會議管理和常見的會務(wù)禮儀-wenkub
2023-03-10 14:44:38 本頁面
【正文】 ? 費用問題。二是主題與內(nèi)容，這是對會議宗旨 ? 的介紹。確定與會嘉賓的名單要周全考慮、仔 細(xì)斟酌，切不可掉以輕心、隨意確定。如洽談會、發(fā)布會等，應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)，保證會場不受外界干擾。 二、會議場所選擇要恰當(dāng) ? 交通要便利。 會議的時間選擇應(yīng)避開企業(yè) 的業(yè)務(wù)繁忙期或重大的節(jié)假 日。它是商界各單位以擴大本單位的交際面為目的而舉行的會議。 其三， 群體型會議 。例如，行政會、董事會，等等。在現(xiàn)代社會里，它是人們從事各類有組織的活動的一種重要方式。簡單地說，三個人以上、聚合在一起、就某個或某些議題進行討論或解決，就是會議。 其二， 業(yè)務(wù)型會議 。它是商界各單位內(nèi)部的群眾團體或群眾組織所召開的非行政性、非業(yè)務(wù)性的會議，旨在爭取群體權(quán)利，反映群體意愿。例如，茶話會、聯(lián)歡會，等等。過冷或過熱的天氣，風(fēng)雨交加的天氣也不適合舉行 會務(wù)活動。 ? 大小要適中。 ? 要方便停車。 一般而言，商務(wù)會議的嘉賓應(yīng)包括以下人員： 上級領(lǐng)導(dǎo)、社會名流、新聞記者、同行業(yè)代表、 廣告公司、主要客戶和項目工作有關(guān)的本單位負(fù) 人、技術(shù)人員。三是會期，應(yīng)明確會議的起止時間。 ? 一般應(yīng)提前 12周發(fā)出通知。凡屬重要會議，在主席臺上每位就座者身前的桌子上，應(yīng)先擺放好寫有其本人姓名的桌簽。 六、布置會務(wù)活動環(huán)境 ? 會場布置的要素 ? 主席臺、會標(biāo)、橫幅、色調(diào)、會場周圍的標(biāo)語、口號、臺口花卉的擺放、美術(shù)裝飾、會場的形狀、音響效果、照明設(shè)備、座次排列等。 ? (2)桌簽的制作：標(biāo)明桌號和就坐人身份，多用于座談會、茶話會。 形式：三棱柱體；卡片紙。臺深：主席臺的前 沿到底幕的距離。 ? 會議成本 =X十 2J X N X T ? 其中， X表示顯性成本的總和； J代表與會人員每小時平均工資的 3倍； N表示人數(shù)； T代表時間（小時）。要安排好與會者的招待工作。 ? 3．發(fā)言稿：不要面面俱到，而是有所側(cè)重 ? ：如：會議通知、會議議程表、日程表、會議須知、作息時間表、與會人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛調(diào)度表等等。 遵守時間，以提前 510分鐘到為適宜。在進行洽談時，各方的主談人員應(yīng)在自己一方居中而坐。即所謂“你敬我一尺，我敬你一丈”。任何有經(jīng)驗的談判人士，都是不會在洽談會上讓情感戰(zhàn)勝理智的。在任何一次正常的洽談中，都沒有絕對的勝利者和絕對的失敗者。商界人士在洽談會上，應(yīng)當(dāng)理解洽談對手的處境，不要對對方提出不切實際的要求，或是一廂情愿地渴望對方向自己施舍或回報感情。對方說“雖然事情不大，但是我們不愿意和這種人合作。發(fā)布會禮儀至少應(yīng)當(dāng)包括會議的籌備、媒體的邀請、現(xiàn)場的應(yīng)酬、善后的事宜等四個主要方面的內(nèi)容。他的基本條件是：儀表堂堂，年富力強，見多識廣，反應(yīng)靈活，語言流暢，幽默風(fēng)趣，善于把握大局，長于引導(dǎo)提問，并且具有豐富的主持會議的經(jīng)驗。 其四，輔助材料。 其三，要酌情采取補救措施。三是教育事業(yè)。七是文化活動。 另一類則是依據(jù)贊助物所劃分的贊助的類型： 其一，是現(xiàn)金。舉行贊助會的會議廳之內(nèi)，燈光應(yīng)當(dāng)亮度適宜。餐廳、歌廳、酒吧等地方，不合適舉辦茶話會。應(yīng)盡量挑選上品，不要濫竽充數(shù)。需要注意的是，在茶話會上向與會者所供應(yīng)的點心、水果或地方風(fēng)味小吃，品種要適合、數(shù)量要充足，并要方便拿，同時還要配上擦手巾。依照常規(guī)，一次贊助會的全部時間，不應(yīng)當(dāng)長于一個小時。 第三項，贊助單位正式實施贊助。 在贊助會正式結(jié)束后，贊助單位、受贊助單位雙方的主 要代表以及會議的主要來賓，通常應(yīng)當(dāng)全景留念。 座次的安排 安排茶話會與會者具體座次的時候，可以采取 下面的辦法： 一是環(huán)繞式。散座式排位，常見于在室外舉行 的茶話會。圓桌式排位，指的是在會場上擺放圓桌，請與會者在周圍自由就坐。在茶話會上，這種排位是指在會場上，主持人、主人和主賓被有意識地安排在一起就坐，并且按照常規(guī)就座。講話應(yīng)以闡明 這次茶話會的主題為中心內(nèi)容，還可以代表主辦單位， 對全體與會者表示歡迎和感謝。一個人還可以多次發(fā)言，來不斷補充、完善 自己的見解、主張。茶話會假如沒有人 踴躍發(fā)言，或者是與會者的發(fā)言嚴(yán)重脫題，都會導(dǎo)致 茶話會的最終失敗。會場發(fā)生爭執(zhí)
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