【正文】 連同發(fā)文原稿、底本歸檔。經(jīng)辦部門如業(yè)務(wù)需要，可以復(fù)文底本留存。、結(jié)果或復(fù)文摘要記錄于收(發(fā))文登記單第四、五聯(lián)記要聯(lián)記要欄(如不敷使用時(shí)，得以文書簽辦單補(bǔ)充，簽辦單隨同收(發(fā))文登記單第五聯(lián)流程處理)，并填記預(yù)定保存期限及銷案或待復(fù)日期后連同來文(復(fù)文時(shí)需附復(fù)文稿)經(jīng)呈判后打字、校對再轉(zhuǎn)送文書管理部門收發(fā)人員。(二)文件的分送收發(fā)人員分發(fā)文件，應(yīng)留存收(發(fā))文登記單第一聯(lián)，依收文編號(hào)之流水號(hào)碼裝訂之。業(yè)務(wù)接洽便函另行編定，亦采流水號(hào)碼一文一號(hào)編列。：由各公司總經(jīng)理室制定。(五)第五聯(lián)為核查聯(lián)，于文件辦妥時(shí)隨文歸檔，如系代行或授權(quán)判行的文件，由收發(fā)人員轉(zhuǎn)送主管核閱后歸檔。第十條　收發(fā)文登記單(一)第一聯(lián)為收(發(fā))文登記單，收發(fā)人員按流水號(hào)碼順序裝訂存查。(二)A類：凡關(guān)系重大，足以影響公司權(quán)益的文書，應(yīng)呈總經(jīng)理核閱后始得分文辦理。(六)以公司名義蓋用公司公章行文者，應(yīng)由經(jīng)理級(jí)人員判行。(二)以總經(jīng)理署名行文者，除總管理處各部室、中心代表各公司對外行文得由經(jīng)理(主任)判行者外，應(yīng)送各公司總經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理判行。(三)公告、人事通知單、聘任書、獎(jiǎng)狀、契約及依法令或特定業(yè)務(wù)(如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等)，須加蓋公司或業(yè)務(wù)專用章的文件，均應(yīng)蓋章，并視業(yè)務(wù)需要依規(guī)定加蓋董事長或總經(jīng)理之職銜簽字章或職章或加蓋于其權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)的部門主管簽字章或私章。(二)關(guān)系企業(yè)各部門間應(yīng)以部門名義行文，并依下列規(guī)定簽署、用?。?，以公司名義由總經(jīng)理或事業(yè)部經(jīng)理署名蓋職銜簽字章為之；以業(yè)務(wù)接洽便函行文者，由經(jīng)辦部門主管及經(jīng)辦人署名，蓋用部門章。：①采購部門對廠商的行文。對本款第二項(xiàng)所列以外的公家機(jī)構(gòu)或公民營企業(yè)、法人團(tuán)體的行文。②對當(dāng)?shù)厥小⒖h政府及其所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)的行文。第七條 行文名義、署名及印信借用(一)對關(guān)系企業(yè)外機(jī)構(gòu)行文的名義、署名及用印規(guī)定如下：：屬政策性或影響公司重大權(quán)益的行文。(五)電報(bào)：業(yè)務(wù)處理須以電報(bào)行文時(shí)使用?！?行文第六條 行文類別(一)函：發(fā)布規(guī)章或臨時(shí)性規(guī)定及對機(jī)關(guān)團(tuán)體、公司行號(hào)、私人或關(guān)系企業(yè)各公司間及公司內(nèi)各部門間行文使用。　　(三)關(guān)系企業(yè)各公司、部門間來往文書原則上以廠、處、部、室以上部門為管理部門?！?承辦部門第三條 總收發(fā)部門總公司各部門與外界來往文書的收發(fā)由總管理處總務(wù)部門統(tǒng)一辦理，各公司(工廠)所在地的總收發(fā)由其所屬總務(wù)部門辦理。文書管理規(guī)則總收發(fā)部門負(fù)責(zé)文書之收受及發(fā)送。 　　(四)管理部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)來往文書的核稿及收發(fā)、拆封、登記、分文、稽催、校對、監(jiān)印、檔案管理等事宜；文書未按規(guī)定處理者，管理部門不得受理。(二)公告：就主管業(yè)務(wù)向公眾或特定對象宣布時(shí)使用。(六)表格式公文：政府機(jī)關(guān)規(guī)定之表格式公文及公司人事令等，可依實(shí)際需要印為固定格式使用。：對政府各部、會(huì)、局、署及其所屬一級(jí)、二級(jí)機(jī)構(gòu)或省政府、市政府及其所屬一級(jí)機(jī)構(gòu)等之行文。③對稅務(wù)、金融機(jī)關(guān)的行文。營業(yè)、資料、工務(wù)等部門于各類規(guī)章規(guī)定的核決權(quán)限或授權(quán)范圍內(nèi)對客戶、廠商之行文。②人事、服務(wù)、訓(xùn)練、法律等部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)之權(quán)責(zé)范圍內(nèi)對公民營事業(yè)、民間機(jī)構(gòu)或個(gè)人的行文。、室、中心對各公司行文的油印函件，蓋用部門章。(四)特定簽署人及印信的文件從其規(guī)定。(三)以事業(yè)部經(jīng)理署名行文者、應(yīng)送經(jīng)理室轉(zhuǎn)呈經(jīng)理判行。(七)因?qū)０笜I(yè)務(wù)需要，如進(jìn)出口、稅務(wù)、關(guān)稅、勞保、投標(biāo)等使用公司名義，須蓋用董事長或總經(jīng)理之業(yè)務(wù)專用章者，行文時(shí)應(yīng)經(jīng)各該業(yè)務(wù)部門主管于授權(quán)之范圍內(nèi)經(jīng)核準(zhǔn)后始得為之。(三)B類：一般文書及經(jīng)常性業(yè)務(wù)往來文書。(二)第二聯(lián)為催辦單，于送經(jīng)辦部門簽收文件后，收發(fā)人員收回，按處理期限或待復(fù)日期之先后次序整理，按日核對催辦。第十一條 收(發(fā))文字號(hào)的制定管理(一)對外行文的字號(hào)：X1X2(X3)總字第○○○○號(hào)。(二)對關(guān)系企業(yè)行文的字號(hào)。，如有二號(hào)以上來文并案處理，以最后的收文號(hào)碼為發(fā)文號(hào)碼。其余第二、三、四、五聯(lián)連同來文以分文專用卷宗送交經(jīng)辦部門主管核定要否答復(fù)及處理期限，記入收(發(fā))文登記單第二、三、四、五聯(lián)，第二聯(lián)于當(dāng)天簽收后，夾放于分文專用卷宗退還收發(fā)人員，由收發(fā)人員按處理期限的日期先后予以整理為文件催辦之用。經(jīng)辦部門主管于文件判行后，將收(發(fā))文登記單第三聯(lián)抽出銷案。、支票、匯票或其他有價(jià)證券等，經(jīng)辦部門經(jīng)辦人于接到來文時(shí)，應(yīng)即繳交出納部門簽收不應(yīng)隨文傳遞。第十四條 外界復(fù)文的處理收發(fā)人員及文書經(jīng)辦部門收到外界復(fù)文，除按收文程序處理外，收發(fā)人員應(yīng)抽出原發(fā)文的第二聯(lián)銷案，將銷案日期轉(zhuǎn)記原發(fā)文的第一聯(lián)，并將收文日期及字號(hào)轉(zhuǎn)記于原發(fā)文后歸檔的第五聯(lián)，經(jīng)辦部門接到復(fù)文時(shí)，主管應(yīng)抽出原發(fā)文的第三聯(lián)銷案，經(jīng)辦人應(yīng)于原發(fā)文的第四聯(lián)填記收文日期及字號(hào)。(二)收文受文部門的收發(fā)人員收到業(yè)務(wù)接洽便函第二、三、四聯(lián)，于便函上填記收文時(shí)間、編定收文號(hào)碼并記載收(發(fā))文編號(hào)登記表將便函第二、三、四聯(lián)送呈部門主管批定經(jīng)辦人后，由收發(fā)人員將二、三聯(lián)交由經(jīng)辦人承辦，第四聯(lián)經(jīng)經(jīng)辦人簽收后由收發(fā)人員按發(fā)文部門要求的待復(fù)日期先后整理，以備稽催。□ 文書處理方式第十七條 文書結(jié)構(gòu)(一)公告：以主旨依據(jù)公告事項(xiàng)三段式斟酌運(yùn)用。第十八條 信函處理(一)指名營業(yè)、工務(wù)、資材及采購人員收受的信函由信封上的記載可認(rèn)為公務(wù)文書者，應(yīng)視同公務(wù)文書拆封，如系私事，再予發(fā)還；未能辦認(rèn)為公務(wù)文書的信函，經(jīng)其本人拆封后如系公務(wù)文書，應(yīng)交收發(fā)人員依本規(guī)則處理。經(jīng)辦人辦妥后，將簽呈交由廠(處)、部(室)收發(fā)人員編定檔號(hào)填記于簽呈及簽呈事務(wù)備查表后，簽呈依其類別歸檔。(二)固定格式的合約書其原稿應(yīng)依前款規(guī)定經(jīng)核稿判行后使用，經(jīng)辦部門使用時(shí)依式填寫所需份數(shù)呈準(zhǔn)后，直接送請用印。第二十一條 副本及圖書處理副本視同正式文書，應(yīng)依規(guī)定處理、歸檔；各類圖書應(yīng)指定部門集中管理。(三)經(jīng)辦、會(huì)稿、核稿等人員之答名，應(yīng)清晰可辨，不得潦草難認(rèn)。(三)經(jīng)辦人員的處理期限。、試驗(yàn)、研究、開發(fā)、規(guī)章修訂、測定、搜集資料等特殊案件部門主管應(yīng)斟酌實(shí)際需要分別規(guī)定其處理期限。第二十五條 文件稽催(一)經(jīng)辦人如未能如期辦妥文件，應(yīng)于處理期限屆滿前，經(jīng)請示部門主管同意后，以口頭通知文書收發(fā)人員更改處理期限。(二)部門間文件的遞送，可以文件直接遞送，如需簽收者，可以自存聯(lián)送請請受文部門簽收后取回稽催。收文地區(qū)之寄送中心人員收到文件袋拆開后，即以文件遞送清單第二、三聯(lián)連同文件送交各廠(處)收發(fā)人員簽收后留存第二聯(lián)，第三聯(lián)以當(dāng)天文件袋送還原發(fā)文的寄送中心存查?！?印信Ⅰ.印信種類第二十八條 種類(一)公章：各公司向主管機(jī)構(gòu)登記之公司