委托項目的管理-wenkub
2023-05-03 04:36:14 本頁面
【正文】 況是，所有咨詢師能從已經(jīng)圓滿完成的任務(wù)直接進入新的項目，而不損失一個工作日。其監(jiān)管職責(zé)包括：定期拜訪所轄客戶任務(wù)的執(zhí)行咨詢師們；任務(wù)進度的控制和評價；為執(zhí)行咨詢師提供技術(shù)指導(dǎo)和支持；要提交給客戶的重要報告和方案的審閱；在任務(wù)進度和相互承諾方面與客戶聯(lián)系。他（或她）是一線管理者，必須被咨詢機構(gòu)的高級管理層和小組成員雙方所認可。通常，在咨詢公司中往往有一批富有經(jīng)驗和成就的資深員工有資格擔(dān)任這類關(guān)鍵職位。在作出這些選擇時，咨詢機構(gòu)不僅要受其既往慣例的引導(dǎo)，而且還要被對新任務(wù)情況作出的評估所左右。是否需要通知和（或）讓客戶公司的最高管理層參與；標(biāo)準(zhǔn)和特殊管理程序的應(yīng)用；甚至象在什么地方處理資料和準(zhǔn)備報告，或者由誰來安排任務(wù)期間咨詢師的交通等這類問題，都應(yīng)該弄清楚。它會使客戶避之不及。關(guān)于公司戰(zhàn)略、質(zhì)量保證、員工培養(yǎng)或產(chǎn)品更新，無論作出任何選擇以及采用什么原則，這樣一些決策都必須轉(zhuǎn)換成適用于個別客戶任務(wù)的執(zhí)行安排和介入方法。如果不是如此，宏偉的藍圖就只能留在管理合伙人的辦公室里，與客戶的工作也就只能象從前一樣繼續(xù)進行了。項目及其管理要求的確定任務(wù)（其他的替代術(shù)語為：約定、項目、案例等）的范圍一般在給客戶的方案和合同書中予以確定。然而，更重要的是那些與客戶問題相關(guān)的技術(shù)和人員問題以及咨詢師所要采取的方法。需要任何一個專職的小組領(lǐng)導(dǎo)；檢驗或試行新方法和新工藝的機會及這樣做的需要；雖然兩項任務(wù)之間會有一些相似之處，但沒有哪兩項任務(wù)是完全相同的，因為人文環(huán)境和其他的條件都是唯一的。其職責(zé)常常包括新任務(wù)的談判和準(zhǔn)備談判任務(wù)的高級咨詢師要做客戶組織的初步調(diào)研，協(xié)調(diào)提交給客戶的方案建議書的起草工作，然后擔(dān)任主管任務(wù)的執(zhí)行。這是一個十分重要的原則，因為小組往往是由具有不同背景和專業(yè)側(cè)重面的咨詢師們所組成。建立明確順暢的與客戶的工作關(guān)系總是不可或缺的，換句話說，在一些事情上應(yīng)與執(zhí)行咨詢師，或與參與任務(wù)控制的監(jiān)管人討論并達成一致。與客戶就任務(wù)開始日期及進度進行的談判就為了使這點成為可能。顯然，選擇的專業(yè)人員要根據(jù)咨詢公司的規(guī)模而有所不同。第二，是性格因素。客戶和咨詢師也不一定事事相同。咨詢師在個人偏好方面的一致性也并不比其它人更高。執(zhí)行咨詢師們對某些小組領(lǐng)導(dǎo)的偏愛亦不應(yīng)被忽略。各種情況都會影響任務(wù)的開始和實施的時間調(diào)度?？蛻魰J可任務(wù)提前開始嗎？能否指定小組領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任其他的工作？他（或她）是否應(yīng)該繼續(xù)等待？這樣做什么時候應(yīng)該，什么時候不應(yīng)該？如果他（或她）不得不等待，客戶將會做什么？經(jīng)常發(fā)生的情況是眼前的任務(wù)應(yīng)該已經(jīng)結(jié)束，但需要比原計劃更多的時間才能完成，這就會有推遲早已答應(yīng)其他客戶工作的風(fēng)險。最后一點，任務(wù)和個人工作安排都應(yīng)遵循的黃金法則是：決不讓任一咨詢師空閑無事！如果任務(wù)之間的時間差不能避免，也一定要有其他的事等待咨詢師去關(guān)注。它具體說明這些業(yè)務(wù)活動的開始和終結(jié)的時點，時間表上每個周期（咨詢師周或咨詢師日）的工作量，提交報告（中期和最終的）及任務(wù)進度控制的時間點。短期任務(wù)顯然必須規(guī)劃得非常詳細，使之能按時完成。長期任務(wù)也容易讓人忘記最終的目標(biāo)，尤其是因為執(zhí)行小組已被公認為任務(wù)的組成部分時。在任務(wù)規(guī)劃中列入客戶的投入和活動，用一種方法對客戶和咨詢師的投入進行分別的控制，這是一種有效的方法。項目的準(zhǔn)備 聯(lián)絡(luò)員客戶通常會指定一個或幾個職員與咨詢師保持密切的和連續(xù)的聯(lián)系。在某些任務(wù)中，咨詢師們還培訓(xùn)這些聯(lián)絡(luò)員，使他們在任務(wù)完成后仍能繼續(xù)和發(fā)展工作?？蛻魡T工，可能還包括聯(lián)絡(luò)員，都會需要某種技術(shù)的初步訓(xùn)練。辦公條件在任務(wù)開始時，咨詢小組不應(yīng)該在找辦公室上花費氣力。一般說，把會議室作為咨詢師的辦公室是不適宜的。在介紹會上，任務(wù)組要接收從任務(wù)初步調(diào)研中積累的文檔。合伙人和其他資深人員必須利用這個機會同執(zhí)行小組探討對已定任務(wù)最適宜的方法是什么和該采用什么技術(shù)?？蛻舻挠^點和需要仍然與前面提到的任務(wù)說明及合同條款相一致；客戶所不熟悉的小組成員要用適當(dāng)?shù)姆绞浇榻B給客戶的經(jīng)理們和其他雇員。項目小組應(yīng)當(dāng)仔細記錄名字。這僅僅是耐心傾聽的做法的開始。商定其監(jiān)管人下一次視察的日期，并把他（或她）自己的此期間的工作安排的副本交給執(zhí)行小組。創(chuàng)造一個良好的開端比一開始具體做的第一件事更重要。項目的實施 咨詢業(yè)務(wù)要求在執(zhí)行性決策和控制方面有相當(dāng)程度的分散性。執(zhí)行咨詢師的自我約束和自我控制執(zhí)行咨詢師們的自我約束和自我管理是任務(wù)控制過程中不可或缺的要素。決定怎樣將行為準(zhǔn)則和不成文的職業(yè)規(guī)則運用于客戶機構(gòu)的條件下，這首先是他們自己的判斷力的問題，從這個角度來看，每個組織都會有他們自己的行為模式、習(xí)慣、傳統(tǒng)和缺陷。這是任務(wù)自始至終全部活動的主要記錄。時間安排。咨詢師的住處可能距客戶的辦公地點很遠，他（或她）可能偶而需要在工作日旅行。咨詢師上夜班常常很說明問題，工人和領(lǐng)班會熱情地歡迎咨詢師，并對有人關(guān)心他們的問題而深懷感激。咨詢師會遭受挫折，對此必須保持耐心和良好的心情。在這里很可能有人會設(shè)法利用咨詢師玩弄內(nèi)部政治斗爭，或者使他陷入陰謀。有時客戶會安排他的員工可以在當(dāng)?shù)厣痰暌哉劭蹆r購買物品，或者允許他們按低于市場價來購買本公司的產(chǎn)品。接受一份臨別記念品多半沒有危險，它不過是對滿意的任務(wù)表達一下惜別之情而已，但在其他任務(wù)時候，需要斟酌決定是否以及怎樣接受禮物。監(jiān)管人要與執(zhí)行咨詢師和客戶一道會見或分別交談，以了解互相相處得怎樣以及任務(wù)的時展情況。任務(wù)不斷有新的進展、且處于控制之下；向客戶通報真實進展的全部機會都利用了；監(jiān)管人要與客戶一道核查：他（或她）對任務(wù)的總體進展，執(zhí)行小組所作的貢獻及咨詢師與客戶員工之間的關(guān)系發(fā)展是否滿意；他（或她）對任務(wù)承諾的義務(wù)和投入是否都已完成。有些時候，特別是在任務(wù)的早期，所做的工作還顯示不出明顯的結(jié)果。防備或有所保留的態(tài)度以及不愿談話；無論用公開的還是間接的適當(dāng)?shù)男问?，要對這些進行反駁。額外增加咨詢師并不能按比例來減少時間通常四個咨詢師每人所需要的時間要比一個咨詢師所需要時間的四分之一更多些。一種贏得時間的方法是派遣年輕的或正在受訓(xùn)的咨詢師參加那些與他們個人發(fā)展的特殊階段相適應(yīng)的任務(wù)。他（或她）可能同時管五項或更多項任務(wù)，決不能在分別造訪好幾個不同的項目之后，依賴對一次監(jiān)督性隨訪的記憶來撰寫報告。雖然咨詢機構(gòu)可能會有一份業(yè)務(wù)通訊，會舉行地區(qū)性的職員會議和每人都參加的全機構(gòu)的年會，但咨詢師仍可能在大部分時間里感到被蒙在鼓里。咨詢師所能懷有的最壞的感覺，就是只要他能創(chuàng)收，咨詢
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