【正文】 （五）貫徹執(zhí)行《檔案法》和《檔案法實施辦法》及保密、安全制度，確保檔案和檔案機密的安全。 二、管理的內(nèi)容與要求 （一）宣傳、貫徹黨和國家的方針、政策和上級的有關(guān)規(guī)定、辦法，落實本單位檔案管理的各項規(guī)定制度。 第 1 頁 共 26 頁 關(guān)于文書檔案管理制度的規(guī)定范圍 根據(jù) “ 中共中央關(guān)于統(tǒng)一管理黨、政檔案工作的通知 ” 和“ 國務院關(guān)于加強國家檔案工作的決定 ” ，并參照國家檔案局頒發(fā)的《機關(guān)檔案工作條例》的要求，為了加強對文書檔案的科學管理，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。 （二）負責管理本公司全部文書檔案，積極提供利用，為各項工作服務。 三、檔案的接收 第 2 頁 共 26 頁 （一）公司要建立健全文件材料的歸檔制 度。 ，應保持其間的歷史聯(lián)系，認真區(qū)分保存價值，劃分保管期限（永久、長 期、短期）。 、結(jié)實、美觀，無金屬物。 第 3 頁 共 26 頁 不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆 、紅墨水、純藍墨水或復寫紙書寫的字跡，以利文件材料長期保存。 （二）檔案室每年對檔案的安全保密情況進行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時向領(lǐng)導報告，對破損和 變質(zhì)的檔案及時修補、復制或作其他技術(shù)處理。 第 4 頁 共 26 頁 （二）檔案的鑒定和銷毀是檔案管理的一項十分重要的 工作，應根據(jù)公司《文書管理保管期限表》的規(guī)定，定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定。 （三）在銷毀檔案時，要指定兩人進行監(jiān)銷，防止檔案遺失和泄密，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。對兄弟單位提供利用需持單位介紹信，并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導批準。 、政重要會議記錄和有關(guān)機密性檔案時，需經(jīng)辦公室主任及有關(guān)領(lǐng)導批準，進行登記，由檔案管理人員按領(lǐng)導批示意見，先找出要查閱的有關(guān)部門或事項，然后交查閱者查閱這一部分，其他部分查閱者不得隨意翻閱查找，且只限在檔案室內(nèi)查閱，不準借出室外。 （四）凡是借機密的檔案必須做到隨借隨還，最長時間不超過一周。 （三）檔案庫房門窗必須堅固，室內(nèi)整潔，空氣流通，溫濕度適當，并配備防火、防潮、防水、防日光及紫外線照射、防塵、防污染、防有害生物（霉、蟲、鼠等）、防盜等設(shè)施與措施。它包括黨、政、工、團和各部門的檔案，即指黨委、組織、紀檢、宣傳、工會、團委、公司行政、計劃、生產(chǎn)、財務、人事、勞資、企業(yè)管理等部門在工作活動中形成的檔案。 積極做好領(lǐng)導交辦的其他業(yè)務工作。 文件收發(fā)與閱辦 除公司領(lǐng)導親啟文件外，凡來公司文件均由總經(jīng)理辦公室文書統(tǒng)一簽收、啟封、編號登記，并按文件性質(zhì)分辦。凡需兩個以上部門協(xié)同辦理的文件，應示明主辦和協(xié)辦。在退回的文件上，辦文部門領(lǐng)導必須簽署工作完成結(jié)果和日期。 文件閱讀與保管 嚴格執(zhí)行文件的閱讀范圍，不得隨意擴散。因工作需要必須帶出時，需經(jīng)公司領(lǐng)導或總經(jīng)理辦公室負責人批準，借閱按規(guī)定辦理手續(xù)，用后及 時歸還。專用保密本用完之后，交檔案室保管。各部門專兼職文書檔案員有責任對本部門公文進行催辦，隨清隨退。 文稿 起草與審核簽發(fā) 凡以公司（黨委、行政）名義呈報、下發(fā)的各類文稿，包括決定、決議、布告、通報、請示、信函及有關(guān)交流材料和會 第 10 頁 共 26 頁 議紀要等，除綜合性的直接由總經(jīng)理辦公室、黨委工作部擬稿以外，均由各職能部門負責起草、審核。 文件起草、修改、審核、簽發(fā)一律使用鋼筆或毛筆，禁用圓珠筆、鉛筆，并一律用方格紙譽寫。以公司名義上呈請示、報告，不能同時送兩個機關(guān)，要根據(jù)內(nèi)容確定主送和抄送單位。需保密印發(fā)的文件，必須注上 “ 保密 ” 字樣。 建立健全平時歸卷制度，隨辦隨歸。同時，也要防止 “ 玉石不分 ” 的現(xiàn)象，講求準確性。 文件材料立卷歸檔的具體要求 文書檔案按年度以 “ 問題法 ” 分類立卷。 案卷裝訂要整齊、美觀、結(jié)實，五年以下暫存文件可不裝訂。 鑒定工作的組織領(lǐng)導，在檔案管理部門主持下，由公司 第 13 頁 共 26 頁 分管領(lǐng)導、總經(jīng)理辦公室和有關(guān)業(yè)務部門負責人、專業(yè)人員和檔案員組成鑒定小組，每隔 3— 5 年左右，對各種保管期限的檔案，進行一次鑒定 .并寫出鑒定報告（注明鑒定意見、鑒定日期及鑒定負責人簽名），對已失去保管價值（保管期限）的檔案，按規(guī)定加以銷毀。 文書檔案的保管期限，按國家規(guī)定一般分永久、長期、短期三種，具體見《文件材料歸檔和保管期限的規(guī)定》。 凡外單位借閱、利用公司文書檔案資料，須持單位介紹信，并注明查閱內(nèi)容、利用目的。歸還時應檢查案卷有否損壞或遺缺情況，并在登記簿上簽收注銷。文書檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件，為進一步完善文書檔案管理工作，結(jié)合本公司實際，制訂本制度。 外出參加會議帶回的公文應交文書登記，個人不得保存任何文件。外單位會簽公司的文稿，由相關(guān)部門起草，秘書核稿，公司領(lǐng)導簽發(fā)后，再送有關(guān)部門會簽。 公司在發(fā)展過程中獲得的被國家或社會認證或認可的證明其實力和相關(guān)資格的證書材料等。 公司及各部門的年度工作計劃、總結(jié)。 1本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。任何部門或個人不 能把具有保存價值的文件資料據(jù)為已有，或者拒絕歸檔。 （三）歸檔要求 歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶，都必須齊全、完整、系統(tǒng)、條理，保持 第 18 頁 共 26 頁 有機聯(lián)系。依據(jù)檔案、來源、時間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別，案卷排列并編制案卷目錄。 檔案的鑒定。銷毀要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。 借閱人員不準隨意拆卷和任意抽、換 卷內(nèi)文件或剪貼涂改字