【正文】 分，會議的主要精神、會議議定的事項、會議上達成的共識、會議對與會單位布置的工作和提出的要求、會議上各種主要觀點及爭鳴情況等等，都在這一部分予以表達。（四）寫法：(1)機關名稱＋會議名稱＋文種；(2)會議名稱＋文種；(3)雙標題。（五）注意事項（1）要一函一事，切忌一函數(shù)事； （2）要體現(xiàn)平等坦誠精神，文字懇切得體、簡潔樸實，用語謙和有禮切不可盛氣凌人。（2）主體　發(fā)函要寫清商洽、詢問、告知、請準的主要事項；復函則要針對來函內容，做出具體的、明確的答復。十四、函（一）適用范圍適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。（四）寫法：提出議案的的機關名稱+審議事項+文種。 （五）注意事項，表達準確，措詞嚴謹；。”必要時，可標引文件名、文件編號和條款序號。 批復的開頭通常要引述來文作為批復的依據(jù)，一般常用到以下幾種方式：“來文機關＋來文名稱（來文字號）”的方式引述來文，如：“政府《關于……的請示》（府辦發(fā)〔2005〕號）收悉”。（二）特點行文的被動性、內容的針對性、功能的指示性。請示事項必須明確、具體、可行；不要搞多頭請示，確需了解請示事項的領導機關或領導人，采取抄報形式處理。請求批準的請示，要把要求批準的事項及原因、理由分條列款一一寫明。交待完請示緣由之后，一般用“特請示如下” 過渡到請示事項。（四）寫法：由發(fā)文機關＋事由＋文種構成。 （五）注意事項、層次的合理安排；；，情況真實；，篇幅短小。情況報告匯報發(fā)生的情況，并客觀的分析這些情況產(chǎn)生的原因、性質和造成的影響等。為此，這類報告的重點要放在建議內容上。 ：（1）引據(jù) 不同類型的報告，其引據(jù)的寫法也有不同。它的正文包括通報有關情況，分析并作出結論。批評性通報要分析錯誤的性質、危害，產(chǎn)生的根源和責任，指出應吸取的主要教訓等。表彰、批評性通知四層次：事實情況、分析評價、處理意見、希望要求。（五）注意事項；、批轉、轉發(fā)；、規(guī)章時應加書名號；，可省略中轉單位；。（1）原由寫明制發(fā)通知的理由、目的、依據(jù)或情況。：下級機關公文。，珠聯(lián)璧合意見的內在結構必須是“提出—分析—解決”三個“問題”的珠聯(lián)璧合。分條列出，條首有“主旨句”。（1）開頭。、見報，也可以文件形式下達。 （五）注意事項，要有政策觀念，以政策衡量通告的事項，確保其不與現(xiàn)行政策抵牾，不搞不符合法律程序的“土政策”。 寫明社會有關方面周知或遵守的事項。（二）分類法規(guī)性通告、知照性通告。寫作時要直陳其事，不發(fā)議論，不加說明，更不能抒情。正文用來寫公告事項，即向大眾公布重要事項或法定事項。五、公告（周知性下行文）—高層領導機關（一）適用范圍適用于向國內外宣布重大事項或法定事項。 四、公報(公布體公文)（一）適用范圍適用于黨政機關、社會團體、基層單位公布重要決定或重大事項。 （4）落款 正文右下方寫明發(fā)文機關名稱。①用于指揮工作的決定，這部分要提出工作任務措施、方案、要求等，有的還要寫明指揮決定的理由，內容復雜時要用小標題或條款顯示出層次來。：由開頭、主體、結尾三部分組成。三、決定(一)適用范圍適用于對重要事項作出決策和部署，獎懲有關單位和人員，變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。（四）寫法 ：由發(fā)文機關、事由和文種組成。：正文之后，簽署之下。（四）寫法：四種形式：①發(fā)令機關+文種；②發(fā)令人職務+文種；③發(fā)令機關+事由+文種④事由+文種。能發(fā)布命令的機關：中央：國家主席、國務院、各部委、中央軍委。XXX(姓名)：XXXXXXX(發(fā)言內容)。三、會議記錄范例樣式XXXXXXXXX會議記錄時間：地點：參會人：缺席人：列席人：主持人：會議議題：一、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（九）時間記錄，精確到分如：11:30散會。（五）列席人精確到人，重要人員精確到姓名。第四節(jié) 會議記錄格式一、會議記錄十要素（一）時間精確到分。第三節(jié) 紀要格式一、紀要標志由“xxxxxx紀要”組成，居版心上邊緣35mm處，居中，推薦使用紅色小標宋體字。（三）報尾寫在最末一頁，最下方。可直接用“簡報”、“情況簡報”、“XXX（專題）簡報”，用紅色大字書寫，居于第三行正中；。二、版面格式報簡版心報 頭第x期（總第xx期）XX年X月X日XXXXXX（單位）編按語：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX(標題)XXXXXXXXXXX(副標題)報核心 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。左側裝訂，兩頁碼之間誤差不超過4mm。從左至右橫排書寫，每頁22行，每行28字?！?，不能用“報”、“送”代替“抄送”，單位名稱之間用逗號隔開，位置空左一格，字體為四號仿宋；第二行：左空一格注明文件印制機關，右空一格用阿拉伯數(shù)字注明印發(fā)日期，完整注明年月日；第三行：如需注明，右空一格用括號內注明印制份數(shù)，要與版頭份數(shù)相對應。用印。如有必要，可使用附注；位置居成文日期下一行，左頂兩格，格式為：“（附注：xxxxx）”,作用為對公文的補充說明，如：（附注：此件發(fā)往各鄉(xiāng)、村）⑨發(fā)文機關署名。位置居于正文下方，與正文部分隔一行，左空兩格標注“附件”二字，字體為三號仿宋；“附件”二字后加冒號，冒號后注明附件名稱，如有多個附件，則用阿拉伯數(shù)字依次注明，每一個附件注明占用一行，抬頭與第一個附件對齊。首頁必須顯示正文。位置與紅色分割線下隔兩行；格式為“發(fā)文機關名稱+事由+文種”，發(fā)文時可省略發(fā)文機關；字體為二號小標宋；標題中除需要引用時加注書名號，不能用其他標點符號；過長的標題可排列時可以排成菱形、梯形。⑧紅色分割線：表現(xiàn)形式為紅色直線，用于版頭和主體的分界。⑤發(fā)文機關標志格式為“發(fā)文機關名稱+‘文件’二字”，如：中共九龍縣委組織部文件。 辦公室 年月日印發(fā)（共印XX份）（1）版頭部分①位置：紅色反線（也叫紅色分割線）以上部分，稱為版頭，也叫眉首。(正文)。 （共印XX份）辦公室 年月日印發(fā)抄送：。1mm。1mm版 心（灰色部分）即書寫范圍區(qū)長：297mm，幅面尺寸為210mm(寬)297mm（長）；長：225mm（即書寫范圍尺寸為156mm(寬)225mm（長）；：(1)離天頭37mm177。本指南的編撰在九龍尚屬首次，內容偏向實際操作，理論類較少，全冊以圖文形式展現(xiàn)了辦公室工作“辦文、辦會、辦事”中應知應會的工作常識，內容直觀、易懂，希望領導和廣大同仁在閱讀使用中指出不足和錯誤，提出寶貴意見建議和批評，我們將以誠懇的態(tài)度虛心接受、及時改正，為九龍的辦公室工作貢獻一份力量。文秘組學習成果展示辦公室工作文會事工作指南專業(yè)技能培訓班文秘專業(yè)組編2013年5月目 錄前 言 ………………………………………………………………… 4第一章 辦文 ………………………………………………………… 5 第一節(jié) 公文格式 ………………………………………………… 5 第二節(jié) 簡報格式 ………………………………………………… 12 第三節(jié) 紀要格式 ………………………………………………… 14 第四節(jié) 會議記錄 ………………………………………………… 15 第五節(jié) 公文介紹 ………………………………………………… 17 第六節(jié) 公文收發(fā) ………………………………………………… 40第二章 辦會 ………………………………………………………… 49 第一節(jié) 大中型會議 ……………………………………………… 49 第二節(jié) 小型會議 ………………………………………………… 54 第三節(jié) 會議相關文書資料 ……………………………………… 57第三章 辦事 ………………………………………………………… 60 第一節(jié) 接聽與撥打電話 ………………………………………… 60 第二節(jié) 接待工作 ………………………………………………… 62 第三節(jié) 約會安排 ………………………………………………… 66 第四節(jié) 座次安排 ………………………………………………… 69第四章 檔案管理 …………………………………………………… 72前 言在我們的日常工作中，“文、事、會”是辦公室工作的三大塊，在很大程度上，體現(xiàn)了辦公室工作的水平。——九龍縣專業(yè)技能培訓班文秘組第一章 辦 文第一節(jié) 公文格式一、概念公文格式是指公文的整體格局和標印形式。1mm。訂口（二）文面格式 在確定版心正確位置后，即可以在版心區(qū)域進行文件的編撰，這一節(jié)重點強調版心區(qū)域內文件編撰的文面格式。 XXXXXXXXXXX(標題)附件：1 附件：1②版心左頂格第一排標注文件份號，用6位阿拉伯數(shù)字，位數(shù)不夠，用“0”補，如：000002，三號黑體字。標志字體為小標宋體，標志整體大小為22mm15mm，此為必備要素。黨群機關部門紅色反線正中加紅色五角星，政府機關部門紅色反線無其他標識。②主送機關。④正文內容字體為三號仿宋。⑦附件正文。與正文或附件標識最后一行下隔兩行，右空4字，字體為三號仿宋。不能上下顛倒、左右亂蓋，要按照章面，將章端正蓋于成文單位與成文日期上，騎年蓋月。②頁碼。（四）其他格式注意事項“~”，而不是慣用的“——”或“—”；：①正文中數(shù)字使用一般使用阿拉伯數(shù)字，用數(shù)字表達的短語、句子中，不能隔行寫。報 尾報（送、發(fā)）：XXX，XXX，XXX，XXX，XXX。期數(shù)：居于簡報二字下方隔兩行居中，一般為當年簡報編印期數(shù)；總期數(shù)：居于期數(shù)下方一行居中，一般為編印單位所發(fā)簡報的總編印期數(shù)，可以不用標明；三號仿宋字體。居于紅色反線上4mm，右空一格處，與編印單位同處一水平，三號仿宋字體。居紅色反線下隔兩行，一般為領導指示、編者按等，具有提示性、說明性、評論性，字體為楷體三號，可以不用。：用于上行單位。二、標注出席人員名單，一般用三號黑體字，在正文或附件說明下隔一行，左空二格，后標用全角冒號，冒號后用三號仿宋字體標注出席人員單位、姓名、回行時與冒號后的首字對齊。（二）地點精確到會議室。（六）主持人精確到姓名。（十）記錄人、主持人確認簽字，形成歸檔。 二、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX?！５胤剑嚎h級以上各人民政府。：一般以領導人名義發(fā)布的命令不按照年度編號，而是從任職開始到卸任為止依次編號。 二、決議（一）適用范圍適用于經(jīng)會議討論通過的重大決策事項。：一般包括兩項內容：一是前言，寫明決議的根據(jù)；二是主體，寫明決議的事項。（二）特點事關重大、事關決策、切實可行。（1）開頭一般是說明為什么要做出這個決定，即做出決定的背景、根據(jù)、目的和意義。②用于批準事項的決定，這部分要表達批準意見，如有必要，還可對批準此事項的根據(jù)和意義予以闡述。若標題上已有發(fā)文機關，則簽署可省略。（二）特點內容上的莊嚴性、形式上的多樣性（三）分類新聞公報、會議公報、統(tǒng)計公報。（二）特點（1）發(fā)布機關的限制性（2）發(fā)布范圍的廣泛性（3）內容的重大性（4）傳播方式的新聞性（三）分類（1）行政性公告 （2）法規(guī)性的公告 （四）寫法標題：①發(fā)文機關＋文種；②發(fā)文機關+事由+文種；③事由+文種；④文種。一般用“特此公告”、“現(xiàn)予公告”、“公告”等習慣用語作結。語言鄭重嚴肅，平實無華，簡潔明快。 （三）特點周知性、法規(guī)性、務實性、廣泛性。文字多，內容較復雜的，多采用分條列項的寫法，以作到條理分明，層次清晰。，所以寫有關專業(yè)性的內容時，難免會使用一些術語，但要注意盡量選擇大多數(shù)人熟悉的行業(yè)用語。 公告與通告區(qū)別：公告通告用途國內外宣布一定范圍作者高層機關規(guī)定性：政府及職能機關周知性：機關、團體、單位事項重要事項、法定事項遵守事項、周知事項范圍國內外發(fā)布者范圍七、意見（兼容性公文）（一）適用范圍適用于對重要問題提出見解和處理辦法。行文的緣由、背景、依據(jù)與目的。（3）結尾上行：通常寫明“以上意見，如無不妥，請批轉各地、各有關部門貫徹執(zhí)行”。，用語不同八、通知（周知性下行文）（一）適用范圍適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或執(zhí)行的事項、批轉、轉發(fā)公文。：上級機關和不相隸屬機關公文。 （2）通知事項，即通知主體。九、通報（知照體公文）（一）適用范圍適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。情況通報二層次：情況、意見。 三是決定要求：表彰性和批評性的通報，應寫明組織結論與予以表彰或處理的決定，同時提出對表彰或批評對象與讀者的希望、要求。（五）注意事項；；；?？梢越淮鷪蟾娈a(chǎn)生的現(xiàn)實背景，可以交代報告產(chǎn)生的緣由、起因，