【正文】 章管理登記表”。 工程建設中與相關單位的非正式函件往來工程建設維護中心該章暫用公司公章9客服中心印章216。 員工聘用、解聘等各類通知216。由被授權(quán)人在總經(jīng)辦簽字領取印章，指定專人保管。為保證公司的合法權(quán)益不受損害，杜絕失誤發(fā)生，特規(guī)定如下印章使用辦法。四、本制度附件包括：《機要檔案管理制度》。六、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，總經(jīng)辦一份。二、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》（附表4），經(jīng)相應核準人核準后方可銷毀。五、《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤６?、行政類檔案、財務類檔案、人事類檔案、業(yè)務類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準，跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準，但僅僅限于檔案的查閱、復印，使用原件或調(diào)閱機要檔案資料須總經(jīng)理核準。五、其余檔案半年移交一次，時間為每年的１月和７月。第八節(jié) 檔案移交一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。第七節(jié) 保管部門一、財務專項機要檔案由財務會計部負責保管。 在對外交往及合作中，需提供公司秘密的，則須經(jīng)總經(jīng)理或主管副總批準。三、秘級檔及物品采取如下保密方式： 屬于公司秘密的文件、資料，依據(jù)“絕密”、“機密”、“秘密”標明密級，并確定保密期限。第六節(jié) 保密措施一、責任人機制：主管領導、部門負責人、項目負責人、知悉或涉及秘密的職員均負有相應的維護和管理秘密的主要責任，必須采取必要措施防止泄密。二、十五年保存：會計憑證；其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。秘密檔案包括：重要項目資料；項目合同協(xié)議。四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》（附表1）。其中，文件包括：規(guī)劃、計劃、技術資料、工程資料、財務資料、人事資料、會議紀要、項目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。四、總經(jīng)辦辦公時間安排：原則上總經(jīng)理辦公時間不得打擾（除總經(jīng)理特允外），對外處理公務時間規(guī)定為正常工作日的下午3：00——5：00；同時，各個部門必須指定專人與總經(jīng)辦聯(lián)絡溝通，需簽字單項呈總經(jīng)辦統(tǒng)一提報總經(jīng)理批閱并分發(fā)。機密文件：閱后應立即保存在保險柜內(nèi)。二、發(fā)文程序如下：公司內(nèi)部發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理/主管核準→副總經(jīng)理→總經(jīng)理→ 行政部統(tǒng)一編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案對外發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理/主管審核→副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準→行政部統(tǒng)一編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案第七節(jié) 其他一、時限要求：特急：限４個工作時內(nèi)完成。五、嚴格按照時限要求完成。第五節(jié) 辦文一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。字體采用宋體，標題為3號字或4號字、主內(nèi)容為4號字或5號字為標準。八、文件內(nèi)容要求事實清楚、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準確。（公司其他部門均以“xxx發(fā)”的代號發(fā)文，以②、③代號發(fā)文，須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。冠以上述發(fā)文代號的內(nèi)發(fā)文件應對全公司具有效力，對外發(fā)文應代表公司的整體意志。 第三節(jié) 文件格式一、文件一般由標題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報（送）單位（部門）等部份組成。七、函。向上級請求批示與批準，用“請示”。轉(zhuǎn)發(fā)上級機關文件，批轉(zhuǎn)下級文件，要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項，用“通知”。二、決定、決議。四、文件處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規(guī)定的時限和要求完成。第一篇行政管理制度第一章 文件管理制度第一節(jié) 總則一、為適應公司全方位規(guī)范化科學管理，做好公司文件管理工作，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。二、公司文件是傳達方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”。四、通報。向上級匯報工作、反映情況、提出建議，用“報告”。商洽工作、詢問問題、向有關主管部門請求批準等，用“函”。二、文件標題應準確簡要概括文件的主要內(nèi)容。發(fā)文一般應該是對公司各方面事務具有一定指導性或約束力的事項的宣告，日常的程序性、流程性文件則應以工單、請示、報告、簡報等形式流轉(zhuǎn)。）五、文件必須蓋章或簽字。九、發(fā)文單位必須注明全稱。十二、文件紙一般使用A4型。二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排，包括文件的分送、傳遞和催辦。六、文件傳遞必須保證安全，完善簽收手續(xù)，防止文件遺失。急：限８個工作時內(nèi)完成。秘密文件：閱后立即保存在文件柜內(nèi)。第二章 檔案管理制度檔案是全面反映公司經(jīng)營管理各項活動的歷史記錄，是實現(xiàn)今后決策科學化的重要依據(jù)。第二節(jié) 檔案分類及編號一、檔案按其內(nèi)容及關聯(lián)部門可分為六大類：行政類財務類人事類業(yè)務類工程類拓展類二、機要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機密、秘密。第三節(jié) 機要檔案一、機要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。第四節(jié) 檔案裝訂一、以左方裝訂為原則，右上角標明檔案號。(其它財務檔案的保存期限按國家相關規(guī)定執(zhí)行)三、五年保存：期滿或解除的合同協(xié)議；完結(jié)后的項目方案；其他經(jīng)核定須保存五年的文書。誰負責管理的秘密發(fā)生事故，則就追究誰的主要及連帶責任。保密期限屆滿，則自行解密。 職員私人交往及對外通信中，不得泄露公司秘密，禁止在公共場所談論公司秘密，不準通過其它方式傳遞公司秘密。二、人事專項機要檔案由人力資源部負責保管。二、公司章程，股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀要、決議，應自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》（附表2）。（保密性檔案的范圍見《機要檔案管理制度》）。六、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。三、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準銷毀；機要檔案由總經(jīng)理核準銷毀；其余檔案由總經(jīng)理核準銷毀。第十一節(jié) 其他一、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號。二、印章刻制按公司業(yè)務需要由部門提出申請，公司領導批準后，由總經(jīng)辦統(tǒng)一辦理。 各部門在使用印章時應嚴格遵守印章授權(quán)使用范圍、期限等規(guī)定。 工資發(fā)放,調(diào)整通知216。 用戶通知、告示216。七、 印章的使用 每枚印章使用前要由經(jīng)辦人填寫《印章使用審批單》（附表2），并經(jīng)指定的審批負責人進行審核。 公司印章原則不允許攜帶外出，如確系特殊需要須經(jīng)部門經(jīng)理提出書面借用申請，并經(jīng)總經(jīng)理批準簽字后方可借走，借用時須填寫《印章借用申請表》（見附表3），并必須兩人以上一起辦理借用手續(xù)，在借用登記表上簽字。八、 責任 印章使用責任人（簽字人）對印章負有經(jīng)濟、行政、法律責任。第四章 員工名片管理規(guī)定一、為加強名片的管理，特制定本規(guī)定。五、普通職員的名片不印手機號碼、電子郵箱等個人信息，如因工作需要須印手機號碼的必須經(jīng)總經(jīng)辦審核同意后方可制作。九、名片的使用：職員應本著節(jié)約成本的原則，有針對性地選擇對象使用名片，并須注意妥善保管，以防被他人冒充盜用。第五章 證照管理制度一、 公司證照由總經(jīng)辦指定專人統(tǒng)一管理。四、 證照使用必須填寫《證照使用申請單》。八、 證照復印件必須加蓋“再復印無效章”。三、 使用證明函必須填寫《證明函使用申請單》，經(jīng)部門經(jīng)理核準后方可。七、 證明函開出后，使用人應妥善保管。工作例會于每周一定期召開，由總經(jīng)理主持（總經(jīng)理不在可有副總經(jīng)理主持），會議由總經(jīng)辦召集。公司總經(jīng)辦領導至少應有一人出席，由總經(jīng)理召集、總經(jīng)理或副總經(jīng)理主持。部門經(jīng)理/主管主持。會后形成會議紀要，及時傳達會議精神。由會議主持人負責會議考勤工作。 消耗品：鉛筆、膠水、透明膠、大頭針、圖釘、回形針、筆記本、復寫紙、卷宗、標簽、告示貼、便條紙、信紙、橡皮、夾子、圓珠筆、釘書釘、等?！皞€人領用”系個人使用保管用品，如圓珠筆、簽字筆、直尺等。五、原則上，每人每月發(fā)放圓珠筆芯或簽字筆芯2支，便條紙及信紙各一本。七、行政部可向文具批發(fā)商采購，其必需品、采購不易或耗用量大者，應酌量存庫。對于重大責任者，除追究經(jīng)濟責任外，還將視情節(jié)給予相應的行政處罰，甚至追究法律責任。三、本公司的所有車輛統(tǒng)一由行政部(總經(jīng)辦)管理，并指派專職司機駕駛并負責保養(yǎng)。 部門經(jīng)理級以上人員因工作需要可申請用車。六、緊急用車程序： 緊急用車系指：緊急工作任務及重要客戶臨時需要等； 緊急用車可以不經(jīng)申請,但須及時通知行政部,且事后補辦用車工作申請單； 若公司車輛已全部外出,則用車人可按公司有關規(guī)定搭乘出租車輛,但原則上以四公里以內(nèi)乘公共汽車為準.七、借車規(guī)定為確保公司車輛的有效運用及延長車輛的使用壽命，維護公司財產(chǎn)，公司車輛可適當為公司客戶及相關業(yè)務往來單位和兄弟公司提供有償服務，視路程的遠近收取適當費用，集體由行政部安排用車。 借車時產(chǎn)生的一切費用（路橋費、油費、違章罰款、司機吃飯、住宿等費用）由借車方全部承擔。經(jīng)呈準的私人性事務用車，申請人應該負擔使用里程的油資及過路/橋費、停車費及專職司機的用餐補助等其它相關費用。 車輛的保養(yǎng)和維修原則上在公司指定廠家進行。如遇特殊情況需停放在外，駕駛?cè)藨獔蟾嫘姓?。肇事責任屬于公司駕駛的過失，其賠償款項由保險公司負擔，但若肇事賠償金額超過保險金額時，其超過金額公司保留對司機追索賠償損失的權(quán)利（公司負責70%，個人負責30%）（具體罰款報銷按財務規(guī)定）。違者按違規(guī)次數(shù)，分別給予警告、記過、解雇等處分。4． 考勤卡不得涂改或自行簽署，因公或其它原因不能打卡者，必須向人事部門說明，并領取“未打卡證明單”在2天內(nèi)由部門主管領導簽證后轉(zhuǎn)人事部門登記在考勤表上；涂改冒簽者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，視情節(jié)輕重分別給予警告、記過、解雇等處分。2． 每月累計遲到、早退30分鐘以內(nèi)，每分鐘扣款1元；累計遲到31分鐘至60分鐘者，每分鐘扣款2元；累計超過60分鐘者記大過；情節(jié)嚴重者給予解雇。2． 主管因公外出免填“公出單”，但應向上級主管告知，或向辦公室交代去處、聯(lián)絡方法，并于警衛(wèi)室登記，未趕回公司打卡時，則由人事部門依據(jù)警衛(wèi)室出入記錄給予簽證。否則，出差期限以外的滯留時間，按個人事假對待。3． 員工加班原則上以補鐘或補休進行補償，實在無法補鐘或補休的，再以加班工資補償。（二） 報批權(quán)限1． 文職級員工、主管請假1天以內(nèi)的，由部門經(jīng)理批準，1天以上的須呈副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準。遠途出差：出差必須在外住宿者。返回后三個工作日之內(nèi)完成報銷手續(xù)，并結(jié)清余款。第二節(jié) 補助標準一、出差不得報支加班費，但假日出差另計。四、市區(qū)內(nèi)差旅費按以下標準使用(詳見人力資源部相關規(guī)定)，按照公司報銷制度進行報銷。 乘坐汽車、輪船的按實際長途出差及搭乘長途汽車的均以實際票面價報銷：火車以硬座、硬臥價報銷，輪船按三等艙報銷。四、業(yè)務部門辦公電話成本與個人的工作業(yè)績直接掛鉤，若電話費與工作實（業(yè)績）不成比例，超出部分將會在工資中扣除。七、撥打長途電話，必須經(jīng)過部門主管同意簽字并在《長途電話清單》上登記；八、公司所有除工作需要以外的長途電話費一律由電話使用責任人承擔，由財務部在工資里扣除相應費用；九、除特殊情況外，公司不為員工購買通訊工具（手機、傳呼機和手機卡等），也不承擔因維修通訊工具所產(chǎn)生的費用。如無特殊原因在工作時間內(nèi)關閉通訊工具而影響到公司正常工作的，公司將視情節(jié)輕重予以處罰，嚴重的將取消其報銷資格。三、計算機管理員工作守則和指引 計算機管理人員應定時各部門計算機進行維護。*開通內(nèi)部郵箱的使用和上網(wǎng)權(quán)限。二、經(jīng)行政部采購的項目包括（不僅限于）下列采購項目：公用事業(yè)及電話服務。廣告、印刷服務。此類用品的采購需先申報管理信息部提出采購建議，由行政部按建議具體實施采購。無采購申請，行政部不能發(fā)出訂單，采購訂單發(fā)出前，不得支付任何采購預付款。收貨人員立即通知申請人取走貨物，申請人須在收貨單上簽字。第十五章 庫房管理辦法第一節(jié) 總則 為加強庫房管理，提高庫房管理質(zhì)量，特制定本辦法。采購員對物資的質(zhì)量負責。 對于不合格品，采購員要催促供方及時換貨。 物資入庫后，庫管員應及時編寫貨號，編制入庫檔案。 物資發(fā)放出庫時，必須嚴格檢查《領料單》和審批手續(xù)；物資發(fā)放后，應即時登記入帳，并整理有關憑證資料。 部門因特殊原因經(jīng)公司領導批準后可領取備用物品。 辦理退庫手續(xù)，應填寫《退料單》，并由部門經(jīng)理審核，再交庫管員。 物資的回收時間為：周一至周五（節(jié)假日除外）上午9：0011：40 下午16：0017：10 此時段外，原則上不進行物資回收。 對物資的盤點一般采用實地盤點法。 庫管員應隨時與采購部門溝通庫存情況，并定期向其遞交盤點報告。 搬運時要注意人員和物資的安全，避免人員傷亡和物資損壞。 做好消防工作，提高對消防安全工作的認識，落實各項消防措施。 應經(jīng)常檢查電線是否有破損現(xiàn)象。人員離開庫房時，必須關閉所有電源，鎖好所有門窗。1每日下班前，庫管人員做好庫房的安全控制工作。第十節(jié) 考勤制度 庫管員是必須嚴格按公司制度進行上、下班打卡制度。 若請假，需提前一天提出申請，經(jīng)批準后方可請假。三、相關權(quán)利和義務職員有權(quán)利和義務針對公司的經(jīng)營管理及其它各個方面，提出自己的意見和建議，發(fā)表自己的見解和觀點，不受部門、崗位、職級、業(yè)務等限制。五、建議方式與渠道建議方式有書面信函、電子郵件、內(nèi)部民主對話會或座談會口頭建議等三種，但均要形成書面檔；書面信函及電子郵件注明“建議書”字樣，職員可根據(jù)需要在信封上注明“保密”、“呈總經(jīng)理”字樣。六、建議的反饋機制行政人力資源部