房產(chǎn)中介門店秘書職責手冊(存儲版)
【正文】 ，內(nèi)容包括但不限于自身工作情況、店內(nèi)業(yè)務(wù)狀況（簽約業(yè)務(wù)、轉(zhuǎn)定業(yè)績、收取意向金、傭金、簽訂獨家委托等）、銷售經(jīng)理工作情況等內(nèi)容，如發(fā)生超時發(fā)送或者未發(fā)送情形，一次給予10元處罰；做好房友中的交易合同及收傭記錄。傳真件提交后需以電話、MSN或郵件告知。若需提供房源圖片的，需按要求提供，圖片命名格式為：門店+樓盤名，例：永新店永業(yè)公寓。準時將數(shù)據(jù)傳真給總部房友以及發(fā)送電子檔，一定要確認電子檔和傳真數(shù)據(jù)的準確一致。初試合格者，將《職位申請表》傳真總部人事部，落實復(fù)試。每月18日協(xié)同經(jīng)理確認每位員工的獎金是否正確。規(guī)范參加培訓人員的服飾要求、電話禮儀和經(jīng)紀人文件夾的制作，并做好持續(xù)的監(jiān)督跟進。（例：A店用B店的房源成交，A店在7天內(nèi)將《成交記錄單》和《折傭確認單》一并傳真到B店，B店銷售經(jīng)理及經(jīng)紀人收到后簽名確認，7天內(nèi)傳真給A店和運營中心。成交確認：成交方簽約后填寫《成交記錄單》，7天內(nèi)將《成交記錄單》和《折傭確認單》（若有），如有合作協(xié)議的，須同時傳真給房源方所屬單店銷售經(jīng)理。配合做好參加培訓人員的紀律管理，嚴格執(zhí)行店務(wù)管理制度的處罰條款。離職協(xié)助經(jīng)理指導(dǎo)員工填寫《員工離職審批單》和《員工工作移交表》，檢查填寫完畢后傳真人事部。準時參加秘書會議（直營店秘書每月兩次，加盟店秘書每月一次），做好會議記錄。否則將引起重盤等不良后果。對店內(nèi)提交的房源備案號進行審核并保證表格內(nèi)相關(guān)文字。第二條：報紙房源于每周五下午17：00前上交。 第二章 秘書工作安排一、秘書每日必做 日事日畢 日事日清秘書對于以下事宜未盡到秘書職責的，各有相應(yīng)罰則：各網(wǎng)站廣告房源的每天上傳、更新，每天上報上傳量；協(xié)助經(jīng)紀人在個人使用網(wǎng)站上注冊賬號；網(wǎng)絡(luò)廣告公司賬號首次上傳須錄滿后，每天至少更新20條新房源，必須保證每天上傳與刷新，至少做到早晚各一次；建議時間段在上午9：00——10：00；下班前發(fā)布一次；總部將不定期抽查監(jiān)督；確保公司電腦正常運行；監(jiān)督經(jīng)紀人使用網(wǎng)絡(luò)的情況，對于違規(guī)上網(wǎng)、操作電腦，按規(guī)定處罰；對于店內(nèi)電腦出現(xiàn)的軟件及硬件進行及時修復(fù)，或盡快聯(lián)系網(wǎng)管，確保店內(nèi)電腦正常運行；確保單店網(wǎng)絡(luò)通暢；每天至少兩次查閱公司網(wǎng)站及房友通知（消息）并下載、傳達；如有重要通知或重要政策出臺。櫥窗廣告、店內(nèi)板報的布置及更新；注：櫥窗廣告須30天更新一次，房源催促經(jīng)理按時提供。調(diào)動：填寫《員工房友賬號變動申請單》。五、人事管理應(yīng)聘：有人來應(yīng)聘，填表，安排初試。其他：團隊基金、罰款的管理，所有費用的進出，做好現(xiàn)金日記賬，保留發(fā)票，做好單店報銷工作。收據(jù)的使用必須做好登記，無特殊情況必須由秘書開具，如遇到經(jīng)理及經(jīng)紀人需外出收取意向金或傭金之情形，每次只能限領(lǐng)一份，并做好領(lǐng)用登記記錄（必須注明物業(yè)地址、金額、用途），事后必須歸還其他兩聯(lián)及所開收據(jù)金額相應(yīng)的款項，作廢需交回原件。關(guān)于制式文件的管理■ 一般委托書、看房單：每個經(jīng)紀人每次最多領(lǐng)取5份，領(lǐng)用時登記領(lǐng)用編號簽字確認，秘書及時回收。秘書領(lǐng)用新居間協(xié)議時需上交上次領(lǐng)用的居間協(xié)議，上交需附打印的領(lǐng)用登記單，未上交的居間協(xié)議原件，請經(jīng)理在領(lǐng)用登記單上注明原因并簽字，需在一個月內(nèi)上交原件。一、電腦管理與使用各網(wǎng)站廣告房源的每天上傳、更新；協(xié)助經(jīng)紀人在其個人使用網(wǎng)站上注冊賬號；電腦基礎(chǔ)維護工作；■ 確保公司電腦正常運行■ 監(jiān)督經(jīng)紀人使用網(wǎng)絡(luò)的情況，制止登錄不良網(wǎng)站、看小說及在店內(nèi)打游戲，發(fā)現(xiàn)一次對當事人處以每次人民幣50元的處罰；對游戲軟件等不良軟件給予刪除，并對當事人處以每次人民幣50元的處罰；■ 每臺電腦設(shè)置屏幕保護程序，但不設(shè)置密碼，秘書電腦需設(shè)置密碼；■ 對店內(nèi)電腦出現(xiàn)的軟件硬件等問題進行修復(fù)，如不能修復(fù)的，盡快聯(lián)系網(wǎng)管，確保店內(nèi)電腦的正常運行；秘書重要工作文檔的整理及備份，對涉及需要保密的重要文件設(shè)置密碼；對于總部傳達的文件及通知，及時做好歸檔、張貼、通知等工作；店內(nèi)房友管理■ 確保單店網(wǎng)絡(luò)通暢；■ 查閱公司網(wǎng)站及房友的通知（消息）并下載、傳達；二、公司文件管理文件須分門別類管理并及時檢查與更新（所有文本需使用公司logo范本）?！? 收據(jù)的領(lǐng)用：秘書領(lǐng)用新收據(jù)本時需上交上次所領(lǐng)用的收據(jù)〔領(lǐng)
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