jié)算單進(jìn)行確認(rèn)后系統(tǒng)執(zhí)行付款。 財務(wù)部對傳票記賬 財務(wù)部專人審核 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 21 單據(jù)說明 進(jìn)貨單，是在商品入庫后由倉庫傳到采購部的； (參見進(jìn)貨入庫流程 ) 稅票，來自于供貨商； 進(jìn)貨補(bǔ)差單，是由采購部打印的，是一張只有金額沒有數(shù)量的單據(jù)，用來對庫存金額進(jìn)行修正。 往來會計：付款后對傳票記帳。結(jié)算付款的時候可以選擇用預(yù)付款來支付應(yīng)付款中的一部分 或者全部。 如果審批通過，往來會計在“進(jìn)貨付款單管理”功能中查詢到該預(yù)付款單，并使用該功能的“確定”操作來確認(rèn)該預(yù)付款單，系統(tǒng)自動記預(yù)付款帳。 崗位職責(zé) 1．付款申請員：填寫預(yù)付款申請單報領(lǐng)導(dǎo)審批。 單據(jù)說明 移庫單：由養(yǎng)護(hù)員員打印，一式兩聯(lián)，雙方倉庫各一聯(lián)。 銷售出庫管理 銷售出庫包括 :業(yè)務(wù)員填寫要貨計劃、開票員開票、結(jié)算、倉庫出庫等環(huán)節(jié)。確定銷售結(jié)算單的目的在于從財務(wù)角度確認(rèn)銷售業(yè)務(wù)，即記應(yīng)收帳或收現(xiàn)款，記銷售商品帳； 倉庫發(fā)貨和出庫 : 保管員根據(jù)銷售單的提貨聯(lián)進(jìn)行揀貨，復(fù)核出庫后在系統(tǒng)中做記保管帳操作。 預(yù)收款管理 預(yù)收款，包括 :銷售收款 (預(yù)收 )、記往來帳等環(huán)節(jié)。 在倉庫環(huán)節(jié)，與銷售相反，執(zhí)行入庫流程。 說明 此類藥品在計算機(jī)系統(tǒng)中的進(jìn)貨、銷售、庫房管理的流程和一般藥品沒有區(qū)別。 調(diào)價管理 調(diào)價包括 :確定調(diào)后價、填寫調(diào)價單、批準(zhǔn)、執(zhí)行。 移庫有兩種情況 : ，當(dāng)養(yǎng)護(hù)員發(fā)現(xiàn)了不合 格品 (不合格品的管理流程見商品狀態(tài)調(diào)整流程 )，經(jīng)過質(zhì)管部門審批后，就可以通過移庫功能把不合格品移到不合格品庫。 公司應(yīng)該制定相 應(yīng)的盤點制度，建議每天作動盤，一個月作一次靜盤。 流程圖 報損流程如下： 流程圖說明 報損的商品一般來自于不合 格品庫，但也可以來自于正常的庫房。 對于門店需要報損的商品，需要退到配送中心，由配送中心統(tǒng)一處理，損失由門店承擔(dān)。 養(yǎng)護(hù)員 填寫報損單 相關(guān)部門進(jìn)行審批 倉庫出庫記保管帳 財務(wù)記存貨帳 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 30 3. 保管員，出庫記賬。 對于門店商品 報溢 的情況 ，必須得到質(zhì)管部、財務(wù)部和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批。 2．質(zhì)量管理員，在 報溢 審批單上簽字 3. 財務(wù)人員，在 報溢 審批單上簽字，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后在系統(tǒng)中確認(rèn) 報溢單 。兩者都直接影響到商品是否可以銷售。其保存后直接對當(dāng)前可銷庫存產(chǎn)生影響，不產(chǎn)生出入庫單。 GSP 要求批號全程跟蹤，所以最好不要調(diào)整批號；在庫商品批號的調(diào)整用到功能 :庫存明細(xì)調(diào)整，但是對于已經(jīng)出庫的商品不能調(diào)整批號。 效期報警管理 配送中心根據(jù)藥品效期管理制度，定期對藥品效期情況進(jìn)行查詢，對近效期的藥品做出相應(yīng)處理。 GSP 管理 系統(tǒng)有專門的 GSP 管理模 塊，建議只對與業(yè)務(wù)有關(guān)聯(lián)的內(nèi)容通過系統(tǒng)來管理，主要包括 :證照管理、入庫驗收臺帳、出庫復(fù)核記錄等。 日常使用部分 業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)日常使用包括三個功能：業(yè)務(wù)傳票轉(zhuǎn)臨時憑證 、業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 33 務(wù)臨時憑證編輯和業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財務(wù)一致性檢查。 進(jìn)貨業(yè)務(wù)流程 進(jìn)貨結(jié)算付款流程 銷售結(jié)算收款流程 報損、報溢流程 存貨類傳票 進(jìn)貨結(jié)算類傳