誠志生物工程公司文件管理規(guī)程-wenkub
2023-07-24 18:22:35 本頁面
【正文】 史：界定該文件的 變更歷史。 正文 正文 層次的名稱 依次為 ： “章”，編號(hào)示例“ 1” ，章在文件正文層次中是基本組成部份。 “條”，編號(hào)示例為“ ”，條是“節(jié)”的有編號(hào)的細(xì)分單元。如：在第一章的條文中，如果沒有 條 ， 就不應(yīng)該標(biāo)出 條。 記錄 中 的字體要求參照正文文字編輯的要求， 另有特殊規(guī)定：記錄的名稱為“楷體、三號(hào)字、加粗”，視整個(gè)記錄的大小、美觀，可適當(dāng)?shù)恼{(diào)整記錄中文字的大小。 文件打印一般采用 A4 規(guī)格紙單面打印，有的表格可采用 A3 規(guī)格紙，打印時(shí) 頁邊距分別為“上， ；下， ；左 ， ；右， 2cm” 。 變更歷史 該部分 列出該文 件的變更情況， 包括： 變更前后的 版本號(hào)、變更原因及內(nèi)容 、 變更前后版本的執(zhí)行日期 。 若 無 附錄，直接寫上“無”，不得空著不寫。如下表： 部門 代號(hào) 部門 代號(hào) 人力 資源部 RL 設(shè)備部 SB 采購部 CG 銷售部 XS 生產(chǎn)部 SC 工程 部 GC 技術(shù)部 JS 質(zhì)管部 ZG 標(biāo)準(zhǔn)代號(hào) ： 用標(biāo)準(zhǔn)英文單詞的首字母表示。 版本號(hào)： 01~99， 用兩 位數(shù)表示。 審核意見可 直接寫在草案文件上 。 經(jīng)過審核后，如果不需要修訂，草案文件應(yīng)遞交 質(zhì)管部 ，由 質(zhì)管部 經(jīng)理 審核 批 準(zhǔn) ，最后遞至總經(jīng)理處，由總經(jīng)理作最后的批準(zhǔn)生效。 文件的頒發(fā) 經(jīng)批準(zhǔn)的文件由質(zhì)管部的文件管理員填寫 《文件 復(fù)制 印刷登記表 》 ， 注明復(fù)制的份數(shù)， 質(zhì)管部經(jīng)理批準(zhǔn)后， 交公司行政辦公室組織復(fù)制印刷， 由 文件管理員 負(fù)責(zé) 分發(fā)文件 ， 在分發(fā)文件上有“受控文件”字樣的章，以便按此收回， 分發(fā)文件時(shí)必須登記 《文件發(fā) 放及收回 登記表》 。 如使用人將文件丟失，申請補(bǔ)發(fā)并說明丟失的詳細(xì)情況， 經(jīng) 部門經(jīng)理和 質(zhì)管部經(jīng)理批準(zhǔn)后，文件管理員補(bǔ)發(fā)新文件時(shí)應(yīng)給其新的控制號(hào)，并注明丟失文件的受控號(hào)作廢，防止誤用。 文件批準(zhǔn)后十個(gè)工作日才正式執(zhí)行，以利于學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、考核， 使文件執(zhí)行者了解、掌握文件內(nèi)容。審核、批準(zhǔn)程序同新文件的制訂。如 到修訂期限時(shí)文件仍然適用，無內(nèi)容修訂時(shí)，由質(zhì) 管 部在原文件首頁上加蓋“已 復(fù)核” 印章，注明日期，并在所有發(fā)放的 文件 復(fù)印件上加蓋“已復(fù)核” 印章，并注明日期 。“文件新增、修改、變更、撤消申請表”的批準(zhǔn)記錄歸入 該原文件一起存檔。 修訂文件生效之日，文件分發(fā)者根據(jù)文件分發(fā)記錄表，向持有原文件的人員或部門收回過時(shí)文件 ， 并填寫 《 文件發(fā) 放及收回 登記表》 。 文件管理 與存檔 文件審批后，將原版文件（審批簽字的文件）交文件管理員歸檔，同時(shí)將該文件電子版共享給文件管理員，由文件管理員將文件列入 《 文件控制表》 中。明確記錄的歸檔時(shí)間。 崗位變動(dòng)、調(diào)出公司人員及退休人員手中的 文件要及時(shí)收回 。 文件歸檔包括 現(xiàn)行文件歸檔和各種記錄歸檔。 各種檢驗(yàn)原始記錄由檢驗(yàn)部門歸檔保存至產(chǎn)品有效期后一年或如有復(fù)驗(yàn)期發(fā)貨后三年。具體見下表： 記錄保存時(shí)間表 記錄的名稱 保存時(shí)間 驗(yàn)證報(bào)告 永久保存 穩(wěn)定性試驗(yàn) 報(bào)告 永久保存 變更控制記錄 永久保存 偏差記錄 永久保存 客戶投訴 永久保存 儀器設(shè)備維修、保養(yǎng)、更換、計(jì)量記錄 永久保存 產(chǎn)品的生產(chǎn)工藝規(guī)程及其 變更補(bǔ)
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