【正文】 2)按照要求填人值班人員姓名、值班的地點(diǎn)、負(fù)責(zé)人或帶班人姓名、替班人姓名。2010年文秘四級考試復(fù)習(xí)指南2)在提交電子信息前要向上級核對，不能給未被授權(quán)的人；有保密信息的軟盤不應(yīng)帶出單位。2)離開辦公室時，要把保密文件鎖入抽屜或柜子；用郵件發(fā)送保密信息要注有“秘密或保密”；高密級信息由工作人員親自送交收件人。2)在沒有確認(rèn)對方身份前，不要通過電話、手機(jī)、答錄機(jī)等給出保密信息。秘書資格四級考試復(fù)習(xí)指南一2010年文秘四級考試復(fù)習(xí)指南來源：多智網(wǎng)校 2009年7月6日 【多智網(wǎng)校:職業(yè)考試在線輔導(dǎo)2010年文秘四級考試復(fù)習(xí)指南3)辦公用品和設(shè)備要滿足工作、安全要求。(2)目標(biāo)不合，難以合作。⑤啟用反饋，鼓勵接受者對信息進(jìn)行評價；采用多介質(zhì)組合，比如書面形式與電話相結(jié)合。(4)縱向溝通策略 1)下行溝通策略 ①制定溝通計(jì)劃。2)溝通各方心理活動引起的障礙。(2)下行溝通和上行溝通1)下行溝通是管理溝通的主體。3)耐心傾聽而不是敘述。2010年文秘四級考試復(fù)習(xí)指南3)性格沖突。橫向溝通的目的是為了增強(qiáng)部門間的合作、減少摩擦。7)紀(jì)念品費(fèi)用。3)餐飲費(fèi)。(1)人員安排表：包括時間、地點(diǎn)、事項(xiàng)、主要人員、陪同人員。(2)一些突然的變化會影響到既定的接待規(guī)格。(2)接待規(guī)格有3種：高規(guī)格接待、低規(guī)格接待、對等規(guī)格接待。第一篇：2010文秘四級考試復(fù)習(xí)指南2010年文秘四級考試復(fù)習(xí)指南商務(wù)溝通鑒定要點(diǎn)與重點(diǎn)提示一、鑒定要點(diǎn)能夠區(qū)分接待對象，確認(rèn)接待規(guī)格，擬定接待計(jì)劃；了解橫向溝通與縱向溝通的一般知識，并且在工作中選擇合適的方式，應(yīng)對溝通中的沖突。2．接待規(guī)格的確定秘書首先要了解客人的身份，據(jù)此確定由誰來出面接待最合適。如上司生病或臨時出差，只得讓他人代替，遇到這類情況，必須向客人解釋清楚，向客人道歉。(2)日程安排：日程安排要具體，包括日期、時間、活動內(nèi)容、地點(diǎn)、陪同人員等內(nèi) 容，一般以表格的形式列出。4)勞務(wù)費(fèi)：講課、演講、加班等費(fèi)用。8)宣傳、公關(guān)費(fèi)用。橫向溝通在組織中的表現(xiàn)形式通常為：會議、面談、備忘錄、報(bào)告等。4)猜疑、威脅和恐懼。4)換位思考。下行溝通在組織中的表現(xiàn)形式通常為：公司政策、報(bào)告、信函、備忘錄、談話、口頭指示、會議、傳真、電子信箱等。3)不善聆聽。②減少溝通環(huán)節(jié)。2)上行溝通策略①建立信任。(3)責(zé)任不明，缺乏效率。4)設(shè)置相應(yīng)的消防設(shè)施和設(shè)備。3)只向來訪者提供組織允許提供的信息。3)當(dāng)傳真保密信息時，應(yīng)使用具有保密功能的接收設(shè)備或要求接收人等候在傳真機(jī)旁。3)使用密碼保護(hù)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)，密碼應(yīng)經(jīng)常更換；不要隨意安裝借來的程序，經(jīng)常查毒、殺毒；重要文件要做備份。3)用簡短的文字標(biāo)明值班的工作內(nèi)容和人員缺勤的備用方案。(2)需要使用零用現(xiàn)金時，應(yīng)填寫“零用現(xiàn)金憑單”，秘書要認(rèn)真核對零用現(xiàn)金憑單，經(jīng)授權(quán)人審批簽字后，方可將現(xiàn)金支付給需用者。5．商務(wù)費(fèi)用報(bào)銷(1)申請人提交費(fèi)用申請報(bào)告或填寫費(fèi)用申請表，經(jīng)組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準(zhǔn)。(4)如計(jì)劃的費(fèi)用需要超出時，應(yīng)提前向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，在得到批準(zhǔn)后，超出的部分才可報(bào)銷。(2)立卷的工作程序：檢查整理立卷的文件一鑒別區(qū)分保管期限一具體組卷一拆除裝訂障礙一修補(bǔ)不合規(guī)范的文件一編寫頁號一登記《卷內(nèi)目錄》和《備考表》一擬定案卷標(biāo)題一裝訂成卷一填寫案卷封面一案卷排列與編號一編制《案卷目錄》一編寫歸檔號。3)銷毀的方式：包括焚燒、粉碎、重新制成紙漿。出具介紹信要經(jīng)過單位內(nèi)部的審批手續(xù)，填寫清楚，與存根一致，加蓋騎縫章，并有存根備查。(2)庫存保管的措施1)儲藏間或物品柜要上鎖，以保證安全。11．辦公設(shè)備和辦公用品的庫存記錄(1)庫存控制卡的內(nèi)容：項(xiàng)目；單位；庫存參考號；日期；最大庫存量；再定貨量；最小庫存量；接收(進(jìn)貨卡)；發(fā)放(出貨卡)；余額(庫存卡)。4)保持充足的庫存。它是將某一時間段中已經(jīng)明確的工作任務(wù)清晰地記載和標(biāo)明的表格，是提醒使用人和相關(guān)人按照時間表的進(jìn)程行動，有效管理時間、保證完成任務(wù)的簡單方法。13．管理工作日志(1)工作日志的使用方法1)提前了解上司工作和活動的信息，并在兩份日志上填出，同時在自己的工作日志上標(biāo)出當(dāng)日應(yīng)完成的工作。2010年文秘四級考試復(fù)習(xí)指南(3)秘書在管理工作日志時應(yīng)注意的問題1)安排的活動之間要留有10分鐘左右的間隔。常用事務(wù)文書的擬寫鑒定要點(diǎn)與重點(diǎn)提示一、鑒定要點(diǎn)了解公文的格式；掌握會議記錄、意向書、訂貨單及產(chǎn)品說明書的擬寫方法。(2)公文份數(shù)序號(印刷順序號)。(6)緊急程度。(3)公文的主體(正文)格式。(7)成文日期。(3)印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。6．通告與通知(1)相同點(diǎn)：都是用來傳達(dá)上級機(jī)關(guān)的意圖與要求，并要求下級機(jī)關(guān)或有關(guān)人員遵守、了解并配合執(zhí)行的文種。2010年文秘四級考試復(fù)習(xí)指南7．通知與通報(bào)(1)相同點(diǎn)：都屬于告知性文種；都要求有關(guān)單位和人員了解公文內(nèi)容或配合行動；都是下行文。3)通報(bào)的分類：根據(jù)通報(bào)的內(nèi)容，可分為三種，即表揚(yáng)性通報(bào)，用于表揚(yáng)好人好事；批評性通報(bào)，用于通報(bào)對違法亂紀(jì)人員的處理情況；情況通報(bào)，側(cè)重于告知，一般不涉及表揚(yáng)或批評。2010年文秘四級考試復(fù)習(xí)指南(2)不同點(diǎn)：行文目的不同；寫作結(jié)構(gòu)不同；結(jié)束語不同；處理方式不同；內(nèi)容寬窄不同；發(fā)文時機(jī)不同；報(bào)送制度不同；失誤后責(zé)任劃分不同。(4)請示的寫作1)請示的適用范圍：請示是下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)請求指示或批準(zhǔn)時使用的文件。(2)函的分類。(2)議論1)議論有三要素：論點(diǎn)、論據(jù)、論證。12．簡報(bào)(1)概念：簡報(bào)是國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體為匯報(bào)工作、交流經(jīng)驗(yàn)、反映情況、溝通信息、報(bào)道動態(tài)而編發(fā)的內(nèi)部常用事務(wù)文書，也叫“動態(tài)”“簡訊”“摘報(bào)”“工作通訊”“情況反映”“情況交流”“內(nèi)部參考”等。(5)簡報(bào)報(bào)核主要結(jié)構(gòu)：(按語)+標(biāo)題+導(dǎo)語+主體+結(jié)尾。2010年文秘四級考試復(fù)習(xí)指南(3)會議記錄的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部。(3)意向書的類型。(3)訂貨單的結(jié)構(gòu)與寫法：標(biāo)題+16．產(chǎn)品說明書(1)概念：產(chǎn)品說明書是生產(chǎn)商或者銷售商向消費(fèi)者介紹其生產(chǎn)、銷售的產(chǎn)品性能、特點(diǎn)、規(guī)格、型號、技術(shù)參數(shù)、維修方法、使用方法的說明性文書。熟悉會議議程與日程的區(qū)別；掌握會議期間信息的收集、傳遞、反饋，以及信息加工的形式；學(xué)會會議文件資料立卷歸檔的步驟和國外商務(wù)旅行準(zhǔn)備工作的主要內(nèi)容。會議日程如遇到一些變化可相應(yīng)調(diào)整。（2）會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模、主題相符。（6）場地租借的成本必須合理。（3）會議記錄的方法1）重點(diǎn)應(yīng)將會議主要討論的觀點(diǎn)、決議、決定、重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論一字不漏地記錄下來，其他內(nèi)容概括記錄。2）經(jīng)會議批準(zhǔn)，會議記錄如有錯誤，主席或秘書可以更改。2）要深入實(shí)際，掌握2010年文秘四級考試復(fù)習(xí)指南7）與新聞媒體溝通要以禮相待、以誠相待、平等相待、迅速及時。2）控制與會議無關(guān)人員隨便出入會場。（1）會議文件的收集整理工作：收集范圍、收集渠道、收集方法。2010年文秘四級考試復(fù)習(xí)指南（1）會議收款的方法和時機(jī)1）在會議通知中注明收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、可采用的支付方式。（1）開放參觀活動方案的主要內(nèi)容1）確定開放參觀活動的主題。5）選擇參觀路線。2）時機(jī)選擇要得當(dāng)。2010年文秘四級考試復(fù)習(xí)指南（1）宴請活動的準(zhǔn)備工作1）列出賓客名單，發(fā)出正式請柬。5）宴請程序：迎客、入席、敬酒、交談、散席。（2）旅程表的主要內(nèi)容：日期、時間、地點(diǎn)、交通工具、具體事項(xiàng)、備注。能夠?qū)n案進(jìn)行分類、檢索，并根據(jù)檔案價值劃分保管期限。3．信息分類方法2010年文秘四級考試復(fù)習(xí)指南常用的信息分類方法包括：字母分類法、主題分類法、地區(qū)分類法、數(shù)碼分類法和時間分類法。(3)信息內(nèi)向傳遞的形式有：備忘錄，信件，通知和告示，傳閱單，企業(yè)內(nèi)部刊物，復(fù)印并發(fā)送文件，電子郵件，會議。主要表現(xiàn)形式是文本、表格、圖表等。7．信息存儲(1)信息存儲是一個不斷積累和規(guī)范化、科學(xué)化的過程，主要由登記、編碼、存放排列、保管等工作環(huán)節(jié)構(gòu)成。(3)電子化存儲。2)按照功能分有：查找性、報(bào)道性、館藏性檢索工具。2)長期保存，一般指保存16年至50年左右。2．計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的組成計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)主要由兩大部分組成：通信子網(wǎng)和資源子網(wǎng)。6．計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)備與構(gòu)成網(wǎng)絡(luò)工作站點(diǎn)；網(wǎng)絡(luò)通信介質(zhì)；網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)設(shè)備。二、重點(diǎn)提示 1．認(rèn)識主機(jī)主機(jī)是由機(jī)箱和機(jī)箱中的組件構(gòu)成的。常見的鍵盤主要有機(jī)械式和電容式兩種，最常用的鍵盤多是電容式的。(4)中文Windo