【正文】 的發(fā)言。安排會議議程與日程會議議程是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達出來。確定與會人員名單出席會議和列席會議的有關(guān)人員。 確定會議時間、會期會議的最佳時間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，確定會期的長短應(yīng)與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。確定會議規(guī)模與規(guī)格確定會議規(guī)模與規(guī)格的依據(jù)是會議的內(nèi)容或主題。 會務(wù)工作流程圖（會前）確定會議主題與議題確定會議名稱 確定會議時間與會期明確會議所需設(shè)備和工具選擇會議地點安排會議議程和日程制發(fā)會議通知確定會議規(guī)模與規(guī)格布置會場 準(zhǔn)備會議文件材料安排食住行制定會議經(jīng)費預(yù)算方案 制作會議證件 會場檢查明確會議組織機構(gòu) 確定與會者名單 會務(wù)工作流程圖（會中）做好會議記錄組織簽到做好會議值班保衛(wèi)工作 報到及接待工作 做好后勤保障工作 編寫會議簡報或快報做好會議保密工作 會議信息工作 會務(wù)工作流程圖（會后）撰寫會議紀(jì)要 催辦與反饋工作 安排與會人員離會 會議總結(jié)會議文書的立卷歸檔會議的宣傳報道 會務(wù)工作的具體內(nèi)容 指導(dǎo)會務(wù)工作的原則 ； ；； 。 (11)會議的結(jié)束收尾工作。 會議成本意識會議成本= 2ABT 式中 A —與會者平均工資的3倍（以小時計）。⑹場地租借的成本必須合理。每人2m平方～3m平方活動空間。領(lǐng)導(dǎo)貫徹民主集中制，實現(xiàn)決策民主化，科學(xué)化的必要手段，要集思廣益，充分發(fā)揮干部和群眾的智慧這就需要召開會議來交換意見，研討問題。：定期和非定期。（二）是指一種經(jīng)常商議事情并處理重大事務(wù)的常設(shè)機構(gòu)或組織。 事后，會議主辦機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)才解釋說，因秘書人員工作粗心， 在發(fā)請柬之前還沒有與禮堂負(fù)責(zé)人取得聯(lián)系，一廂情愿地認(rèn)為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯(lián)系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。案例分析：請柬發(fā)出之后 某機關(guān)定于某月某日在單位禮堂召開總結(jié)表彰大會，發(fā)了請柬邀請有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚?！景咐治?】季市長與他的秘書分析思考： 通過案例分析，如何理解市長夫人對市長的評價：“老季不過是個比別人勤奮些的凡人。從事這一工作需要5年以上工作經(jīng)歷，并通過英國特許秘書及行政人員公會組織的秘書特許狀考試。參謀助手作用秘書工作的參謀助手作用，貫穿在秘書人員輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的整個過程中。 事務(wù)性秘書工作絕大多數(shù)都是具體的事務(wù)工作。?辦會：包括會前的籌劃和準(zhǔn)備、會中的組織和服務(wù)、會后的善后和落實。如圖： 秘書部門的基本特征?從屬性秘書機構(gòu)在整個機構(gòu)體系中屬于綜合性的輔助部門。一般高層稱辦公廳，基層稱辦公室，包括其下屬的秘書、檔案、機要、調(diào)研、信訪、行政、督查等部門。（3）涉外秘書增加外語考試部分。按服務(wù)對象不同：公務(wù)秘書、私人秘書。 近20年來，女性秘書有明顯增加的趨勢，這是由女性的心理素質(zhì)所決定的。 秘書與其服務(wù)對象之間的關(guān)系有相對的固定性，短至數(shù)月，長達幾年甚至幾十年。 秘書的定義所謂秘書，乃是組織或主管的助手，其任務(wù)是在認(rèn)可的職權(quán)范圍內(nèi)，提供輔助工作與綜合服務(wù)，并能運用辦公室的工具設(shè)備，從事組織與主管制定的行政性任務(wù)的人員。聯(lián)合國歷任秘書長聯(lián)合國第一任秘書長賴伊、第二任達格職務(wù)之稱: 秘書工作人員,是從清末開始的,這是現(xiàn)代秘書概念的源頭。小孟子的復(fù)習(xí)資料 絕密（秘書）秘書實務(wù)柴世民老師公共管理學(xué)院聯(lián)系方式：13403549579 6289801教學(xué)目的了解秘書的來由、職業(yè)特色、類別和秘書部門的特征，掌握秘書工作的原則和特點，理解秘書工作的作用。社會職業(yè)：秘書已被看作是廣泛的社會職業(yè)之一，它屬于第三產(chǎn)業(yè)（服務(wù)性行業(yè)）。哈馬舍爾德、第三任秘書長吳丹，第四任秘書長庫爾特 秘書的職業(yè)特色 一是秘書工作的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)工作是一致的，即領(lǐng)導(dǎo)做什么秘書也做什么。 秘書的工作性質(zhì)要求秘書人員要具有一定的文化知識和專業(yè)知識。西方國家的初、中級女性秘書占總數(shù)的比例達到了90%。 秘書職業(yè)資格證書封面秘書職業(yè)資格證第二頁 秘書的層次以職務(wù)劃分，可分為秘書長、辦公廳（室）主任、秘書處長、股長、科員、辦事員依據(jù)秘書國家職業(yè)資格證書制度，秘書層次可分為五級秘書、四級秘書、三級秘書和二級秘書。全美秘書協(xié)會標(biāo)準(zhǔn)：像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解他人； 像政治家一樣有靈敏的頭腦； 像外交家一樣有瀟灑的風(fēng)度； 有調(diào)查各種棘手問題的豐富經(jīng)驗； 有良好的速記能力以及文字功夫； 熟讀各種商業(yè)往來中的法律關(guān)系； 能熟練地使用各種辦公自動化機器； 具備相當(dāng)?shù)慕鹑诤投悇?wù)方面的知識； 能熟練地對各種文件資料進行整理歸類。（如下圖）狹義的秘書機構(gòu)，指承擔(dān)以辦文辦會為主，專門輔助領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)及其負(fù)責(zé)人辦理秘書業(yè)務(wù)的部門，如秘書局、秘書處、秘書科等。?中介性在黨政機關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)，領(lǐng)導(dǎo)層是決策機構(gòu)，職能部門是執(zhí)行機構(gòu)。?辦事：主要分信息工作、技術(shù)工作和日常行政事務(wù)工作。 綜合性秘書機構(gòu)是綜合辦事機構(gòu)，秘書工作也就具有鮮明的綜合性。 形象作用秘書人員在工作中的一舉一動、一言一行以及辦事風(fēng)格，都代表本單位的形象。（2）一般事務(wù)性秘書。這位出了名的、勤奮的凡人后面，還有一個不出名的更勤奮的人—市長的秘書老許”從案例中可以看出徐秘書在幕后的辛勤工作，對領(lǐng)導(dǎo)人及市長起了哪些積極作用？若你擔(dān)任市長秘書，要產(chǎn)生像徐秘書這樣有效的輔助效果，你將做哪些方面的準(zhǔn)備？【案例分析2】 交印分析思考：案例中老陳這個人物給你怎樣的啟示？老陳為何遲遲不交印盒的鑰匙？ 小劉是一位合格的機要秘書嗎?問題討論? ? ? ? 祝學(xué)習(xí)進步！會務(wù)工作1 會議概述2 會務(wù)工作流程3 會務(wù)工作具體內(nèi)容4 常用會議的組織程序5 會見與會談6 技能訓(xùn)練教學(xué)目的：通過本模塊的學(xué)習(xí)，了解會務(wù)工作的基本內(nèi)容及工作程序，學(xué)會擬定會議方案，掌握會議組織工作的環(huán)節(jié)和會務(wù)工作中的文書工作。 接到請柬的幾位部門領(lǐng)導(dǎo)很積極，提前來到禮堂開會。但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結(jié)果造成了上述失誤。如全國人民代表大會、中國人民政治協(xié)商會議等。：聯(lián)席會、內(nèi)部會、代表會、群眾會。各級領(lǐng)導(dǎo)貫徹政策、布置任務(wù)、溝通信息、協(xié)調(diào)行動的有效方法，此外，會議還有宣傳教育作用，研討作用，表達思想感情作用等。⑶場地要有良好的設(shè)備配置。 公司常見會議類型經(jīng)理例會與特別會議、員工大會、公司年會、股東大會和董事會、客戶咨詢會、展覽會、訂貨會、聯(lián)誼會、表彰會。 B —參加會議的人數(shù)。(1)會議文書的起草；(2)會議文書編寫； (3)會議文書印發(fā)及管理。 會前準(zhǔn)備工作 確定會議主題與議題確定主題的主要方法：一是要有切實的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的實際；三是要有明確的目的。同時本著精簡效能的原則。確定會議所需用品和設(shè)備 （1）必備用品是指各類會議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。應(yīng)根據(jù)會議的性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會人員。會議日程是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排。下年度銷售目標(biāo)。9：30會議開始 ，張董致開幕詞 大會議廳張董全體股民11：00年度決算表大會議廳總會計師全體股民會議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。1準(zhǔn)備會議文件資料主要有議程表和日程表、會場座位分區(qū)表和主席臺及會場座次表、主題報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等。 1布置會場 （1）會場的風(fēng)格特點莊嚴(yán)、肅穆、輕松、簡潔。② 中型會議室。（3）會場的布置①主席臺主席臺的布置一是對稱；二是要簡化。左右排列法。 。張秘書自持在分公司搞過多次這樣的活動，便自作主張決定了會議舉行的地點、邀請嘉賓的名單、活動的內(nèi)容和獎品的發(fā)放形式。、地點以及參加人員，指定會議記錄人員。擬定會議應(yīng)急方案案例：某單位在政府禮堂召開大型表彰會，因事先未制定會議應(yīng)急方案，有未加強防火布置，結(jié)果因電線老化出現(xiàn)火災(zāi)的時候，會議組織人員措手不及，會場一片混亂，最終導(dǎo)致部分與會人員和儀仗隊的小學(xué)生喪生。 （2）會議交通工具的安排。組織簽到（1）秘書人員代簽到。2）記錄主體與會者的發(fā)言。（2）會議記錄的要求準(zhǔn)確、完整、簡潔、明確。（5）會議記錄的修改1）定稿打印前，請主席簽字批準(zhǔn)。（2）深入會議，掌握第一手資料。（2）注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。（2）格式 報頭、報核、報尾。（2）召開比較大型的或秘密性較強的會議，秘書部 門要與保衛(wèi)、保密部門取得聯(lián)系，共同采取保密措施。(2)加強文件管理。(3)對會議駐地、房間、會議室進行保密檢查。(4)做好財務(wù)管理工作。兩人爭論的不可開交。客戶部經(jīng)理的臉色也開始陰轉(zhuǎn)晴。王副總欣慰的松了一口氣，大家又回到了會議桌旁。 對于一些區(qū)域性、全國性乃至國際性會議，需要安排與會人員食宿和回程的，還要在發(fā)送會議通知的同時附上會議通知回執(zhí)，以便會務(wù)人員安排接站和訂購車、機票。其組織程序如下: 確定大會議題→ 做好宣傳發(fā)動工作 →征集和處理提案 →準(zhǔn)備會議文件→ 準(zhǔn)備會議文件 （1）由工會向全體職工代表報告大會的籌備工作情況。 （1）聽取主要行政領(lǐng)導(dǎo)工作報告，組織討論，提出意見，在修改和補充的基礎(chǔ)上，大會通過。 （5）討論職工代表大會自身建議的有關(guān)規(guī)定和制度。（3）落實大會決定協(xié)議，督辦落實情況。（2）會談的地點和時間會談的地點一般安排在客人所住的賓館會議室。如果是重要的會見和會談，事先應(yīng)由秘書或其他工作人員進行預(yù)備性磋商，確定會見、會談的具體日程。（2）會見與會談的座次安排①會見的座次安排 會見時應(yīng)遵循“主左客右”的原則，即客人坐在主人的右邊。如圖所示。但就在這天臨近中午時，初萌發(fā)現(xiàn)有關(guān)質(zhì)量監(jiān)督管理方面的資料沒有準(zhǔn)備。最后，外地某企業(yè)代表提出了質(zhì)量監(jiān)督管理方面的問題，因為這對于合作項目的成功有著重大的意義。拜見君主，又稱謁見、覲見。政治性會見一般涉及雙邊關(guān)系及重大國際事務(wù)等。功能不同：會見主要是為了加強雙方的關(guān)系，處理事務(wù)。54445小劉將無線話筒和錄音機磁帶安放好以后，還事先調(diào)試了一番，覺得效果不錯，開會時小劉放心地做其他的事情去了。因為組織者的疏忽，在集體攝影中竟將兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人安排在了后排，結(jié)果在這一重要國際會議的“全家?！?，競找不到這兩位女性領(lǐng)導(dǎo)人的影像，引起兩國輿論的指責(zé)。分析案例中的問題所在，并談?wù)剬τ跁h活動的細(xì)節(jié)安排應(yīng)注意哪些問題。 教學(xué)重點與難點教學(xué)重點秘書禮儀的知識；正確掌握各種禮儀的方法與技巧；熟練運用各種社交禮儀。禮節(jié)是表示尊敬、祝頌、哀悼之類的各種慣用形式。 （2）差異性。 （1）有助于人際交往 現(xiàn)代社會，人際交往非常重要。 秘書涉外禮儀 涉外禮儀也可稱為國際禮儀。面容要保持干凈。 O（Object） —— 目的。*白襯衣，黑領(lǐng)結(jié)，黑皮鞋。*雙排扣的西服不宜敞開穿。暗紅色、紅色和青色可以用作底色，主要的顏色和圖案要精致，不搶眼。女士的著裝西服套裙是傳統(tǒng)的選擇。裙擺一定要遮住襪口。 高雅、漂亮、時尚。服飾搭配基本原則服飾的選擇要與穿戴者 所處的環(huán)境相協(xié)調(diào)服飾的選擇要與穿戴者的社會角色相協(xié)調(diào)服飾的選擇要與穿戴者的自身條件相協(xié)調(diào)服飾的選擇要與穿戴的時節(jié)相協(xié)調(diào) 得體的化妝 為了突出優(yōu)點、掩飾缺點。 （2）干性皮膚:專為干性皮膚配制的化妝品。男式化妝步驟 刮臉 潔面 收斂 打底 雙頰 修眉 唇 胡茬女士化妝步驟 潔面 收斂 修眉 畫眉 眼影 潤膚 打底 畫唇 雙頰 定妝 日常交際禮儀 、致意、握手和介紹（1）稱呼在國際交往中，一般稱男士為先生。 相關(guān)知識有時涉外場合需要照相，握著的手則不要很快松開。為他人介紹，先把男性介紹給女性，把年輕人介紹給老年人，把職位低者介紹給職位高的，以此表示對后者的尊重。用餐時不要出示名片，應(yīng)等到用餐結(jié)束。 ③非議他人。（4）傾聽者的禮貌 要和說話者有眼光上的交流和語言上的呼應(yīng)。坐姿腰背挺直，雙肩放松，女士兩膝并攏，男士膝不可分開不超過肩寬。運用這一手勢時，一定要使掌心向外。中餐的禮節(jié)之一是向客人勸酒敬菜。第二忌諱用筷子敲打餐具。第六忌諱談話時拿著筷子比比劃劃。吃面包時，掰一塊吃一塊。餐巾打開后對折，放于大腿上用來保護服裝。 吃飯、吃面條和喝湯時不要發(fā)出聲音。（2）不隨地吐痰。 其次是后排左側(cè)、后排中間、前排副駕駛位。乘坐大客車的禮節(jié) 乘坐大客車時，越靠前的座位越平穩(wěn)舒適。 （4）不要亂動飛機上的設(shè)備。 （8）有問題請教乘務(wù)員，下飛機時向乘務(wù)員告辭（1）保持環(huán)境衛(wèi)生.（2）不要過分喧鬧。在樓道里遇到其他客人，應(yīng)