sp1101安全管理體系文件控制程序-wenkub
2023-04-27 00:30:53 本頁面
【正文】 件的修改編寫、會簽、評審、。 到期需歸檔的文件，交檔案室歸檔保存。 文件的管理和銷毀 相關部門、船舶，應按照職能范圍對外來文件和資料進行跟蹤、識別，將信息傳遞給體系辦公室； 相關部門、船舶，應指定專人對接收到的文件及時進行登記和管理； 安全管理體系文件的使用者應妥善保管持有的文件，直到換版或報廢； 如文件遺失，應填寫SP1101TDCB《文件申領單》，向總經(jīng)理辦公室申領，同時說明原因； 對涉及人員變動，應做好安全管理體系文件的移交； 相關部門、船舶，收到新版的文件后，應及時將失效的文件撤除銷毀，并做好銷毀記錄； 作廢或過期文件需要保留時，應在明顯處標識“作廢”或“過期”字樣； SP1101TDCA《安全管理體系文件清單》的更新，由體系辦公室編寫，相關部門負責提供職能范圍內(nèi)的最新文件目錄，由主管領導審閱，報指定人員批準； 每次安全管理體系內(nèi)部審核后，審核組長應組織對安全管理體系文件的適宜性、可操作性進行評價； 每年由指定人員根據(jù)海事局外審和部門、船舶提出的文件修改建議，組織部門、船舶代表，對文件進行評審，根據(jù)結(jié)果，由文件編寫部門進行必要的修改。在對手冊及文件同一版本的第一次修改時對修改內(nèi)容用加粗黑體字標明，第二次修改用斜體字標明，第三次修改用下劃線標明。 文件的接收登記和閱辦 總經(jīng)理辦公室負責對收到的外來文件和資料進行登記，并組織傳閱； 對需納入公司安全管理體系內(nèi)的外來文件和資料，經(jīng)相關職能部門負責人簽署意見后, 送體系辦公室、指定人員、主管領導閱審； 公司、船舶對外來文件和資料要進行接收登記，并將最新信息向體系辦公室反饋?！栋踩芾眢w系文件清單》保持持有的安全管理體系文件的有效性；負責向體系辦公室提出對安全管理體系文件修改的建議；并進行外來文件和資料信息反饋。 主管領導負責對分管職能部門形成的安全管理程序文件的審閱，及其它與安全管理體系有關文件的審批。2定義和縮寫本程序采用公司《安全管理手冊》的有關定義和縮寫。 本程序適用于與安全管理體系有關的所有文件的控制。 指定人員負責對安全管理手冊、安全管理程序文件的審核，及其它與安全管理體系有關文件的審閱。 相關部門負責本職能范圍內(nèi)的安全管理體系文件的編寫、審核和修改；向體系辦公室提出對安全管理體系文件修改的建議；本職能范圍內(nèi)外來文件和資料的跟蹤、收集和管理；提出對需納入安全管理體系內(nèi)的外來文件和資料的建議；按安全管理體系文件清單保持本部門持有文件的有效性；負責對所屬船舶的監(jiān)督與指導。 文件的標識 SMS文件發(fā)布或修改時，應確保文件首頁發(fā)布日期、生效日期、文件編號、版本狀態(tài)、頁次等信息的有效性； SMS文件頁眉處應標明文件編碼、文件名稱、頁碼，在頁腳應標明單位名稱、版本號和生效日期。如需要其它部門修改時，原文件編寫部門應提供原文件編寫依據(jù)的背景資料； 對安全管理手冊、安全管理體系程序文件的修改，在文件上應以版本、修改狀態(tài)作為標識。 文件修改后由體系辦負責通知公司岸基部門和船舶進行相應的換頁等工作，并下發(fā)SP1101TDCG《文件修改匯總表》，公司部門和船舶按照文件修改情況組織本單位人員進行學習培訓并記錄。6 附錄 SP1101TDCA《安全管理體系文件清單》 SP1101TDCB《文件申領單》 SP1101TDCC《文件修改建議表》 SP1101TDCD《文件發(fā)放登記表》 SP1101TDCE《文件銷毀記錄表》 SP1101TDCF《文件控制流程圖》 SP1101TDCG《文件修改匯總表》 SP1101TDCH《文件評審會簽表》SP1101TDC 安全管理體系文件控制程序
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