【正文】 紙作為會(huì)議文件用紙。 　　作出這項(xiàng)重大改變主要是基于以下三方面的考慮： 　　(1)采用國際標(biāo)準(zhǔn)已成為國際范圍公文用紙的普遍趨勢(shì) 　　國際標(biāo)準(zhǔn)化組織(ISO)早在1975年就制定了書寫紙(書寫用紙即日常的辦公用紙)的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，即ISO262：1975，其主要內(nèi)容就是規(guī)定了書寫用紙的規(guī)格為A4型(2l0mm297mm)。 　　5．2公文頁邊與版心尺寸 　　公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm177。 pH值為7．5—9．5是根據(jù)國家檔案局制定的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA／T11—1994《文件用紙耐久性測(cè)試法》中的相關(guān)規(guī)定確定的。因?yàn)楹芏喙男枰谳^多的層次傳閱流轉(zhuǎn)，如果公文用紙過脆，沒看幾次紙張就發(fā)生斷裂，使公文不能完整地保存，將直接影響公文效力的發(fā)揮。這種相對(duì)靈活的規(guī)定避免了一刀切的做法，各使用單位可根據(jù)自己的情況具體掌握，只要不低于下限或不高于上限均是符合標(biāo)準(zhǔn)的。 　　由于公文的特殊地位，一方面要考慮其外觀嚴(yán)肅、莊重，另一方面更要考慮其頻繁使用和作為檔案長(zhǎng)期保存的要求，因此對(duì)公文用紙的技術(shù)指標(biāo)必須作出相應(yīng)的規(guī)定。因此在標(biāo)準(zhǔn)中所指的一行就是一個(gè)固定的數(shù)量單位。 　　在本標(biāo)準(zhǔn)中為確定公文中各項(xiàng)要素的位置，就需要對(duì)公文的縱向和橫向的定位給出統(tǒng)一的規(guī)定。 　　3．1字Word 　　標(biāo)識(shí)公文中橫向距離的長(zhǎng)度單位。在A系列紙型中，公文用紙的紙型為A4型，即幅面尺寸為210mm297mm，并規(guī)定各裁邊的誤差為177。由于少數(shù)民族文字的字體、字型和書寫習(xí)慣與漢字不同，執(zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)在某些地方可參照本標(biāo)準(zhǔn)另行規(guī)定。對(duì)公文格式的完整要求應(yīng)是把《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中對(duì)公文格式的要求與本標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合起來學(xué)習(xí)。其他機(jī)關(guān)公文可參照?qǐng)?zhí)行。《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》釋義來源：嘉善縣語言文字網(wǎng) 注：黑色字體標(biāo)識(shí)部分為《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》原文，藍(lán)色字體標(biāo)識(shí)部分為所對(duì)應(yīng)原文的釋義。 　　使用少數(shù)民族文字印制的公文，其格式可參照本標(biāo)準(zhǔn)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 　　(2)適用范圍 　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于國家各級(jí)行政機(jī)關(guān)的公文，其他機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的公文可參照?qǐng)?zhí)行。 2引用標(biāo)準(zhǔn)GB／T148—1997印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸。3mm。一個(gè)字指一個(gè)漢字所占空間。為此，對(duì)于公文的橫向描述形式就是“字”，縱向描述就是“行”。由這兩個(gè)定義可以把公文中橫縱坐準(zhǔn)確地將公文中的任何一個(gè)要素加以定位。 　　公文用紙的質(zhì)量為60g／m2～80g／m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙，是綜合考慮了公文用紙的經(jīng)濟(jì)性和美觀性。 　　公文用紙紙張白度是根據(jù)與A等書寫紙和膠版印刷紙相關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)關(guān)于紙張白度的指標(biāo)，進(jìn)行分析總結(jié)得來的。不透明度≥85％是為了保證公文不使用透明度過高的紙張。 　　這項(xiàng)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，存檔時(shí)間在200年以上的一般耐久紙，其用紙的pH值應(yīng)為7．5—9．5。lmm 　　公文用紙訂口(左白邊)為：28mm177。這種紙型由于充分考慮了人體工效的作用，即可容納較多的信息，又大小適中，讓使用者感覺比較舒適。在修訂該標(biāo)準(zhǔn)的過程中，修訂工作小組專門對(duì)許多國家和國際組織正式公文的公文用紙情況進(jìn)行了調(diào)查，在所收集到的公文范例中，無一不是采用A4型紙作為公文用紙。為此GB／T148和GB／T788已作了修訂，明確規(guī)定國際標(biāo)準(zhǔn)A系列作為書寫紙和圖書雜志開本尺寸，這也為我國公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，使我國公文用紙與國際標(biāo)準(zhǔn)接軌奠定了基礎(chǔ)。 　　用這種紙型印制的公文承載有效信息量小，不利于與各國政府或國際組織進(jìn)行公文交往。因此淘汰l6開型公文用紙紙型，采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型作為公文用紙是十分必要的。 　　目前，淘汰16開型紙，采用A4型紙作為公文用紙的時(shí)機(jī)已經(jīng)基本成熟。為避免在本標(biāo)準(zhǔn)后面各章條的敘述重復(fù)，在此作總體規(guī)定。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BLl00％，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80％，M80％。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。裁切成品尺寸誤差177。所以在修訂標(biāo)準(zhǔn)時(shí)將公文印制和裝訂的要求規(guī)定下來，主要目的是使從事公文印制和裝訂的同志能夠清楚了解怎樣印制和裝訂公文才是符合國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的。但如果遇到下一面將有可能出現(xiàn)空白頁時(shí)，就需要調(diào)整某一面的字?jǐn)?shù)和行數(shù)，以保證下一面有公文的正文內(nèi)容。 　　(3)在標(biāo)準(zhǔn)中給出印刷要求，是保證公文在印刷過程中的質(zhì)量控制。由于公文的特殊作用和為保證公文的長(zhǎng)期保存，對(duì)公文在裝訂方面作出統(tǒng)一規(guī)定是十分必要的。置于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。眉首的特點(diǎn)是位置相對(duì)固定，掌握了本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)眉首所含各要素位置的規(guī)定，就可以設(shè)計(jì)文件的“紅頭”部分(具體設(shè)計(jì)方法后文介紹)。由于按本標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定公文要雙面印刷，版記的位置有一個(gè)位于哪一面的問題；如果公文有附件，版記還有一個(gè)是放在正文后還是放在附件之后的問題。這是本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)公文結(jié)構(gòu)劃分提出的新觀點(diǎn)，也是本標(biāo)準(zhǔn)在結(jié)構(gòu)上的最大特點(diǎn)?！掇k法》規(guī)定帶有密級(jí)的公文要編制份數(shù)序號(hào)。發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)份數(shù)序號(hào)可以掌握每一份公文的去向。對(duì)份數(shù)序號(hào)，有的是用印號(hào)機(jī)手工在成文上加蓋，有的印刷設(shè)備帶有印號(hào)功能，可以與成文同時(shí)印刷，對(duì)此本標(biāo)準(zhǔn)不作統(tǒng)一規(guī)定，公文印發(fā)機(jī)關(guān)可自行掌握。根據(jù)《辦法》的規(guī)定，涉及國家秘密的公文應(yīng)當(dāng)按照國家秘密及其密級(jí)具體范圍的規(guī)定分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”。如公文制發(fā)單位能夠知道保密期限，可按照國家保密局的要求在密級(jí)程度后標(biāo)注保密期限，在秘密等級(jí)和保密期限間用“★”隔開。 　　緊急程度是對(duì)公文送達(dá)時(shí)限的要求。 　　如果遇到秘密等級(jí)和緊急程度需同時(shí)標(biāo)識(shí)時(shí)，按照秘密等級(jí)在上、緊急程度在下的次序分兩行頂格標(biāo)注在版心右上角。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限以及緊急程度，可在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上空2行向下依次標(biāo)識(shí)(見圖3)。 　　發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)即人們通常所稱的“紅頭”。 　　有一些特定的公文在發(fā)文機(jī)關(guān)名稱后面不加“文件”二字，如國務(wù)院就有“國務(wù)院任免通知”紅頭形式，本標(biāo)準(zhǔn)給這類“紅頭”留了余地，未規(guī)定一律要加“文件”二字，但只限于特定的公文。本標(biāo)準(zhǔn)以此為高限，就是要求除“國務(wù)院文件”以外，其他各級(jí)行政機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)的字號(hào)要小于“國務(wù)院文件”，以顯示國務(wù)院作為最高國家行政機(jī)關(guān)的地位，具體字號(hào)各行政機(jī)關(guān)可根據(jù)機(jī)關(guān)名稱的字?jǐn)?shù)多少來定。 　　第二種僅限于上行文，凡上報(bào)的公文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm，即要留出80mm25mm＝55mm的空白供上級(jí)機(jī)關(guān)批示文件用，也就是說上行文發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)距上頁邊為天頭37mm+25mm+55mm＝117mm。如果聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)過多(曾發(fā)現(xiàn)過有14家聯(lián)合行文)，就可能出現(xiàn)把正文擠出首頁的情況，而公文如果首頁沒有正文，使人一看首頁還不知道文件內(nèi)容是什么，是極不嚴(yán)肅甚至可以說是很滑稽的事。 　　發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。如鐵道部文件的機(jī)關(guān)代字有“鐵辦”、“鐵財(cái)”等，“鐵”代鐵道部，“辦”、“財(cái)”代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的辦公部門、財(cái)務(wù)部門。 　　年份要用全稱，不應(yīng)簡(jiǎn)化，如“87”、“93”等均屬標(biāo)識(shí)不正確。另外，二者形狀也略有不同。有的機(jī)關(guān)按主辦部門或按文件內(nèi)容劃分編序號(hào)，是一種較繁瑣的辦法?！　?．1．6簽發(fā)人 　　上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。在上報(bào)的公文中標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，主要目的是為上級(jí)單位的領(lǐng)導(dǎo)人了解下級(jí)單位誰對(duì)上報(bào)事項(xiàng)負(fù)責(zé)。這樣規(guī)定是使簽發(fā)人(會(huì)簽人)的姓名突出、醒目。應(yīng)該說，在目前普遍使用電子設(shè)備打印公文的情況下，居中排列不難做到，按“居中”鍵即可。在不違反這個(gè)原則的情況下，必要時(shí)可作適當(dāng)變通，如前所述發(fā)文機(jī)關(guān)多、簽發(fā)人會(huì)簽人多，本節(jié)所講的標(biāo)題長(zhǎng)以及下面講到的主送機(jī)關(guān)多，都可以采取變通的方法。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。 標(biāo)識(shí)主送機(jī)關(guān)時(shí)應(yīng)標(biāo)明主送機(jī)關(guān)的全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱。 　　正文的標(biāo)識(shí)方法同寫信一樣，在主送機(jī)關(guān)名稱之下第1行開始標(biāo)注，每起一自然段均要左空2字。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼(如“附件：1．”)；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。這時(shí)需要將其從公文正文中抽出而作為公文的附件單獨(dú)表述，而又是放在公文生效標(biāo)識(shí)印章之后。因此，本標(biāo)準(zhǔn)對(duì)此做了較詳細(xì)的規(guī)定。四是對(duì)標(biāo)識(shí)的位置做了規(guī)定，正文后的附件標(biāo)識(shí)要與正文空l行，左空2字；附件上的“附件”標(biāo)識(shí)在左上角頂格第l行。為了加強(qiáng)其準(zhǔn)確性，本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定成文日期要用漢字書寫，即俗稱的“大寫”，不能用阿拉伯?dāng)?shù)字與漢字混用，同時(shí)年、月、日要齊全。它包括發(fā)文機(jī)關(guān)印章或簽署人姓名。 　　當(dāng)印章下弧無文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；　　當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。鑒于行政機(jī)關(guān)公文的法定性和印章的特定功能，《中華人民共和國刑法》第二百八十條規(guī)定：“偽造、變?cè)?、買賣或者盜竊、搶奪、毀滅國家機(jī)關(guān)的公文、證件、 印章的，處3年以下有期徒刑、拘役、管制或者剝奪政治權(quán)利；情節(jié)嚴(yán)重的，處3年以上10年以下有期徒刑”。這樣要求是為了防止變?cè)旃模?因?yàn)槿绻瞻走^大，就容易被人私自加入其他內(nèi)容，即“變?cè)臁惫摹＜词故遣捎糜∷⒓夹g(shù)加蓋印章，制版時(shí)也要嚴(yán)肅認(rèn)真，嚴(yán)格按本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。讀者可對(duì)照現(xiàn)行國務(wù)院文件和本標(biāo)準(zhǔn)所附的樣式來掌握。