【正文】 接鑒定的辦法。（六）檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得在公開場所談論保密檔案內(nèi)容，不得將保密檔案帶出室外和借給他人。（二）凡使用保密檔案資料人員必須嚴格遵守有關(guān)保密規(guī)定。（六）歸還檔案時應保證檔案材料的清潔、完整、安全，不得丟失、隨意折疊、拆散、剪裁或擅自銷毀，嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。八、檔案的借閱必須嚴格執(zhí)行保密制度，填寫查借閱檔案登記表，如期歸還，歸還時驗收注銷。七、檔案的保管（一）公司（或部門）管理的檔案應有專柜保存，確保完好不丟失。組卷時按內(nèi)部特征為主的六個特征進行組卷，盡量把永久、長期、短期三種保管期限文件材料分開組卷。六、檔案的收集與歸檔（一）承辦部門或主辦人應及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案管理員歸卷。（三）其他部門由部門檔案專人對檔案進行收集、整理，并交至綜合管理部檔案管理員立卷歸檔。一、檔案管理原則公司檔案實行由公司綜合管理部集中統(tǒng)一管理與部分專用性檔案分散管理相結(jié)合的原則。不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明 原因，請管檔人員負責處理。免填“調(diào)卷單”。部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將“ 收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。：結(jié)案后無長期保存必要者。以便查檔。應查明前案之檔號予以同號編列。應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名 稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2為經(jīng)辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得于第三級之后 另增第四級“細類”。左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。如有遺漏，應即退回經(jīng)辦部門補辦。如為 特殊案 件因業(yè)務處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應送文書管理部門歸檔并換回影本。檔案的密級由檔案提交人提議，行政人事部經(jīng)理核定密級 第二十四條 有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室；有密級檔案復制時，需經(jīng)行政人事部經(jīng)理及副總以上領(lǐng)導批準第二十五條 有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員使用需經(jīng)行政人事部經(jīng)理及副總以上級領(lǐng)導批準第二十六條 對已到保密期限的檔案要請行政人事部經(jīng)理鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用 第六章 檔案的借閱 第二十七條 各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導批準，然后到檔案管理員處填寫檔案調(diào)閱登記簿，方可借閱 第二十八條 公司各部門借閱非本部門的業(yè)務檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或集團行政人事部經(jīng)理批準第二十九條 借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷第三十條 借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、拆散、轉(zhuǎn)借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須行政人事部經(jīng)理批準第三十一條 有密級的檔案調(diào)閱、復制時均需行政人事部經(jīng)理及副總以上領(lǐng)導批準第三十二條 借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天第三十三條 借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失第三十四條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。裝訂的案卷，應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號（5）按各類檔案資料的保密級別、保存期限，案卷必須以規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi)；卷內(nèi)文件目錄放在卷目（6）聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任者 第四章 檔案保管期限第二十一條 文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。各分公司負責人應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。第一篇：公司檔案管理制度檔案管理制度第一章 總則第一條 集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。第四條 行政人事部負責公司檔案保管的定期檢查、監(jiān)督，指定專職檔案管理人員整理、保管各種檔案，并負責借閱檔案的審批，保證檔案的準確、安全、完整 第二章 歸檔范圍第五條 凡是反映公司工作活動、具有參考利用價值的文件材料（公文、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等）均屬歸檔范圍第六條 公司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料第七條 資金借貸、業(yè)務往來方面的文件材料（含合同、重要報表、銀行與企業(yè)聯(lián)系函件等）第八條 政府、項目批文、合同第九條 公司制度體系、會議紀要、內(nèi)部發(fā)文（包含總經(jīng)理批示后的各項工作流程、公司決定等）第十條 各分公司及各部門年度工作計劃及資金計劃 第十一條 公司有效證照、證件、印章 第十二條 具有法律效力及保存價值的文件第十三條 公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等 第十四條 員工電腦中與公司有關(guān)的電子版資料、文件等 第十五條 各分公司、各部門獲得的社會榮譽資料第十六條 其他有必要歸檔管理的資料。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上 第二十二條 確定檔案保管期限的原則（1）凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管（2）凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管（3）凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。第七章 電腦檔案的管理第三十五條 所有員工使用的電腦必須指定專門的區(qū)域存放公司相關(guān)的文件、資料，在指定存放區(qū)域里設定工作人員專用文件夾，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類存放 第三十六條 行政專員即為電腦檔案管理責任人。由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管 理；總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經(jīng)理室。應即退回經(jīng)辦部門。、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。以備將來組織擴大或業(yè)務增繁時，隨時增補之用。遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應先確定其主 要類別，編列檔號。第八條 保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規(guī)程及辦事細則；(4)董事會及 股東會紀 錄；(5)財務報表；(6)政府機關(guān)核準文件；(7)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；(8)工程設 計圖；(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。使用部門視其有效期間予以保存。第十條 調(diào)卷程序，應填具“調(diào)卷單”經(jīng)其部門主 管(科長以上)核準后持向管檔人員調(diào)閱。經(jīng)管檔人員核查無誤并于“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾。應于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。二、組織公司綜合管理部設專門的檔案室并配備專人管理檔案，各部門明確由專人兼管檔案工作。四、檔案管理人員職責（一）負責收集、整理、分類、鑒定、保管各類檔案，做到收集齊全、整理科學、鑒定正確和保證質(zhì)量，并按時接收和移交檔案；（二）凡本公司印發(fā)出的公文(含定稿和正件與附件、批復請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理。（二）凡是直接記述和反映公司、部門活動的，具有現(xiàn)實的和長遠查考價值的文件材料(文字、電子文件、圖樣、照片、實物等)，均須歸檔保存。（四）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。（二）做好電子檔案、底片、錄音錄像帶等特殊載體檔案的保管工作；（三）檔案工作人員應確保檔案的質(zhì)量，對破損和變質(zhì)檔案，及時采取措施，進行修補和復制。凡利用者都應按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（七）傳真件需存檔時，應將復印件連同原件一起存檔，以防原件字跡消失。（三）凡借閱“絕密”“機密”級檔案資料應經(jīng)分管領(lǐng)導審批，報總經(jīng)理批準后，方可借出。十、檔案的鑒定與銷毀鑒定檔案保存價值，確定保管期限及銷毀檔案，嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定并結(jié)合公司實際情況進行。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確，不完整，應及時責成有關(guān)部門和人員修改、補充。十二、本管理制度自發(fā)布之日起實施。公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實情況,對不符合要求的保管人將作適當處分。公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管,內(nèi)務管理員休假時,由經(jīng)理指定者方可代為執(zhí)行以上事務。員工應具有維護他人隱私的法律意識,主動為公司和小區(qū)住戶保守秘密,對任何人的不正當打探行為,應堅決拒絕并向公司報告。3)小區(qū)機電設備保養(yǎng)合約。小區(qū)二次裝修檔案:1)住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。小區(qū)管理文本匯編:1)管理合同、業(yè)主公約、用戶手冊。2)各類設施設備獨立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。2)消防泵、管道等有定期試機及換水記錄。2)小區(qū)管理費收繳情況。6)安保值班記錄。電腦文件必須由專人按照規(guī)定設置子目錄進行分類管理,并定期清除過期無效文件。檔案保管有專人負責,以達到文件管理要求,必須做到檔案標識清晰、分類明確,易查找。檔案保管環(huán)境要求達到防火、防潮、防變質(zhì)的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì),檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。六、資料的分類與歸檔公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的`有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工，其原始資料由本企業(yè)調(diào)入、保管。查閱原始人事檔案管理規(guī)定：（1）查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》，經(jīng)主管領(lǐng)導審批后，由人資行政部統(tǒng)一辦理，其它任何部門無權(quán)查閱員工原始檔案。（5）員工在本企業(yè)工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經(jīng)主管領(lǐng)導審批后，由人資行政部辦理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責人進行日常管理。（5）員工離職后，員工的培訓、業(yè)績檔案由人資行政部留存作為備查。公司安全管理部負責公司安全生產(chǎn)檔案（臺賬）的綜合管理工作，對各項目部、各部門安全生產(chǎn)的檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查。統(tǒng)一使用公司制定的格式進行安全生產(chǎn)記錄。安全生產(chǎn)組織機構(gòu)、安全生產(chǎn)管理網(wǎng)絡圖等。1安全管理人員花名冊、相關(guān)人員證書（含三類人員證書、注冊安全工程師等相關(guān)資格證書）。3生產(chǎn)安全事故管理檔案包括以下方面內(nèi)容：3按事故處理“四不放過”原則，進行處理的相關(guān)記錄。能夠證明安全生產(chǎn)過程管理的其他記錄資料等。4各部門負責本部門的運行記錄的發(fā)放；記錄發(fā)放范圍僅限公司范圍內(nèi)；記錄發(fā)放部門應填“發(fā)文記錄”，記錄的接收部門應填“收文記錄”。同時在“在檔記錄清單”上注明銷毀的項目、方式、數(shù)量等信息。不得丟失或破壞、防止泄密。公司檔案管理制度5為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,使之規(guī)范化、科學化、制度化,結(jié)合公司實際工作情況,特制定本制度。、完整、準確、系統(tǒng)、簽署完備。，本企業(yè)編制的文件應附發(fā)文底稿。，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。周期長的可分階段、單項歸檔。（6）電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。（10）外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔。（借）閱制度檔案借閱是行政部的日常業(yè)務工作，是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：（1）凡本公司有關(guān)人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在行政部閱檔室查閱。（3）借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。（1）凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。（4）凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續(xù)，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。（1）檔案存入檢查：1）檔案出入行政部要清點、登記。3）行政部門窗須安裝窗簾，行政部內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100lx。8）行政部須做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。（4）檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質(zhì)量達到規(guī)定標準。銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。（3）積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。公司檔案管理制度6所有的工程檔案由工程部文員負責管理。編制檔案目錄，內(nèi)容應與檔案盒外標簽一致。資料應由工程部經(jīng)理、主管及技術(shù)人員組成鑒定小組研究后決定。如為特殊案件因業(yè)務處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應送文書管理部門歸檔并換回影本。應有管理部門主管的簽認