【正文】 目前來說，各級各類國家機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位用的都 稱為 “ 印 ” ，相應的領(lǐng)導人則用 “ 章 ” 。 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011（三）印章的管理和使用 刻制與啟用的步驟 正式行文通告公司 全體員工或有關(guān) 客戶、機構(gòu)、部門 準備刻章申請 開業(yè)通知、印章 草圖等相關(guān)材料 到注冊所在地 公安局辦理手續(xù) 到其指定或授 權(quán)的刻字社刻制。它代表法人，象征職權(quán)，因此具有權(quán)威性 銀行支票、財務預算或決算、簽訂合同或協(xié)議等，除蓋公章和專用章外，還須蓋法定代表人私章才能生效 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011名稱 釋義 適用范圍 套印章 是指按照正式印章的原樣制版而成的印章 專門用于印制大批量文件，它與正式印章具有同等的法定效力。 （二）印章的種類 一般來說，公務印章分為正式印章、專用印章、縮印、鋼印、領(lǐng)導人手章、個人名章、校對章、戳記等。 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011項目任務 如果你是宏利公司的總經(jīng)理助理李強，你將在辦公室印章的保管、使用等管理工作中做哪些改進？ 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011任務分析 經(jīng)過了這幾件事后，宏利公司的經(jīng)理助理李強在辦公室印章的保管、使用等管理工作中應該要吸取教訓，做一些改進： 如單位的公章應該要放置在保險柜里； 對于公司的合同章，李強應堅守一個原則：必須要有財務和法律顧問的親筆簽名，否則，無論如何也不給蓋章，蓋公司章，一定要認真審核內(nèi)容，不符合蓋章條件的，應堅持原則，無論如何也不能蓋章； 如果單位領(lǐng)導不在，就應讓申請蓋章者當著自己的面電話請示領(lǐng)導，領(lǐng)導發(fā)指令同意后，才能蓋章。就這樣過了好幾天，老板拿著文件來找李強蓋章，李強手忙腳亂地找了半天，后來才想起來被借走了，搞得老板好幾天沒給李強好臉色。很簡單的真相： 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011 情景案例 宏利公司和他們收購的企業(yè)談判條件，對方見索高價已經(jīng)不可能，就附加一些比較苛刻的收購條款（為此宏利公司要多付款上百萬元）項目經(jīng)理求勝心切，主張同意。過了幾天，他和公司的律師一起又過來，拿著上次蓋章的文件，說要交給老總簽字，李強覺得奇怪，明明事先說好不用簽字的，怎么又變了。一個公司又分業(yè)務專用章、合同專用章等，于是管理這堆公章也成了李強的責任。最開始的時候，李強對管公章這樣的事情不怎么上心，覺得無所謂，但后來出了幾個差錯，令李強小心起來。于是李強還是把已經(jīng)加蓋公章的文件送給老總。文件蓋了章就有法律效力，但財務部門不同意付款，認為這次收購不合理，于是才有要老總補簽一事 …… 。 后來又有一次，辦公室被盜，辦公桌的鎖很容易就被打開了。 如果確因工作需要，別的部門借公章，李強應讓他們履行嚴格的手續(xù)，并提醒他們按時歸還，穩(wěn)妥起見，還可以印發(fā)一些用印申請章，來提醒自己不要疏忽，申請單應復印一份，留作存檔。秘書部門掌管的印章主要有三種：一是單位印章（含鋼?。欢巧纤?“ 公用 ” 的私章，三是秘書部門的公章。 鋼印 不用印色，利用壓力凹凸成形 一般用于證明性公文或證件 戳記 是為標志特定信息而使用的印章 如保密章、急件章、注銷章等 縮印 是按照正常比例縮小用于印刷的專用公章。 將印模交原審批 的公安部門備案 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011相關(guān)鏈接 印章小知識 印章是 “ 印 ” 和 “ 章 ” 的合稱。涉外單位和 “ 三資 ” 企業(yè)也一樣。公章的印文按規(guī)定使用國務院公布的 規(guī)范簡化漢字，字形為宋體，自左向右環(huán)行排列。國家行政機 關(guān)和企事業(yè)單位、社會團體的其他專用印章（包括經(jīng)濟合同章 、財務專用章等），在名稱、式樣上應與單位正式印章有所區(qū) 別，經(jīng)本單位領(lǐng)導批準后可以刻制。 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011小技法 印章蓋在文末落款處，應上不壓正文，下要“騎年蓋月”，帶有存根的公函、介紹信等用印時，除在規(guī)定處用印外，還應加蓋“騎縫章”，即印章蓋在正本和存根連接處的騎縫線上，以備查考。 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011印章的管理和使用 用印申請單 文件標題 發(fā)往機關(guān) 份數(shù) 用印日期 用印申請人（簽字） 批準人（簽字） 備注 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011（六）印章的停用 應發(fā)出停用印章通知書，告知正式停用日期。 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011 情景案例 案例 2： 汪華是科慶公司經(jīng)理秘書，某日他高中時的一位老同學林某找到他，告訴汪華說自己有一筆好買賣，但他是個人身分，不如公司簽合同方便，想借用科慶公司的名義，讓汪華給他出具一份科慶公司的業(yè)務介紹信，等合同簽完后就還給科慶公司，并給汪華數(shù)目可觀的報酬。 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011項目任務 汪華在辦公室介紹信的管理工作中要吸取什么樣的教訓？ 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011任務分析 科慶公司經(jīng)理秘書汪華因一己之貪欲，私開公司介紹信加蓋公章后交給林某使用，結(jié)果造成公司重大經(jīng)濟損失，汪華的教訓是深刻的。 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011任務二：介紹信的管理和使用 介紹信的概念 介紹信是介紹企業(yè)成員出外辦理有關(guān)公務并證明其身份的一種書面憑證。印刷式介紹信一般都由持出聯(lián)和存根兩部分組成。書寫要工整，不得涂改，如果必須修改，要加蓋更正章，或在修改處加蓋公章； ⑶ 介紹信上應加蓋企業(yè)公章，分別在右下方日期欄和存根線上（騎縫章）方為有效； ⑷ 秘書不得將空白介紹信或單位信箋加蓋公章后交給領(lǐng)用人，不得委托他人或讓領(lǐng)用人自己填寫蓋章，否則，出了事故，秘書要負責任； 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011小技法 介紹信的文字要簡潔明確，使接洽單位一看便知派出人員前去的目的。 ⑷ 介紹信不得隨意放置，要妥善保管，防止丟失被盜。 實訓說明： （ 1）簡述為人事部經(jīng)理蓋章的流程及注意事項； （ 2）為小劉開具一封介紹信 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011子項目五 辦公用品管理 【 知識目標 】 【 能力目標 能夠正確填寫辦公用品申購表、庫存控制卡。辦公用品的購置和保管包括如下步驟： ? （ 1 ? （ 2 ? （ 3 ? （ 4）有效控制庫存。 ? 接收的每一類貨物的詳情，應輸入到 《 辦公用品庫存卡》 的接收項目中。 各類物品要清楚地貼上標簽，標明類別 體積大、分量重的放置在最下面，減少從架上取物時發(fā)生事故的危險 小物品，常用的物品應放在較大物品前，方便領(lǐng)用。 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011（二）職責 （ 1）秘書室負責辦公用品的歸口管理，每半年核定一次辦公用品費用定額，實施定額管理。 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011（三）規(guī)定 （ 1）辦公用品由部門（廠）統(tǒng)一領(lǐng)用，其費用按秘書室核定定額標準執(zhí)行。 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011（ 3）特殊物品需專題報告，經(jīng)股份公司主管領(lǐng)導批準后，方可購買，不受定額限制。 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011②辦公用品（其他特殊物品除外）領(lǐng)用計劃每季度制訂一次，各單位于每季度最后一月的 20日前，根據(jù)人力資源部核定的管理人員和非管理人員人數(shù)，按實際需要，本著節(jié)約原則，在定額范圍內(nèi)制定本單位 《 辦公用品領(lǐng)用計劃 》 一式三份，經(jīng)部門（廠）領(lǐng)導審核簽名后，交秘書室；超過上述標準的，需經(jīng)過股份公司主管領(lǐng)導審核，并報送總經(jīng)理批準。 ①采購部根據(jù)文具倉庫制定的 《 股份公司辦公用品采購計劃 》 ②采購部應將辦公用品采購的供方詳細列出，分別報 ③文具倉庫負責辦公用品的驗收、發(fā)放、保管，并按財務部的有關(guān)規(guī)定建立臺賬。 （ 2）秘書室對辦公用品的定額、采購、倉儲、領(lǐng)用進行全方位監(jiān)督管理，對文具倉庫辦公用品進行監(jiān)督抽查，對辦公用品使用情況進行月度通報。 （ 2）暫支零用金，不得超過 1 000元，特別事故應由企 （ 3）借支零用金，經(jīng)手人應予一星期內(nèi)取得正式發(fā)票或收據(jù)加蓋經(jīng)手人與主管之費用章后，交零用金管理人沖轉(zhuǎn)借支，如超過一星期尚未辦理沖轉(zhuǎn)手續(xù)，得將該款轉(zhuǎn)入經(jīng)手 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011(四 ) （ 1）零用金之收支應設立零用金賬戶，并編制收支 （ 2）零用金管理員每星期應將收到的發(fā)票或收據(jù)結(jié) （ 3）財務部收到零用金支出傳票后，應于當天即行 （ 4）財務部在收到零用金支付傳票，補足零用金后，如發(fā)現(xiàn)所附單據(jù)有疑問，可直接通知各部經(jīng)手人辦理補 （ 5 （ 6）零用金應由保管人出具保管收據(jù)，存財務部備查，如有短少由保管人員負責賠償。 辦公零用現(xiàn)金通常在上司和財務負責人批準后，由秘書保管和支出 。 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011（二）零用現(xiàn)金的 管理 1．填單 員工需要使用和領(lǐng)取零用現(xiàn)金時，應填寫“零用現(xiàn)金憑單”，填寫花銷的項目、用途、日期、金額。 425130011 0010 1010 1101 0001 0100 1011? 4．登記 ? 秘書必須建立一本零用現(xiàn)金賬簿，清楚注明收到現(xiàn)金日期、收據(jù)編號、金額；支出現(xiàn)金日期、用途； “ 零用現(xiàn)金憑單 ” 編號、金額和余額等。零用現(xiàn)金收據(jù)應當交給會計部門，據(jù)此登入會計記錄。小王找到公司的李秘書要求支取零用現(xiàn)金。根據(jù)零用現(xiàn)金的報銷內(nèi)容，寫出零用現(xiàn)金管理賬簿的各個項目。按照公司規(guī)定，副總經(jīng)理級別以上出差補貼為每天80元。 報告或申請表提交財務部門 領(lǐng)取現(xiàn)金或支票 (出差所要花費的金額大，采取這種方式 )