房產(chǎn)中介門店秘書職責手冊-wenkub
2023-06-14 22:01:39 本頁面
【正文】 腦基礎(chǔ)維護工作；■ 確保公司電腦正常運行■ 監(jiān)督經(jīng)紀人使用網(wǎng)絡的情況，制止登錄不良網(wǎng)站、看小說及在店內(nèi)打游戲，發(fā)現(xiàn)一次對當事人處以每次人民幣50元的處罰；對游戲軟件等不良軟件給予刪除，并對當事人處以每次人民幣50元的處罰；■ 每臺電腦設置屏幕保護程序，但不設置密碼，秘書電腦需設置密碼；■ 對店內(nèi)電腦出現(xiàn)的軟件硬件等問題進行修復，如不能修復的，盡快聯(lián)系網(wǎng)管，確保店內(nèi)電腦的正常運行；秘書重要工作文檔的整理及備份，對涉及需要保密的重要文件設置密碼；對于總部傳達的文件及通知，及時做好歸檔、張貼、通知等工作；店內(nèi)房友管理■ 確保單店網(wǎng)絡通暢；■ 查閱公司網(wǎng)站及房友的通知（消息）并下載、傳達；二、公司文件管理文件須分門別類管理并及時檢查與更新（所有文本需使用公司logo范本）。第一類：電子檔文件：定期做好存檔備份工作第二類：工作中所需各類文件表格（不需要蓋公章或者合同章）：制成表格文件手冊，做好目錄便于經(jīng)紀人自行取用，每周一檢查，對于缺少的表格，及時補全；第三類：蓋章類文件；關(guān)于制式文件的領(lǐng)用■ 公司的制式文件：出租∕出售委托書、房地產(chǎn)買賣合同居間協(xié)議、房地產(chǎn)租賃居間協(xié)議、租賃合同、獨家委托書、限時獨家委托、傭金確認單、看房單等由秘書統(tǒng)一在總部領(lǐng)取并妥善保管。秘書領(lǐng)用新居間協(xié)議時需上交上次領(lǐng)用的居間協(xié)議，上交需附打印的領(lǐng)用登記單，未上交的居間協(xié)議原件，請經(jīng)理在領(lǐng)用登記單上注明原因并簽字，需在一個月內(nèi)上交原件。如收據(jù)本有5份以上空白未用的一律不得領(lǐng)用新收據(jù)本。關(guān)于制式文件的管理■ 一般委托書、看房單：每個經(jīng)紀人每次最多領(lǐng)取5份，領(lǐng)用時登記領(lǐng)用編號簽字確認，秘書及時回收。關(guān)于制式文件的責罰如遇制式文件遺失，責任人承擔相應責罰。收據(jù)的使用必須做好登記，無特殊情況必須由秘書開具，如遇到經(jīng)理及經(jīng)紀人需外出收取意向金或傭金之情形，每次只能限領(lǐng)一份，并做好領(lǐng)用登記記錄（必須注明物業(yè)地址、金額、用途），事后必須歸還其他兩聯(lián)及所開收據(jù)金額相應的款項，作廢需交回原件。傭金：由秘書統(tǒng)一收取并開具收據(jù)，如果客戶需要發(fā)票，則用收據(jù)換取發(fā)票。其他：團隊基金、罰款的管理，所有費用的進出，做好現(xiàn)金日記賬，保留發(fā)票，做好單店報銷工作。a) 財務報表的制作：根據(jù)財務要求每月做好相應財務報表，在規(guī)定時間上報公司財務部。五、人事管理應聘：有人來應聘，填表，安排初試。離職：及時向人事部反饋門店人員離職信息，并填寫《員工房友賬號變動申請單》提交運營中心刪除其房友賬號。調(diào)動：填寫《員工房友賬號變動申請單》。培訓：房友使用的簡單培訓、網(wǎng)絡房源發(fā)布及更新的培訓注：詳見《人力資源管理制度》六、 保密工作秘書為單店的核心管理，需要有高度的責任意識、嚴明的組織紀律要求、高度的職業(yè)精神，保證做到公司房源信息不對任何非公司制度許可的第三人透露，對損害到第三方利益的行為要做到公平公證。櫥窗廣告、店內(nèi)板報的布置及更新；注：櫥窗廣告須30天更新一次，房源催促經(jīng)理按時提供。其他問題監(jiān)督■ 接待客戶、接聽電話不規(guī)范的行為；■ 經(jīng)紀人上網(wǎng)聊天，上不良網(wǎng)站的行為；■ 經(jīng)理、經(jīng)紀人私自或以朋友名義擔保把鑰匙借給外公司，而不按規(guī)定手續(xù)辦理；■ 經(jīng)理包庇某一員工，造成其他員工不滿情緒或者做出過激行為；九、備注秘書發(fā)現(xiàn)以上違規(guī)行為必須及時上報總部，每月必須就單店問題作2點闡述，可以電話或以文字形式上報。 第二章 秘書工作安排一、秘書每日必做 日事日畢 日事日清秘書對于以下事宜未盡到秘書職責的，各有相應罰則：各網(wǎng)站廣告房源的每天上傳、更新，每天上報上傳量；協(xié)助經(jīng)紀人在個人使用網(wǎng)站上注冊賬號；網(wǎng)絡廣告公司賬號首次上傳須錄滿后，每天至少更新20條新房源，必須保證每天上傳與刷新，至少做到早晚各一次；建議時間段在上午9：00——10：00；下班前發(fā)布一次；總部將不定期抽查監(jiān)督；確保公司電腦正常運行；監(jiān)督經(jīng)紀人使用網(wǎng)絡的情況，對于違規(guī)上網(wǎng)、操作電腦，按規(guī)定處罰；對于店內(nèi)電腦出現(xiàn)的軟件及硬件進行及時修復，或盡快聯(lián)系網(wǎng)管，確保店內(nèi)電腦正常運行；確保單店網(wǎng)絡通暢；每天至少兩次查閱公司網(wǎng)站及房友通知（消息）并下載、傳達；如有重要通知或重要
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