采購檔案資料管理規(guī)定-wenkub
2022-12-27 20:17:32 本頁面
【正文】 序 號(hào) 名稱 頁 數(shù) / 起止 頁碼 密級(jí) 保管 期限 單位 備注 填表說明： “序號(hào) ”即盒內(nèi)所裝載檔案 的 順序號(hào)，為流水號(hào)。 條款要求的，且不按照綜合管理部要求的時(shí)間內(nèi)整改并歸檔的，每次除 公司 內(nèi)部通報(bào)批評(píng)外，同時(shí)給予該部門第一責(zé)任人經(jīng)濟(jì)處罰 100元。 檔案銷毀前應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，列明需要銷毀的檔案材料，并逐一確認(rèn)，確 認(rèn)無誤后，由專人負(fù)責(zé)銷毀。擬予銷毀的檔案，由管理部編制銷毀目錄清冊(cè)，經(jīng)鑒定部門簽署鑒定意見并報(bào)部門主管 領(lǐng)導(dǎo)審批后方可施行銷毀。 定期對(duì)庫存檔案進(jìn)行整理，對(duì)于保管期限到期的檔案挑出來單獨(dú)存放。 調(diào)閱人員需維護(hù)檔案的本來面貌，不得丟失、污損、拆換，禁止在檔案原件上涂改、剪裁。歸還時(shí)，檔案員應(yīng)審核檔案文件的狀態(tài)，確認(rèn)其完整、無損 后，放回原處。 電子檔案：為了更充分地利用檔案，需要對(duì)重復(fù)性使用的檔案進(jìn)行電子掃面存檔； ：所有投資項(xiàng)目的合同、技術(shù)協(xié)議需要進(jìn)行掃面后存檔，并按照合同號(hào)檢索方式刻錄成光盤進(jìn)行儲(chǔ)存，同時(shí)在涉密載體內(nèi)備份。對(duì)于已形成三筆現(xiàn)象的文件，需用黑色墨水筆描寫?！顿Y料交接清單》一式兩份，交接雙方各留存一份。 供應(yīng)商管理 科 ：負(fù)責(zé)供應(yīng)商管理相關(guān)資料的收集和與綜合管理部的交接。 業(yè)務(wù)二部：采購人員負(fù)責(zé)各自經(jīng)辦的工程、土建類商務(wù)文件（包 括技術(shù)協(xié)議、招 議標(biāo)報(bào)告、價(jià)格清單、問題反饋等合同附件、工程結(jié)算書及資料、竣工圖）及其所有招標(biāo)資 料的收集、整理、歸檔和與綜合管理部的交接。各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理第一責(zé)任人，各部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)監(jiān)督 本部門員工配合完成檔案管理工作。 二、范圍 本制度適用于 公司 采購部 在工作過程中產(chǎn)生的各類有保存價(jià)值的文件資料。 三、檔案管理組織機(jī)構(gòu)圖 部長(zhǎng) 綜合管理 部 檔案管理 工作第一負(fù)責(zé)人 科級(jí)領(lǐng)導(dǎo) 采購部 管理 科 負(fù)責(zé)人 科員 采購部 管理科 兼職檔案員 四、歸檔范圍 歸檔范圍、歸檔時(shí)間及相關(guān)責(zé)任人（見附件一）。 職責(zé)： 負(fù)責(zé) 公司 檔案管理制度的制定、完善及執(zhí)行，并對(duì) 公司 各部門的檔案收集、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和考核。 采購部管理科職責(zé) 。 倉儲(chǔ) 科 ：負(fù)責(zé)倉 儲(chǔ)日常生成文件及財(cái)務(wù)類文件的收集和與綜合管理部的交接，并設(shè)置兼職檔案員。 綜合管理部檔案員對(duì)各部門移交的文件按照控制部《檔案管理操作規(guī)定》進(jìn)行整理、編號(hào)、編頁碼、填寫電子版 目錄、裝盒、編寫盒內(nèi)目錄等歸檔操作。 將所有非 A4 大小的文件材料統(tǒng)一手風(fēng)琴式折疊方法折疊成 A4 大小，以便于裝盒存檔。 ：在合同交接后的 10個(gè)工作日內(nèi)完成掃描及歸檔工作。 外部門人員借閱商密檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)單》（見附件八），經(jīng)申請(qǐng)部門 部長(zhǎng)及綜合管理部領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，方可借閱。 在 文件調(diào)閱過程中，若有違反制度中相關(guān)規(guī)定的，綜合管理部檔案員有權(quán)終止和拒絕檔案利用，并報(bào)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)追究其責(zé)任。 檔案的銷毀 ，根據(jù)中華人民共和國國家檔案法及 公司檔案工作有關(guān)規(guī)定條例 精神并結(jié)合我部門實(shí)際確認(rèn)沒有 保存價(jià)值的檔案應(yīng)進(jìn)行銷毀。 、業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人等人員組 成，特殊 需要的在經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可吸納相關(guān)人員參加 ，也是必須長(zhǎng)期保存的檔案材料， 必須認(rèn)真編制備查。完全銷毀后，在《檔案銷毀清單》（見附件十一）上簽字確認(rèn)。 十一、其他及附件 .1附件 1：《檔案歸檔范圍清單》 11. 2：《檔案收集整理操作流程》 3：《資料交接單》 4：《合同電子目錄》、《招標(biāo)資料電子目錄》 5《盒內(nèi)目錄》 6：《總目錄》 7《檔案借閱登記單》 8：《檔案借閱申請(qǐng)單》 9：《檔案遺失處理單》 10：《檔案銷毀流程》 11：《檔案銷毀清單》 本規(guī)定自簽發(fā)之日起生效 。 “名稱 ”為 盒內(nèi)所裝載檔案的題名。 “名稱 ”為盒內(nèi)所裝載檔案的 題名。 采購部 檔 案借閱登記表 序號(hào) 文 件編號(hào) 名稱 借 閱 內(nèi)容 借 閱 時(shí)間 借閱人 擬 歸 還日 期 檔案 員確 認(rèn)
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