【正文】 飲片管理 飲片所有的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都應(yīng)該管理到單品； 飲片不管到產(chǎn)地，即同一品名和規(guī)格的飲片只有一個(gè)產(chǎn)地； 飲片的基本單位定義成克，門店銷售時(shí)以 10 克為單位進(jìn)行銷售，而采購(gòu)和批發(fā)以公斤為單位； 建議不要在系統(tǒng)中管理中藥處方，因?yàn)檫@樣會(huì)導(dǎo)致速度很慢； 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實(shí)施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 39 門店促銷管理 主要有以下幾種形式 1. 買贈(zèng)形式，因?yàn)橘?zèng)品不屬于正常的存貨，系統(tǒng)不管理； 2. 會(huì)員形式，系統(tǒng)維護(hù)會(huì)員信息，門店銷售時(shí)系統(tǒng)能夠帶出折扣信息，通過(guò)報(bào)表可以統(tǒng)計(jì)積分； 3. 前臺(tái)折扣形式，后臺(tái)定義最高折扣限制和低于 成本檢查； 4. 后臺(tái)調(diào)價(jià)的形式，這種促銷形式必須由總部執(zhí)行。 門店藥品的分類管理 即陳列管理，系統(tǒng)中可以定義貨位，通過(guò)對(duì)貨位的細(xì)分達(dá)到藥品分類管理的目的。 門店顧客管理 門店顧客的管理包括 : 顧客基本信息、顧客的分類、顧客的銷售和積分統(tǒng)計(jì)分析、顧客的折扣定義等。 單據(jù) 收款小票 顧客退貨 顧客退貨必須拿原單，而且必須勾原單退貨，切換前的商品建議不讓退。 開票填寫主動(dòng)鋪貨單 執(zhí)行鋪貨，打印配送單 出向門店填寫單向移出單，減少庫(kù)存， 打印單據(jù) 入向門店，填寫單向移入單，增加庫(kù)存 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實(shí)施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 37 門店銷售收款 流程圖說(shuō)明 營(yíng)業(yè)員開出小票中應(yīng)該包含以下信息 :商品 id、批號(hào)、數(shù)量等。 說(shuō)明 為了規(guī)范調(diào)貨行為，調(diào)入店必須在移出單上簽字，同時(shí)系統(tǒng)會(huì)每月提供調(diào)貨的報(bào)表供核對(duì)之用。 單據(jù)說(shuō)明 配送單，格式同前面談到的配送單． 崗位職責(zé)及操作 開票員，填寫庫(kù)存調(diào)整單。 中心鋪貨 中心鋪貨，主要指新品的鋪貨。 門店按照配送單對(duì)來(lái)貨進(jìn)行清點(diǎn)，并對(duì)配送單進(jìn)行勾對(duì)收貨 增加門店的庫(kù)存 商品上架 門店退貨申請(qǐng) 采購(gòu)部審批 開票員生成退貨入庫(kù)單 驗(yàn)收員作驗(yàn)收，填寫手工的驗(yàn)收單 保管員入退貨庫(kù)，記賬 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實(shí)施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 36 崗位職責(zé)及操作 門店退貨員員，填寫配送退貨單； 開票員，根據(jù)驗(yàn)收的實(shí)際情況，勾對(duì)配送退貨單生成退貨入庫(kù)單。 單據(jù)說(shuō)明 配送退貨單，在配送中心產(chǎn)生，包括商品信息、門店信息。 門店收貨 門店收到配送中心的來(lái)貨后，要在系統(tǒng)中作收貨，同時(shí)增加門店的庫(kù)存． 手工填寫請(qǐng)貨計(jì)劃 啟動(dòng) dbcopy 復(fù)制數(shù)據(jù) 確認(rèn)請(qǐng)貨 配送決策 確定臨時(shí)配送，打印配送單 保管員出庫(kù)，記賬 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實(shí)施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 35 流程圖 流程圖說(shuō)明 默認(rèn)配送中心的送貨沒(méi) 有問(wèn)題，按照配送單上的商品數(shù)量作收貨入庫(kù)處理， 24 小時(shí)內(nèi)如果有數(shù)量或者質(zhì)量上的問(wèn)題，門店與配送中心協(xié)商后作如下處理 : 1. 如果是數(shù)量少了，可以由配送中心補(bǔ)配，不用在系統(tǒng)處理； 2. 如果批號(hào)錯(cuò)了，可以由雙方在系統(tǒng)中分別進(jìn)行批號(hào)的調(diào)換； 3. 如果有破損或者其他質(zhì)量問(wèn)題，由門店提出配退申請(qǐng)，經(jīng)配送中心同意后走配退流程； ，門店可以直接填寫實(shí)際收貨數(shù)量，有問(wèn)題的商品由配送員帶回配送中心，同時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生配送退回單，增加配送中心庫(kù)存。 只有確認(rèn)狀態(tài)的請(qǐng)貨單，配送中心才能在系統(tǒng)中看到。 流程圖 流程圖說(shuō)明 配送單：分四聯(lián)：制單聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián)、送貨聯(lián)、門店收貨聯(lián)。 對(duì)于還未切換的門店的請(qǐng)貨，由開票員在系統(tǒng)中代填請(qǐng)貨單。 進(jìn)貨業(yè)務(wù)流程 進(jìn)貨結(jié)算付款流程 銷售結(jié)算收款流程 報(bào)損、報(bào)溢流程 存貨類傳票 進(jìn)貨結(jié)算類傳票 銷售結(jié)算類傳票和存貨類傳票 存貨類傳票 傳票記賬 業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)，生成臨時(shí)憑證 輸出到金算盤財(cái)務(wù)系統(tǒng) BMS3 傳票 初始設(shè)置 業(yè)務(wù)傳票轉(zhuǎn)臨時(shí)憑證 臨時(shí)憑證編輯 財(cái)務(wù)軟件 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實(shí)施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 34 說(shuō)明 : 1. 建議業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)工作在月底進(jìn)行，因?yàn)樵碌浊皹I(yè)務(wù)單據(jù)可能會(huì)發(fā)生變化； 2. 結(jié)賬的日期，可以每個(gè)月單獨(dú)設(shè)置，但要求與財(cái)務(wù)系統(tǒng)一致。業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)一致性檢查用于對(duì)業(yè)務(wù)的余額與財(cái)務(wù)相關(guān)科目的余額的對(duì)帳功能提供簡(jiǎn)單 sql 輔助生成以及對(duì)帳功能實(shí)現(xiàn)。 日常使用部分 業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)日常使用包括三個(gè)功能：業(yè)務(wù)傳票轉(zhuǎn)臨時(shí)憑證 、業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財(cái) 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實(shí)施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 33 務(wù)臨時(shí)憑證編輯和業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)一致性檢查。 業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù) 業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)的功能從總體上劃分為兩類： 初始設(shè)置部分 包括這樣幾個(gè)功能：業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)方案設(shè)置、業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)帳科目合并設(shè)置、臨時(shí)憑證字段數(shù)據(jù)來(lái)源定制和為其它財(cái)務(wù)軟件提供的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)憑證的接口設(shè)置功能。 GSP 管理 系統(tǒng)有專門的 GSP 管理模 塊，建議只對(duì)與業(yè)務(wù)有關(guān)聯(lián)的內(nèi)容通過(guò)系統(tǒng)來(lái)管理，主要包括 :證照管理、入庫(kù)驗(yàn)收臺(tái)帳、出庫(kù)復(fù)核記錄等。 說(shuō)明 :如果對(duì)應(yīng)多于一個(gè)供應(yīng)商，則取最近的一個(gè)。 效期報(bào)警管理 配送中心根據(jù)藥品效期管理制度，定期對(duì)藥品效期情況進(jìn)行查詢，對(duì)近效期的藥品做出相應(yīng)處理。其保存后直接對(duì)當(dāng)前庫(kù)存（批號(hào)庫(kù)養(yǎng)護(hù)員填寫質(zhì)量報(bào)告單 質(zhì)管進(jìn)行質(zhì)量檢查，并填寫商品狀態(tài)調(diào)整單 采購(gòu)部給出處理意見后作相應(yīng)處理 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實(shí)施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 32 存、貨位庫(kù)存）產(chǎn)生影響，不產(chǎn)生出入庫(kù)單。 GSP 要求批號(hào)全程跟蹤，所以最好不要調(diào)整批號(hào)；在庫(kù)商品批號(hào)的調(diào)整用到功能 :庫(kù)存明細(xì)調(diào)整，但是對(duì)于已經(jīng)出庫(kù)的商品不能調(diào)整批號(hào)。 庫(kù)存明細(xì)調(diào)整 庫(kù)存明細(xì)信息包括：貨位、批號(hào)、包裝等。其保存后直接對(duì)當(dāng)前可銷庫(kù)存產(chǎn)生影響，不產(chǎn)生出入庫(kù)單。 流程圖 商品狀態(tài)調(diào)整的流程如下所示： 流程圖說(shuō)明 ，填寫質(zhì)量報(bào)告單，質(zhì)管員對(duì)這些商品進(jìn)行檢驗(yàn)，如不合格，則在系統(tǒng)中填寫商品質(zhì)量調(diào)整單，調(diào)整在庫(kù)商品質(zhì)量狀態(tài)，采購(gòu)部在商品質(zhì)量調(diào)整單上給出處理意見，養(yǎng)護(hù)員在系統(tǒng)中填寫移庫(kù)單，把這些商品移到相應(yīng)倉(cāng)庫(kù)。兩者都直接影響到商品是否可以銷售。 養(yǎng)護(hù)員 填寫報(bào)溢單 相關(guān)部門進(jìn)行審批 倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)記保管帳 財(cái)務(wù)記存貨帳 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實(shí)施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 31 商品狀態(tài)調(diào)整 商品的狀態(tài)包 括：質(zhì)量狀態(tài)和銷售狀態(tài)。 2．質(zhì)量管理員，在 報(bào)溢 審批單上簽字 3. 財(cái)務(wù)人員，在 報(bào)溢 審批單上簽字，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后在系統(tǒng)中確認(rèn) 報(bào)溢單 。 單據(jù)說(shuō)明 2． 報(bào)溢單，一式三聯(lián)，一聯(lián)傳給質(zhì)管部，一聯(lián)給財(cái)務(wù)部記商品帳、一聯(lián)給倉(cāng)庫(kù)記保管帳。 對(duì)于門店商品 報(bào)溢 的情況 ，必須得到質(zhì)管部、財(cái)務(wù)部和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批。對(duì)應(yīng)系統(tǒng)中的功能：報(bào)溢單管理，報(bào)溢單有兩種狀態(tài)：臨時(shí)和確定，確定就相當(dāng)于審批的過(guò)程。 養(yǎng)護(hù)員 填寫報(bào)損單 相關(guān)部門進(jìn)行審批 倉(cāng)庫(kù)出庫(kù)記保管帳 財(cái)務(wù)記存貨帳 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實(shí)施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 30 3. 保管員，出庫(kù)記賬。 崗位操作規(guī)范 1．養(yǎng)護(hù)員，用到報(bào)損單管理，填寫報(bào)損單，并打印報(bào)損 審批單。 對(duì)于門店需要報(bào)損的商品，需要退到配送中心，由配送中心統(tǒng)一處理，損失由門店承擔(dān)。對(duì)應(yīng)系統(tǒng)中的功能：報(bào)損單管理，報(bào)損單有兩種狀態(tài)：臨時(shí)和確定，確定就相當(dāng)于審批的過(guò)程。 流程圖 報(bào)損流程如下： 流程圖說(shuō)明 報(bào)損的商品一般來(lái)自于不合 格品庫(kù)，但也可以來(lái)自于正常的庫(kù)房。 崗位操作規(guī)范 1．保管員， 打印盤點(diǎn)表，進(jìn)行盤點(diǎn)， 并把盤點(diǎn)結(jié)果報(bào)送配送中心，由配送中心報(bào)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。 公司應(yīng)該制定相 應(yīng)的盤點(diǎn)制度，建議每天作動(dòng)盤，一個(gè)月作一次靜盤。 單據(jù) ，包含了源保管帳、目標(biāo)保管帳、商品相關(guān)信息、數(shù)量、單位等信息，一式兩聯(lián)，源保管帳和目標(biāo)保管帳各留一聯(lián)。 移庫(kù)有兩種情況 : ，當(dāng)養(yǎng)護(hù)員發(fā)現(xiàn)了不合 格品 (不合格品的管理流程見商品狀態(tài)調(diào)整流程 )，經(jīng)過(guò)質(zhì)管部門審批后，就可以通過(guò)移庫(kù)功能把不合格品移到不合格品庫(kù)。 單據(jù)說(shuō)明 調(diào)價(jià)單：由物價(jià)部門根據(jù)調(diào)價(jià)原則對(duì)商品進(jìn)行調(diào)價(jià)，交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批審批通過(guò)后錄入計(jì)算機(jī)。 調(diào)價(jià)管理 調(diào)價(jià)包括 :確定調(diào)后價(jià)、填寫調(diào)價(jià)單、批準(zhǔn)、執(zhí)行。 倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)記保管帳 財(cái)務(wù)作結(jié)算 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實(shí)施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 27 價(jià)格類型管理 門店銷價(jià)分成以下幾種類型 :零售價(jià)和例外價(jià)，其中零售價(jià)為具有例外價(jià)外的門店所共有，對(duì)于例外價(jià)，不同的門店需要單獨(dú)定義一種價(jià)格類型，以便于單獨(dú)調(diào)價(jià)。 說(shuō)明 此類藥品在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的進(jìn)貨、銷售、庫(kù)房管理的流程和一般藥品沒(méi)有區(qū)別。 單據(jù) : ，由開票員打印，一式四聯(lián) :倉(cāng)庫(kù)聯(lián)、財(cái)務(wù)聯(lián)、制單聯(lián)、顧客聯(lián) 倉(cāng)庫(kù)聯(lián)，倉(cāng)庫(kù)保管員用來(lái)作入庫(kù)記賬 財(cái)務(wù)聯(lián)，財(cái)務(wù)用來(lái)記應(yīng)收帳和存貨帳 特殊藥品管理 特殊藥品是指精神藥品、毒麻藥等需要單獨(dú)存放、單獨(dú)銷售的品種。 在倉(cāng)庫(kù)環(huán)節(jié)，與銷售相反，執(zhí)行入庫(kù)流程。 銷退入庫(kù)管理 銷退入庫(kù)包括 :業(yè)務(wù)確認(rèn)、領(lǐng)導(dǎo)審批、驗(yàn)收、開票 ( 紅字 )、倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)等環(huán)節(jié)。 預(yù)收款管理 預(yù)收款，包括 :銷售收款 (預(yù)收 )、記往來(lái)帳等環(huán)節(jié)。 業(yè)務(wù)員填寫手工的要貨計(jì)劃 開票員填制銷售單 打印銷售發(fā)票 財(cái)務(wù)作結(jié)算 倉(cāng)庫(kù)保管員發(fā)貨 財(cái)務(wù)在月底記存貨帳 財(cái)務(wù)記應(yīng)收帳 倉(cāng)庫(kù)記保管帳 系統(tǒng)作信譽(yù)額度的檢查 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實(shí)施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 25 銷售回款管理 銷售回款是指對(duì)掛帳方式的銷售進(jìn)行收款，包括 : 銷售收款、記往來(lái)帳等環(huán)節(jié)。確定銷售結(jié)算單的目的在于從財(cái)務(wù)角度確認(rèn)銷售業(yè)務(wù)，即記應(yīng)收帳或收現(xiàn)款，記銷售商品帳； 倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨和出庫(kù) : 保管員根據(jù)銷售單的提貨聯(lián)進(jìn)行揀貨，復(fù)核出庫(kù)后在系統(tǒng)中做記保管帳操作。 在保存銷售單時(shí)打印出銷售單。 銷售出庫(kù)管理 銷售出庫(kù)包括 :業(yè)務(wù)員填寫要貨計(jì)劃、開票員開票、結(jié)算、倉(cāng)庫(kù)出庫(kù)等環(huán)節(jié)。 崗位職責(zé) ，負(fù)責(zé)通知門店管理部退貨到配送中心，并確定退貨價(jià)格 , 負(fù)責(zé)根據(jù)退貨通知，把相應(yīng)的商品移到退貨庫(kù) 3. 登錄員，負(fù)責(zé)填寫退貨單 ，根據(jù)退貨單退貨出庫(kù)，并記保管帳。 單據(jù)說(shuō)明 移庫(kù)單：由養(yǎng)護(hù)員員打印，一式兩聯(lián)，雙方倉(cāng)庫(kù)各一聯(lián)。 退貨出庫(kù)管理 由于市場(chǎng)、政策或者其他方面的原因，由相關(guān)部門提出退貨的申請(qǐng)，采購(gòu)員和供應(yīng)商洽談退貨事宜，在供應(yīng)商同意退貨并且退貨方案得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)之后，可以進(jìn)行退貨的具體業(yè)務(wù)操作。 崗位職責(zé) 1．付款申請(qǐng)員：填寫預(yù)付款申請(qǐng)單報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。 單據(jù)說(shuō)明 預(yù)付款單：即預(yù)付款性質(zhì)的付款單，并且不對(duì)應(yīng)到具體的商品信息。 如果審批通過(guò)，往來(lái)會(huì)計(jì)在“進(jìn)貨付款單管理”功能中查詢到該預(yù)付款單，并使用該功能的“確定”操作來(lái)確認(rèn)該預(yù)付款單，系統(tǒng)自動(dòng)記預(yù)付款帳。 如果審批不通過(guò)，付款申請(qǐng)員可以在系統(tǒng)中作廢該預(yù)付款單，也可以在進(jìn)行修改之后再打付款申請(qǐng)員填寫預(yù)付申請(qǐng)單，并打印 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批 財(cái)務(wù)部確定預(yù)付款單，即付款 進(jìn)貨結(jié)算時(shí)可以用預(yù)付抵應(yīng)付。結(jié)算付款的時(shí)候可以選擇用預(yù)付款來(lái)支付應(yīng)付款中的一部分 或者全部。 在月底，如果進(jìn)貨補(bǔ)差單的數(shù)量大于當(dāng)前存貨庫(kù)存的數(shù)量，可能導(dǎo)致成本異常，對(duì)于這種情況，可以在月底對(duì)多出的數(shù)量金額作銷售出庫(kù)調(diào)整，財(cái)務(wù)作處理以調(diào)整損溢。 往來(lái)會(huì)計(jì)：付款后對(duì)傳票記帳。 崗位職責(zé) 采購(gòu)付款申請(qǐng)員：整理進(jìn)貨發(fā)票和相對(duì)應(yīng)的進(jìn)貨單，作付款申請(qǐng)。 財(cái)務(wù)部對(duì)傳票記賬 財(cái)務(wù)部專人審核 英克科技有限公司 INCA TECH Co. Ltd. 實(shí)施方案 武漢馬應(yīng)龍大藥房連鎖有限公司 21 單據(jù)說(shuō)明 進(jìn)貨單，是在商品入庫(kù)后由倉(cāng)庫(kù)傳到采購(gòu)部的； (參見進(jìn)貨入庫(kù)流