sp1101安全管理體系文件控制程序-wenkub
2023-04-27 00:30:53 本頁面
【正文】 件的修改編寫、會簽、評審、。 到期需歸檔的文件，交檔案室歸檔保存。 文件的管理和銷毀 相關(guān)部門、船舶，應(yīng)按照職能范圍對外來文件和資料進行跟蹤、識別，將信息傳遞給體系辦公室； 相關(guān)部門、船舶，應(yīng)指定專人對接收到的文件及時進行登記和管理； 安全管理體系文件的使用者應(yīng)妥善保管持有的文件，直到換版或報廢； 如文件遺失，應(yīng)填寫SP1101TDCB《文件申領(lǐng)單》，向總經(jīng)理辦公室申領(lǐng)，同時說明原因； 對涉及人員變動，應(yīng)做好安全管理體系文件的移交； 相關(guān)部門、船舶，收到新版的文件后，應(yīng)及時將失效的文件撤除銷毀，并做好銷毀記錄； 作廢或過期文件需要保留時，應(yīng)在明顯處標(biāo)識“作廢”或“過期”字樣； SP1101TDCA《安全管理體系文件清單》的更新，由體系辦公室編寫，相關(guān)部門負責(zé)提供職能范圍內(nèi)的最新文件目錄，由主管領(lǐng)導(dǎo)審閱，報指定人員批準(zhǔn)； 每次安全管理體系內(nèi)部審核后，審核組長應(yīng)組織對安全管理體系文件的適宜性、可操作性進行評價； 每年由指定人員根據(jù)海事局外審和部門、船舶提出的文件修改建議，組織部門、船舶代表，對文件進行評審，根據(jù)結(jié)果，由文件編寫部門進行必要的修改。在對手冊及文件同一版本的第一次修改時對修改內(nèi)容用加粗黑體字標(biāo)明，第二次修改用斜體字標(biāo)明，第三次修改用下劃線標(biāo)明。 文件的接收登記和閱辦 總經(jīng)理辦公室負責(zé)對收到的外來文件和資料進行登記，并組織傳閱； 對需納入公司安全管理體系內(nèi)的外來文件和資料，經(jīng)相關(guān)職能部門負責(zé)人簽署意見后, 送體系辦公室、指定人員、主管領(lǐng)導(dǎo)閱審； 公司、船舶對外來文件和資料要進行接收登記，并將最新信息向體系辦公室反饋?！栋踩芾眢w系文件清單》保持持有的安全管理體系文件的有效性；負責(zé)向體系辦公室提出對安全管理體系文件修改的建議；并進行外來文件和資料信息反饋。 主管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)對分管職能部門形成的安全管理程序文件的審閱，及其它與安全管理體系有關(guān)文件的審批。2定義和縮寫本程序采用公司《安全管理手冊》的有關(guān)定義和縮寫。 本程序適用于與安全管理體系有關(guān)的所有文件的控制。 指定人員負責(zé)對安全管理手冊、安全管理程序文件的審核，及其它與安全管理體系有關(guān)文件的審閱。 相關(guān)部門負責(zé)本職能范圍內(nèi)的安全管理體系文件的編寫、審核和修改；向體系辦公室提出對安全管理體系文件修改的建議；本職能范圍內(nèi)外來文件和資料的跟蹤、收集和管理；提出對需納入安全管理體系內(nèi)的外來文件和資料的建議；按安全管理體系文件清單保持本部門持有文件的有效性；負責(zé)對所屬船舶的監(jiān)督與指導(dǎo)。 文件的標(biāo)識 SMS文件發(fā)布或修改時，應(yīng)確保文件首頁發(fā)布日期、生效日期、文件編號、版本狀態(tài)、頁次等信息的有效性； SMS文件頁眉處應(yīng)標(biāo)明文件編碼、文件名稱、頁碼，在頁腳應(yīng)標(biāo)明單位名稱、版本號和生效日期。如需要其它部門修改時，原文件編寫部門應(yīng)提供原文件編寫依據(jù)的背景資料； 對安全管理手冊、安全管理體系程序文件的修改，在文件上應(yīng)以版本、修改狀態(tài)作為標(biāo)識。 文件修改后由體系辦負責(zé)通知公司岸基部門和船舶進行相應(yīng)的換頁等工作，并下發(fā)SP1101TDCG《文件修改匯總表》，公司部門和船舶按照文件修改情況組織本單位人員進行學(xué)習(xí)培訓(xùn)并記錄。6 附錄 SP1101TDCA《安全管理體系文件清單》 SP1101TDCB《文件申領(lǐng)單》 SP1101TDCC《文件修改建議表》 SP1101TDCD《文件發(fā)放登記表》 SP1101TDCE《文件銷毀記錄表》 SP1101TDCF《文件控制流程圖》 SP1101TDCG《文件修改匯總表》 SP1101TDCH《文件評審會簽表》SP1101TDC 安全管理體系文件控制程序
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