【正文】 ：實現(xiàn)與賬務系統(tǒng)的集成，可以將網(wǎng)上電子報銷系統(tǒng)中的借款數(shù)據(jù)、報銷數(shù)據(jù)批量傳遞到賬務系統(tǒng)，并將借款、報銷業(yè)務的財務處理信息傳遞回報銷系統(tǒng)。領(lǐng)導審批使用先進的CA數(shù)字認證。3）權(quán)限管理需要提供授權(quán)管理等，并按照權(quán)限進行審批或查詢等。擴展功能包括系統(tǒng)初始化及維護、流程管理和權(quán)限管理。3）組合查詢查詢功能設置為多條件查詢，可以輸入一個條件，也可以輸入多個條件組合查詢。輔助功能需求包括個人信息管理、單據(jù)打印、組合查詢、財務信息發(fā)布。出納對于單據(jù)信息沒有任何修改的權(quán)限，但他有權(quán)查看經(jīng)過會計核準后的費用詳情，并根據(jù)最終的核準金額和付款方式，進行支付處理，處理后簽署意見；如果是以入卡方式支付，出納可以定期導出銀行支付文件；如果是支票支付，出納必須在系統(tǒng)中錄入支票號碼；如果是限額支票支付，出納必須及時通過銀行對賬單取得支票實際支付金額，錄入本系統(tǒng)的實際支付金額；借款人如果借限額支票，必須在出納錄入實際支付金額后才能報銷。提供部門借款，報銷情況查詢，即部門領(lǐng)導可查詢本部門所有員工的借款、報銷情況。提供個人業(yè)務查詢功能，支持：查詢個人所有申請的單據(jù)，支持多維、組合、各種條件查詢；查詢個人審批過的所有單據(jù)，支持組合查詢；查詢個人單據(jù)的審批狀態(tài)；支持個人入卡信息查詢；單擊查詢出的記錄可查看具體單據(jù)的情況；個人借還款查詢（個人信用）；查詢個人借還款情況；查詢個人未還款情況。l 網(wǎng)上電子報賬報銷流程公司總部對網(wǎng)上報銷管理系統(tǒng)的需求包括功能需求、性能需求、系統(tǒng)集成需求、運行界面要求和安全性要求。3）完善內(nèi)部控制（1）網(wǎng)上電子報銷系統(tǒng)不僅僅是財務流程的電子化，它可以滲透到總部日常管理的方方面面，以網(wǎng)上電子報銷系統(tǒng)為契機，可以對總部日常管理制度及流程進行梳理，規(guī)范總部管理，把規(guī)章制度通過流程的方式固化在網(wǎng)上電子報銷系統(tǒng)中。（3）通過完整的預算執(zhí)行信息，提高預算編制水平。網(wǎng)上電子報銷系統(tǒng)要能夠直接從全面預算系統(tǒng)取數(shù)，對經(jīng)費預算部分進行控制，報銷數(shù)據(jù)自動導入核算系統(tǒng)，對預算執(zhí)行情況進行匯總和分析，實現(xiàn)整個預算工作的閉環(huán)管理。因此，應通過建立網(wǎng)上電子報銷系統(tǒng)，規(guī)范管理、加快報銷速度，減少財務人員等相關(guān)人員工作量，增加報銷過程透明度，加強預算監(jiān)控，提高總部財務管理水平。3）數(shù)據(jù)重復處理，財務工作量大在手工報銷流程中，財務人員要進行登記經(jīng)費本、記賬、手工填寫網(wǎng)上支付文件，由于缺乏有效的信息手段需要對相同的對象進行三次重復性處理，每次都需要進行復核、校驗，增加了財務人員的工作量，嚴重影響工作效率，出錯的風險較高，使財務人員無法將時間分配到更有價值的管理工作中去。這種傳統(tǒng)的手工報銷方式存在以下主要問題：1）預算控制手段比較落后（1）總部目前采用經(jīng)費本的方式進行預算控制，僅限于對經(jīng)費總量控制， 財務人員在報銷時采用手工統(tǒng)計的方式進行預算控制，效率低、準確性差、實效性差；（2）對預算執(zhí)行情況的分析需要耗費大量工作，時間滯后很長，不能及時給各級領(lǐng)導、各部門反饋經(jīng)費收支情況和預算使用情況?？偛烤W(wǎng)絡化的財務管理其前端是由業(yè)務帶來的資金流信息，其中一大部分是費用的報銷，這部分業(yè)務發(fā)生的資金的金額和數(shù)量都比較大，而且傳統(tǒng)的以紙化報銷單為介質(zhì)的費用報銷模式暴露出的成本高、效率低、意見多、矛盾大的問題日趨嚴重。網(wǎng)上電子報銷系統(tǒng)作為信息收集平臺，實現(xiàn)了報銷流程的標準化，規(guī)范了填單要求、審批流程，并且與賬務核算系統(tǒng)、預算管理系統(tǒng)和網(wǎng)上銀行系統(tǒng)緊密集成，實現(xiàn)了報銷信息的及時反映和所有費用支出數(shù)據(jù)的收集和規(guī)范，完成了數(shù)據(jù)的共享和集成。湖南有色金屬控股集團有限公司網(wǎng)上電子報銷管理系統(tǒng)建設項目需求分析（初稿）湖南中科新域科技開發(fā)有限公司二〇一三年一月目錄第1章 項目背景 4 4 5第2章 需求分析 7 7 9 9 12 12 13第3章 功能設計 14 14 15 1報銷和還款業(yè)務流程分類匯總 15 16 17 18 18 19 19 19 21 24 26 26 31 38 39 40 40 40 41（個人信用） 41 41 41第4章 實施電子報賬的收益分析 42 效果分析 42 效益分析 43 直接效益分析 43 間接效益分析 4445 / 45第1章 項目背景湖南有色總部在完成辦公自動化和財務核算平臺建設的基礎上，財務信息化工作正在向財務管理縱深方向發(fā)展。通過網(wǎng)上電子報銷系統(tǒng)，能夠使經(jīng)費預算從業(yè)務發(fā)起時就得到控制，加強了預算的控制手段，使預算管理工作落到實處，并能夠利用實時統(tǒng)計和數(shù)據(jù)分析能夠為各級決策人員提供詳細的費用支出明細和預算執(zhí)行情況。此外，在財務精細化管理的要求，隨著預算編制的不斷深入和細化，如何加強費用預算支出的控制手段，使預算管理工作能夠落到實處，成為急待解決的問題。2）報銷速度較慢，影響工作效率（1）報銷人需要耗費大量時間等待領(lǐng)導審批單據(jù)。4）填單不規(guī)范，財務審核程序多（1）由于借款報銷涉及政策較多，分散在不同文件，員工往往不能全面熟悉有關(guān)政策，在填制單據(jù)時信息容易不全或出錯，直接影響到了會計信息的質(zhì)量，為企業(yè)內(nèi)部控制留下了巨大隱患，增加了財務風險。同過網(wǎng)上電子報銷系統(tǒng)可以優(yōu)化整個報銷流程，打通企業(yè)財務信息傳遞過程中的斷檔。此外，有效利用現(xiàn)有的高新技術(shù)和網(wǎng)絡資源，建立快速有效、安全可靠的網(wǎng)上電子報銷系統(tǒng)，支持費用支出的預算控制功能，實現(xiàn)個人、部門、項目的費用控制；依靠網(wǎng)絡優(yōu)勢和合理的管理流程，實現(xiàn)財務管理的規(guī)范有序，監(jiān)督有力，同時借助于強大的數(shù)據(jù)庫資源為領(lǐng)導提供各類決策依據(jù)。2）提高工作效率（1）通過系統(tǒng)流程再造和完整的報銷表格設計，協(xié)助和規(guī)范員工填寫報銷單據(jù)，提高報銷信息采集的速度與質(zhì)量。（2）通過其內(nèi)部的預設流程，使得單據(jù)按照正規(guī)的流程逐級審批，審核會計也不再需要將精力過多的投入在流程檢查上，提高審批速度。其中功能需求可分為主功能需求、輔助功能需求、擴展功能需求三類，如圖21所示。提供個人薪酬福利情況查詢：通過調(diào)用工資系統(tǒng)的個人薪資費用部分的數(shù)據(jù)，可以使用戶在線查詢出自己的“工資條”和福利費用信息。3）財務業(yè)務處理提供會計審核功能。提供生成記賬憑證功能。1）個人信息管理員工可以自助的維護個人常用信息，當員工發(fā)生調(diào)動或賬戶變更等情況時，只需要在此進行維護即可。查詢時根據(jù)查詢條件進行分權(quán)限的查詢，查詢條件為：預算項目、部門、處室、時間、人員、金額、借款、報銷、報銷費用類型、借款內(nèi)容、報銷內(nèi)容、單據(jù)狀態(tài)等。1）系統(tǒng)初始化及維護系統(tǒng)初始化及維護中的基礎數(shù)據(jù)字典的初試化及維護提供預算項目、費用類型、會計科目、個人職務消費數(shù)據(jù)、差旅費個人補助數(shù)據(jù)、出差地點類型、出差地點維護、業(yè)務類型、支付方式、銀行賬號、帳套，組織機構(gòu)、角色與權(quán)限維護等。 為保證網(wǎng)上報銷業(yè)務的順利進行，對網(wǎng)上電子報銷系統(tǒng)的運行速度、穩(wěn)定性、操作友好性和系統(tǒng)安全性等方面提出如下需求：u 方便——客戶端應完全基于IE瀏覽器,不需要額外的配置,簡化系統(tǒng)的安裝和維護；u 快捷——實現(xiàn)與賬務系統(tǒng)無縫連接，直接生成記賬憑證；與網(wǎng)絡銀行實現(xiàn)數(shù)據(jù)規(guī)范對接,可以直接產(chǎn)生付款信息在網(wǎng)上支付報銷費用；u 友好——提供友好的用戶界面，為各種不同職責人員提供不同的界面，提供常用、易用的操作風格，便于系統(tǒng)使用、維護和管理；u 擴展性——實現(xiàn)與內(nèi)網(wǎng)門戶和辦公系統(tǒng)的系統(tǒng)集成；能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)的平滑升級和擴充；u 可靠性——保證系統(tǒng)是一個有機整體，傳輸中不致出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失；當某節(jié)點發(fā)生故障時，不會導致整個系統(tǒng)的癱瘓。 網(wǎng)上報銷管理系統(tǒng)是公司總部財務管理信息化和辦公子動化體系中的有機組成部分。3）實現(xiàn)與網(wǎng)銀系統(tǒng)的集成：通過網(wǎng)上電子報銷系統(tǒng)，企業(yè)的資金支付業(yè)務能力會有極其顯著的提高。系統(tǒng)的安全性除了在系統(tǒng)中建立權(quán)限控制、信息加密等安全措施外，還應通過以下幾個層面來進一步加強：1) 網(wǎng)絡層面：通過計算網(wǎng)絡本身的安全措施（防火墻等）來實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡層面的安全；2) 系統(tǒng)層面：系統(tǒng)通過定義系統(tǒng)角色，實現(xiàn)對系統(tǒng)功能層面上的訪問控制，且系統(tǒng)的系統(tǒng)管理員和安全管理員權(quán)限互斥。網(wǎng)上報銷管理系統(tǒng) 預算管理 預算編制 預算調(diào)整 預算執(zhí)行控制 預算統(tǒng)計與查詢 借款管理 借款單審批管理 借款單管理 借款單查詢 借款單打印管理 報銷管理 報銷單管理 報銷單審批管理 報銷單沖賬管理 報銷單查詢 報銷單打印管理 還款管理 還款單管理 還款單查詢 還款單打印管理 綜合查詢預算執(zhí)行情況查詢預算項目執(zhí)行情況查詢 個人業(yè)務查詢 個人借還款查詢 部門借款報銷情況查詢 組合條件查詢 圖31 系統(tǒng)功能樹總部借款報銷業(yè)務包括借款、報銷、還款三大業(yè)務，其中報銷根據(jù)是否償還以前的借款又可以分為報銷及報銷沖抵借款兩類。根據(jù)所借款項從哪類預算項目中支出，可將借款業(yè)務審批流程分為二類：一類為部門預算項目借款；另一類是公共開支預算項目借款。、報銷和還款業(yè)務流程分類匯總總部借款、報銷、還款的業(yè)務流程分類如表31所示。如果上全面預算管理系統(tǒng)，可以從全面預算管理系統(tǒng)中倒入。每年年初在預算未批準之前，系統(tǒng)要提供根據(jù)往年歷史數(shù)據(jù)，按照某種規(guī)則自動生成本年度預算的功能。預算年度中支持預算項目的增加和刪除。在借款審批流程或報銷審批流程中，默認的（或被授權(quán)的）該項借款或報銷費用項目所關(guān)聯(lián)的預算項目負責人可以根據(jù)表單上顯示的預算余額，判斷該筆借款或報銷是否通過，以此達到預算過程控制的目的。在預算統(tǒng)計與查詢方面，系統(tǒng)需要提供以下功能：u 自動生成預算執(zhí)行情況表，總部預算執(zhí)行表如附件2：總部預算執(zhí)行表。 核準金額（會計填）項目費用類型支付方式卡號借 款事 由月日憑單摘 要還款金額結(jié) 欠處室領(lǐng)導： 部門領(lǐng)導： 會簽部門領(lǐng)導：審核人： 實際領(lǐng)款人： 出納：電子《借款申請單》的欄目注釋如表32所示。核準金額（會計填）由財務部門根據(jù)相應的標準文件內(nèi)容進行填寫的，不管怎樣借款，會計會根據(jù)這個標準進行最后的限額核定。審核財務主管人員審核出納工作無誤后簽字。部門預算項目借款流程如圖34所示。 此流程，可選擇的預算項目字典范圍僅為責任部門為該申請人所在部門的部門預算類型預算項目。部門領(lǐng)導審批申請人所在部門領(lǐng)導審批，決定是否批準此項借款業(yè)務，可填寫審批意見；如果不批準選擇退回申請人；如果批準選擇提交財務部門審核財務審核財務部負責人員（目前是總部財務處會計）決定是否通過此項借款業(yè)務。由相關(guān)人員打印《記賬憑證》，和《借款申請單》等貼在一起存檔。表34：公共開支預算項目借款流程節(jié)點說明表節(jié)點節(jié)點說明申請人在線填單填寫《借款申請單》中的電話，選擇預算項目、費用類型、支付類型、借款金額、借款事由等相，及其他相關(guān)信息；選擇是直接提交給處長審批，還是跳轉(zhuǎn)到部長審批。 當申請人選擇“限額支票、定額支票、匯款、匯票、托收承付”等支付方式時，還需要提供收款人、收款人賬號等信息。如果通過則根據(jù)相應的標準填寫《借款申請單》的“核準金額”；打印借款單，將電子流程節(jié)點提交給出納處理，并將打印的紙質(zhì)《借款申請單》交給出納出納付款出納以電話等方式通知領(lǐng)款人領(lǐng)款。當借款金額大于3萬元（含3萬）時，在填寫《借款申請單》時，必須同時填寫大額支出報告；在處室領(lǐng)導和部門領(lǐng)導審批節(jié)點，領(lǐng)導在對《借款申請單》進行審批的同時，也要對《大額支出報告》進行審批。開支標準由借款人填寫。除現(xiàn)金支付方式外，其他支付方式在申請人在線填單節(jié)點需要提供一些類似卡號、收款人姓名等的附加信息；出納付款節(jié)點需要填類似支票號的附加信息，同時進行相應的處理。公司總部報銷用到兩種單據(jù)，一是經(jīng)費報銷單，二是差旅報銷單。表37：電子經(jīng)費報銷單欄目