【正文】 章管理登記表”。 工程建設(shè)中與相關(guān)單位的非正式函件往來工程建設(shè)維護中心該章暫用公司公章9客服中心印章216。 員工聘用、解聘等各類通知216。由被授權(quán)人在總經(jīng)辦簽字領(lǐng)取印章，指定專人保管。為保證公司的合法權(quán)益不受損害，杜絕失誤發(fā)生，特規(guī)定如下印章使用辦法。四、本制度附件包括：《機要檔案管理制度》。六、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，總經(jīng)辦一份。二、需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》（附表4），經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。五、《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳?。二、行政類檔案、財務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準(zhǔn)，跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn)，但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印，使用原件或調(diào)閱機要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。五、其余檔案半年移交一次，時間為每年的１月和７月。第八節(jié) 檔案移交一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。第七節(jié) 保管部門一、財務(wù)專項機要檔案由財務(wù)會計部負責(zé)保管。 在對外交往及合作中，需提供公司秘密的，則須經(jīng)總經(jīng)理或主管副總批準(zhǔn)。三、秘級檔及物品采取如下保密方式： 屬于公司秘密的文件、資料，依據(jù)“絕密”、“機密”、“秘密”標(biāo)明密級，并確定保密期限。第六節(jié) 保密措施一、責(zé)任人機制：主管領(lǐng)導(dǎo)、部門負責(zé)人、項目負責(zé)人、知悉或涉及秘密的職員均負有相應(yīng)的維護和管理秘密的主要責(zé)任，必須采取必要措施防止泄密。二、十五年保存：會計憑證；其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。秘密檔案包括：重要項目資料；項目合同協(xié)議。四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》（附表1）。其中，文件包括：規(guī)劃、計劃、技術(shù)資料、工程資料、財務(wù)資料、人事資料、會議紀(jì)要、項目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。四、總經(jīng)辦辦公時間安排：原則上總經(jīng)理辦公時間不得打擾（除總經(jīng)理特允外），對外處理公務(wù)時間規(guī)定為正常工作日的下午3：00——5：00；同時，各個部門必須指定專人與總經(jīng)辦聯(lián)絡(luò)溝通，需簽字單項呈總經(jīng)辦統(tǒng)一提報總經(jīng)理批閱并分發(fā)。機密文件：閱后應(yīng)立即保存在保險柜內(nèi)。二、發(fā)文程序如下：公司內(nèi)部發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理/主管核準(zhǔn)→副總經(jīng)理→總經(jīng)理→ 行政部統(tǒng)一編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案對外發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理/主管審核→副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準(zhǔn)→行政部統(tǒng)一編號→打印→蓋章（簽字）→發(fā)文→備案第七節(jié) 其他一、時限要求：特急：限４個工作時內(nèi)完成。五、嚴(yán)格按照時限要求完成。第五節(jié) 辦文一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。字體采用宋體，標(biāo)題為3號字或4號字、主內(nèi)容為4號字或5號字為標(biāo)準(zhǔn)。八、文件內(nèi)容要求事實清楚、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準(zhǔn)確。（公司其他部門均以“xxx發(fā)”的代號發(fā)文，以②、③代號發(fā)文，須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。冠以上述發(fā)文代號的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對全公司具有效力，對外發(fā)文應(yīng)代表公司的整體意志。 第三節(jié) 文件格式一、文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、密級、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報（送）單位（部門）等部份組成。七、函。向上級請求批示與批準(zhǔn)，用“請示”。轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)文件，批轉(zhuǎn)下級文件，要求下級辦理和需要共同執(zhí)行的事項，用“通知”。二、決定、決議。四、文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時、安全，嚴(yán)格按照規(guī)定的時限和要求完成。第一篇行政管理制度第一章 文件管理制度第一節(jié) 總則一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理，做好公司文件管理工作，使之規(guī)范化和制度化，特制定本制度。二、公司文件是傳達方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”。四、通報。向上級匯報工作、反映情況、提出建議，用“報告”。商洽工作、詢問問題、向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等，用“函”。二、文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要概括文件的主要內(nèi)容。發(fā)文一般應(yīng)該是對公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項的宣告，日常的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請示、報告、簡報等形式流轉(zhuǎn)。）五、文件必須蓋章或簽字。九、發(fā)文單位必須注明全稱。十二、文件紙一般使用A4型。二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排，包括文件的分送、傳遞和催辦。六、文件傳遞必須保證安全，完善簽收手續(xù)，防止文件遺失。急：限８個工作時內(nèi)完成。秘密文件：閱后立即保存在文件柜內(nèi)。第二章 檔案管理制度檔案是全面反映公司經(jīng)營管理各項活動的歷史記錄，是實現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。第二節(jié) 檔案分類及編號一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為六大類：行政類財務(wù)類人事類業(yè)務(wù)類工程類拓展類二、機要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機密、秘密。第三節(jié) 機要檔案一、機要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。第四節(jié) 檔案裝訂一、以左方裝訂為原則，右上角標(biāo)明檔案號。(其它財務(wù)檔案的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)三、五年保存：期滿或解除的合同協(xié)議；完結(jié)后的項目方案；其他經(jīng)核定須保存五年的文書。誰負責(zé)管理的秘密發(fā)生事故，則就追究誰的主要及連帶責(zé)任。保密期限屆滿，則自行解密。 職員私人交往及對外通信中，不得泄露公司秘密，禁止在公共場所談?wù)摴久孛?，不?zhǔn)通過其它方式傳遞公司秘密。二、人事專項機要檔案由人力資源部負責(zé)保管。二、公司章程，股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要、決議，應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》（附表2）。（保密性檔案的范圍見《機要檔案管理制度》）。六、檔案借閱時間最長不超過8個工作時。三、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；機要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀；其余檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。第十一節(jié) 其他一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號。二、印章刻制按公司業(yè)務(wù)需要由部門提出申請，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由總經(jīng)辦統(tǒng)一辦理。 各部門在使用印章時應(yīng)嚴(yán)格遵守印章授權(quán)使用范圍、期限等規(guī)定。 工資發(fā)放,調(diào)整通知216。 用戶通知、告示216。七、 印章的使用 每枚印章使用前要由經(jīng)辦人填寫《印章使用審批單》（附表2），并經(jīng)指定的審批負責(zé)人進行審核。 公司印章原則不允許攜帶外出，如確系特殊需要須經(jīng)部門經(jīng)理提出書面借用申請，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后方可借走，借用時須填寫《印章借用申請表》（見附表3），并必須兩人以上一起辦理借用手續(xù)，在借用登記表上簽字。八、 責(zé)任 印章使用責(zé)任人（簽字人）對印章負有經(jīng)濟、行政、法律責(zé)任。第四章 員工名片管理規(guī)定一、為加強名片的管理，特制定本規(guī)定。五、普通職員的名片不印手機號碼、電子郵箱等個人信息，如因工作需要須印手機號碼的必須經(jīng)總經(jīng)辦審核同意后方可制作。九、名片的使用：職員應(yīng)本著節(jié)約成本的原則，有針對性地選擇對象使用名片，并須注意妥善保管，以防被他人冒充盜用。第五章 證照管理制度一、 公司證照由總經(jīng)辦指定專人統(tǒng)一管理。四、 證照使用必須填寫《證照使用申請單》。八、 證照復(fù)印件必須加蓋“再復(fù)印無效章”。三、 使用證明函必須填寫《證明函使用申請單》，經(jīng)部門經(jīng)理核準(zhǔn)后方可。七、 證明函開出后，使用人應(yīng)妥善保管。工作例會于每周一定期召開，由總經(jīng)理主持（總經(jīng)理不在可有副總經(jīng)理主持），會議由總經(jīng)辦召集。公司總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)至少應(yīng)有一人出席，由總經(jīng)理召集、總經(jīng)理或副總經(jīng)理主持。部門經(jīng)理/主管主持。會后形成會議紀(jì)要，及時傳達會議精神。由會議主持人負責(zé)會議考勤工作。 消耗品：鉛筆、膠水、透明膠、大頭針、圖釘、回形針、筆記本、復(fù)寫紙、卷宗、標(biāo)簽、告示貼、便條紙、信紙、橡皮、夾子、圓珠筆、釘書釘、等?！皞€人領(lǐng)用”系個人使用保管用品，如圓珠筆、簽字筆、直尺等。五、原則上，每人每月發(fā)放圓珠筆芯或簽字筆芯2支，便條紙及信紙各一本。七、行政部可向文具批發(fā)商采購，其必需品、采購不易或耗用量大者，應(yīng)酌量存庫。對于重大責(zé)任者，除追究經(jīng)濟責(zé)任外，還將視情節(jié)給予相應(yīng)的行政處罰，甚至追究法律責(zé)任。三、本公司的所有車輛統(tǒng)一由行政部(總經(jīng)辦)管理，并指派專職司機駕駛并負責(zé)保養(yǎng)。 部門經(jīng)理級以上人員因工作需要可申請用車。六、緊急用車程序： 緊急用車系指：緊急工作任務(wù)及重要客戶臨時需要等； 緊急用車可以不經(jīng)申請,但須及時通知行政部,且事后補辦用車工作申請單； 若公司車輛已全部外出,則用車人可按公司有關(guān)規(guī)定搭乘出租車輛,但原則上以四公里以內(nèi)乘公共汽車為準(zhǔn).七、借車規(guī)定為確保公司車輛的有效運用及延長車輛的使用壽命，維護公司財產(chǎn)，公司車輛可適當(dāng)為公司客戶及相關(guān)業(yè)務(wù)往來單位和兄弟公司提供有償服務(wù)，視路程的遠近收取適當(dāng)費用，集體由行政部安排用車。 借車時產(chǎn)生的一切費用（路橋費、油費、違章罰款、司機吃飯、住宿等費用）由借車方全部承擔(dān)。經(jīng)呈準(zhǔn)的私人性事務(wù)用車，申請人應(yīng)該負擔(dān)使用里程的油資及過路/橋費、停車費及專職司機的用餐補助等其它相關(guān)費用。 車輛的保養(yǎng)和維修原則上在公司指定廠家進行。如遇特殊情況需停放在外，駕駛?cè)藨?yīng)報告行政部。肇事責(zé)任屬于公司駕駛的過失，其賠償款項由保險公司負擔(dān)，但若肇事賠償金額超過保險金額時，其超過金額公司保留對司機追索賠償損失的權(quán)利（公司負責(zé)70%，個人負責(zé)30%）（具體罰款報銷按財務(wù)規(guī)定）。違者按違規(guī)次數(shù)，分別給予警告、記過、解雇等處分。4． 考勤卡不得涂改或自行簽署，因公或其它原因不能打卡者，必須向人事部門說明，并領(lǐng)取“未打卡證明單”在2天內(nèi)由部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽證后轉(zhuǎn)人事部門登記在考勤表上；涂改冒簽者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，視情節(jié)輕重分別給予警告、記過、解雇等處分。2． 每月累計遲到、早退30分鐘以內(nèi)，每分鐘扣款1元；累計遲到31分鐘至60分鐘者，每分鐘扣款2元；累計超過60分鐘者記大過；情節(jié)嚴(yán)重者給予解雇。2． 主管因公外出免填“公出單”，但應(yīng)向上級主管告知，或向辦公室交代去處、聯(lián)絡(luò)方法，并于警衛(wèi)室登記，未趕回公司打卡時，則由人事部門依據(jù)警衛(wèi)室出入記錄給予簽證。否則，出差期限以外的滯留時間，按個人事假對待。3． 員工加班原則上以補鐘或補休進行補償，實在無法補鐘或補休的，再以加班工資補償。（二） 報批權(quán)限1． 文職級員工、主管請假1天以內(nèi)的，由部門經(jīng)理批準(zhǔn)，1天以上的須呈副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)。遠途出差：出差必須在外住宿者。返回后三個工作日之內(nèi)完成報銷手續(xù)，并結(jié)清余款。第二節(jié) 補助標(biāo)準(zhǔn)一、出差不得報支加班費，但假日出差另計。四、市區(qū)內(nèi)差旅費按以下標(biāo)準(zhǔn)使用(詳見人力資源部相關(guān)規(guī)定)，按照公司報銷制度進行報銷。 乘坐汽車、輪船的按實際長途出差及搭乘長途汽車的均以實際票面價報銷：火車以硬座、硬臥價報銷，輪船按三等艙報銷。四、業(yè)務(wù)部門辦公電話成本與個人的工作業(yè)績直接掛鉤，若電話費與工作實（業(yè)績）不成比例，超出部分將會在工資中扣除。七、撥打長途電話，必須經(jīng)過部門主管同意簽字并在《長途電話清單》上登記；八、公司所有除工作需要以外的長途電話費一律由電話使用責(zé)任人承擔(dān)，由財務(wù)部在工資里扣除相應(yīng)費用；九、除特殊情況外，公司不為員工購買通訊工具（手機、傳呼機和手機卡等），也不承擔(dān)因維修通訊工具所產(chǎn)生的費用。如無特殊原因在工作時間內(nèi)關(guān)閉通訊工具而影響到公司正常工作的，公司將視情節(jié)輕重予以處罰，嚴(yán)重的將取消其報銷資格。三、計算機管理員工作守則和指引 計算機管理人員應(yīng)定時各部門計算機進行維護。*開通內(nèi)部郵箱的使用和上網(wǎng)權(quán)限。二、經(jīng)行政部采購的項目包括（不僅限于）下列采購項目：公用事業(yè)及電話服務(wù)。廣告、印刷服務(wù)。此類用品的采購需先申報管理信息部提出采購建議，由行政部按建議具體實施采購。無采購申請，行政部不能發(fā)出訂單，采購訂單發(fā)出前，不得支付任何采購預(yù)付款。收貨人員立即通知申請人取走貨物，申請人須在收貨單上簽字。第十五章 庫房管理辦法第一節(jié) 總則 為加強庫房管理，提高庫房管理質(zhì)量，特制定本辦法。采購員對物資的質(zhì)量負責(zé)。 對于不合格品，采購員要催促供方及時換貨。 物資入庫后，庫管員應(yīng)及時編寫貨號，編制入庫檔案。 物資發(fā)放出庫時，必須嚴(yán)格檢查《領(lǐng)料單》和審批手續(xù)；物資發(fā)放后，應(yīng)即時登記入帳，并整理有關(guān)憑證資料。 部門因特殊原因經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可領(lǐng)取備用物品。 辦理退庫手續(xù)，應(yīng)填寫《退料單》，并由部門經(jīng)理審核，再交庫管員。 物資的回收時間為：周一至周五（節(jié)假日除外）上午9：0011：40 下午16：0017：10 此時段外，原則上不進行物資回收。 對物資的盤點一般采用實地盤點法。 庫管員應(yīng)隨時與采購部門溝通庫存情況，并定期向其遞交盤點報告。 搬運時要注意人員和物資的安全，避免人員傷亡和物資損壞。 做好消防工作，提高對消防安全工作的認識，落實各項消防措施。 應(yīng)經(jīng)常檢查電線是否有破損現(xiàn)象。人員離開庫房時，必須關(guān)閉所有電源，鎖好所有門窗。1每日下班前，庫管人員做好庫房的安全控制工作。第十節(jié) 考勤制度 庫管員是必須嚴(yán)格按公司制度進行上、下班打卡制度。 若請假，需提前一天提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可請假。三、相關(guān)權(quán)利和義務(wù)職員有權(quán)利和義務(wù)針對公司的經(jīng)營管理及其它各個方面，提出自己的意見和建議，發(fā)表自己的見解和觀點，不受部門、崗位、職級、業(yè)務(wù)等限制。五、建議方式與渠道建議方式有書面信函、電子郵件、內(nèi)部民主對話會或座談會口頭建議等三種，但均要形成書面檔；書面信函及電子郵件注明“建議書”字樣，職員可根據(jù)需要在信封上注明“保密”、“呈總經(jīng)理”字樣。六、建議的反饋機制行政人力資源部