【正文】 9．完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它臨時(shí)性工作。5． 廣泛收集與本公司有關(guān)的各類產(chǎn)品信息（包括收集各類材料供應(yīng)商、辦公用品、電腦耗材廠商價(jià)格表等），及時(shí)提供給工程部、設(shè)計(jì)部及有關(guān)的使用部門參考。2． 嚴(yán)格執(zhí)行貨物驗(yàn)收入庫制度，確保貨物的品種、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量與請(qǐng)購要求相符，與發(fā)票內(nèi)容相符。六、注意事項(xiàng)1． 在工作中要謙虛謹(jǐn)慎，勤備踏實(shí)。1 負(fù)責(zé)維護(hù)電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等文印設(shè)備，保管保修卡、驅(qū)動(dòng)程序等資料，發(fā)現(xiàn)故障，及時(shí)通知維修人員或供貨商修復(fù)，確保設(shè)備正常使用。履行領(lǐng)用簽字登記手續(xù)。 負(fù)責(zé)文件、資料的打印、復(fù)印、登記、發(fā)放、裝訂，做到規(guī)范、準(zhǔn)確、及時(shí)。 負(fù)責(zé)接轉(zhuǎn)電話，做好電話記錄。2． 在對(duì)外關(guān)系中要處處注意維護(hù)公司的聲譽(yù)和形象，在涉外活動(dòng)中要嚴(yán)格遵守涉外紀(jì)律，維護(hù)國(guó)家的尊嚴(yán)。5． 對(duì)印章、介紹信管理不嚴(yán)或使用不當(dāng)而造成的不良后果負(fù)責(zé)。五、職責(zé)規(guī)定1． 對(duì)得知公司出現(xiàn)重大異常情況后未及時(shí)向總經(jīng)理反映，以致造成重大損失負(fù)責(zé)。7． 對(duì)各部門以總經(jīng)理辦公室名義起草的文件有審核和校正權(quán)。3． 有權(quán)催促各部門按要求完成公司下達(dá)的工作任務(wù)。21． 負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)政府有關(guān)部門和社區(qū)有關(guān)方面的關(guān)系，搞好對(duì)外合作，并根據(jù)總經(jīng)理的要求參與有關(guān)的社會(huì)活動(dòng)。辦理經(jīng)批準(zhǔn)的公司員工的暫住證、保險(xiǎn)福利。14． 組織做好函電收發(fā)、書籍報(bào)刊征訂與保管工作。10． 指導(dǎo)和督導(dǎo)辦公室有關(guān)人員做好公司文件及重要檔案資料的編號(hào)、打印、收發(fā)、整理、登記、歸檔和保管工作。6． 負(fù)責(zé)安排、督導(dǎo)辦公室各職能主管的工作，確保辦公室各項(xiàng)功能的有效發(fā)揮。2． 管理行政部人員編制。 武漢多維浩裝飾工程有限公司行政部管理制度匯編二OO九年十二月目 錄第一章 職位說明書………………………………………… 第3頁行政部經(jīng)理………………………………………… 第4頁行政部文員………………………………………… 第7頁行政部采購………………………………………… 第8頁行政部司機(jī)………………………………………… 第9頁第二章 管理規(guī)定 ………………………………………… 第10頁考勤管理制度…………………………………………第11頁會(huì)議管理制度…………………………………………第14頁辦公室規(guī)范管理制度…………………………………第17頁印章管理制度…………………………………………第19頁合同管理制度…………………………………………第20頁書籍管理辦法…………………………………………第23頁電話及傳真管理制度…………………………………第24頁物資采購管理制度……………………………………第25頁物資入庫及庫存管理制度……………………………第27頁物品領(lǐng)用管理制度……………………………………第28頁司機(jī)行車及工作管理制度……………………………第30頁車輛肇事管理辦法……………………………………第32頁清潔衛(wèi)生管理制度……………………………………第34頁獎(jiǎng)懲制度………………………………………………第35頁檔案保密制度…………………………………………第28頁行政部管理制度匯編 第一章 職位說明書第一章 職位說明書行政部經(jīng)理一、基本資料職位名稱行政部經(jīng)理 定員人數(shù)1人直屬上司總經(jīng)理直接下屬行政部員工二、工作概要處理公司的行政事務(wù)和對(duì)外聯(lián)絡(luò)事務(wù)，充分發(fā)揮行政部的協(xié)調(diào)、服務(wù)和管理功能。3． 負(fù)責(zé)制訂公司的行政規(guī)章，經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后督促各部門貫徹執(zhí)行，并注意收集執(zhí)行情況，從公司的實(shí)際出發(fā)，不斷完善公司的規(guī)章制度。7． 負(fù)責(zé)審批各部門采購計(jì)劃，組織安排人中同按計(jì)劃實(shí)施物資采購。11． 按照總經(jīng)理的指示搞好專項(xiàng)調(diào)查研究，擬寫調(diào)查報(bào)告，為總經(jīng)理提供決策依據(jù)。15． 負(fù)責(zé)對(duì)外合同的審核蓋章及對(duì)外事務(wù)協(xié)調(diào)，審查公司內(nèi)部文件、記錄及內(nèi)刊。 18． 管理公司員工及住房，管理環(huán)境衛(wèi)生，負(fù)責(zé)公司防火、防盜及交通等安全管理工作。22．認(rèn)真完成總經(jīng)理交辦的其它工作。4． 有權(quán)催促各部門及時(shí)做好文件與資料的立卷、歸檔工作。8． 對(duì)不符合規(guī)定，或質(zhì)量不高、效果不大的文件、資料，有權(quán)拒絕打印發(fā)放。2． 對(duì)總經(jīng)理辦公室行文的差錯(cuò)，收集與整理資料失實(shí)而造成的后果負(fù)責(zé)。6． 對(duì)下屬工作質(zhì)量造成的不良影響負(fù)責(zé)。3．不斷提高自己的思維判斷、組織協(xié)調(diào)、語言文字和應(yīng)變處理等方面的能力。 負(fù)責(zé)公司書籍、電子文件、報(bào)刊的整理、收集、分類、編號(hào)、保管工作。 負(fù)責(zé)請(qǐng)假及加班申報(bào)單的保管、匯總、造表。 保管、登記和按規(guī)定發(fā)放公司辦公文具與器材。1 負(fù)責(zé)監(jiān)督打卡和匯總考勤。要堅(jiān)持原則，秉公辦事，遵守紀(jì)律，嚴(yán)守公司機(jī)密。3． 嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)報(bào)銷制度。6． 堅(jiān)持“貨比三家”和“質(zhì)優(yōu)價(jià)廉”的原則，既保證質(zhì)量又節(jié)省支出。六、注意事項(xiàng)1． 工作要認(rèn)真細(xì)致，要有為各部門服務(wù)、做好后勤保障的精神。三、崗位職責(zé) 保證公司業(yè)務(wù)部門用車的及時(shí)出行與安全。 對(duì)自己所開車輛的各種證件的有效性應(yīng)經(jīng)常檢查，出車時(shí)一定保證證件齊全。 負(fù)責(zé)使用車輛的保管及日常清洗、維護(hù)、保養(yǎng)工作。本公司員工在車內(nèi)吸煙時(shí)，應(yīng)有禮貌地制止；公司外的客戶在車內(nèi)吸煙時(shí)，應(yīng)婉轉(zhuǎn)告知本公司陪同人，但不能直接制止。6． 妥善保管車輛資料。午餐時(shí)間：11:45—12:45。第三條 員工考勤包括遲到、早退、事假、病假、曠工。下班提前1小時(shí)以上離開、經(jīng)分部經(jīng)理批準(zhǔn)的，按事假計(jì)；未請(qǐng)假者計(jì)曠工。事假：一天以內(nèi)需提前請(qǐng)假，填寫請(qǐng)假單，經(jīng)部門經(jīng)理或分部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可休假，報(bào)人力資源部備案；特殊情況不能提前請(qǐng)假的，需在上班后半小時(shí)內(nèi)向分部經(jīng)理請(qǐng)假，并在上班后補(bǔ)辦請(qǐng)假單；事假兩天或以上者，需提前由本人填寫請(qǐng)假單，分部經(jīng)理簽署意見報(bào)公司人力資源部批準(zhǔn)后方可按事假處理；未按上規(guī)定辦理的，均按曠工處理；年度內(nèi)累積事假超過15天的，本年度若再休事假按雙倍扣發(fā)工資；年度內(nèi)累積休假超過30天的，予以辭退。4．自動(dòng)離職：自動(dòng)離職的，視同放棄所有未結(jié)款項(xiàng)。7．喪假員工真系親屬（指配偶、子女、父母、配偶之父母、兄弟、姐妹）去世，可申請(qǐng)三天有薪慰唁假。10．加班 ① 公司不提倡加班，因工作應(yīng)急需加班者，須提前通知行政部，并填寫《加班記錄》，設(shè)計(jì)師征得分部經(jīng)理同意后方可加班。會(huì)議管理制度會(huì)議是公司議事、決策的主要方式，是保證企業(yè)正常運(yùn)行的必要手段。第一條 會(huì)議構(gòu)成 公司會(huì)議由董事會(huì)會(huì)議、公司例會(huì)、專業(yè)會(huì)議、部門會(huì)議（設(shè)計(jì)師會(huì)議）及其它會(huì)議構(gòu)成。② 研究、分析公司在近期在經(jīng)營(yíng)發(fā)展中出現(xiàn)的重大情況和重要問題，并制定解決措施與方案。 公司例會(huì)：每周召開一次，每周一下午4點(diǎn)舉行，由總經(jīng)理主持，參加人員為公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理和部門經(jīng)理、店面經(jīng)理、主管及其它管理人員。④由總經(jīng)理對(duì)本周各部門的工作進(jìn)行講評(píng)，提出下周工作的要點(diǎn)，進(jìn)行布置和安排。由部門負(fù)責(zé)人或具體分管的副總經(jīng)理主持。（如某重點(diǎn)客戶設(shè)計(jì)方案到何進(jìn)度、某合同履行進(jìn)展到何步驟等）。時(shí)間：每周五上午9:30舉行，主持人為分部經(jīng)理。② 由公司有關(guān)部門介紹本部門工作職責(zé)、工作流程及與各分部交叉的工作及最近工作情況。⑤ 聽取設(shè)計(jì)師對(duì)公司工作的意見和建議，并給予相應(yīng)答復(fù)。 會(huì)議進(jìn)行時(shí)，會(huì)議主持人首先宣講會(huì)議議程，引導(dǎo)參會(huì)人員按要求發(fā)言。董事會(huì)會(huì)議、公司例會(huì)由總經(jīng)理助理整理記錄，部門（班組）會(huì)議由部門負(fù)責(zé)人指定人員記錄，專業(yè)會(huì)議由參會(huì)部門整理記錄，《會(huì)議紀(jì)要》或《會(huì)議記錄》發(fā)放后，報(bào)行政部備案一份。但會(huì)上一旦形成決議，無論個(gè)人同意與否，都應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。7． 會(huì)議期間，與會(huì)人員關(guān)閉手機(jī)或呼機(jī)，確因急事需會(huì)議期間聯(lián)絡(luò)，應(yīng)將手機(jī)或呼機(jī)設(shè)置于靜音狀態(tài)，接聽手機(jī)時(shí)應(yīng)自覺離開會(huì)議室，以免影響會(huì)議進(jìn)程。第五條 此規(guī)定自二OO九年十二月一日起執(zhí)行，解釋權(quán)歸行政部。 頭發(fā)干凈，梳理整齊，男員工頭發(fā)不過耳，不得留胡子；女員工頭發(fā)整潔，整披肩或捆扎起，不得做奇異發(fā)型。第二條 辦公室規(guī)范 辦公桌：桌面除電腦、打印機(jī)、鼠標(biāo)、口杯、電話、文具、必備資料紙張外，不允許放其他物品。 報(bào)刊：必須放上報(bào)架，或閱畢后放入辦公桌內(nèi)； 飲水機(jī)：放指定地點(diǎn)，不得隨意移動(dòng)。第四條 行為規(guī)范 堅(jiān)守工作崗位，不能串崗、脫崗； 上班時(shí)間不能看報(bào)紙、玩游戲、吃零食或做與工作無關(guān)的事情； 為保持地毯干凈，不在辦公室就餐。 吸煙請(qǐng)?jiān)谖鼰焻^(qū)，不得在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙。 嚴(yán)守考勤制度，不得代人簽到、簽退。第五條 自制度自二OO九年十二月一日起執(zhí)行，解釋權(quán)歸行政部。第二條 印章使用范圍： 公司章：以公司名義向公司向外發(fā)出的公函、文件、資料及介紹信用章。 合同專用章：以公司名義簽訂的協(xié)議、合同和有關(guān)會(huì)議紀(jì)要等。 以公司名義對(duì)國(guó)家機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司核發(fā)的證明文件，及各類規(guī)章典范的核決等由總經(jīng)理署名，蓋總經(jīng)理職銜章。印章遺失時(shí)除立即向上級(jí)報(bào)備外，應(yīng)依法公告作廢。本制度自二OO九年十二月一日起執(zhí)行。3． 公司與員工簽訂的勞動(dòng)合同。合同文字除標(biāo)準(zhǔn)用二號(hào)黑體外，其余文字內(nèi)容統(tǒng)一用小二號(hào)宋體。17． 當(dāng)事人協(xié)商一致的修改、補(bǔ)充合同的文書、電報(bào)、電傳、圖表等是合同的組成部分。2．合同對(duì)方當(dāng)事人履約能力或資信狀況有瑕疵的，不應(yīng)與其簽訂合同；必須簽訂合同時(shí)，應(yīng)要求其提供合法、真實(shí)、有效的擔(dān)保。審查內(nèi)容包括：① 無損本公司商譽(yù)、商業(yè)秘密及其他利益。⑤ 價(jià)款、酬金的確定正確合理、合法；資金結(jié)算、酬金支付方式明確、具體、合法。2． 凡有國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)示范文本的，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先適用。2． 與合作單位簽定的材料采購、合作合同，合同當(dāng)事人簽定后，交行政部統(tǒng)一分類登記編號(hào)，行政部登記后，交財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)統(tǒng)一保管。第九條 本制度自二OO九年十二月一日起執(zhí)行。② 行政部經(jīng)理審核，簽字同意后，部門經(jīng)理方可購買。② 行政部書籍管理員根據(jù)收銀條金額，清點(diǎn)實(shí)際購買數(shù)量，填寫《入庫單》，并輸入電腦備份，將《入庫單》返回購買人。② 非公司員工借閱，除履行上述手續(xù)外，還必須打借條，并征得行政部經(jīng)理簽字同意